In che modo Mimecast migliora la velocità dell'eDiscovery di Office 365?

In un test comparativo, Mimecast ha completato le attività di eDiscovery 6,7 volte più velocemente rispetto a Microsoft Purview, portando a termine la creazione della ricerca, il recupero dei risultati e l'esportazione completa in circa 1 ora e 12 minuti, contro le 8 ore impiegate da Microsoft.

Quali sono i limiti della funzionalità nativa di eDiscovery di Office 365?

La funzionalità nativa di eDiscovery di Office 365 presenta strumenti non uniformi tra i vari abbonamenti, restrizioni sui litigation hold a livello aziendale, risultati di ricerca lenti o imprecisi e criteri di Purview che possono ritardare i blocchi delle e-mail fino a 24 ore.

Che cos'è l'eDiscovery in Microsoft Office 365?

Q: Che cos'è Office 365 eDiscovery?

Office 365 eDiscovery offre funzionalità per l'identificazione, la raccolta, l'analisi e lo scambio di informazioni elettroniche da utilizzare come prove in procedimenti legali, attraverso tre soluzioni: Content Search, Core eDiscovery e Advanced eDiscovery.

Punti principali

Cosa imparerai in questo articolo

Il backup di Office 365 contribuisce a proteggere le e-mail, Teams e i dati relativi alla collaborazione da cancellazioni accidentali, interruzioni di servizio, attacchi informatici e minacce interne.
Gli strumenti di recupero nativi di Microsoft 365 potrebbero non garantire una flessibilità sufficiente per la conservazione a lungo termine, il blocco legale e i flussi di lavoro soggetti a normative.
Una solida strategia di backup dovrebbe definire quali dati necessitano di protezione, stabilire obiettivi di ripristino, testare le procedure di ripristino e mantenere aggiornate le politiche di backup.
Gli strumenti di backup e archiviazione di terze parti possono migliorare la ricerca, il ripristino, il supporto alla conformità e l'accesso alle comunicazioni storiche in tutto Microsoft 365.
Mimecast potenzia il backup di Office 365 grazie all’archiviazione nel cloud, alla continuità operativa, all’eDiscovery, all’archiviazione sicura, alla ricerca rapida e alla conservazione basata su criteri.

Che cos’è Office 365 eDiscovery?

La funzione di e-discovery di Microsoft Office 365 offre funzionalità per il processo di identificazione, raccolta, analisi e scambio di informazioni elettroniche da utilizzare come prove in procedimenti giudiziari.

Come funziona Microsoft 365 eDiscovery?

Gli strumenti di e-Discovery di Office 365 consentono agli utenti di effettuare ricerche di contenuti nelle caselle di posta di Exchange Online, nei gruppi di Office 365, in SharePoint Online, in Microsoft Teams e nei siti di OneDrive for Business, nonché nelle conversazioni di Skype for Business. In Office 365 e-discovery sono disponibili tre soluzioni:

Ricerca dei contenuti – Consente agli utenti di effettuare ricerche di contenuti in tutte le origini dati di Microsoft 365 ed esportare i risultati in locale.
Core e-discovery – Consente agli utenti di creare casi di e-discovery e di assegnarvi dei responsabili. Core, che amplia le funzionalità di base di ricerca ed esportazione di eDiscovery, consente agli utenti di applicare un blocco eDiscovery alle posizioni dei contenuti pertinenti al caso.
E-discovery avanzata – Migliora le funzionalità esistenti di case management, conservazione, ricerca ed esportazione disponibili in Core. Fornisce un flusso di lavoro end-to-end volto a facilitare gli aspetti critici del processo di eDiscovery. La soluzione Advanced eDiscovery consente ai team legali di gestire i responsabili della custodia dei dati, raccogliere e copiare i dati da servizi attivi in insiemi di revisione, nonché filtrare, cercare e contrassegnare i contenuti per aiutare gli utenti a identificare e concentrarsi esclusivamente sui contenuti più rilevanti.

Come semplificare l'eDiscovery in Office 365

Per i team legali e informatici che devono gestire numerose richieste relative a,al blocco legale di Office 365 e all’e-discovery, gli strumenti nativi di Office 365 per l’e-discovery della posta elettronica potrebbero non garantire sufficiente flessibilità, granularità o facilità di gestione.

Oggigiorno, la posta elettronica riveste un ruolo probatorio fondamentale nei procedimenti giudiziari. In quanto principale strumento di comunicazione aziendale, la posta elettronica può essere utilizzata per documentare le conoscenze e la motivazione di una persona, nonché la tempistica e l’intento delle azioni e delle transazioni commerciali. Molti quadri normativi prevedono linee guida rigorose in materia di conservazione delle e-mail e di e-discovery, e gli uffici legali e gli amministratori IT possono facilmente trovarsi sopraffatti dalle richieste di e-discovery relative a Office 365 e dai requisiti di conservazione a fini legali previsti da Office 365.

Gli strumenti di e-discovery più adeguati possono contribuire a ridurre in modo significativo il tempo e le risorse necessarie per rispondere alle richieste di natura legale e di conformità. E sebbene gli strumenti di e-discovery di Office 365 inclusi nella piattaforma Microsoft possano risultare adeguati per alcune aziende, molte organizzazioni stanno ricorrendo alle soluzioni di Mimecast per l’e-discovery di Office 365, la conformità alla sicurezza di Office 365 e l’archiviazione, al fine di ottimizzare e accelerare il processo di e-discovery di Office 365.

Office 365 eDiscovery con Mimecast

La piattaforma di governance e conformità di Mimecast contribuisce a ridurre i costi e la complessità dell’eDiscovery di Office 365. Mimecast Cloud Archive offre un archivio centralizzato e basato sul cloud per le e-mail attuali e storiche, consentendo alle organizzazioni di gestire i litigation hold e di effettuare ricerche quasi in tempo reale da un unico repository.

Al fine di proteggere i dati delle e-mail, Mimecast archivia tre copie crittografate e a prova di manomissione di ogni messaggio in diversi data center. Inoltre, acquisisce il contenuto delle e-mail, i metadati, la prova di consegna, i dettagli relativi alla non ripudiabilità, i messaggi originali e le modifiche imposte dalle politiche aziendali. In questo modo vengono conservati i thread completi delle conversazioni, i messaggi cancellati, le cronologie delle modifiche e il contesto forense su tutte le piattaforme oggetto di acquisizione.

A differenza di Microsoft Purview, che potrebbe richiedere l’apertura di un caso eDiscovery separato con autorizzazioni avanzate per visualizzare i messaggi cancellati o modificati all’interno di un thread di revisione di conformità, Mimecast conserva tale contesto sin dal momento dell’acquisizione. I team legali e di conformità dispongono di una documentazione più chiara di ciò che è stato detto, modificato, cancellato e conservato.

Grazie a una ricerca rapida e dettagliata e a una single console basata sul web, Mimecast contribuisce ad accelerare la valutazione iniziale dei casi e a semplificare la gestione dell’eDiscovery. Gli amministratori possono gestire più litigation hold, garantire la conformità alla norma SEC 17a-4 e ad altri requisiti normativi, nonché automatizzare le politiche di conservazione delle e-mail a livello dell’intera organizzazione.

I modelli di intelligenza artificiale di Mimecast, appositamente sviluppati e addestrati sui modelli di comunicazione aziendale, analizzano il sentiment, il linguaggio e i contenuti per individuare più rapidamente i messaggi rilevanti durante la revisione nell’ambito dell’eDiscovery. Ciò riduce i falsi positivi e consente ai team legali di dedicare meno tempo all’analisi di risultati irrilevanti.

L'eDiscovery moderna va ben oltre la posta elettronica. Mimecast acquisisce e conserva in tempo reale le comunicazioni provenienti da Microsoft Teams, Slack, Zoom e altre piattaforme di collaborazione tramite integrazioni API native, mantenendo il contesto dei messaggi, le cronologie delle modifiche, la struttura delle conversazioni, i metadati e i formati nativi.

Mimecast è stata inoltre riconosciuta come Leader nel Magic Quadrant 2025 di Gartner “® ”™ per le soluzioni di governance e archiviazione delle comunicazioni digitali; tale riconoscimento è legato alla sua visibilità **unified** sui rischi basata sull’intelligenza artificiale, al rilevamento proattivo delle anomalie comportamentali e all’architettura della piattaforma.

I vantaggi di Office 365 eDiscovery con Mimecast

Scegliendo Mimecast per la gestione dell’e-discovery di Office 365, potrete:

Ridurre i costi e la complessità della gestione dell’e-discovery e litigation hold.
Implementate in modo rapido e semplice una soluzione basata su SaaS per l'e-discovery di Office 365.
Si assicuri che le attività di e-discovery siano pienamente verificabili.
Accelerate il processo di e-discovery grazie a strumenti di ricerca all’avanguardia nel settore.
Velocizzate la ricerca, l’ottenimento dei risultati e l’esportazione: dai test è emerso che Mimecast ha completato le attività di eDiscovery 6,7 volte più velocemente rispetto a Microsoft Purview.
Utilizzate la ricerca e l'analisi assistite dall'intelligenza artificiale per ridurre i falsi positivi e individuare più rapidamente le comunicazioni rilevanti.
Conservare i messaggi eliminati, le cronologie delle modifiche, i metadati e il contesto completo delle conversazioni su tutte le piattaforme interessate.
Acquisite i dati relativi alla collaborazione tramite integrazioni API native senza perdere il contesto delle conversazioni né i metadati.
Esportate direttamente su Relativity e su altre piattaforme di revisione legale con supporto nativo dei formati.

Scoprite di più su Office 365 e-discovery e Mimecast, nonché sulle soluzioni Mimecast per la conformità alle normative sanitarie.

Presentazione

Che cos'è l'eDiscovery in Microsoft Teams?

L'eDiscovery, o discovery elettronica, è l'identificazione, la conservazione, la raccolta e la presentazione delle informazioni archiviate elettronicamente (ESI) per le controversie, la conformità normativa o altri tipi di indagini.

Lo scopo dell'eDiscovery in Microsoft Teams è quello di soddisfare i requisiti di conformità legale o normativa, grazie alla capacità di ricercare e archiviare gli ESI provenienti dai messaggi di chat, dalla condivisione di file e dalle registrazioni delle riunioni in Teams e nelle app associate, come Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business. Di solito questo avviene attraverso Microsoft Purview, la soluzione completa di eDiscovery di Microsoft.

Una parte di questo processo consiste nell'imporre delle restrizioni legali sulle fonti di dati da parte dei team, per impedire l'eliminazione o la modifica nel corso del processo di eDiscovery. I dati potenzialmente rilevanti sono salvaguardati da registrazioni legali per la revisione e la presentazione durante i procedimenti legali.

All'interno di Microsoft Purview, le funzioni Content Search e Core eDiscovery consentono di ricercare e raccogliere dati da posizioni Teams distinte, tra cui le caselle di posta elettronica degli utenti, le caselle di posta elettronica dei gruppi, i siti SharePoint e gli account OneDrive.

Poi, con funzioni come il threading delle conversazioni, l'indicizzazione profonda e le funzionalità di redazione, Advanced eDiscovery può portare la revisione legale ancora più in là. Se necessario, i dati dei team possono essere esportati in un formato rivedibile e analizzati per le controversie o le indagini di eDiscovery.

Chi può utilizzare l'eDiscovery?

I professionisti legali, i responsabili della conformità e gli amministratori IT sono tutti soggetti che possono essere interessati ai processi di eDiscovery e che richiedono la possibilità di ricercare e rivedere l'ESI da Office 365. I leader delle risorse umane possono anche avere bisogno di strumenti di eDiscovery durante le indagini legali o di conformità. Pertanto, mentre l'eDiscovery può rientrare principalmente nella sfera di competenza dei team legali, anche altri stakeholder possono trarre vantaggio dalle capacità di eDiscovery.

Come si utilizza l'E-Discovery avanzato di Office 365?

Ci sono diversi passi da compiere per utilizzare l'Advanced e-discovery. Selezionare e assegnare le licenze appropriate - Esistono abbonamenti per l'organizzazione e licenze per utente.

Assegnare le autorizzazioni - Per accedere a Advanced eDiscovery o aggiungere un membro:

Vada su alla voce Autorizzazioni e acceda utilizzando le credenziali di amministratore di Microsoft 365 della sua organizzazione.
Selezioni il Manager e-discovery nella pagina Autorizzazioni.
Clicchi quindi su Aggiungi e selezioni la casella di controllo per tutti gli utenti che desidera aggiungere al gruppo di ruolo .
Clicchi su Aggiungi per aggiungere gli utenti selezionati, e poi clicchi su Fine.
Clicchi su Salva per aggiungere gli utenti al gruppo di ruoli.
Clicchi su Chiudi. Le sue modifiche potrebbero richiedere alcune ore per essere applicate.

Quali sono i vantaggi di Office 365 eDiscovery?

I vantaggi di Office 365 e-discovery includono:

Automazione. La bonifica avanzata riduce al minimo la necessità per gli utenti di correggere manualmente i contenuti non ricercabili.
Velocità. L'e-discovery di Office 365 consente agli utenti di mettere in attesa i contenuti in Office 365 senza spostarli in un altro archivio per la conservazione.
Risparmi. Office 365 e-discovery può aiutare a ricercare e identificare i contenuti rilevanti in modo rapido e semplice, con una minore necessità di revisione manuale e meno contenuti da inviare a revisori terzi.
Disponibilità. L'e-discovery di Office 365 è disponibile a livello globale per rispondere alle esigenze legali e di conformità o per le indagini interne.

Come si differenzia l'eDiscovery tra canali privati e condivisi?

L'eDiscovery viene gestita in modo diverso tra i canali privati e i canali condivisi in Microsoft Teams.

All'interno dei canali privati, le copie di conformità dei messaggi vengono inviate alle caselle di posta elettronica di tutti i membri. Nei canali condivisi e pubblici, le copie di conformità dei messaggi vengono inviate a una casella di posta elettronica di sistema associata agli amministratori o al team di genitori.

Per eseguire l'eDiscovery su un canale privato, devono essere incluse le seguenti posizioni:

Siti SharePoint (per file, conversazioni su documenti, elementi di elenchi e pagine)
Casella di posta elettronica di Exchange per ogni depositario

Per eseguire l'eDiscovery su un canale pubblico, devono essere selezionate le seguenti posizioni:

Siti SharePoint (per file, conversazioni su documenti, elenchi e pagine)
Mailbox del gruppo Exchange per la mailbox Teams (include tutte le conversazioni del canale condiviso)

È possibile inserire delle riserve legali nella casella di posta del Gruppo e nel sito SharePoint del Team per preservare i contenuti.

Quali sono le limitazioni di Office 365 eDiscovery?

Sebbene l'e-discovery di Office 365 offra un'ampia gamma di strumenti, ci sono alcune limitazioni che le organizzazioni che migrano a Office 365 dovranno affrontare.

Il Centro per la sicurezza e la conformità di Office 365, che include le politiche di e-discovery e conservazione, non fornisce strumenti uniformi per tutti gli abbonamenti.
Le organizzazioni che desiderano implementare i litigation hold a livello aziendale possono essere frustrate dalle restrizioni che Office 365 pone sulle funzioni di litigation hold per le caselle di posta elettronica degli utenti finali.
Le prestazioni possono essere limitate in Office 365 e-discovery - alcuni utenti hanno riscontrato risultati lenti o variazioni nell'accuratezza delle ricerche.
Nell'abbonamento base, Office 365 e-discovery esegue ricerche senza capacità di analisi, il che può portare a risultati di ricerca con file duplicati, elementi non indicizzati e potenziali falsi positivi. Questo eccesso di dati può aggiungere costi significativi per i servizi di revisione di terze parti.
Office 365 Advanced e-discovery non è in grado di eguagliare le solide funzionalità degli strumenti di revisione di terze parti, in particolare per l'elaborazione e la revisione.
L'utilizzo di funzionalità avanzate può risultare complesso e potrebbe richiedere alle aziende di assumere un analista o un consulente legale interno
Microsoft eDiscovery richiede ai team di raccogliere i dati dalle caselle di posta Exchange, da SharePoint e da OneDrive, per poi copiare i messaggi rilevanti in insiemi di revisione.
Le nuove politiche di Microsoft Purview vengono elaborate in lotti, il che può comportare un ritardo fino a 24 ore nell'applicazione dei blocchi delle e-mail.
L'analisi generica del sentiment viene applicata solo dopo la creazione di un caso, il che può comportare un aumento del materiale di revisione irrilevante.
I set di revisione di grandi dimensioni possono risultare poco pratici quando gli strumenti limitano il numero di messaggi che è possibile elaborare o revisionare contemporaneamente.

Come affrontare le lacune di Office 365 eDiscovery?

La maggior parte delle organizzazioni dovrà integrare Office 365 con soluzioni aggiuntive per l’e-discovery in grado di gestire fonti di dati esterne e fornire funzionalità aggiuntive.

Ciò è particolarmente importante quando i team legali, di conformità, delle risorse umane o della sicurezza devono fornire supporto nelle indagini relative a contenziosi, richieste normative, violazioni delle politiche aziendali o gestione dei rischi interni.

Una soluzione cloud SaaS che può scalare facilmente in base alle esigenze, riducendo i costi operativi e di capitale.
Un archivio che fornisce un single repository per le e-mail archiviate e in tempo reale, che consente un'e-discovery completa su dispositivi mobili e fissi.
Litigation hold che possono essere distribuiti rapidamente e gestiti in modo centralizzato.
Politiche di conservazione dei dati complete, con un controllo approfondito sulle richieste di cancellazione dei dati da parte dei clienti, per soddisfare il GDPR e altri requisiti normativi.
Strumenti facili da usare e opzioni self-service che semplificano le attività di e-discovery, legali e di conformità.

Qual è la differenza tra la ricerca di contenuti e l'eDiscovery?

Microsoft Office 365 comprende molti tipi di dati, tra cui calendari, documenti, e-mail, Microsoft Teams, file OneDrive, siti SharePoint e altro ancora. Il risultato è una complessa rete di dati ESI che, quando è necessaria l'eDiscovery, può essere difficile da navigare.

Ci sono diversi modi per trovare le informazioni sulle fonti di dati e i contenuti generati dagli utenti all'interno delle app di Office 365. Il più elementare è la Ricerca di contenuti. Questo strumento è disponibile nel centro di conformità di Microsoft e può essere utilizzato dagli account con licenze E1 o superiori. Utilizzando la Ricerca contenuti, gli utenti possono cercare i contenuti rilevanti in tutto il loro spazio di lavoro Office 365. Può cercare rapidamente tra le caselle di posta elettronica di Exchange, i siti di SharePoint e le posizioni di OneDrive e recuperare fino a 1.000 risultati per ricerca.

L'identificazione dei contenuti da esaminare è la prima fase di un'indagine eDiscovery. Tuttavia, il processo di eDiscovery comprende anche la catalogazione dei dati e le attività di governance necessarie per le cause legali e la conformità normativa o le indagini. La ricerca di contenuti è limitata nella sua capacità di supportare questi processi di eDiscovery più ampi.

Qual è la differenza tra eDiscovery standard e premium?

eDiscovery Standard offre funzionalità fondamentali, come la creazione di casi, l'inserimento di appigli legali e la ricerca di informazioni rilevanti attraverso i servizi di Microsoft 365. È adatto alle esigenze legali e di conformità di base.

eDiscovery Premium offre un flusso di lavoro più avanzato. Include funzioni come la gestione dei custodi, le raccolte, i set di revisione e le analisi per snellire le indagini grandi o complesse.

Anche se entrambi aiutano a mantenere la sicurezza dei dati, Premium è migliore per le organizzazioni che gestiscono volumi elevati di dati o che richiedono un'analisi più approfondita durante le controversie o gli audit.