Che cos'è l'eDiscovery in Microsoft Office 365?

Presentazione

Che cos'è Office 365 eDiscovery?

Microsoft Office 365 e-discovery offre funzionalità per il processo di identificazione, raccolta, revisione e scambio di informazioni elettroniche da utilizzare come prove nelle cause legali.

Come funziona Microsoft 365 eDiscovery?

Gli strumenti di e-Discovery in Office 365 consentono agli utenti di ricercare contenuti nelle caselle di posta elettronica di Exchange Online, nei gruppi di Office 365, in SharePoint Online, nei siti di Microsoft Teams e OneDrive for Business, nonché nelle conversazioni di Skype for Business. Ci sono tre soluzioni in Office 365 e-discovery:

Ricerca di contenuti - Consente agli utenti di cercare contenuti tra le fonti di dati in Microsoft 365 e di esportare i risultati a livello locale.
Core e-discovery - Consente agli utenti di creare casi di eDiscovery e di assegnare loro dei manager. Un'espansione delle funzionalità di ricerca ed esportazione di base di eDiscovery, Core consente agli utenti di inserire un blocco di eDiscovery sulle posizioni di contenuto pertinenti al caso.
e-discovery avanzata – Migliora le funzionalità esistenti di case management, conservazione, ricerca ed esportazione disponibili in Core. Offre un flusso di lavoro end-to-end per facilitare gli aspetti critici del processo di eDiscovery. Advanced eDiscovery consente ai team legali di gestire i custodi, di raccogliere e copiare i dati dal servizio live in set di revisione e di filtrare, cercare e taggare i contenuti per aiutare gli utenti a identificare e concentrarsi solo sui contenuti più rilevanti.

Come semplificare l'eDiscovery di Office 365

Per i team legali e IT che devono gestire molteplici Office 365 legal hold e richieste di e-discovery, gli strumenti di e-discovery nativi di Office 365 per le e-mail potrebbero non fornire sufficiente flessibilità, granularità o facilità di gestione.

L'e-mail svolge oggi un ruolo probatorio critico nei procedimenti legali. In quanto mezzo principale per la comunicazione aziendale, l'e-mail può essere utilizzata per documentare la conoscenza e la motivazione di una persona, nonché la tempistica e l'intento delle azioni e delle transazioni commerciali. Molti quadri normativi hanno linee guida rigorose per la conservazione delle e-mail e l'e-discovery, e i team legali e gli amministratori IT possono essere facilmente sommersi dalle richieste di e-discovery di Office 365 e dai requisiti di conservazione legale di Office 365.

I giusti strumenti di e-discovery possono aiutare a ridurre drasticamente il tempo e le risorse necessarie per rispondere alle richieste legali e di conformità. E mentre gli strumenti di e-discovery di Office 365 inclusi nella piattaforma Microsoft possono essere adeguati per alcune aziende, molte organizzazioni si stanno rivolgendo alle soluzioni di archiviazione e conformità alla sicurezza di Office 365 di Mimecast per semplificare e accelerare l'e-discovery di Office 365.

Office 365 eDiscovery con Mimecast

Mimecast offre una soluzione all-in-one per l'Email Archive, la continuità e la sicurezza delle e-mail, con strumenti che riducono il costo e la complessità dell'e-discovery di Office 365. Mimecast Cloud Archive è un email archive leader del settore, basato sul cloud, che consente alle organizzazioni di gestire in modo centralizzato il litigation hold per Office 365 e di accelerare l'e-discovery di Office 365 con ricerche quasi in tempo reale delle e-mail vive e archiviate.

Per proteggere i dati e-mail dalla perdita e dalla corruzione, Mimecast archivia tre copie crittografate e a prova di manomissione di ogni messaggio in più centri dati. Oltre a catturare il contenuto delle e-mail, Mimecast conserva i metadati che includono la prova di consegna e le informazioni di non ripudio, spesso richieste nei procedimenti legali. Mimecast memorizza sia il messaggio originale che le eventuali modifiche richieste dai criteri.

Grazie a una funzionalità di ricerca rapida e granulare e a un archivio che combina e-mail in tempo reale e storiche, Mimecast aiuta a velocizzare l'e-discovery di Office 365 e a semplificare le attività di valutazione dei primi casi. Gli amministratori possono utilizzare una single console basata sul web per gestire multiple litigation hold, nonché la conformità SEC 17a 4 e la conformità con altri framework. E la politica di conservazione delle e-mail può essere facilmente applicata e automatizzata in tutta l'organizzazione, per togliere le decisioni sulla conservazione delle e-mail dalle mani degli utenti finali.

Vantaggi di Office 365 eDiscovery con Mimecast

Quando sceglie Mimecast per gestire l'e-discovery di Office 365, può:

Ridurre i costi e la complessità della gestione dell'e-discovery e dei litigation hold.
Implementa una soluzione basata su SaaS per l'e-discovery di Office 365 in modo rapido e semplice.
Assicurarsi che l'attività di e-discovery sia completamente verificabile.
Acceleri l'e-discovery con strumenti di ricerca leader del settore.

Per saperne di più su Office 365 e-discovery e Mimecast, e sulle soluzioni di conformità sanitaria Mimecast.

Che cos'è l'eDiscovery in Microsoft Teams?

L'eDiscovery, o discovery elettronica, è l'identificazione, la conservazione, la raccolta e la presentazione delle informazioni archiviate elettronicamente (ESI) per le controversie, la conformità normativa o altri tipi di indagini.

Lo scopo dell'eDiscovery in Microsoft Teams è quello di soddisfare i requisiti di conformità legale o normativa, grazie alla capacità di ricercare e archiviare gli ESI provenienti dai messaggi di chat, dalla condivisione di file e dalle registrazioni delle riunioni in Teams e nelle app associate, come Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business. Di solito questo avviene attraverso Microsoft Purview, la soluzione completa di eDiscovery di Microsoft.

Una parte di questo processo consiste nell'imporre delle restrizioni legali sulle fonti di dati da parte dei team, per impedire l'eliminazione o la modifica nel corso del processo di eDiscovery. I dati potenzialmente rilevanti sono salvaguardati da registrazioni legali per la revisione e la presentazione durante i procedimenti legali.

All'interno di Microsoft Purview, le funzioni Content Search e Core eDiscovery consentono di ricercare e raccogliere dati da posizioni Teams distinte, tra cui le caselle di posta elettronica degli utenti, le caselle di posta elettronica dei gruppi, i siti SharePoint e gli account OneDrive.

Poi, con funzioni come il threading delle conversazioni, l'indicizzazione profonda e le funzionalità di redazione, Advanced eDiscovery può portare la revisione legale ancora più in là. Se necessario, i dati dei team possono essere esportati in un formato rivedibile e analizzati per le controversie o le indagini di eDiscovery.

Chi può utilizzare l'eDiscovery?

I professionisti legali, i responsabili della conformità e gli amministratori IT sono tutti soggetti che possono essere interessati ai processi di eDiscovery e che richiedono la possibilità di ricercare e rivedere l'ESI da Office 365. I leader delle risorse umane possono anche avere bisogno di strumenti di eDiscovery durante le indagini legali o di conformità. Pertanto, mentre l'eDiscovery può rientrare principalmente nella sfera di competenza dei team legali, anche altri stakeholder possono trarre vantaggio dalle capacità di eDiscovery.

Come si utilizza l'E-Discovery avanzato di Office 365?

Ci sono diversi passi da compiere per utilizzare l'Advanced e-discovery. Selezionare e assegnare le licenze appropriate - Esistono abbonamenti per l'organizzazione e licenze per utente.

Assegnare le autorizzazioni - Per accedere a Advanced eDiscovery o aggiungere un membro:

Vada su alla voce Autorizzazioni e acceda utilizzando le credenziali di amministratore di Microsoft 365 della sua organizzazione.
Selezioni il Manager e-discovery nella pagina Autorizzazioni.
Clicchi quindi su Aggiungi e selezioni la casella di controllo per tutti gli utenti che desidera aggiungere al gruppo di ruolo .
Clicchi su Aggiungi per aggiungere gli utenti selezionati, e poi clicchi su Fine.
Clicchi su Salva per aggiungere gli utenti al gruppo di ruoli.
Clicchi su Chiudi. Le sue modifiche potrebbero richiedere alcune ore per essere applicate.

Quali sono i vantaggi di Office 365 eDiscovery?

I vantaggi di Office 365 e-discovery includono:

Automazione. La bonifica avanzata riduce al minimo la necessità per gli utenti di correggere manualmente i contenuti non ricercabili.
Velocità. L'e-discovery di Office 365 consente agli utenti di mettere in attesa i contenuti in Office 365 senza spostarli in un altro archivio per la conservazione.
Risparmi. Office 365 e-discovery può aiutare a ricercare e identificare i contenuti rilevanti in modo rapido e semplice, con una minore necessità di revisione manuale e meno contenuti da inviare a revisori terzi.
Disponibilità. L'e-discovery di Office 365 è disponibile a livello globale per rispondere alle esigenze legali e di conformità o per le indagini interne.

Come si differenzia l'eDiscovery tra canali privati e condivisi?

L'eDiscovery viene gestita in modo diverso tra i canali privati e i canali condivisi in Microsoft Teams.

All'interno dei canali privati, le copie di conformità dei messaggi vengono inviate alle caselle di posta elettronica di tutti i membri. Nei canali condivisi e pubblici, le copie di conformità dei messaggi vengono inviate a una casella di posta elettronica di sistema associata agli amministratori o al team di genitori.

Per eseguire l'eDiscovery su un canale privato, devono essere incluse le seguenti posizioni:

Siti SharePoint (per file, conversazioni su documenti, elementi di elenchi e pagine)
Casella di posta elettronica di Exchange per ogni depositario

Per eseguire l'eDiscovery su un canale pubblico, devono essere selezionate le seguenti posizioni:

Siti SharePoint (per file, conversazioni su documenti, elenchi e pagine)
Mailbox del gruppo Exchange per la mailbox Teams (include tutte le conversazioni del canale condiviso)

È possibile inserire delle riserve legali nella casella di posta del Gruppo e nel sito SharePoint del Team per preservare i contenuti.

Quali sono le limitazioni di Office 365 eDiscovery?

Sebbene l'e-discovery di Office 365 offra un'ampia gamma di strumenti, ci sono alcune limitazioni che le organizzazioni che migrano a Office 365 dovranno affrontare.

Il Centro per la sicurezza e la conformità di Office 365, che include le politiche di e-discovery e conservazione, non fornisce strumenti uniformi per tutti gli abbonamenti.
Le organizzazioni che desiderano implementare i litigation hold a livello aziendale possono essere frustrate dalle restrizioni che Office 365 pone sulle funzioni di litigation hold per le caselle di posta elettronica degli utenti finali.
Le prestazioni possono essere limitate in Office 365 e-discovery - alcuni utenti hanno riscontrato risultati lenti o variazioni nell'accuratezza delle ricerche.
Nell'abbonamento base, Office 365 e-discovery esegue ricerche senza capacità di analisi, il che può portare a risultati di ricerca con file duplicati, elementi non indicizzati e potenziali falsi positivi. Questo eccesso di dati può aggiungere costi significativi per i servizi di revisione di terze parti.
Office 365 Advanced e-discovery non è in grado di eguagliare le solide funzionalità degli strumenti di revisione di terze parti, in particolare per l'elaborazione e la revisione.
Sfruttare le funzionalità avanzate può essere complicato e può richiedere alle aziende di assumere un analista o un consulente interno.

Come affrontare le lacune di Office 365 eDiscovery?

La maggior parte delle organizzazioni dovrà integrare Office 365 con soluzioni aggiuntive per l'e-discovery, in grado di gestire fonti di dati esterne e di fornire funzionalità aggiuntive. Per integrare le capacità di Office 365 e-discovery, le organizzazioni dovrebbero cercare soluzioni che offrano:

Una soluzione cloud SaaS che può scalare facilmente in base alle esigenze, riducendo i costi operativi e di capitale.
Un archivio che fornisce un single repository per le e-mail archiviate e in tempo reale, che consente un'e-discovery completa su dispositivi mobili e fissi.
Litigation hold che possono essere distribuiti rapidamente e gestiti in modo centralizzato.
Politiche di conservazione dei dati complete, con un controllo approfondito sulle richieste di cancellazione dei dati da parte dei clienti, per soddisfare il GDPR e altri requisiti normativi.
Strumenti facili da usare e opzioni self-service che semplificano le attività di e-discovery, legali e di conformità.

Qual è la differenza tra la ricerca di contenuti e l'eDiscovery?

Microsoft Office 365 comprende molti tipi di dati, tra cui calendari, documenti, e-mail, Microsoft Teams, file OneDrive, siti SharePoint e altro ancora. Il risultato è una complessa rete di dati ESI che, quando è necessaria l'eDiscovery, può essere difficile da navigare.

Ci sono diversi modi per trovare le informazioni sulle fonti di dati e i contenuti generati dagli utenti all'interno delle app di Office 365. Il più elementare è la Ricerca di contenuti. Questo strumento è disponibile nel centro di conformità di Microsoft e può essere utilizzato dagli account con licenze E1 o superiori. Utilizzando la Ricerca contenuti, gli utenti possono cercare i contenuti rilevanti in tutto il loro spazio di lavoro Office 365. Può cercare rapidamente tra le caselle di posta elettronica di Exchange, i siti di SharePoint e le posizioni di OneDrive e recuperare fino a 1.000 risultati per ricerca.

L'identificazione dei contenuti da esaminare è la prima fase di un'indagine eDiscovery. Tuttavia, il processo di eDiscovery comprende anche la catalogazione dei dati e le attività di governance necessarie per le cause legali e la conformità normativa o le indagini. La ricerca di contenuti è limitata nella sua capacità di supportare questi processi di eDiscovery più ampi.

Qual è la differenza tra eDiscovery standard e premium?

eDiscovery Standard offre funzionalità fondamentali, come la creazione di casi, l'inserimento di appigli legali e la ricerca di informazioni rilevanti attraverso i servizi di Microsoft 365. È adatto alle esigenze legali e di conformità di base.

eDiscovery Premium offre un flusso di lavoro più avanzato. Include funzioni come la gestione dei custodi, le raccolte, i set di revisione e le analisi per snellire le indagini grandi o complesse.

Anche se entrambi aiutano a mantenere la sicurezza dei dati, Premium è migliore per le organizzazioni che gestiscono volumi elevati di dati o che richiedono un'analisi più approfondita durante le controversie o gli audit.