Soluzioni di prevenzione della perdita di dati per le PMI

Le PMI non subiscono solitamente la perdita di dati a causa di un singolo evento drammatico. Il più delle volte, ciò avviene nel corso delle normali attività lavorative: un file inviato per errore a , un link sul cloud lasciato troppo accessibile, oppure un dipendente di fretta che sceglie la soluzione più semplice anziché quella più sicura .

Ecco perché la prevenzione della perdita di dati è importante. La giusta soluzione DLP aiuta le piccole imprese a proteggere le informazioni sensibili senza trasformare il lavoro quotidiano in un ostacolo costante alla sicurezza. Per rafforzare tali basi, molte organizzazioni, come indicato anche su , necessitano di un approccio più ampio alla sicurezza informatica delle piccole imprese, come illustrato su.

Che cos’è una soluzione di prevenzione della perdita di dati per le PMI?

Una soluzione per la prevenzione della perdita di dati è una tecnologia che identifica, monitora e protegge i dati sensibili da accessi non autorizzati , dall’esposizione o dall’esfiltrazione. In pratica, la maggior parte dei software DLP () segue lo stesso flusso operativo di base: individuare i dati, classificarli, monitorarne i movimenti e infine intraprendere un’azione, ad esempio bloccare, crittografare, mettere in quarantena o segnalare.

Per una PMI, questo aspetto è importante perché la protezione dei dati non è più solo una questione di archiviazione. I dati sensibili circolano tutto il giorno tramite e-mail, strumenti di collaborazione di tipo “ ”, link condivisi, endpoint e flussi di lavoro nel cloud. Un valido strumento DLP aiuta l’azienda a monitorare il flusso di dati ( ), ad applicare le politiche laddove necessario e a ridurre il rischio che un errore momentaneo si trasformi in una violazione dei dati ().

Perché le PMI adottano soluzioni DLP

Le PMI ricorrono solitamente alle soluzioni di prevenzione della perdita di dati quando il lavoro diventa più distribuito. Un numero maggiore di strumenti cloud, un aumento del lavoro da remoto, una maggiore condivisione tra fornitori e volumi più consistenti di dati dei clienti aumentano tutti il rischio di perdita accidentale. Il fattore scatenante è spesso , e non un unico grande attacco informatico. Si tratta di un aumento costante di piccoli rischi che, nel tempo, si sommano.

L'analisi di fattibilità è concreta. Le PMI desiderano ridurre il rischio di fughe di dati di tipo “”, evitare sorprese in materia di conformità e ridurre i casi in cui nessuno è in grado di spiegare dove sia finito un file o chi possa ancora accedervi. Ecco perché il valore di una soluzione DLP non risiede solo nella prevenzione. Si tratta inoltre di chiarezza, responsabilità e una risposta più rapida quando qualcosa va storto. Per i team che devono valutare le priorità, questo business case risulta ancora più chiaro se considerato alla luce di , che illustra come le PMI possano effettuare investimenti più oculati in materia di sicurezza informatica.

Dove si verifica effettivamente la perdita di dati nei flussi di lavoro delle PMI

La perdita di dati avviene solitamente lungo i percorsi più frequentati dai dipendenti. Tra i punti di uscita più comuni figurano:

• Invio di e-mail tramite allegati, inoltro o semplicemente selezionando il destinatario sbagliato
• Archiviazione su cloud e link condivisi quando i file vengono resi accessibili tramite impostazioni generiche quali “chiunque disponga del link”
• App di collaborazione tramite messaggi di chat, condivisione di file e discussioni dinamiche
• Dispositivi finali tramite copia e incolla, download, trasferimenti tramite USB, schermate e utilizzo di account personali

Alla base di questi episodi vi è solitamente il comportamento umano, non la malizia. I dipendenti agiscono in fretta, privilegiano la praticità, condividono qualcosa “solo per questa volta” oppure utilizzano un flusso di lavoro personale per portare a termine il lavoro più rapidamente. Ecco perché il DLP per le PMI non può concentrarsi esclusivamente sulla sicurezza dello storage o della rete. Deve rispecchiare il modo in cui le persone gestiscono effettivamente i dati.

Obiettivi in materia di protezione dei dati e profilo di rischio

La maggior parte delle PMI gestisce una quantità di dati sensibili maggiore di quanto creda. Tra le categorie più comuni figurano le informazioni di identificazione personale (PII), i documenti finanziari, i contratti, i prezzi dell’ , le comunicazioni con i clienti, le credenziali e i dati aziendali interni. Il primo passo consiste nel non acquistare altro software DLP . Si tratta di stabilire quali tipi di dati sensibili siano più importanti, dove siano conservati e quali vulnerabilità potrebbero causare i danni maggiori all’azienda. Questa è la vostra valutazione dei rischi.

A partire da lì, le priorità del DLP dovrebbero allinearsi agli obblighi concreti: le norme di settore, i requisiti dei clienti, le aspettative in materia di conservazione dei dati e la realtà di una capacità IT limitata. Una piccola impresa non ha bisogno di una soluzione DLP di livello aziendale in ogni ambito sin dal primo giorno . Occorre innanzitutto adottare le misure di controllo adeguate nei luoghi a più alto rischio.

Perché i controlli integrati spesso non sono all’altezza delle esigenze delle PMI in materia di DLP

I controlli integrati all’interno di un’unica piattaforma possono essere d’aiuto, ma spesso creano un problema legato all’uso di una single-platform. Se un ecosistema presenta un’interruzione del servizio, una configurazione errata o una copertura delle politiche insufficiente, la posta elettronica, i file e le identità possono essere tutti esposti contemporaneamente. Anche le PMI tendono a riscontrare le stesse lacune operative: visibilità limitata su chi possa accedere a quali risorse nel corso del tempo, controlli di “ ” incoerenti tra posta elettronica, archiviazione cloud ed endpoint, nonché difficoltà nella produzione di report quando la dirigenza o i revisori richiedono rapidamente prove relative all’ .

Ecco perché molte squadre superano i limiti dei controlli predefiniti più rapidamente di quanto si aspettino. Microsoft Purview e Microsoft Purview DLP possono rivelarsi utili all’interno dell’ecosistema Microsoft, ma le PMI necessitano spesso di una visibilità più ampia su tutti i canali, non limitandosi alla sola visualizzazione nativa offerta da una singola piattaforma di . 

Lo stesso problema si riscontra anche in altri ecosistemi e prodotti autonomi quali Forcepoint DLP, Symantec Data Loss Prevention, Digital Guardian, Check Point, Palo Alto, Nightfall AI o Proofpoint Enterprise DLP. La copertura e l’adattabilità operativa ( ) sono importanti tanto quanto le funzionalità.

Funzionalità fondamentali da ricercare in una soluzione DLP

Per le PMI, la migliore soluzione DLP ""dovrebbe coprire i canali effettivamente utilizzati dai dipendenti, tra cui la posta elettronica, l'archiviazione nel cloud, gli endpoint e gli strumenti di collaborazione. dovrebbe proteggere i dati sensibili ovunque essi vengano trasferiti, senza costringere i team di sicurezza a gestire controlli isolati che creano lacune tra le piattaforme di comunicazione e di archiviazione.

Come minimo, presti attenzione a:

• Individuazione e classificazione dei dati che tengono conto sia del contenuto che del contesto
• Rilevamento basato su criteri per modelli quali dati personali identificativi (PII), dati PCI o documenti finanziari
• Misure di applicazione in tempo reale quali blocco, crittografia, messa in quarantena o avviso
• Eccezioni compatibili con il flusso di lavoro che riducono gli ostacoli senza compromettere la protezione
• Politiche basate sui ruoli per i gruppi ad alto rischio, quali il settore finanziario, le risorse umane e i dirigenti
• Reportistica e visibilità degli incidenti tramite registri di controllo, cronologie degli incidenti e dashboard intuitive

Queste funzionalità sono importanti perché uno strumento DLP non dovrebbe limitarsi a impedire la perdita di dati. Dovrebbe inoltre aiutare i team a indagare sugli eventi relativi all’ , a dimostrare cosa sia accaduto e ad adeguare i controlli senza rallentare l’attività aziendale.

Caratteristiche di una piattaforma DLP pensata per le PMI

Le PMI hanno bisogno di un software DLP che sia efficace senza diventare un onere amministrativo costante. Le piattaforme più utili, solitamente , includono:

• Modelli e procedura guidata per velocizzare la creazione delle politiche
• Una console centralizzata per la gestione degli aggiornamenti delle politiche su tutti i canali
• Segnali di rischio interni che consentono di distinguere gli errori accidentali dai casi di rischio elevato
• Scansione in background che protegge i dati senza interrompere il lavoro
• Suggerimenti intelligenti e messaggi di assistenza che guidano gli utenti prima che commettano un errore
• Alternative sicure alla condivisione rischiosa, affinché la prevenzione non dipenda esclusivamente dal blocco

Queste caratteristiche sono importanti perché la prevenzione funziona al meglio quando sia gli amministratori che i dipendenti possono utilizzare la piattaforma senza ostacoli inutili.

In che modo Mimecast offre una soluzione più avanzata per la prevenzione della perdita di dati alle PMI

Mimecast basa il proprio approccio sui rischi legati alla comunicazione, il che lo rende particolarmente adatto alle PMI. Per molte piccole imprese ( ), la posta elettronica e la collaborazione rappresentano i principali canali attraverso i quali transitano i dati sensibili; pertanto, il sistema DLP deve seguire da vicino tali flussi di lavoro .

Proteggere i dati sensibili in tutti i flussi di lavoro di comunicazione

Mimecast si concentra sulla protezione dei dati sensibili nei moderni canali di lavoro, in particolare nella posta elettronica e nei flussi di lavoro collaborativi condivisi. Offre una visione più completa di come i dati circolano tra utenti, messaggi, destinatari esterni e spazi di collaborazione, , ovvero proprio lì dove hanno origine molti casi concreti di perdita di dati.

Aggiungere un contesto relativo ai rischi interni che vada oltre le politiche statiche

Anziché basarsi esclusivamente su corrispondenze statiche con le politiche, Mimecast integra un contesto di rischio interno che aiuta i team a distinguere l’esposizione accidentale dai comportamenti a più alto rischio. Ciò rende più facile individuare quali eventi richiedono un intervento di coaching, quali necessitano di una revisione e quali potrebbero segnalare un rischio elevato.

Supportare i team snelli con controlli adattivi

Da un punto di vista operativo, Mimecast risulta più facile da gestire per i team con organico ridotto. Pone l’accento sulla protezione adattiva, sulla visibilità centralizzata e sulla guida in tempo reale, supportando al contempo la governance, l’archiviazione e la conformità in tutti i flussi di lavoro di comunicazione .

Adattare il DLP alle modalità operative effettive delle PMI

Per le PMI, questa combinazione è fondamentale. Molte piccole imprese non hanno bisogno di un insieme eterogeneo di moduli DLP aziendali, di console DLP separate per l’ e e la rete, né di lunghi cicli di messa a punto. Hanno bisogno di una copertura che si adatti al modo in cui il loro personale lavora effettivamente, e l’approccio di Mimecast si allinea a tale realtà concentrandosi sui canali attraverso i quali le informazioni sensibili sono più suscettibili di circolare.

Implementare politiche e controlli DLP più efficaci nelle diverse fasi delle PMI

Un’implementazione graduale aiuta le PMI a migliorare la protezione senza sovraccaricare i team né interferire con il lavoro quotidiano. L'obiettivo è quello di iniziare dai rischi più rilevanti, dimostrare l'accuratezza delle politiche e ampliare i controlli man mano che il programma matura. Quella stessa mentalità basata su un approccio graduale ( ) è inoltre in linea con le misure fondamentali di sicurezza informatica che ogni PMI dovrebbe adottare.

Iniziate con un’implementazione minima e funzionante del DLP

Per la maggior parte delle PMI, l’implementazione di una soluzione DLP minima e funzionante rappresenta il punto di partenza ideale. Protegga innanzitutto i tipi di dati ad alto rischio, quali le informazioni personali identificabili (PII) relative a , le informazioni finanziarie e i contratti. Si raccomanda inoltre di occuparsi innanzitutto dei canali a più alto rischio, in particolare la posta elettronica e la condivisione di link nel cloud, poiché è proprio da lì che hanno origine molte esposizioni accidentali.

Questo approccio funziona meglio rispetto al tentativo di ottenere una copertura estesa in un'unica soluzione. Inoltre, aiuta i team a comprendere come si presenta il normale flusso di dati prima di inasprire i controlli. In molti ambienti delle PMI, tale prima fase consente di ottenere la maggiore riduzione delle perdite evitabili.

Ampliare i controlli man mano che la maturità migliora

Quindi espandetevi con maturità. Aggiungere la copertura DLP e di collaborazione per gli endpoint. Utilizzi i segnali di rischio interni per distinguere un’esposizi e e accidentale da un rischio elevato. Introdurre controlli più rigorosi, basati sui ruoli, per i settori finanziario, delle risorse umane e per i dirigenti.

Questo modello graduale è più realistico rispetto al tentativo di implementare contemporaneamente controlli di tipo DLP di rete, DLP nel cloud, DLP per la posta elettronica e protezione degli endpoint, secondo l'approccio " ". Inoltre, offre ai team di piccole dimensioni un percorso più lineare per migliorare la sicurezza dei dati di “”, senza trasformare l’implementazione in un progetto di trasformazione di ampia portata.

Proteggere i dati delle PMI senza rallentare il lavoro

Per le PMI, la prevenzione della perdita di dati non si limita semplicemente a evitare una violazione nel peggiore dei casi. Contribuisce a proteggere le attività lavorative quotidiane, a ridurre i rischi di non conformità alle norme " " e a impedire che i dati sensibili escano dall'azienda attraverso i canali più utilizzati dai dipendenti.

Ciò assume ancora maggiore importanza ora che le piccole imprese fanno sempre più affidamento sugli strumenti cloud, sul lavoro da remoto e sui flussi di lavoro condivisi. , una soluzione DLP più avanzata, favorisce la resilienza, una migliore governance e una protezione dei dati più coerente; Mimecast la inserisce nell’ambito di una strategia più ampia di sicurezza delle comunicazioni e dei rischi legati alle persone ( ), che si colloca nel punto di intersezione tra sicurezza della posta elettronica, collaborazione, rischi interni, e conformità.