Conformità HIPAA per Slack: La guida completa

Garantire la riservatezza delle informazioni sui pazienti, rispettando le normative HIPAA, è di estrema importanza per i fornitori di servizi sanitari, e questa responsabilità si estende agli strumenti di lavoro digitali come Slack. In questa guida completa, esploreremo la conformità HIPAA per Slack, le sue sfide e il modo in cui il settore sanitario può sfruttare questa piattaforma rispettando gli obblighi nei confronti dei pazienti, come indicato dall'HIPAA.

Che cos'è l'HIPAA?

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) è stato emanato per salvaguardare la privacy e la sicurezza delle informazioni sanitarie dei pazienti. Questa legislazione ha stabilito degli standard per la protezione dei dati delle cartelle cliniche elettroniche e ha imposto ai fornitori di servizi sanitari e ai loro associati commerciali di seguire regole e normative rigorose.

Slack è conforme alla normativa HIPAA?

Slack è un servizio cloud di comunicazione e collaborazione molto utilizzato che offre la funzionalità di ottimizzare il flusso di lavoro nel settore sanitario. Sebbene Slack disponga di solide funzioni di sicurezza dei dati, non è intrinsecamente conforme alla normativa HIPAA "." Tuttavia, con le giuste salvaguardie e la formazione dei dipendenti, Slack può essere utilizzato dai fornitori di servizi sanitari e da altre entità coperte in modo da rispettare gli obblighi previsti dall'HIPAA.

Slack firmerà un BAA per gli operatori sanitari?

Un Accordo di Business Associate (BAA) è un documento fondamentale che definisce le responsabilità dei fornitori di servizi quando trattano dati sanitari. Slack stipula accordi BAA con gli utenti dei piani Slack Enterprise Grid, il che significa che solo questi piani possono supportare la piena conformità HIPAA di Slack. Tuttavia, è importante notare che Slack non stipula BAA con applicazioni di terze parti, quindi se un'entità coperta collega il suo spazio di lavoro Slack ad applicazioni esterne, deve valutare separatamente se questo influisce sulla sua conformità HIPAA complessiva.

5 modi in cui Slack supporta gli operatori sanitari

Oltre a firmare un BAA con le entità coperte, Slack offre una serie di funzioni aggiuntive per aiutare i fornitori di servizi sanitari a massimizzare i vantaggi del luogo di lavoro digitale senza mettere a rischio i dati dei pazienti.

1. Collaborazione di squadra

I canali Slack riuniscono team multidisciplinari, tra cui medici, infermieri e personale amministrativo, consentendo loro di collaborare in modo efficace e di condividere informazioni in tempo reale.

2. Flussi di lavoro semplificati

Gli operatori sanitari possono integrare varie applicazioni con Slack per automatizzare le attività, migliorando la produttività e l'assistenza ai pazienti.

3. Collaborazione a distanza

In un ambiente di lavoro sempre più remoto, Slack offre ai professionisti della sanità la possibilità di collaborare in modo efficace anche quando non sono fisicamente presenti nello stesso luogo.

4. Condivisione di file e documentazione

Condividere in modo sicuro cartelle cliniche, immagini e documenti all'interno di canali Slack riservati per una collaborazione sicura.

5. Analisi dei dati 

L'integrazione di Slack con gli strumenti di analisi dei dati può aiutare a monitorare le tendenze dell'assistenza sanitaria, i risultati dei pazienti e le iniziative di miglioramento della qualità, portando a un migliore processo decisionale.

5 rischi dell'utilizzo di Slack per l'assistenza sanitaria

Nonostante i vantaggi offerti da Slack, le entità coperte devono anche essere consapevoli dei potenziali rischi che Slack può introdurre nel luogo di lavoro digitale. Affrontando in anticipo queste potenziali insidie, gli amministratori possono mitigare in modo proattivo i rischi nell'utilizzo di Slack per l'assistenza sanitaria.

Proliferazione PHI

Senza un'impostazione e un'applicazione adeguata, Slack può diventare un deposito di informazioni sanitarie protette che non vengono mai eliminate in modo adeguato.

Violazioni dei dati

Misure di cybersecurity inadeguate possono esporre i dati sensibili a potenziali minacce informatiche, spesso a causa di credenziali deboli o di attacchi di autenticazione a più fattori.

Perdita e conservazione dei dati

Slack consente agli utenti di cancellare o modificare i propri messaggi a piacimento, rischiando di perdere dati critici senza politiche di conservazione adeguate.

Sfide di integrazione

Anche se Slack può integrarsi con diverse soluzioni software per l'assistenza sanitaria, la complessità di queste integrazioni può creare problemi di compatibilità e ostacolare l'efficienza del flusso di lavoro.

Applicazioni di terze parti

Sebbene Slack stipuli BAA con i fornitori di servizi sanitari, non lo fa con le app di terze parti, presentando il rischio di non conformità HIPAA.

Come rendere Slack conforme alla normativa HIPAA

Per essere conformi all'HIPAA durante l'utilizzo di Slack, le entità coperte devono adottare determinate misure per adempiere ai loro obblighi e garantire che i loro utenti adottino misure per salvaguardare i dati personali in ogni fase. Ciò include la definizione di politiche HIPAA e la formazione di routine dei dipendenti sull'uso sicuro di Slack. La formazione deve riguardare quali informazioni possono e non possono essere condivise all'interno di Slack, come utilizzare i canali privati e ristretti per limitare la visibilità delle informazioni, a seconda dei casi, e le basi delle buone pratiche di password per garantire che l'area di lavoro di Slack rimanga sicura.

Per sostenere e rafforzare questa formazione, gli amministratori dovrebbero anche applicare i controlli di accesso basati sui ruoli e l'autenticazione a due fattori (2FA) per limitare sia l'accesso all'area di lavoro che la visibilità dei dati al suo interno. Si possono adottare ulteriori misure per centralizzare la crittografia dei dati utilizzando Slack Enterprise Key Management (Slack EKM). Questo è particolarmente importante perché Slack non è crittografato end-to-end.

Le aziende sanitarie dovrebbero anche investire in soluzioni di prevenzione della perdita di dati (DLP) per Slack che acquisiscano un registro completo di tutti i messaggi, comprese le modifiche e le cancellazioni, e documentino l'attività con solidi audit trail.

Slack è certificato HITRUST?

La certificazione HITRUST (Health Information Trust Alliance), nota anche come HITRUST CSF, è un quadro completo che consente alle organizzazioni sanitarie di dimostrare il loro impegno verso pratiche di cybersecurity solide. Ciò include la definizione di standard per la salvaguardia dei dati personali e di altre informazioni sensibili contro un'ampia gamma di minacce.

La certificazione HITRUST indica che un'organizzazione ha soddisfatto questi standard. Tuttavia, l'assenza di certificazione non significa che un'organizzazione non presti la stessa solida attenzione alla protezione dei dati sensibili. Sebbene Slack non sia attualmente certificato HITRUST, soddisfa una serie di altri standard e obblighi di conformità che garantiscono che Slack possa essere utilizzato all'interno delle strutture sanitarie in modo conforme all'HIPAA. Scopra di più sulle certificazioni di conformità di Slack, tra cui SOC 2 e ISO 27001.

Come Mimecast supporta la conformità HIPAA per Slack

Aware aiuta i fornitori di servizi sanitari e altre entità coperte a migliorare la loro posizione di conformità in Slack, per soddisfare gli obblighi previsti dall'HIPAA e da altre normative. La piattaforma di dati Aware AI si connette tramite API e webhook e ingerisce i messaggi Slack in tempo reale, acquisendo un record completo delle comunicazioni, comprese le revisioni e le eliminazioni. Ogni messaggio viene normalizzato e analizzato da un tessuto di dati di intelligence per far emergere la non conformità nel momento in cui si verifica. Le automazioni intelligenti del flusso di lavoro intervengono immediatamente per mitigare il rischio, tombando i messaggi, avvisando gli amministratori e istruendo i dipendenti sulle migliori prassi.

Utilizzando Aware, gli amministratori di Slack possono implementare controlli di sicurezza granulari, applicare le politiche di utilizzo accettabile e rilevare in modo proattivo le istanze di PHI condivise ovunque all'interno dell'ambiente Slack. Ecco perché le organizzazioni sanitarie leader si affidano ai flussi di lavoro di Aware per la gestione del rischio, che li aiutano a sfruttare le funzionalità e i vantaggi di Slack, mantenendo la sicurezza e la riservatezza dei dati dei pazienti.