Google Drive è conforme all'HIPAA? 5 consigli per proteggere i dati personali in Google Drive

In un mondo sempre online, la sicurezza dei dati e la conformità sono considerazioni critiche per le aziende e le organizzazioni, soprattutto quelle del settore sanitario. L'HIPAA stabilisce gli standard per la protezione delle informazioni sensibili dei pazienti. Questo post esplora le implicazioni della conservazione dei dati personali nell'archivio cloud di Google Drive e come farlo in modo conforme alla normativa HIPAA.

Definizione HIPAA

Negli Stati Uniti, le informazioni mediche sono regolate dall'HIPAA, l'Health Insurance Portability and Accountability Act. Questa legge garantisce la riservatezza, l'integrità e la disponibilità delle informazioni sanitarie protette (PHI) imponendo regole ai fornitori di servizi sanitari, ai piani sanitari e ai loro associati commerciali.

La conformità HIPAA consiste in vari requisiti tecnici e amministrativi, tra cui la crittografia dei dati, i controlli di accesso, i controlli di audit, le valutazioni del rischio e la firma di Accordi di Business Associate (BAA) con i fornitori di servizi. Sebbene Google Drive offra solide funzioni di sicurezza, è importante comprendere il suo stato di conformità prima di utilizzarlo per archiviare o trasmettere i dati personali.

Google Drive è conforme all'HIPAA?

Sebbene il servizio cloud Google Drive offra un'ampia gamma di funzioni per proteggere i dati degli utenti dall'accesso o dall'infiltrazione di malintenzionati, le sue capacità di condivisione dei dati significano che non è automaticamente o intrinsecamente conforme all'HIPAA. Tuttavia, Google offre un servizio separato chiamato Google Workspace for Healthcare, progettato per soddisfare le esigenze specifiche delle organizzazioni sanitarie. Questo servizio offre ulteriori misure di sicurezza e privacy di Google Drive per garantire la conformità HIPAA, come la firma di BAA e l'implementazione di una crittografia avanzata.

Che cos'è Google Workspace per la sanità?

Google Workspace for Healthcare è un'offerta specializzata di Google progettata per soddisfare le esigenze uniche e i requisiti di conformità delle organizzazioni sanitarie. Offre una piattaforma sicura e collaborativa agli operatori sanitari per comunicare, collaborare e gestire i loro flussi di lavoro, mantenendo la privacy e la sicurezza delle informazioni sensibili dei pazienti.

Google Workspace for Healthcare include una suite di strumenti di produttività come Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet e Google Chat, con ulteriori funzioni di sicurezza e privacy adattate al settore sanitario. Queste funzioni sono progettate per aiutare le organizzazioni sanitarie a soddisfare gli standard di conformità HIPAA e a proteggere le informazioni sanitarie dei pazienti.

Alcune caratteristiche e vantaggi chiave di Google Workspace for Healthcare includono:

• Accordo di Business Associate (BAA): Google firma un BAA con le organizzazioni sanitarie che utilizzano Google Workspace for Healthcare, dimostrando il proprio impegno a proteggere i dati personali e a rispettare le normative HIPAA.
• Controlli di sicurezza avanzati: La piattaforma offre la verifica Zero Trust, la crittografia dei dati a riposo e in transito, la crittografia lato client, il rilevamento diphishing e malware e controlli di accesso granulari per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai dati sensibili.
• Email sicure: Gmail all'interno di Google Workspace for Healthcare offre ulteriori funzioni di sicurezza, come i criteri di Data Loss Prevention (DLP) e la crittografia delle e-mail per proteggere le informazioni sensibili dall'infiltrazione.
• Registri di audit e reportistica: I registri di audit e le funzionalità di reporting consentono alle organizzazioni di tracciare e monitorare l'accesso ai dati personali, aiutando a identificare e affrontare qualsiasi potenziale violazione della sicurezza.

Utilizzando Google Workspace for Healthcare, le organizzazioni sanitarie possono sfruttare la potenza degli strumenti di produttività di Google, garantendo al contempo la conformità alle normative HIPAA e mantenendo la privacy e la sicurezza delle informazioni sanitarie dei pazienti. La piattaforma offre una soluzione completa per affrontare le esigenze e le sfide specifiche dei professionisti della sanità nelle loro attività quotidiane.

Che cos'è un BAA e perché è necessario per la conformità HIPAA?

Un Contratto di associazione d'affari (BAA) è un contratto tra un'entità coperta, come un fornitore di servizi sanitari, e un associato d'affari o un fornitore di servizi che gestisce i dati personali. Un BAA stabilisce le responsabilità di ciascuna parte e garantisce che il business associate accetti di rispettare le normative HIPAA e di salvaguardare i PHI che gestisce. Avere un BAA firmato con Google è essenziale se le organizzazioni sanitarie vogliono utilizzare Google Drive o altri servizi Google mantenendo la conformità HIPAA.

Come rendere Google Drive conforme alla normativa HIPAA

Senza sottoscrivere un account Google Workspace, un'organizzazione non può essere completamente conforme all'HIPAA quando utilizza Google Drive. Tuttavia, l'HIPAA richiede che le entità coperte seguano le migliori pratiche di sicurezza informatica per proteggere i dati personali. Come tali, hanno la responsabilità di formare i dipendenti su come gestire correttamente questi dati quando utilizzano Google Drive, anche con le protezioni e le crittografie corrette.

Alcuni esempi di come gli utenti possono supportare l'HIPAA includono:

• Accede alle informazioni del paziente solo se e quando necessario
• Scegliere password forti, mantenerle sicure e cambiarle regolarmente.
• Disconnettersi sempre e/o bloccare gli schermi dei dispositivi quando si lascia la postazione di lavoro.
• Segnalare immediatamente qualsiasi incidente di sicurezza o attività sospetta.
• Si sottoponga a una formazione regolare sulle migliori pratiche di sicurezza PHI.

Le unità condivise di Google sono conformi alla normativa HIPAA?

Le unità condivise di Google sono simili a Google Drive standard, ma sono di proprietà di un'organizzazione anziché di un individuo. I ruoli e le autorizzazioni di accesso per tutti gli utenti possono essere stabiliti dagli amministratori di Drive da una console di amministrazione centrale.

Analogamente a Google Drive, un Google Shared Drive non è intrinsecamente conforme alla normativa HIPAA. Tuttavia, con le misure di sicurezza e le configurazioni appropriate, è possibile utilizzare Google Shared Drive in modo conforme alla normativa HIPAA. Ciò include la firma di un BAA con Google, l'implementazione di controlli di accesso, la crittografia e altre salvaguardie necessarie per proteggere le informazioni personali.

I documenti e i fogli di Google sono conformi all'HIPAA?

Le applicazioni Google Docs e Sheets non sono specificamente progettate per essere conformi alla normativa HIPAA. Tuttavia, utilizzando Google Workspace for Healthcare e seguendo le pratiche di sicurezza consigliate, le organizzazioni sanitarie possono utilizzare questi strumenti in modo conforme ai requisiti HIPAA. È fondamentale valutare e mitigare qualsiasi rischio associato all'archiviazione o alla trasmissione dei dati personali utilizzando questi strumenti. Alcuni passi in questo senso includono la limitazione dell'accesso, la restrizione delle capacità di condivisione e la formazione dei dipendenti sulle migliori prassi per la salvaguardia dei dati personali.

La chat di Google è conforme all'HIPAA?

Come per altri prodotti Google, Google Chat non è intrinsecamente conforme all'HIPAA, ma può essere utilizzato in modi conformi ai requisiti HIPAA. Le migliori prassi prevedono l'utilizzo di un abbonamento a Google Workspace, la firma di un BAA con Google e la garanzia che i dipendenti comprendano i rischi della condivisione dei dati personali all'interno di Google Chat.

Google Workspace Business Starter è conforme alla normativa HIPAA?

Precedentemente noto come G Suite Basic, Google Workspace Business Starter consente agli utenti aziendali di accedere a funzioni come i BAA e i controlli di sicurezza e gestione avanzati. Tuttavia, per ottenere la gamma più solida di funzioni di Google, è consigliabile un piano Enterprise o Google Workspace for Healthcare. Questi piani includono ulteriori strumenti di sicurezza e conformità che supportano i requisiti HIPAA.

5 consigli per proteggere in modo proattivo i dati personali nella piattaforma cloud di Google Drive

1. Abiliti l'autenticazione a due fattori per gli account Google associati alla PHI.
2. Istruisca i dipendenti sulle politiche HIPAA e sulle migliori prassi per la gestione dei dati personali in Google Drive.
3. Rivedere e aggiornare regolarmente i controlli di accesso per garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati personali.
4. Crittografa i file e le cartelle sensibili archiviati in Google Drive per fornire un ulteriore livello di sicurezza.
5. Esegua regolarmente la verifica e il monitoraggio dei registri di accesso e affronti tempestivamente qualsiasi accesso non autorizzato o violazione.

Come Mimecast Aware supporta la conformità HIPAA in Google Drive

Aware aiuta le organizzazioni sanitarie leader a mantenere la conformità HIPAA all'interno di Google Drive, grazie all'integrazione di un'app di terze parti che utilizza analisi avanzate infuse nell'AI per identificare potenziali violazioni. Utilizzando Aware, le organizzazioni possono proteggere automaticamente i dati conservati in Google Drive, utilizzando flussi di lavoro automatici basati sul rilevamento di parole chiave ed espressioni regolari (regex).

L'analisi continua e in tempo reale di Aware rileva le potenziali violazioni HIPAA nel momento stesso in cui si verificano, per una riparazione più rapida e una maggiore protezione dei dati, mentre l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), leader nel settore, consente di ottenere risultati più precisi e meno falsi positivi.

La linea di fondo

Sebbene Google Drive in sé non sia intrinsecamente conforme all'HIPAA, Google offre soluzioni specializzate, come Google Workspace for Healthcare, per soddisfare le esigenze specifiche delle organizzazioni sanitarie. Integrando questi controlli con le funzionalità di prevenzione della perdita di dati in tempo reale e di conformità di Aware, le organizzazioni sanitarie possono salvaguardare i dati personali in Google Drive e garantire che il loro spazio di lavoro digitale rimanga conforme alla normativa HIPAA.