Protezione dei dati: la crisi del DSAR
Quando le buone intenzioni si scontrano con la realtà operativa
Key Points
- Le richieste di accesso ai dati personali (DSAR) hanno registrato un’impennata (con un aumento del 222% rispetto al 2021), creando una crisi operativa e finanziaria per le organizzazioni, molte delle quali si trovano sopraffatte dagli elevati volumi e dalle scadenze serrate previste dal GDPR.
- L’elaborazione manuale delle richieste DSAR è insostenibile, con un costo medio di 1.524 dollari per ciascuna richiesta, a causa della frammentazione dei dati, dello scarso coordinamento tra le parti interessate e della scarsa fiducia nella conformità da parte dei professionisti della privacy.
- La maggior parte delle richieste DSAR (66,8%) proviene attualmente dai dipendenti, soprattutto in caso di controversie, il che rende tali richieste molto più complesse poiché i dati dei dipendenti sono dispersi in vari sistemi aziendali.
- Le organizzazioni che gestiscono con successo le richieste DSAR ricorrono alla ricerca unified dei dati, all’automazione e a team interfunzionali per ottimizzare la conformità, ridurre i rischi ed evitare sanzioni normative.
I DSAR avrebbero dovuto garantire maggiore autonomia ai singoli individui. Al contrario, si sono trasformate in una crisi operativa per la maggior parte delle organizzazioni. Tra il 2021 e il 2024, le richieste relative al GDPR hanno registrato un aumento del 222%. Alcune aziende ricevono ormai 1.000 richieste DSAR al mese, molte delle quali provengono da soggetti che non sono clienti e che intendono testare i sistemi, oppure da dipendenti coinvolti in controversie sul posto di lavoro.
I numeri parlano da soli
La DPC (Commissione per la protezione dei dati) irlandese riferisce che le richieste di accesso ai dati personali (DSAR) rappresentano sia il motivo più comune per cui i cittadini si rivolgono alla Commissione, sia la principale fonte di reclami. Nel 2024, il DPC ha emesso otto avvisi di esecuzione, prevalentemente per mancata risposta alle richieste di accesso. Il quadro è sempre lo stesso: le organizzazioni non rispettano il termine di un mese oppure applicano in modo improprio le omissioni e le esenzioni.
Perché le organizzazioni incontrano difficoltà
Secondo Gartner, il costo medio dell’elaborazione manuale di una single richiesta DSAR è pari a 1.524 dollari. Su larga scala, ciò diventa finanziariamente insostenibile. Ma il costo non è l'unico problema:
- Basi di dati frammentate: informazioni sparse tra posta elettronica, strumenti di collaborazione, archivi e servizi di archiviazione cloud
- Coordinamento tra le parti interessate: il 27% dei responsabili della protezione dei dati (DPO) indica le difficoltà di coordinamento come la principale sfida nell’ambito delle richieste di accesso ai dati personali (DSAR)
- Crisi di fiducia: solo il 20% dei professionisti della protezione dei dati ha piena fiducia nella conformità della propria organizzazione
Il fattore "dipendente"
Ecco ciò che coglie di sorpresa molte organizzazioni: il 66,8% delle richieste DSAR proviene dai dipendenti, in genere nel corso di controversie sul posto di lavoro, quando questi ultimi desiderano accedere alle valutazioni delle prestazioni, alle e-mail e alle comunicazioni interne. Tali richieste risultano spesso più complesse rispetto alle richieste DSAR dei clienti, poiché i dati dei dipendenti tendono ad essere più dispersi e intrecciati con le operazioni aziendali. Inoltre, i cittadini utilizzano strumenti di intelligenza artificiale per redigere le proprie richieste di accesso ai dati personali (DSAR), rendendo tali richieste più complete e creando situazioni in cui le organizzazioni potrebbero fornire informazioni al di fuori dei parametri richiesti.
La strada da seguire
Le organizzazioni che gestiscono efficacemente le richieste DSAR presentano caratteristiche comuni:
- Funzionalità di ricerca unified su tutti i repository di dati
- Flussi di lavoro automatizzati che riducono i tempi di revisione manuale
- Processi interfunzionali che coinvolgono sin dall’inizio i settori legale, informatico e delle risorse umane
- Documentazione proattiva dei flussi di dati e delle attività di trattamento
La vostra infrastruttura
Il volume del DSAR non sta diminuendo. I dati relativi al 2025 evidenziano un aumento del 43% su base annua del volume complessivo delle richieste degli interessati, e le richieste di cancellazione dei dati rappresentano ora l’82% di tutte le richieste degli interessati. La questione non è se la vostra organizzazione dovrà far fronte a un numero maggiore di richieste, bensì se la vostra infrastruttura sarà in grado di gestirle senza subire interruzioni.
Ottimizzate la conformità alle richieste DSAR, riducendo i rischi, l’impiego di risorse e la probabilità di incorrere in sanzioni normative grazie alla funzione “Unified Search with Performance Advantage”.
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