Qu'est-ce que la conservation des documents ?
La conservation des archives consiste à sauvegarder des données importantes en identifiant les documents et les enregistrements qui devraient ou doivent être conservés pendant un certain temps, en stockant les enregistrements dans des archives sécurisées, en permettant l'accès aux personnes autorisées à des fins juridiques et de conformité, et en gérant la durée de conservation des enregistrements.
Quels types de documents doivent être conservés ?
Certains types de documents sont essentiels au fonctionnement de l'entreprise, au respect de la législation et à des fins juridiques. Il peut s'agir, entre autres, des éléments suivants :
- Documents financiers, y compris les registres comptables, les grands livres et les informations fiscales.
- Les documents juridiques tels que les contrats, les accords et les dossiers de contentieux.
- Documents relatifs aux ressources humaines, y compris les dossiers des employés, les fiches de paie et les évaluations des performances.
- Les documents opérationnels, tels que les politiques, les procédures et les rapports opérationnels.
- Correspondance, y compris les communications par courrier électronique, les mémos et les lettres.
La conservation de ces documents est essentielle pour maintenir un historique précis des activités de l'organisation, garantir la transparence et répondre aux exigences réglementaires et légales.
Pourquoi la conservation des documents est-elle importante ?
La conservation des documents est essentielle pour conserver les informations importantes qui peuvent être utiles aux décideurs au sein de l'organisation, et pour se conformer aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents, de la correspondance et d'autres données qui peuvent être nécessaires dans le cadre d'une enquête judiciaire ou d'une enquête de conformité.
Comment simplifier la gestion de la conservation des documents
Alors que les documents numériques continuent de jouer un rôle prépondérant dans les litiges, les cabinets d'avocats recherchent de plus en plus des solutions plus performantes pour simplifier la conservation des documents électroniques tout en garantissant la sécurité et l'intégrité des fichiers numériques et des courriers électroniques.
La conservation des documents électroniques et des courriels répond à de multiples objectifs, qu'il s'agisse d'étayer un dossier, de constituer une mémoire institutionnelle, de documenter des décisions d'entreprise ou de démontrer la conformité. La gestion de la conservation des documents comporte également des risques importants : les documents contenant des informations sensibles sont d'autant plus menacés qu'ils sont conservés longtemps, tandis que les dossiers jetés rapidement ou par inadvertance peuvent entraver le traitement du dossier d'un client ou enfreindre la réglementation.
Alors que le volume de courrier électronique produit chaque année par une organisation continue de se multiplier, la gestion de la conservation des documents devient plus coûteuse et plus complexe. Pour répondre aux exigences de conservation des documents et des courriels tout en assurant la conformité de l'archivage, les cabinets d'avocats ont besoin d'outils faciles à utiliser qui minimisent le temps et les ressources nécessaires à la gestion des archives. C'est là que Mimecast peut vous aider.
Rationaliser la conservation des documents avec Mimecast
"Mimecast est un service tout-en-un basé sur le cloud pour l'Email Archive, la sécurité et la continuité." En tant que solution SaaS 100%, Mimecast est facile à déployer et ne nécessite pas de dépenses d'investissement initiales. Grâce à ses solutions qui couvrent tous les aspects de la gestion des business email, Mimecast élimine le besoin de déployer plusieurs solutions ponctuelles pour gérer les business email et la conservation des documents.
Mimecast fournit de puissants outils d'archivage des e-mails et de Microsoft Teams dans Mimecast Cloud Archive, un référentiel centralisé dans le nuage. Mimecast simplifie l'archivage en donnant aux administrateurs des outils pour automatiser la conservation des enregistrements, en définissant et en gérant la politique dans l'ensemble de l'organisation à partir d'une single console Web.
Pour simplifier la conservation des enregistrements tout en garantissant l'intégrité des données, Mimecast conserve automatiquement trois copies cryptées et infalsifiables des fichiers et de tous les courriers électroniques entrants, sortants et internes. La solution de conservation des enregistrements de Mimecast conserve à la fois le contenu des messages électroniques et les métadonnées, qui sont essentielles pour fournir une preuve de livraison et des informations de non-répudiation. Mimecast stocke des copies de chaque courriel ou fichier dans des centres de données géographiquement diversifiés, conservant les originaux ainsi que des copies des messages modifiés par la politique.
Outils Mimecast pour la conservation des documents
Pour simplifier la conservation des enregistrements, Mimecast met à la disposition des administrateurs :
- Outils de gestion qui permettent un contrôle centralisé des politiques de conservation des documents.
- Des outils de recherche de pointe pour accélérer la recherche et l'enquête électronique.
- Des outils de case management rationalisés pour des réponses plus rapides aux questions et défis juridiques et de conformité.
Outre la conservation et l'archivage des enregistrements, Mimecast propose des services de continuité des activités qui garantissent l'accès au courrier électronique même lorsque les serveurs primaires sont hors service, ainsi que un logiciel desauvegarde et de récupération qui permet de restaurer rapidement les boîtes aux lettres, les dossiers personnels et les éléments du calendrier et des contacts après une perte ou une altération des données.
En savoir plus sur la conservation des enregistrements avec Mimecast.
FAQ sur la conservation des documents
Qu'est-ce qu'un système de conservation des documents ?
Un système de conservation des documents est une solution qui simplifie et automatise la tâche consistant à sélectionner les données à conserver, à déterminer la durée de leur conservation, à les protéger sur des supports sécurisés, à permettre une recherche et une extraction efficaces et à fournir un accès aux utilisateurs autorisés.
Qu'est-ce qu'une politique de conservation des documents ?
Les politiques de conservation des documents sont un ensemble de lignes directrices qui précisent la durée de conservation de certains types de documents, ainsi que les processus de stockage, de gestion et d'élimination de ces documents. Ces politiques sont conçues pour garantir le respect des exigences légales, réglementaires et opérationnelles, ainsi que pour faciliter la récupération et l'utilisation efficaces des documents en cas de besoin. Une politique globale de conservation des documents comprend généralement des dispositions relatives à la catégorisation des documents, des protocoles de stockage, des mesures de sécurité des données et des lignes directrices pour l'élimination des documents une fois qu'ils ont été conservés.
Qu'est-ce qu'un calendrier de conservation des documents ?
Les calendriers de conservation des documents définissent les délais de conservation des différentes catégories de documents. Ils sont créés conformément aux dispositions légales et réglementaires, aux lignes directrices de l'industrie et aux exigences spécifiques de l'organisation. Les calendriers de conservation des documents servent de cadre à la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création ou leur réception jusqu'à leur élimination finale. Ils aident les organisations à garder le contrôle de leurs documents, à atténuer les risques liés à la conformité et à assurer une gestion cohérente et systématique des données.
Combien de temps les documents doivent-ils être conservés ?
La durée de conservation des documents peut varier en fonction du type de document et des obligations légales et réglementaires applicables. En règle générale, la période de conservation est déterminée par des facteurs tels que les exigences légales, les normes industrielles et les besoins de l'entreprise. Par exemple :
- Il peut être nécessaire de conserver les documents financiers pendant au moins sept ans à des fins fiscales et d'audit.
- Les dossiers d'emploi peuvent être conservés pendant plusieurs années après le départ d'un employé afin de répondre à d'éventuelles questions juridiques ou contractuelles.
- Les documents juridiques et contractuels peuvent devoir être conservés pendant la durée du contrat et pendant une période déterminée par la suite.
Il est important que les organisations consultent un conseiller juridique et les directives réglementaires afin de déterminer les périodes de conservation spécifiques pour les différents types de documents relatifs à leur secteur d'activité et à leur entreprise.