Qu'est-ce qu'une politique de conservation des courriels ?
Une politique de conservation des courriels (ERP) est une procédure définie qui indique la durée pendant laquelle une organisation doit conserver les communications électroniques entrantes et sortantes dans une archive avant de les supprimer complètement d'un système. Les actions de conservation et de suppression sont automatisées afin de réduire le risque d'erreur humaine et de maintenir la conformité réglementaire.
Les ERP varient d'une organisation à l'autre et d'un secteur à l'autre.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'une politique de conservation des courriels ?
Les politiques de conservation des courriels aident les organisations à maintenir la conformité réglementaire et peuvent constituer une couche supplémentaire de protection des données. Les ERP peuvent inclure tout ou partie des facteurs suivants :
1. Conformité réglementaire : Aide les entreprises à se conformer aux réglementations fédérales et nationales en matière de politique des données.
2. e-Discovery : Permet aux équipes juridiques d'accéder aux documents de l'entreprise susceptibles d'être utiles dans le cadre d'une procédure judiciaire.
3. Mise en suspens juridique : Conserve automatiquement les documents et les données pendant une période déterminée afin de s'assurer qu'ils sont accessibles en cas de litige.
4. Gestion des connaissances : Permet de conserver les documents relatifs aux employés, y compris, mais sans s'y limiter, les dossiers de paie, les évaluations des performances, les audits et les informations personnelles.
5. Durée de conservation : Optimise la durée de conservation des documents et des données afin de réduire les vulnérabilités en matière de sécurité tout en maintenant la conformité réglementaire. Les périodes de conservation varient d'une organisation à l'autre et peuvent aller de un à sept ans.
La gestion de la politique de conservation des courriels est facile avec Mimecast
La configuration d'une politique de conservation des courriels n'est pas chose aisée de nos jours. Les exigences en matière de conservation des courriels évoluent rapidement, avec la publication fréquente de nouvelles réglementations et de mises à jour, et le GDPR a ajouté une toute nouvelle couche de conformité en matière de conservation et d' archivage.
"S'il est essentiel de se conformer à la réglementation, la politique de conservation des courriers électroniques doit également tenir compte des besoins des équipes juridiques en matière de recherche rapide de preuves électroniques et de litigation hold granulaire, ainsi que de la nécessité pour les administrateurs informatiques de surveiller la taille des boîtes aux lettres afin d'optimiser les besoins de stockage."
Lorsque la gestion de la politique de conservation des courriels menace de submerger les équipes informatiques qui gèrent déjà de multiples priorités, Mimecast peut vous aider à simplifier la gestion de la conservation des courriels.
Solutions Mimecast pour la politique de conservation des courriels
Mimecast fournit une solution puissante pour gérer la politique de rétention des emails dans Mimecast Cloud Archive. En tant que service sécurisé et évolutif basé sur le cloud pour l'archivage des courriels et des données, Mimecast Cloud Archive crée un référentiel centralisé de courriels et d'autres données d'entreprise, regroupant des informations provenant de plusieurs plateformes afin de préserver la mémoire numérique de l'entreprise et d'accélérer le développement d'une vision à long terme de l'activité. Mimecast archive tous les courriels entrants, sortants et internes pour permettre aux utilisateurs et aux administrateurs d'effectuer des recherches par exemple.
Mimecast Cloud Archive centralise le contrôle de la politique de conservation des courriels, qui peut être configurée rapidement et facilement à partir d'une single console Web. La gestion granulaire de la politique de conservation des courriels permet aux administrateurs de définir, de maintenir et d'appliquer des politiques à l'échelle mondiale, par groupe ou par individu, toutes les modifications étant suivies et entièrement vérifiables pour garantir une transparence totale. Les administrateurs et les utilisateurs peuvent utiliser des outils de recherche de pointe pour accéder à n'importe quel courriel archivé en quelques secondes.
Mimecast simplifie également l'administration de la preuve électronique et l'assistance en cas de litige, en fournissant des outils pour une granularité litigation hold, des rapports et l'administration de la preuve électronique. Mimecast enregistre trois copies cryptées de chaque courriel dans des centres de données géographiquement diversifiés, ainsi que des copies des courriels modifiés par l'application de la politique de contenu.
Politique de conservation des courriels 4 bonnes pratiques
1. Déterminez les périodes de conservation minimales réglementaires pour votre organisation.
2. Organiser et segmenter la documentation en fonction des périodes réglementaires. Par exemple, vous pouvez faire une distinction en fonction du contenu (factures, rapports de vente) ou du type d'utilisation (communication financière, communication administrative, spam).
3. Rédigez une politique basée sur vos conclusions et consultez les équipes juridiques et exécutives pour garantir l'alignement et l'exactitude. Une fois terminée, envoyez la politique à chaque employé et rendez-la accessible sur un réseau central pour en faciliter la consultation.
4. Trouvez un fournisseur de services ERP qui s'aligne sur votre politique et votre niveau de prix.
Avantages de la gestion centralisée de la politique de conservation des courriels de Mimecast
Avec la solution de Mimecast pour la politique de rétention des emails, vous pouvez :
- Simplifiez la gestion et l'application de la politique de conservation des courriels.
- Soutenez la sécurité et la gouvernance des données grâce à des copies cryptées des courriels stockées dans des endroits distincts.
- Rationalisez la recherche électronique et le case management grâce à des outils permettant de répondre plus rapidement et plus efficacement aux demandes et aux contestations.
- Automatisez la gestion de la taille des boîtes aux lettres afin de réduire la charge de stockage et de minimiser le coût de gestion de l'infrastructure.
- Donnez aux administrateurs et aux utilisateurs un accès rapide aux Email Archive, en améliorant la productivité et en éliminant les appels au service informatique et au service d'assistance.
- Protégez les données de messagerie avec les outils optionnels Sync & Recovered pour la sauvegarde et la récupération dans le nuage.
En savoir plus sur la rétention des emails et la gestion de la politique de rétention des emails avec Mimecast.
FAQs : Politique de conservation des courriels
Que faut-il savoir sur les lois relatives à la conservation des courriels ?
Les lois sur la conservation des courriels varient selon les secteurs d'activité, mais elles obligent généralement les organisations à conserver les documents pendant une période donnée en cas de litige.
Le fait de ne pas adhérer aux politiques de conservation et de ne pas s'y conformer peut entraîner des audits, des pénalités et une détérioration de la réputation.
Quelle est l'importance d'une politique de conservation des courriels ?
En d'autres termes, une politique de conservation des courriels offre à une entreprise une protection juridique si une preuve de documentation - qu'il s'agisse de courriels ou de rapports internes - est nécessaire pour satisfaire à des exigences légales ou réglementaires.