Simplifiez la recherche d'e-mails grâce à l'archivage Mimecast
La recherche d'e-mails est aujourd'hui une fonction essentielle de l'entreprise. En tant que référentiel central de communication pour votre organisation, le courrier électronique joue un rôle central dans la démonstration de la conformité avec les réglementations, le respect des exigences en matière de divulgation et la réponse aux litiges. Votre technologie de recherche d'e-mails doit permettre de gérer et d'appliquer facilement les politiques de conservation des données, d'assurer l'intégrité des données et de produire un contenu d'e-mail spécifique en cas de besoin.
Les solutions traditionnelles de recherche de courrier électronique impliquent des outils à forte intensité de main-d'œuvre pour définir des politiques, conserver le courrier électronique et rechercher des archives. Avec Mimecast Cloud Archive, vous réduirez considérablement lecoût1 et la complexité de la gestion de la recherche d'emails pour des raisons de conformité, de litigation hold et de case management requirements et vous éviterez les risques de ne pas produire les informations exigées par la loi.
Recherche d'e-mails avec Mimecast Cloud Archive
Avec Mimecast Cloud Archive, les informations critiques de l'entreprise sont regroupées dans un single entrepôt de données de messagerie unique et central, basé sur le cloud, facilement consultable par les administrateurs, ce qui réduit les temps de recherche de plusieurs jours à quelques secondes.
Mimecast Cloud Archive fournit des services de recherche d'e-mails :
- Administration centrale des cas de découverte de courrier électronique. "Mimecast permet aux administrateurs de rationaliser l'administration de la preuve électronique en créant des dossiers et en enregistrant et sauvegardant les recherches d'email archive qui s'y rapportent."
- Déploiement rapide des procédures de litigation hold. Mimecast veille à ce que les messages liés à une action en justice en cours ou prévue ne puissent pas être détruits délibérément ou involontairement.
- Demandes de purge de courriels sécurisées. Une fois qu'un cas de découverte de courriels est résolu, les courriels peuvent être supprimés de façon permanente en utilisant des garanties telles que l'autorisation multi-administrateur et la conservation perpétuelle des journaux d'activité pour répondre aux exigences de conformité.
- Données d'archives de courrier électronique de qualité probante. Les messages stockés dans les solutions d'archivage d'emails de Mimecast sont inviolables, avec de solides chains of custody maintenues tout au long du cycle de vie d'un email.
Des solutions d'archivage de qualité supérieure facilitent la découverte des courriels
Avec Mimecast, la recherche d'e-mails est soutenue par une solution d'Email Archive leader sur le marché. Mimecast Cloud Archive fournit une infrastructure de messagerie hautement évolutive et résiliente, combinant des outils automatisés pour les administrateurs et un accès rapide aux données de messagerie pour les employés.
"La solution d'email archive de Mimecast fournit :"
- Recherche et accès rapides pour les employés avec un SLA de recherche de 7 secondes.
- Accès aux archives personnelles sur n'importe quel appareil et à partir de n'importe quel endroit.
- Contrôle centralisé des politiques de conservation du courrier électronique.
- Rétention flexible basée sur des règles au niveau de l'organisation, du groupe, de la boîte aux lettres ou du dossier de rétention publié.
- Stockage sécurisé grâce à des solutions de cryptage des courriels.
En savoir plus sur la découverte d'emails avec Mimecast et sur les solutions Mimecast d'Email Archive pour Office 365.
FAQ : découverte du courrier électronique
Qu'est-ce que la découverte d'e-mails ?
La découverte des courriels est le processus par lequel les courriels sont localisés, collectés, examinés et présentés comme preuves dans le cadre d'une procédure judiciaire. La découverte du courrier électronique fait partie du processus d'eDiscovery, qui concerne également les informations stockées électroniquement (ESI) sous de nombreuses autres formes, y compris les messages texte et SMS, les médias sociaux, les documents, les feuilles de calcul, les messages instantanés et bien d'autres encore.
Comment fonctionne la recherche de courrier électronique ?
Au début d'un procès, les avocats représentant les parties détermineront le champ d'application de l'enquête sur les courriels afin d'identifier les messages électroniques pertinents et de les mettre en attente légale, période pendant laquelle ils ne peuvent être ni modifiés, ni supprimés, ni détruits. Une fois qu'une demande de communication de courriels a été émise, une entreprise doit présenter au tribunal tous les courriels pertinents ainsi que d'autres ESI pour collecte et analyse.
Quels sont les défis liés à la découverte des courriels ?
La gestion des demandes de découverte d'e-mails peut être coûteuse et prendre beaucoup de temps. Les défis à relever sont les suivants :
- Temps nécessaire pour trouver et récupérer les courriels à des fins de recherche. La recherche de centaines ou de milliers de courriels individuels dans les magasins de données et les archives peut s'avérer fastidieuse pour les équipes chargées des questions juridiques et de conformité.
- Garantir l'intégrité du courrier électronique. Les entreprises doivent être en mesure de prouver que les messages produits dans le cadre de la recherche de courriers électroniques n'ont pas été altérés ou modifiés de quelque manière que ce soit.
- Collecte d'e-mails à partir de sources multiples. Pour les entreprises qui ne disposent pas d'un référentiel centralisé d'informations sur les courriels, la recherche de messages électroniques sur des systèmes disparates, des appareils mobiles et des applications en nuage peut nécessiter des ressources supplémentaires importantes.
- Respecter les délais de communication des courriels. Certains processus d'eDiscovery impliquent des délais stricts qui peuvent entraîner des amendes ou des conséquences graves s'ils ne sont pas respectés.
- Répondre aux exigences réglementaires. Les cadres réglementaires tels que Sarbanes-Oxley, PCI DSS, HIPAA et GDPR représentent une grande variété d'exigences concernant la conservation des courriels.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de découverte d'e-mails ?
Les meilleures pratiques en matière de recherche d'e-mails sont les suivantes :
- Créez une stratégie proactive de conservation et d'archivage du courrier électronique. Travaillez avec les parties prenantes dans les domaines juridique, informatique, de la sécurité et de la conformité afin d'unifier et d'aligner les exigences juridiques sur les stratégies d'archivage et de gestion des données.
- Établir des processus pour documenter les chaînes de contrôle et prouver la conformité. Choisissez un système d'archivage des données qui garantit automatiquement l'intégrité des messages électroniques conservés.
- Évitez de conserver des informations en double dans les archives de données. Étant donné que 70% des coûts totaux liés à la découverte des courriels impliquent l'examen des documents par les avocats, le fait de s'assurer que les courriels en double sont éliminés des archives peut contribuer à réduire les coûts de manière significative.
- Déployez une archive basée sur le cloud. Le moyen le plus simple de réduire le coût, la complexité et les efforts de découverte d’e-mails est de déployer un service d’archivage d’e-mails basé sur le cloud qui simplifie et accélère la recherche et l’extraction, fournit un tri automatique et permet une conservation des données basée sur des règles afin de soutenir la découverte d’e-mails.
Quelles sont les fonctionnalités requises dans les solutions de découverte d'e-mails ?
- "Lorsque vous choisissez un email archive pour faciliter la recherche d'e-mails, optez pour des solutions qui offrent les avantages suivants :"
- Recherche et récupération rapides, aidant les équipes juridiques et de conformité à accélérer la découverte des courriels.
- Des archives inviolables avec de solides chains of custody pour garantir l'intégrité probante du courrier électronique.
- Des outils de Case management qui rationalisent les tâches liées à la création de dossiers, à l'enregistrement et à la sauvegarde des recherches dans les email archive.
- Outils permettant de créer des cartes de données de tous les endroits où sont conservées des informations stockées électroniquement.
- Contrôle en libre-service permettant aux équipes juridiques et de conformité de gérer leurs propres recherches et mises en suspens, ce qui allège la charge des équipes informatiques.
- Des outils de conformité qui offrent une supervision efficace et productive de la conformité avec la SEC, la FINRA et d'autres cadres réglementaires.
- Outils pour un déploiement rapide des procédures de litigation hold.
- Fonctionnalités de conservation flexibles basées sur des règles qui soutiennent les stratégies d'eDiscovery et de conformité à l'échelle de l'entreprise.
- Des outils d'examen des dossiers rapides et efficaces avec un tri automatisé pour réduire les coûts des tiers.
