Qu'est-ce que le contrôle de conformité ? Guide complet du contrôle de conformité pour Microsoft Teams

Garantir la conformité réglementaire dans les outils de collaboration tels que Microsoft Teams n'est plus un luxe. Avec l'augmentation du travail à distance et les amendes pour mauvaise tenue de registres dans ces outils dépassant 1,7 milliard de dollars depuis 2021, assurer la conformité de cet ensemble de données est désormais un aspect essentiel de la gouvernance de l'organisation. Lisez la suite pour découvrir les subtilités du contrôle de conformité dans Microsoft Teams et pourquoi il est indispensable pour les entreprises modernes.

Qu'est-ce que le contrôle de conformité ?

Le contrôle de la conformité consiste à suivre et à faire respecter les exigences réglementaires dans le cadre des outils et de la technologie d'une organisation. En règle générale, une équipe de conformité est chargée de veiller à ce que toutes les activités soient conformes aux exigences légales et internes. Leurs responsabilités vont de la surveillance de la confidentialité des données et de l'atténuation des sanctions réglementaires à l'octroi d'autorisations ou à l'application de politiques internes d'utilisation acceptable.

Le contrôle de conformité est plus qu'une simple case à cocher pour satisfaire les organismes de réglementation. Il s'agit d'un processus proactif qui garantit le bon fonctionnement et l'intégrité des opérations dans l'ensemble de l'entreprise. Correctement effectué, le contrôle de conformité joue un rôle important dans le maintien de la confiance, de la sécurité et de la responsabilité.

La popularité croissante de Microsoft Teams fait de la bonne gestion de ses données non structurées un élément essentiel de la posture de risque de conformité de toute organisation moderne.

Pourquoi le contrôle de conformité est-il essentiel ?

Les réglementations en matière de conformité exigent que les entreprises gèrent de manière proactive les risques et la sécurité sur le lieu de travail numérique. Cela signifie qu'il faut établir des politiques et des procédures régissant le traitement, le stockage et la transmission des données sensibles. Il peut s'agir de données financières réglementées par la SEC ou la FINRA, d'informations de santé protégées (PHI) régies par la HIPAA, ou d'informations d'identification personnelle (PII) et de données de l'industrie des cartes de paiement (PCI) gérées d'une manière ou d'une autre par toutes les entreprises.

En plus de satisfaire les régulateurs, le contrôle de la conformité apporte une série d'autres avantages à l'entreprise :

• Confidentialité et protection des données - Le contrôle de la conformité permet de protéger les données sensibles et la vie privée des personnes, ce qui est essentiel pour maintenir la confiance avec les clients et les parties prenantes.
• Réduction des risques de cybersécurité - En contrôlant activement la conformité, les entreprises peuvent identifier les risques potentiels de cybersécurité et y remédier, ce qui permet d'éviter les accès non autorisés et les violations de données.
• Atténuation des amendes et des pénalités - Le contrôle de la conformité agit comme un bouclier contre les violations légales et réglementaires, aidant les entreprises à éviter des amendes élevées et des conséquences juridiques.
• Amélioration de la culture d'entreprise - Une culture de la conformité favorise la transparence, le comportement éthique et le sens des responsabilités des employés, contribuant ainsi à un environnement de travail positif et productif.

Cependant, il ne suffit plus de créer une règle. Les entreprises doivent également être en mesure de démontrer qu'elles respectent en permanence les règles de conformité. Le défi que doivent relever les responsables de la conformité aujourd'hui consiste à prouver le caractère négatif d'un ensemble de données provenant d'outils tels que le chat Teams, où même les administrateurs de l'espace de travail ne disposent pas d'une visibilité totale.

FAQ sur le contrôle de conformité

Microsoft Teams présente-t-il des risques en matière de conformité ?

Bien que Teams améliore la collaboration, une utilisation inappropriée peut poser des risques de conformité si les employés partagent des informations sensibles ou restreintes. Le téléchargement d'un mauvais fichier dans un chat de groupe, par exemple, peut compromettre les données qu'il contient. La mise en place d'un contrôle de conformité permet d'atténuer ces risques.

Microsoft Teams peut-il faire l'objet d'un contrôle de conformité ?

Oui, Microsoft Teams peut faire l'objet d'un contrôle de conformité, et il est conseillé aux organisations de mettre en œuvre des mesures de contrôle pour garantir le respect des réglementations. Le contrôle de la conformité pour le chat Teams peut être assuré par les outils sous licence E3/E5 de Microsoft ou par des fournisseurs tiers qui peuvent offrir des solutions plus granulaires et plus rentables.

Quels sont les avantages de l'enregistrement de la conformité des équipes ?

L'enregistrement de la conformité des équipes permet d'assurer la sécurité et la traçabilité des communications, ce qui facilite les audits et garantit la responsabilité. L'enregistrement des réunions des équipes peut répondre aux exigences de conformité réglementaire d'organismes tels que la SEC ou la FINRA et contribuer à la conservation des documents internes.

Quels outils puis-je utiliser pour assurer la conformité de Microsoft Teams ?

Il existe des outils disponibles dans la suite Microsoft qui permettent aux organisations de surveiller Teams.

Centre d'administration Microsoft Teams

Le centre d'administration Teams dispose d'un tableau de bord centralisé où les administrateurs peuvent surveiller des paramètres importants tels que les membres, les propriétaires, les invités, les classifications des utilisateurs Teams, le statut de l'équipe, les discussions de groupe, les discussions privées, les canaux Teams, les salles Teams et les réunions. Les rapports d'utilisation mettent en évidence l'utilisation des applications et des appareils par les équipes, les conférences audio et vidéo, les événements en direct, les rendez-vous virtuels, les notifications par SMS, etc.

Rapport d'utilisation des équipes

Il s'agit d'un rapport intégré dans le Centre d'administration des équipes. Il fournit une vue de la façon dont les utilisateurs utilisent Teams, y compris les mesures d'activité des employés comme le nombre d'utilisateurs par type d'appareil, le nombre d'utilisateurs par type d'activité et le nombre d'activités.

Analyse de l'utilisation de Microsoft 365

Cet outil surveille également les données d'utilisation de Microsoft Teams ainsi que les mesures de performance, les alarmes et l'état des services Microsoft Teams. Les administrateurs peuvent repérer les tendances d'adoption qui peuvent correspondre à des problèmes de performance.

Portail de conformité Microsoft Purview

Ce portail peut être utilisé pour surveiller Microsoft Teams à des fins de sécurité et de conformité. Purview recueille des données auprès des dépositaires dans l'ensemble de l'écosystème de Microsoft 365. Il s'agit avant tout d'un outil d'eDiscovery et non d'un outil de contrôle de la conformité.

Journal d'audit

Le journal d'audit enregistre les rapports d'activité globaux des administrateurs et des utilisateurs, ce qui permet aux administrateurs de l'équipe de surveiller les actions et les changements effectués et d'identifier les éventuelles violations de la conformité et de la politique interne.

Applications tierces

Des solutions tierces comme Mimecast Aware offrent des fonctionnalités de surveillance avancées pour Teams, comme l'analyse de l'utilisation, la surveillance des performances, la disponibilité des ressources, l'analyse de la sécurité et des tableaux de bord personnalisables. Ces plateformes peuvent permettre au contrôle de conformité de fonctionner dans Teams et d'autres plateformes utilisées par les organisations pour collaborer.

Quelles sont les normes de conformité utilisées par Microsoft Teams ?

Microsoft Teams prend en charge et respecte diverses normes de conformité afin de garantir un environnement de collaboration sécurisé et conforme.

Normes de conformité pour les équipes

Microsoft Teams prend en charge de nombreuses normes de conformité, notamment :

• HIPAA
• ISO 27001
• ISO 27018
• SSAE16
• SOC 1 et SOC 2

Les organisations peuvent gérer davantage leur gouvernance des données à l'aide de Microsoft Purview (anciennement Azure Purview, disponible avec une licence Microsoft 365 active moyennant un coût supplémentaire). Grâce à Purview, les responsables de la conformité peuvent mieux comprendre comment les données circulent dans leur organisation, où se situent les risques, et déployer des contrôles qui renforcent les meilleures pratiques et l'utilisation acceptable.

Défis en matière de conformité lors de l'utilisation de Teams

Malgré ses nombreux avantages, l'utilisation de Microsoft Teams pour la collaboration pose des défis uniques liés à la conformité :

• Stockage et recherche de fichiers complexes - Les fichiers liés aux discussions Teams peuvent être difficiles à localiser dans l'environnement complexe des canaux publics et privés, des messages directs et des emplacements de stockage dans le nuage tels que SharePoint, OneDrive et OneNote, ce qui complique la compréhension de l'emplacement des données sensibles ou réglementées.
• Partage de données sensibles - Le fait que les employés partagent des données sensibles au sein des équipes est à la fois un fait incontestable et un casse-tête majeur pour la sécurité de l'information - impactant la recherche et l'eDiscovery, l'analyse médico-légale interne et l'évaluation précoce des cas, la gestion des connaissances et la prévention de la perte de données, en plus de la conformité.
• Exfiltration et modification des messages - Les équipes peuvent offrir aux employés une solution attrayante pour contourner les contrôles et les points de vérification traditionnels, par exemple en partageant un contenu restreint et en supprimant le message pour dissimuler la preuve qu'ils l'ont fait. Ce flux de données non structurées, en constante évolution et en temps réel, exige une nouvelle approche de la part des équipes chargées de la conformité.
• Lacunes en matière de conformité des tiers - Teams propose des milliers d'intégrations avec des applications et des outils personnalisés et tiers, chacune créant une porte dérobée potentielle par laquelle les données peuvent être compromises.

Mesures pour réduire les risques de non-conformité dans les équipes

Pour limiter les risques de non-conformité associés aux équipes, les entreprises peuvent prendre des mesures simples mais efficaces :

• Créer des politiques claires d'utilisation acceptable pour les équipes
• Former régulièrement les employés aux risques de non-conformité et aux meilleures pratiques.
• Fixer des périodes de conservation appropriées pour toutes les données de l'équipe
• Utilisation d'outils de contrôle pour suivre l'activité des équipes et garantir la conformité

Les outils de collaboration tels que Microsoft Teams offrent aux employés de nouveaux moyens puissants de travailler ensemble pour atteindre les objectifs de l'entreprise et accélérer les flux de travail, mais la nature bavarde et informelle du travail collaboratif peut rendre plus tentant le contournement des règles. Notre étude montre que les employés sont beaucoup plus disposés à partager des informations sensibles telles que des numéros de carte de crédit dans des outils de collaboration que dans des systèmes traditionnels tels que le courrier électronique.

Il est essentiel de sensibiliser les employés aux risques inhérents à ces comportements et de mettre en place des canaux sécurisés permettant aux employés d'échanger des informations sensibles pour l'entreprise, afin de limiter ce danger dans les équipes. En associant l'éducation et la formation de routine des employés à un outil comme Aware, qui peut contrôler la conformité et corriger les employés en temps réel, vous pouvez renforcer le respect de la conformité et la sécurité des données pour Microsoft Teams.

Contrôlez la conformité de Microsoft Teams avec Mimecast Aware

Mimecast Aware aide les organisations à améliorer leur position en matière de risque et à simplifier l'atténuation des incidents de conformité grâce à des solutions de conformité basées sur l'IA/l'apprentissage automatique qui envoient des notifications en temps réel chaque fois que des informations sensibles sont partagées. Il suffit de connecter la plateforme Aware à Teams et à d'autres plateformes de collaboration à l'aide d'API natives et de webhooks pour démarrer immédiatement la surveillance de la conformité sans impacter l'expérience de l'utilisateur final.

Les solutions de conformité de Mimecast sont conçues pour les équipes de conformité, avec la possibilité de surveiller, d'enquêter et de gouverner votre environnement Microsoft Teams. Il ne s'agit pas seulement d'un service d'eDiscovery adapté à la conformité, mais d'un service de conformité qui aide les organisations à gérer de manière proactive la surveillance des données et l'infosécurité.

• Intégrez les données en temps réel pour une détection rapide de la non-conformité et maîtrisez les problèmes liés aux données sensibles dès qu'ils surviennent grâce à la fonction Signal d'Aware.
• Enquêtez sur les communications à risque grâce à la recherche complète et aux capacités de rapport détaillées d'Aware.
• Contrôlez les données avec précision grâce à une gouvernance granulaire de l'information et stockez-les dans des archives immuables qui permettent des recherches fédérées conformément aux exigences réglementaires.

Grâce à Mimecast Aware, les responsables de la conformité peuvent facilement définir l'utilisation acceptable de plusieurs outils de collaboration et créer des politiques granulaires et des automatisations qui renforcent, éduquent et améliorent la conformité de l'ensemble des technologies de collaboration à partir d'une single plateforme centralisée.

• Un organisme de santé s'est tourné vers Aware pour obtenir une solution complète de collaboration et de conformité HIPAA afin de gérer et de réduire le partage inapproprié de données par les travailleurs à distance à travers les outils de collaboration pendant la pandémie mondiale. Ils ont pu limiter les violations potentielles de la loi HIPAA et, en fin de compte, réduire le risque d'atteinte à la vie privée des patients et les conséquences juridiques.
• Une entreprise européenne de boissons a découvert que des informations d'identification personnelle (PII) avaient pu être partagées et que des violations de la politique interne avaient été commises dans ses outils de collaboration. Aware les a aidés à signaler ces messages dans leur contexte afin d'examiner et de traiter les violations et de mettre en œuvre des politiques d'utilisation acceptable et des outils de gestion des données.

Parmi les fonctionnalités offertes par Aware, citons les flux de travail basés sur des règles qui respectent les réglementations courantes en matière de conformité, notamment HIPAA, HITRUST, FINRA, PCI et GDPR, CCPA/CPRA. En outre, Aware permet de respecter les politiques internes grâce à une surveillance conçue pour détecter les données, le code, les mots de passe, etc. spécifiques à l'entreprise.