SEC 17a 4 Einhaltung

Was ist die SEC-Regel 17a-4?

Die SEC-Regel 17a-4 legt Richtlinien für die Datenverwaltung bei Unternehmen fest, die Finanztitel, einschließlich Aktien, Anleihen und Futures, vermitteln. Die Vorschrift besagt, dass Unternehmen Aufzeichnungen über bestimmte Transaktionen aufbewahren und einen sofortigen Zugriff für sechs Monate und einen verzögerten Zugriff für mindestens zwei Jahre gewähren müssen. Unternehmen müssen außerdem für den gleichen Zeitraum Duplikate der Aufzeichnungen an einem externen Ort aufbewahren.

Was sind die Anforderungen der SEC-Regel 17a-4?

Die Änderung der SEC 17a-4 Regel definiert, wie Broker-Dealer und andere Finanzdienstleister ihre elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) verwalten müssen. Dazu gehört auch, welche Informationen unter Rule 17a-4 fallen und welche nicht, und welche Schritte Makler unternehmen müssen, um die Vorschriften zu erfüllen.

• Aufzeichnungsarten: Einschließlich E-Mails, Finanztransaktionen und Kommunikation.
• Aufbewahrungsfristen: Normalerweise 3-6 Jahre, je nach Art der Aufzeichnung.
• Zugänglichkeit: Zur Erleichterung einer raschen Überprüfung der Vorschriften.
• WORM-Konformität: Write Once, Read Many (WORM) nicht löschbares Format.

Diese Bestimmungen stellen sicher, dass alle Originalunterlagen in einem leicht zugänglichen Format aufbewahrt werden, das der SEC auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden kann. Dies bringt die Anforderungen an elektronisch gespeicherte Informationen auf den neuesten Stand der modernen Aufzeichnungstechnologien und berücksichtigt neue Formen von ESI, die entstehen, wie z.B. interne Nachrichtensysteme.

Außerdem werden die Anforderungen der Regeln 17a-4 und 18a-6, die für Broker-Dealer gelten, einschließlich derjenigen, die als Wertpapier-Swap-Händler (SBSDs) oder wichtige Teilnehmer an Wertpapier-Swaps (MSBSPs) registriert sind, sowie für SBSDs und MSBSPs, die nicht als Broker-Dealer registriert sind, besser aufeinander abgestimmt.

Die Risiken der Nichteinhaltung der SEC-Regel 17a-4

Die Nichteinhaltung der SEC-Regel 17a-4 birgt erhebliche finanzielle und Reputationsrisiken. Die SEC kann Broker-Händler bei Verstößen mit Geldbußen belegen und ihre Registrierung aussetzen oder widerrufen. Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung der SEC-Vorschriften dazu führen, dass Broker-Dealer von Anlegern verklagt werden können.

SEC Geldstrafen für unsachgemäße Aufzeichnungen

• Im September 2023 wurden 10 Firmen mit einer Geldstrafe von insgesamt 79 Millionen Dollar belegt.
• Im August 2023 erklärten sich 11 Firmen bereit, insgesamt 289 Millionen Dollar an Strafen zu zahlen.
• Im Mai 2023 erhielten zwei Banken Geldstrafen in Höhe von zusammen 22,5 Millionen Dollar

Die Pandemie hat die Verbreitung von elektronischen Nachrichtensystemen wie Slack, Microsoft Teams und der SMS-Anwendung WhatsApp beschleunigt, und die SEC hat mit einer Reihe von regulatorischen Maßnahmen reagiert, die definitiv bestätigt haben, dass dieser Datensatz in der geänderten Rule 17a-4 enthalten ist.

Darüber hinaus riskieren Firmen, die sich nicht an die Vorschriften halten, ihren Ruf durch negative Publicity im Zusammenhang mit SEC-Maßnahmen und sind möglicherweise einem erhöhten Risiko von Datenschutzverletzungen und anderen Sicherheitsvorfällen ausgesetzt. Dies liegt daran, dass Broker-Händler, die die SEC Rule 17a-4 nicht einhalten, möglicherweise nicht über angemessene Sicherheitskontrollen verfügen, um die sensiblen Daten ihrer Kunden zu schützen.

Einhaltung der SEC-Vorschriften 17a 4

Für Unternehmen der Finanzbranche, die von Rule 17a 4 des Securities Exchange Act (SEA) betroffen sind, erfordert die Einhaltung von 17a 4 ausgefeilte Lösungen zum Schutz, zur Archivierung und zur Verwaltung des Zugriffs auf Finanzdokumente, einschließlich E-Mails.

Insbesondere die Einhaltung von SEC 17a 4 verlangt von Brokern, Händlern und anderen regulierten Unternehmen die Aufbewahrung von Originalen und Kopien aller Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Geschäft für bis zu sechs Jahre. Die Kommunikation kann sowohl schriftliche Dokumente als auch E-Mails, Sofortnachrichten, Faxnachrichten und andere Mitteilungen umfassen. Die Daten können elektronisch gespeichert werden, aber sie müssen in einem nicht überschreibbaren, nicht löschbaren Format aufbewahrt werden, wobei Kopien an getrennten Orten aufbewahrt werden müssen, und alle Daten müssen indiziert und der SEC zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden.

Da E-Mail für die meisten Unternehmen, einschließlich Finanzunternehmen, zur wichtigsten Kommunikationsform geworden ist, erfordert die Einhaltung von 17a 4 zwangsläufig Lösungen zur Aufbewahrung, Sicherung und Kontrolle des Zugriffs auf große Mengen von E-Mail-Daten. Für Finanzunternehmen, die eine einfache und benutzerfreundliche Lösung für die Einhaltung von 17a 4 wünschen, bietet Mimecast einen cloudbasierten Abonnementdienst.

Mimecast-Lösungen für die Einhaltung von 17a 4

Mimecast bietet Tausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt SaaS-basierte Lösungen für E-Mail-Sicherheit, Archivierung und Kontinuität. Als Cloud-basierter Service kann Mimecast schnell und kostengünstig implementiert werden, ohne dass Sie Hardware kaufen oder Software installieren müssen. Benutzerfreundliche Tools, die von einer single webbasierten Konsole aus zugänglich sind, helfen dabei, die Verwaltung von business email zu rationalisieren, während hochmoderne Abwehrmechanismen und leistungsstarke Kontinuitätslösungen dazu beitragen, die cyber resilience und Sicherheit von E-Mail-Daten zu fördern.

Um Finanzunternehmen bei der Einhaltung von 17a 4 zu unterstützen, bietet Mimecast mit dem Mimecast Cloud Archive eine leistungsstarke Lösung zur Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails. Als zentraler Speicher für E-Mails, Dateien und IM conversations vereinfacht Mimecast Cloud Archive die Einhaltung von 17a 4, indem es drei manipulationssichere verschlüsselte Kopien jeder E-Mail aufbewahrt, die in separaten, geografisch verteilten Rechenzentren gespeichert sind. Mimecast bewahrt die ursprüngliche E-Mail zusammen mit detaillierten Metadaten und einer Kopie der E-Mail auf, wenn diese durch die Durchsetzung der company content control policy geändert wurde.

Um Compliance-Anfragen und die Vorbereitung auf Rechtsstreitigkeiten zu vereinfachen, bietet Mimecast blitzschnelle Suchfunktionen zusammen mit case management und eDiscovery-Tools, die den Verwaltungsaufwand für IT-Teams, die mit der Verwaltung von rechtlichen und Compliance-Anforderungen betraut sind, erheblich reduzieren. Und indem Mimecast Administratoren leistungsstarke und dennoch benutzerfreundliche Tools für die Verwaltung der E-Mail-Aufbewahrung an die Hand gibt, trägt es dazu bei, die Einhaltung von 17a 4 und einer Vielzahl anderer gesetzlicher Bestimmungen zu optimieren.

Vorteile der Verwaltung der 17a 4-Konformität mit Mimecast

Wenn Sie Mimecast zur Verwaltung der 17a 4-Konformität verwenden, können Sie:

• Reduzieren Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Aufbewahrung von E-Mails und für Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften sowie für die Verwaltung von litigation hold in Office 365 erheblich.
• Implementieren Sie schnell und einfach eine Lösung zur Einhaltung von 17a 4 mit der SaaS-basierten Lösung von Mimecast.
• Verbessern Sie die E-Mail-Sicherheit und Kontinuität mit der All-in-One-Lösung von Mimecast.

Mimecast ist nicht nur 17a 4 konform, sondern auch eine HIPAA-konforme E-Mail-Technologie.

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SEC 17a-4 FAQs

Welche Arten von Aufzeichnungen fallen unter die SEC-Regel 17a-4?

Beispiele für die Arten von Aufzeichnungen, die unter SEC Rule 17a-4 fallen, sind:

• Tickets bestellen
• Kontoauszüge
• Handelsbestätigungen
• Korrespondenz mit Kunden
• Nachrichten zur internen Zusammenarbeit

Was sind die Grundvoraussetzungen für Regel 17a-4?

Zu den Voraussetzungen für die Einhaltung der Regel 17-a4 gehören:

• Zusammenarbeit mit einem designierten Drittberater (D3P).
• Dokumentierte, durchsetzbare Aufbewahrungsrichtlinien.
• Daten, die in einem durchsuchbaren Index gespeichert sind, der leicht abrufbar und einsehbar ist.
• Daten, die auf elektronischen Medien gespeichert sind, die einmalig gelesen werden können (WORM).
• Daten, die außerhalb des Unternehmens gespeichert sind.

Letztendlich sollten Broker-Dealer über Systeme zur Speicherung digitaler Inhalte verfügen, die vor Manipulationen und Verlust geschützt sind.

Was sind die wichtigsten Konsequenzen der Nichteinhaltung von SEC 17a-4?

Unternehmen, die sich nicht an SEC 17a-4 halten, müssen mit Geldstrafen rechnen, die je nach Schwere des Vorfalls steigen. Unternehmen sollten sich auch über nicht-finanzielle Strafen im Klaren sein, die die Aussetzung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens oder bestimmter Personen umfassen können.