Die Gefahren der gemeinsamen Nutzung von Dateien in Unternehmen
Die gemeinsame Nutzung von Dateien in Unternehmen stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko für große und kleine Unternehmen dar.
Mitarbeiter müssen oft sensible Dateien mit Kollegen und Geschäftspartnern austauschen. Normalerweise ist die E-Mail der einfachste und schnellste Weg, dies zu tun. Aber die Verwendung von E-Mail für den Austausch von Kundendateien, Finanzunterlagen und anderen wichtigen Daten birgt Risiken für diese Informationen. Um dieser Herausforderung zu begegnen, setzen einige Unternehmen auf Verschlüsselungstechnologien, um sichere Dateien zu versenden. Diese Lösungen können jedoch kostspielig und komplex sein, was eine zusätzliche Belastung für IT-Administratoren darstellt.
Mimecast bietet eine Alternative: einen sicheren, kostengünstigen und einfach zu verwaltenden Dienst für die gemeinsame Nutzung von Dateien in Unternehmen, mit dem Mitarbeiter sensible Daten auf einfache Weise per E-Mail austauschen können.
Bedeutung des sicheren Dateiaustauschs für Unternehmen
Die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien sollte Teil jeder Cybersicherheitsstrategie sein. Es ermöglicht Ihnen den Schutz sensibler Daten während der Übertragung, was für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung ist.
Die sichere Dateifreigabe verbessert die Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams, indem sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügt. Die sichere Dateifreigabe unterscheidet sich von der normalen Dateifreigabe, da die freigegebenen Dateien verschlüsselt sind und nur über ein Passwort oder eine andere Sicherheitsmaßnahme zugänglich sind, was den unbefugten Zugriff erschwert.
Verbessern Sie die Sicherheit mit File Sharing für Unternehmenstechnologie
Die richtige Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien für Unternehmen kann sich erheblich auf die Produktivität und Sicherheit auswirken.
Da die durchschnittliche Größe von Präsentationen, Bildern und Videos immer weiter zunimmt, belastet der Versand dieser Dokumente per E-Mail die Server stark.
Aus diesem Grund schränken IT-Administratoren häufig die gemeinsame Nutzung von Dateien in Unternehmen ein, indem sie die Dateigrößen von E-Mail-Anhängen streng begrenzen. Auf der Suche nach dem einfachsten Weg, große Dateien zu übertragen, entscheiden sich Mitarbeiter häufig für Dateifreigabedienste von Drittanbietern, die keine angemessene Sicherheits- und Content Control bieten. Die gemeinsame Nutzung von Dateien über diese Dienste stellt daher ein viel größeres Risiko für Ihre Daten, Benutzer und das Unternehmen dar.
Um große Dateien sicher zu versenden, benötigen Sie eine Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien für Unternehmen, mit der Ihre Mitarbeiter sichere Dateien und große Anhänge als Teil ihres normalen Arbeitsablaufs versenden können.
Merkmale einer effizienten Business File Sharing Lösung
Eine effiziente und effektive Lösung zur gemeinsamen Nutzung von Dateien für Unternehmen sollte:
- Ermöglichen Sie es Benutzern, große Dateien als Teil ihres täglichen Arbeitsablaufs zu versenden.
- Verschlüsseln Sie Dateien und bieten Sie optionale Zugriffsschlüssel, benutzerdefinierte Ablaufdaten und Kontrollen zum Schutz vor Datenlecks.
- Archivieren Sie die von Mitarbeitern gesendeten und empfangenen Dateien sowie die mit diesen E-Mails verbundenen Benachrichtigungen.
- Funktioniert vollständig im Einklang mit bestehenden E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien.
Auswahl der besten Lösung für den sicheren Austausch von Geschäftsdateien
Unternehmen sollten nach einer Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien suchen, die:
- Verringert das Risiko, indem es eine sichere Übertragung von Dateien ermöglicht.
- Ermöglicht Mitarbeitern den mühelosen und sicheren Austausch von Dateien, die zu groß sind, um sie per E-Mail zu versenden.
- Ist kostengünstig und einfach zu verwalten.
- Verschlüsselt Dateien, so dass nur mit einem Passwort oder einer anderen Sicherheitsmaßnahme auf sie zugegriffen werden kann, was den unbefugten Zugriff erschwert.
Ein Cloud-basierter File-Sharing-Dienst für Unternehmen von Mimecast
Mimecast bietet eine Cloud-basierte E-Mail-Lösung, die Tools zur einfacheren Verwaltung von E-Mail-Sicherheit, Archivierung und Kontinuität bereitstellt. Der All-in-One-Abonnementdienst von Mimecast hilft, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und die Komplexität der Verwaltung von business email zu beseitigen.
Mimecast Large File Send, Teil der E-Mail-Sicherheitsdienste von Mimecast, vereinfacht die Dateifreigabe für Unternehmen, indem es Mitarbeitern ermöglicht, Dateien mit einer Größe von bis zu 2 GB direkt aus ihrem Outlook für Windows oder aus einer nativen Mimecast Mac-App zu versenden. Mit Mimecast File Sharing für Unternehmen ist der Versand großer Dateien so einfach wie das Anhängen von Dateien und das Drücken von Senden.
Wenn die Anhänge eine bestimmte Größe überschreiten, lädt Mimecast sowohl die Nachricht als auch die Anhänge in die sichere Mimecast-Cloud hoch und entlastet so die E-Mail-Server. Bevor sie in einem AES-verschlüsselten Archiv gespeichert werden, werden Nachrichten und Anhänge auf Viren gescannt und auf content control und zum Schutz vor Datenlecks überprüft.
Vorteile der Mimecast-Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien für Unternehmen
Mit der Mimecast-Technologie zur gemeinsamen Nutzung von Dateien für Unternehmen können Sie das:
- Steigern Sie die Produktivität, indem Sie es Benutzern ermöglichen, große Dateien als Teil ihres normalen Arbeitsablaufs zu versenden.
- Schützen Sie Dateien mit Verschlüsselung, optionalen Zugriffsschlüsseln, benutzerdefinierten Verfallsdaten und Kontrollen zur Verhinderung von Datenlecks.
- Archivieren Sie gesendete und empfangene Dateien zusammen mit den zugehörigen Benachrichtigungen gemäß den bestehenden E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien.
Erfahren Sie mehr über die Dateifreigabe für Unternehmen mit Mimecast und über andere Tipps zur E-Mail-Sicherheit.
FAQs zur gemeinsamen Nutzung von Dateien für Unternehmen
Was ist der sicherste Weg, um Dateien für Unternehmen freizugeben?
Unternehmen sollten eine sichere Dateifreigabelösung für Unternehmen implementieren, die von einem Anbieter stammt, der über große Erfahrung auf dem Markt für Cybersicherheit verfügt, und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über dieses Dateifreigabetool informiert sind, damit sie keine unsicheren Alternativen von Drittanbietern verwenden.
Was sind die besten Praktiken für die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien in Unternehmen?
Zu den bewährten Praktiken für den sicheren Dateiaustausch gehören:
- Schutz von Anhängen durch Verschlüsselungstechnologie und Passwörter.
- Verwendung benutzerdefinierter Verfallsdaten sowie Anwendung von Richtlinien zur content control und zum Schutz vor Datenlecks für alle E-Mail-Anhänge.
- Archivierung von gesendeten und empfangenen Dateien gemäß den E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien.
- Anwendung eines umfassenden Satzes von E-Discovery- und Compliance-Funktionen.