Differenze fondamentali tra la conformità SOC e quella SOX

I termini SOC e SOX vengono spesso citati insieme, ma non sono intercambiabili. Uno di questi è una serie di rapporti di garanzia utilizzati dalle organizzazioni di servizi per illustrare ai clienti il funzionamento dei controlli. L'altro è un obbligo di legge legato alla rendicontazione finanziaria e alla responsabilità aziendale negli Stati Uniti. Sapere quale delle due si applica aiuta un’organizzazione a concentrarsi sui controlli, sulle attività di revisione e sugli obblighi di rendicontazione più adeguati.

Che cos’è il SOC?

SOC è l'acronimo di Service Organization Control. Si riferisce a una serie di relazioni di attestazione redatte da un revisore indipendente in conformità ai principi dell’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Tali relazioni consentono a un’organizzazione di servizi di illustrare ai clienti, ai potenziali clienti e alle altre parti interessate in che modo sono strutturati i propri controlli e, in alcuni casi, come questi funzionano nel corso del tempo.

Lo standard SOC è particolarmente rilevante per i fornitori, i provider SaaS, le aziende che operano nel settore cloud, i gestori delle buste paga, i fornitori di servizi gestiti e altre organizzazioni che trattano i dati dei clienti o forniscono assistenza ai sistemi dei clienti. In tali contesti, gli acquirenti spesso si aspettano qualcosa di più di un semplice questionario sulla sicurezza. Desiderano una relazione indipendente che fornisca garanzie strutturate in merito all’ambiente di controllo dell’organizzazione.

Le principali tipologie di relazioni SOC

La famiglia SOC comprende diversi tipi di report, ciascuno dei quali ha una finalità specifica. Le differenze fondamentali sono rilevanti poiché un audit SOC 1 non fornirà le stesse risposte di un audit SOC 2.

SOC 1

Il SOC 1 si concentra sui controlli relativi al contesto di rendicontazione finanziaria di un cliente. È particolarmente utile per le organizzazioni di servizi i cui sistemi o processi potrebbero influire sui bilanci dei clienti, quali i fornitori di servizi di gestione delle buste paga, gli addetti alla gestione dei sinistri o i fornitori di tecnologia finanziaria.

Per tali organizzazioni, un rapporto SOC 1 aiuta i clienti a comprendere se siano presenti controlli finanziari fondamentali e se questi operino in modo strutturato. Il vantaggio principale risiede nella garanzia in materia di rendicontazione finanziaria, piuttosto che in una copertura più ampia dei controlli di sicurezza. I clienti richiedono spesso un rapporto SOC 1 quando i sistemi o i servizi di un fornitore potrebbero influire sui processi contabili, sulla gestione delle transazioni o su altri flussi di lavoro rilevanti dal punto di vista finanziario.

SOC 2

Il SOC 2 è il rapporto a cui la maggior parte delle persone si riferisce quando parla di conformità SOC negli ambienti tecnologici. Un rapporto SOC 2 esamina i controlli correlati ai Criteri dei Servizi di Fiducia, che solitamente includono la sicurezza e, a seconda dell’ambito di applicazione, spesso anche la disponibilità, la riservatezza, l’integrità del trattamento o la privacy.

Questo tipo di relazione è particolarmente rilevante per i fornitori di servizi SaaS, le piattaforme cloud, i responsabili del trattamento dei dati e i fornitori di tecnologia che gestiscono informazioni sensibili. Un percorso di conformità SOC 2 può contribuire a dimostrare che i controlli di sicurezza sono documentati, testati e in linea con le aspettative dei clienti. È inoltre frequente sentire gli acquirenti richiedere espressamente un rapporto SOC 2 di Tipo II durante la procedura di appalto. 

SOC 3

Lo standard SOC 3 copre gli stessi ambiti generali di affidabilità dello standard SOC 2, ma in un formato più semplice e accessibile al pubblico. È stato concepito per una diffusione più ampia e viene spesso utilizzato come sintesi di facile fruizione a fini di marketing per siti web, team di vendita e comunicazioni generali con le parti interessate.

Il vantaggio del SOC 3 è l'accessibilità. Consente a un’organizzazione di comunicare un livello elevato di garanzia senza dover fornire le descrizioni dettagliate dei test e dei sistemi presenti in un rapporto SOC 2. È particolarmente utile per le organizzazioni che desiderano comunicare pubblicamente la propria affidabilità senza divulgare tutti i dettagli di un rapporto SOC 2.

Certificazione di Tipo I rispetto a quella di Tipo II

La rendicontazione SOC varia inoltre a seconda del periodo di riferimento. Una relazione di Tipo I valuta se i controlli siano stati progettati in modo adeguato in un determinato momento. Una relazione di tipo II va oltre, verificando se tali controlli abbiano funzionato efficacemente nel corso di un determinato periodo.

Si tratta di una distinzione importante. Una relazione di Tipo I può dimostrare che un’organizzazione ha definito gli obiettivi di controllo e ha documentato i controlli. Una relazione di Tipo II offre una maggiore garanzia in quanto tiene conto dell’efficacia operativa nel corso del tempo. Per molti clienti, in particolare per gli acquirenti aziendali, un rapporto SOC 2 di Tipo II ha un peso maggiore rispetto a un rapporto di Tipo I, poiché non si limita a valutare esclusivamente la progettazione.

In pratica, molti clienti aziendali attribuiscono maggiore importanza alle relazioni di tipo II, poiché queste illustrano l’efficacia dei controlli nel corso del tempo, anziché limitarsi a descriverne la struttura in un single momento. Ciò rende la rendicontazione di Tipo II particolarmente importante per le organizzazioni che operano in contesti di grandi dimensioni e attenti alla gestione del rischio.

Vantaggi della conformità SOC

La conformità agli standard SOC può offrire un valore concreto alle organizzazioni di servizi che devono dimostrare affidabilità, maturità dei sistemi di controllo e disciplina operativa. È particolarmente utile in contesti a contatto con i clienti, dove la garanzia di qualità riveste un ruolo fondamentale durante le fasi di acquisto, di inserimento e di rinnovo.

• Rafforza la fiducia dei clienti: dimostra a clienti e partner che sono state messe in atto misure di controllo e che queste sono state sottoposte a verifica indipendente.
• Supporta la garanzia da parte dei fornitori: aiuta le organizzazioni di servizi a rispondere alle domande relative alla sicurezza e alla conformità durante le fasi di approvvigionamento e rinnovo.
• Dimostra la maturità dei controlli: indica che i processi e i controlli sono documentati, sottoposti a verifica e funzionano in modo strutturato.
• Adatto agli ambienti dei fornitori di servizi: si presta particolarmente bene ai fornitori di soluzioni SaaS, cloud e tecnologiche che gestiscono i sistemi o i dati dei clienti.
• Soddisfa molteplici esigenze di garanzia: copre diversi casi d’uso attraverso SOC 1, SOC 2 e SOC 3.

Nel loro insieme, questi punti di forza rendono il SOC particolarmente utile in contesti in cui i clienti necessitano di garanzie strutturate prima di affidare i propri sistemi o dati a un fornitore. Questo è uno dei motivi per cui la rendicontazione SOC diventa spesso parte integrante del processo di vendita e di rinnovo, e non si limita a un semplice adempimento normativo.

Il SOC non costituisce ancora un sostituto diretto degli obblighi di legge quali il SOX, anche se alcuni concetti di controllo si sovrappongono. Il suo valore risulta massimo quando l'obiettivo è garantire la fiducia dei clienti piuttosto che la conformità alle norme di rendicontazione finanziaria.

Che cos’è la legge SOX?

Con il termine SOX si intende il Sarbanes-Oxley Act, una legge degli Stati Uniti approvata per rafforzare la governance aziendale, l’integrità dell’informativa finanziaria e la responsabilità dei dirigenti. A differenza del SOC, che è solitamente determinato dalle esigenze di garanzia dei clienti, la conformità alla legge SOX costituisce un requisito legale per le società quotate in borsa e per altre entità che rientrano nel suo ambito di applicazione.

In sostanza, la legge SOX verte sul controllo interno relativo all’informativa finanziaria. Non si tratta di una relazione di verifica volontaria. Si tratta di un obbligo di conformità legato alle modalità con cui un’organizzazione documenta, verifica e mantiene i controlli finanziari. Inoltre, attribuisce chiaramente alla dirigenza, in particolare all’amministratore delegato e al direttore finanziario, la responsabilità dell’accuratezza dell’informativa finanziaria.

Requisiti fondamentali per la conformità alla legge SOX

I requisiti di conformità alla legge SOX si concentrano in larga misura sulla struttura dei controlli interni e sulla disciplina di rendicontazione. Le organizzazioni interessate devono istituire e mantenere controlli che garantiscano l'accuratezza dei bilanci.

Ciò comprende la documentazione dei principali controlli SOX, la loro verifica periodica, la valutazione delle lacune e la raccolta di prove a sostegno della preparazione all’audit. La verifica SOX non si limita a verificare se una politica sia presente o meno. Si tratta di stabilire se il controllo funzioni in modo coerente e se l’organizzazione sia in grado di dimostrarlo.

La certificazione dei dirigenti costituisce un altro elemento fondamentale del quadro di riferimento. Ai sensi del Sarbanes-Oxley Act, i dirigenti di alto livello sono tenuti a certificare l’affidabilità dei rendiconti finanziari e l’efficacia delle relative attività di controllo interno. Ciò rende la legge SOX un esercizio di conformità e responsabilità, non solo un esercizio di revisione contabile.

Vantaggi della conformità alla legge SOX

La conformità alla legge SOX può risultare impegnativa, ma contribuisce anche a garantire la disciplina in materia di rendicontazione finanziaria, responsabilità e controllo delle prestazioni. Per le organizzazioni interessate, tale struttura favorisce sia la conformità normativa che una maggiore maturità in materia di governance.

• Rafforza la disciplina in materia di controllo finanziario: consolida i controlli interni relativi all’accuratezza e alla coerenza della rendicontazione finanziaria.
• Migliora la responsabilità: definisce in modo più chiaro le competenze in materia di integrità dei rendiconti e di supervisione da parte dei dirigenti.
• Favorisce la preparazione alle verifiche: promuove la documentazione formale, l’esecuzione di test e la raccolta di prove relative ai controlli chiave.
• Riduce il rischio di non conformità nella rendicontazione: contribuisce a ridurre la probabilità che si verifichino carenze significative o inesattezze finanziarie.
• Migliora la governance: favorisce un maggiore coordinamento tra le funzioni di finanza, revisione contabile, informatica e conformità.

Nel loro insieme, questi vantaggi contribuiscono a creare un contesto di rendicontazione più rigoroso. Tale disciplina è importante non solo per l’efficacia della revisione contabile, ma anche per la responsabilità dei dirigenti, la fiducia del consiglio di amministrazione e una governance più solida nel lungo termine.

In un certo senso, la legge SOX ha un ambito di applicazione più ristretto rispetto alla legge SOC, poiché si concentra sui controlli relativi alla rendicontazione finanziaria piuttosto che su una garanzia più ampia rivolta ai clienti in diversi ambiti di fiducia. Il suo valore deriva dalla creazione di un contesto di controllo più solido e responsabile in materia di obblighi di rendicontazione.

SOC e SOX: differenze principali

Sebbene sia il SOC che il SOX prevedano controlli, verifiche e attività di revisione, essi sono stati concepiti per finalità diverse. Il SOC è concepito per fornire garanzie ai clienti e alle parti interessate in merito ai controlli di un’organizzazione di servizi, mentre il SOX è concepito per garantire l’accuratezza della rendicontazione finanziaria e la responsabilità dei dirigenti. Osservandoli fianco a fianco, la differenza risulta più facile da comprendere.

Finalità e ambito di applicazione

Il SOC si concentra sui controlli relativi ai servizi. La legge SOX si concentra sui controlli relativi alla rendicontazione finanziaria. Un rapporto SOC 2 può riguardare le pratiche di controllo della sicurezza in un ambiente tecnologico, mentre la normativa SOX può concentrarsi sulla gestione delle modifiche, sugli accessi e sui processi di rendicontazione solo nella misura in cui questi incidono sulla rendicontazione finanziaria.

Ambito di applicazione

Il SOC è particolarmente rilevante per le organizzazioni che operano nel settore dei servizi. La legge SOX riveste particolare rilevanza per le società quotate in borsa e per i controlli interni a supporto dell’informativa finanziaria. Un fornitore privato di servizi SaaS potrebbe dover garantire la conformità alle norme SOC, pur non avendo alcun obbligo diretto di conformità alle norme SOX. Una società quotata in borsa può essere soggetta a requisiti di conformità alla legge SOX senza che sia necessario un rapporto SOC 2.

Misure normative contro misure volontarie

Questa è una delle differenze fondamentali più evidenti. Il SOX costituisce un obbligo di conformità normativa. La certificazione SOC è solitamente facoltativa, anche se, nella pratica, un audit SOC 2 può risultare obbligatorio qualora i clienti aziendali se lo aspettino.

Obblighi di rendicontazione

Il SOC redige una relazione di attestazione. La normativa SOX richiede attività di conformità continuative, documentazione dei controlli, verifiche SOX, certificazione da parte dei dirigenti e supporto in materia di revisione contabile. Uno di questi è un documento di attestazione. L'altro è un programma di natura giuridica e operativa.

Livelli di garanzia

Il SOC varia a seconda del tipo di rapporto e a seconda che si tratti di Tipo I o Tipo II. SOX non funziona come un menu di opzioni di report. Si concentra sulla verifica dell’esistenza e dell’efficacia del controllo interno sulla rendicontazione finanziaria.

Considerazioni relative ai costi e alle risorse

Entrambe richiedono uno sforzo, ma l’onere è diverso. Un incarico SOC 2 di Tipo II può richiedere l’implementazione di controlli, la raccolta di prove, la valutazione dei rischi e la revisione da parte del revisore nel corso di un determinato periodo. La normativa SOX richiede spesso un coordinamento costante tra i team finanziari, informatici, legali, di revisione contabile e dirigenziali, soprattutto nelle grandi società quotate in borsa.

Organizzazioni che potrebbero occuparsi di entrambi

Alcune organizzazioni dovranno confrontarsi con entrambi i quadri di riferimento. Una società quotata in borsa che commercializza anche software o servizi in outsourcing potrebbe dover garantire la conformità alla normativa SOX a livello interno e, al contempo, redigere un rapporto SOC per i propri clienti. In tali casi, possono verificarsi sovrapposizioni a livello di documentazione o di concetti di controllo, ma lo scopo rimane diverso.

Scegliere l'approccio di conformità più adatto alla vostra organizzazione

La scelta tra SOC e SOX parte dalla comprensione di ciò che la vostra organizzazione sta cercando di dimostrare e a chi. Se avete bisogno di fornire ai clienti garanzie in merito ai controlli sui servizi, lo standard SOC rappresenta spesso il punto di riferimento più pertinente. Se dovete adempiere agli obblighi legali relativi alla rendicontazione finanziaria, il SOX rappresenta il quadro normativo più rilevante.

Alcune organizzazioni si occuperanno di entrambe le cose. Una società quotata in borsa che fornisce anche servizi ai clienti potrebbe dover garantire la conformità alla normativa SOX a livello interno, mantenendo al contempo la rendicontazione SOC a garanzia dei clienti. La chiave sta nel comprendere che SOC e SOX affrontano problematiche diverse, in modo da potersi concentrare sui controlli, sulle verifiche e sulle aspettative di rendicontazione più adeguati, senza creare sovrapposizioni superflue. 

Mimecast può aiutare le organizzazioni a valutare il proprio ambiente, gli obblighi di rendicontazione e gli obiettivi di controllo, affinché le loro iniziative di conformità siano in linea con i rischi effettivi e le esigenze di garanzia.