Microsoft Teams è conforme alla normativa HIPAA - Introduzione

L'HIPAA, o Health Insurance Portability and Accountability Act, è una serie di norme stabilite dal governo degli Stati Uniti per proteggere le informazioni sanitarie sensibili e garantire la privacy e la sicurezza dei dati medici dei pazienti. L'HIPAA si applica a entità come i fornitori di servizi sanitari, i piani sanitari e qualsiasi azienda satellite che gestisce le informazioni sanitarie dei pazienti.

L'HIPAA è stato concepito per regolare l'uso e la divulgazione delle informazioni sanitarie protette (PHI) e copre elementi quali:

• Protezione delle informazioni sanitarie degli individui, comprese le informazioni demografiche, l'anamnesi e qualsiasi altra informazione relativa alla salute di una persona o ai servizi sanitari ricevuti.
• Limiti all'uso e alla divulgazione di PHI da parte di fornitori di assistenza sanitaria, piani sanitari, centri di clearing sanitario e loro associati commerciali.
• Requisiti per la protezione e la sicurezza delle informazioni personali, comprese le salvaguardie tecniche, amministrative e fisiche per impedire l'accesso, l'uso o la divulgazione non autorizzati.
• I diritti delle persone di accedere e controllare le loro PHI, compreso il diritto di ottenere copie delle loro cartelle cliniche, richiedere correzioni e presentare reclami se ritengono che i loro diritti siano stati violati.
• Applicazione dei regolamenti HIPAA da parte del Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani (HHS), comprese le sanzioni per la mancata conformità, come multe e accuse penali.

Quindi, per le aziende e le organizzazioni del settore sanitario, qualsiasi strumento e software utilizzato per condividere i dati dei pazienti deve soddisfare la conformità HIPAA, e Microsoft Teams non fa eccezione. In effetti, la conformità di Microsoft Teams alla normativa HIPAA è una preoccupazione comune a molte organizzazioni sanitarie e ai loro associati che utilizzano la piattaforma per comunicare con il personale o per condividere altre informazioni sui pazienti.

La buona notizia è che Microsoft Teams può essere conforme all'HIPAA se configurato correttamente e collegato a un accordo di associazione d'affari (BAA) con l'azienda. Tuttavia, è importante ricordare che il mantenimento della conformità HIPAA richiede anche una formazione sulla sicurezza e il monitoraggio del comportamento degli utenti, per garantire che i membri del personale possano utilizzare la piattaforma in modo sicuro e protetto. Inoltre, lei ha la responsabilità di garantire l'esistenza di controlli e meccanismi di reporting adeguati per soddisfare i requisiti HIPAA.

Conseguenze del mancato rispetto della conformità HIPAA con Microsoft Teams

Il mancato rispetto delle linee guida HIPAA in materia di sicurezza e protezione può portare a gravi conseguenze, con multe fino a 250.000 dollari, a seconda della gravità dell'incidente. Per questo motivo, l'impostazione di Microsoft Teams per la conformità HIPAA è fondamentale per le operazioni quotidiane di qualsiasi organizzazione coperta dalla legge, nonché per gli associati che gestiscono i dati dei pazienti per conto della sua organizzazione.

Per aiutare la sua organizzazione a raggiungere gli elevati standard di sicurezza dei dati e di riservatezza dei pazienti stabiliti dalla legge, esploriamo i fattori che determinano la conformità HIPAA per Microsoft Teams e vediamo come configurare la piattaforma per soddisfare correttamente i requisiti HIPAA indicati. Continui a leggere per saperne di più.

I 5 principali rischi HIPAA in Microsoft Teams

L'utilizzo di Microsoft Teams in modo conforme alla normativa HIPAA implica la formazione degli utenti sulle misure di sicurezza adeguate per proteggere le informazioni riservate. Ecco i principali rischi per la sicurezza dei dati legati al comportamento umano:

• Accesso non autorizzato: Il rischio che persone non autorizzate accedano a informazioni sensibili all'interno di Microsoft Teams, attraverso account utente compromessi o configurazioni di sicurezza poco rigorose.
• Condivisione di file non sicura: La possibilità che i file sensibili vengano condivisi in modo improprio, con conseguente accesso non autorizzato o esposizione accidentale di informazioni sanitarie protette (PHI).
• Perdita o fuga di dati: Il rischio di perdita o fuga di dati a causa di procedure di backup inadeguate, cancellazione accidentale o impostazioni di condivisione esterna non sicure all'interno di Teams.
• Integrazioni di terze parti: Le integrazioni con app di terze parti all'interno di Microsoft Teams possono introdurre potenziali vulnerabilità o non conformità alle normative HIPAA, se tali app non soddisfano gli standard di sicurezza necessari.
• Permessi utente impropri: La gestione inadeguata delle autorizzazioni degli utenti e dei controlli di accesso all'interno di Teams, porta gli utenti non autorizzati ad accedere ai dati personali o ad altre informazioni riservate. Anche laformazione dei dipendenti sulle migliori pratiche di conformità HIPAA, l'enfatizzazione della condivisione sicura dei file e l'informazione sui rischi associati alle integrazioni di terze parti sono passi fondamentali. Infine, le aziende dovrebbero stabilire solide procedure di backup e di disaster recovery per prevenire la perdita e la dispersione dei dati.

Come garantire la conformità HIPAA di Microsoft Teams

Garantire la conformità HIPAA per Microsoft Teams richiede diversi passaggi, e lei dovrà sia configurare le impostazioni di sicurezza della piattaforma che stabilire un accordo di business associate (BAA) con Microsoft. Qui di seguito, trattiamo ciascuno di essi in modo più dettagliato, affinché la sua organizzazione possa lavorare per la conformità HIPAA e garantire la sicurezza dei dati dei pazienti.

Configurare le impostazioni di sicurezza di Microsoft Teams

Il primo passo per rendere Microsoft Teams conforme alla normativa HIPAA è assicurarsi che il software sia configurato correttamente. Ciò richiede molteplici modifiche all'interno delle impostazioni dell'app per consentire la crittografia dei dati, il controllo degli accessi, l'auditing e il monitoraggio, nonché la configurazione delle politiche di conservazione per consentire un'archiviazione completa dei dati condivisi sulla piattaforma.

Per farlo, deve attivare le seguenti impostazioni e assicurarsi che siano sempre in uso:

• Abilita la crittografia dei dati: Microsoft Teams utilizza la crittografia per proteggere i dati in transito e a riposo. Deve assicurarsi che la crittografia sia abilitata per tutte le comunicazioni e l'archiviazione dei dati.
• Controllare l'accesso ai dati: L'accesso ai dati sensibili deve essere limitato solo agli utenti autorizzati. Può configurare Teams per consentire l'accesso solo agli utenti che sono stati autenticati e limitare l'accesso a canali o file specifici.
• Applicare le politiche di password: Può impostare dei criteri di password per richiedere password forti, cambi di password periodici e blocco dell'account dopo un numero specifico di tentativi di accesso falliti.
• Implementare l'auditing e il monitoraggio: Deve configurare le funzionalità di auditing e monitoraggio per tracciare le attività degli utenti e rilevare le violazioni della sicurezza.
• Configurare i criteri di conservazione: Le politiche di conservazione sono utilizzate per conservare o eliminare i dati in Teams in base a criteri specifici, come l'età dei dati o il tipo di dati. Questa modifica è fondamentale per la sicurezza e l'archiviazione dei dati in Microsoft Teams.

È importante ricordare che, sebbene queste modifiche siano relativamente semplici, per essere pienamente conformi alla normativa HIPAA sarà necessario un auditor che monitori elementi come il comportamento degli utenti ed esporti i dati quando necessario. Di solito si tratta di un professionista della cybersecurity o di un membro del personale formato sui requisiti HIPAA per le e-mail e le comunicazioni.

Stipula di un BAA con Microsoft

Per conformarsi alle normative HIPAA, gli utenti di Microsoft Teams devono firmare un accordo di associazione d'affari (BAA) con Microsoft. Un BAA è un contratto che definisce le responsabilità di Microsoft come business associate e dell'organizzazione sanitaria come entità coperta. Garantisce inoltre che Microsoft implementerà misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati dei pazienti che gestisce per conto dell'organizzazione sanitaria.

Per stipulare un BAA con Microsoft for Teams, deve contattare il loro team di vendita o l'assistenza clienti e richiedere un BAA. Una volta firmato il BAA, Microsoft si impegna a rispettare le normative HIPAA e a implementare misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati dei pazienti elaborati da Teams.

Altre applicazioni Microsoft Teams nel settore sanitario

Oltre alla piattaforma principale di Microsoft Teams, diverse altre applicazioni di Microsoft Teams sono ampiamente utilizzate nel settore sanitario, come l'app mobile Teams, Teams Rooms e Teams Live Events. Per garantire la conformità HIPAA con queste applicazioni, le organizzazioni sanitarie devono adottare misure simili per configurare le impostazioni di sicurezza e stipulare un BAA con Microsoft.

I passaggi possono variare a seconda dell'applicazione e del caso d'uso, ma in generale le stesse best practice si applicano a tutte le applicazioni Microsoft Teams. Inoltre, a prescindere dall'applicazione specifica utilizzata, gli utenti devono sempre essere cauti quando condividono informazioni sanitarie riservate.

Infine, è importante notare che anche con misure di sicurezza adeguate, nessuna tecnologia è completamente infallibile quando si tratta di violazioni della cybersecurity. Le organizzazioni sanitarie devono anche fornire una formazione e un addestramento continui ai loro dipendenti, per garantire che comprendano le loro responsabilità nella salvaguardia dei dati dei pazienti e nel rispetto delle normative HIPAA.

Pensieri finali: Microsoft Teams è conforme alla normativa HIPAA?

Microsoft Teams può raggiungere la conformità HIPAA se configurato correttamente, abbinato a un BAA firmato e supportato da una solida formazione sulla cybersecurity. Questi elementi sono essenziali per garantire che la piattaforma sia utilizzata in modo sicuro e in linea con gli standard HIPAA.

Le misure proattive, come il monitoraggio regolare, l'archiviazione dei dati e la supervisione del comportamento degli utenti, sono fondamentali per mantenere la conformità. Senza queste misure, la piattaforma rimane conforme come qualsiasi altro strumento di comunicazione che fornisce l'infrastruttura per la conformità HIPAA, ma richiede la diligenza dell'utente per soddisfare gli standard.

Per maggiori informazioni sulla conformità HIPAA e sulla cybersecurity della sua organizzazione, contatti oggi stesso un membro del team Mimecast. Inoltre, esplori la nostra sezione di risorse per trovare approfondimenti e consigli sui temi della cybersicurezza e della cyber resilience.

Ulteriori FAQ sulla conformità HIPAA di Microsoft Teams

Teams è conforme alla normativa HIPAA fin dall'inizio?

No, Teams non è conforme alla normativa HIPAA. Le organizzazioni devono configurare e utilizzare Teams in modo da rispettare i requisiti HIPAA. Ciò comporta l'implementazione di controlli di sicurezza, la formazione degli utenti sulle migliori prassi in materia di privacy e sicurezza e il regolare monitoraggio e aggiornamento delle impostazioni di sicurezza.

Microsoft Teams è sicuro per le informazioni riservate?

Le informazioni sanitarie protette (PHI), le informazioni di identificazione personale (PII) e i dati Payment Card Industry (PCI) sono considerati informazioni riservate. La gestione di questi tipi di informazioni richiede spesso il rispetto di requisiti legali e normativi.

Nelle squadre, è importante garantire che l'accesso a tali dati sia limitato alle persone autorizzate e che siano in atto controlli di sicurezza, crittografia e restrizioni di accesso adeguati per proteggerli da divulgazioni o violazioni non autorizzate. Alcune misure che le organizzazioni possono adottare per proteggere le informazioni riservate in Microsoft Teams includono la formazione regolare dei dipendenti sulle migliori pratiche di privacy e sicurezza e l'implementazione di misure di salvaguardia come l'autenticazione a due fattori (2FA), l' autenticazione a più fattori (MFA) o il single sign-on (SSO).