Che cos'è una politica di conservazione delle e-mail?
Una Politica di conservazione delle e-mail (ERP) è una procedura definita che delinea per quanto tempo un'organizzazione deve conservare le comunicazioni e-mail in entrata e in uscita all'interno di un archivio, prima di rimuoverle completamente da un sistema. Le azioni di conservazione e rimozione sono automatizzate per ridurre il rischio di errore umano e mantenere la conformità normativa.
Gli ERP variano a seconda delle organizzazioni e dei settori.
Perché le aziende hanno bisogno di una politica di conservazione delle e-mail?
Le politiche di conservazione delle e-mail aiutano le organizzazioni a mantenere la conformità normativa e possono agire come un ulteriore livello di protezione dei dati. Gli ERP possono includere alcuni o tutti i seguenti fattori:
1. Conformità normativa: Aiuta le aziende a rispettare le normative federali e statali sulla politica dei dati.
2. e-Discovery: Consente ai team legali di accedere ai documenti aziendali che possono essere rilevanti per i procedimenti legali.
3. Conservazione legale: Conserva automaticamente i documenti e i dati per un periodo di tempo specifico, per garantire che siano accessibili per le indagini legali in caso di controversie.
4. Gestione della conoscenza: Consente di conservare i documenti dei dipendenti, tra cui, ma non solo, i registri delle retribuzioni, le valutazioni delle prestazioni, gli audit e le informazioni personali.
5. Tempi di conservazione: Ottimizza la durata della conservazione dei documenti e dei dati per diminuire le vulnerabilità della sicurezza, mantenendo la conformità alle normative. I periodi di conservazione variano a seconda delle organizzazioni e possono essere compresi tra uno e sette anni.
Gestire la politica di conservazione delle e-mail è facile con Mimecast
Configurare la politica di conservazione delle e-mail non è un'impresa semplice al giorno d'oggi. I requisiti di conservazione delle e-mail si evolvono rapidamente, con l'emissione frequente di normative nuove e aggiornate, e il GDPR ha aggiunto un livello completamente nuovo di conformità alla conservazione e all' archiviazione.
Sebbene la conformità alle normative sia fondamentale, la politica di conservazione delle e-mail deve anche essere informata dalle esigenze dei team legali di una rapida e-discovery e di un litigation hold granulare, nonché dalla necessità degli amministratori IT di monitorare le dimensioni delle caselle di posta per ottimizzare i requisiti di archiviazione.
Quando la gestione dei criteri di conservazione delle e-mail rischia di sovraccaricare i team IT che già gestiscono molteplici priorità, Mimecast può aiutarla a semplificare la gestione della conservazione delle e-mail.
Soluzioni Mimecast per la politica di conservazione delle e-mail
Mimecast offre una soluzione potente per la gestione dei criteri di conservazione delle e-mail in Mimecast Cloud Archive. Come servizio sicuro e scalabile basato sul cloud per l'archiviazione di e-mail e dati, Mimecast Cloud Archive crea un archivio centralizzato di e-mail e altri dati aziendali, aggregando le informazioni da più piattaforme per preservare la memoria aziendale digitale e accelerare lo sviluppo di informazioni aziendali a lungo termine. Mimecast archivia tutte le e-mail in entrata, in uscita e interne per la ricerca di esempio da parte di utenti e amministratori.
Mimecast Cloud Archive centralizza il controllo dei criteri di conservazione delle e-mail, che possono essere configurati in modo rapido e semplice da una single console basata sul web. La gestione granulare dei criteri di conservazione delle e-mail consente agli amministratori di impostare, mantenere e applicare i criteri a livello globale, di gruppo o individuale, con tutte le modifiche tracciate e completamente verificabili per garantire la massima trasparenza. Gli amministratori e gli utenti possono utilizzare strumenti di ricerca leader del settore per accedere a qualsiasi e-mail archiviata in pochi secondi.
Mimecast semplifica anche l'e-discovery e il supporto al contenzioso, fornendo strumenti per litigation hold, il reporting e l'e-discovery. Mimecast salva tre copie crittografate di ogni e-mail in centri dati geograficamente diversi, insieme alle copie delle e-mail modificate dall'applicazione dei criteri di contenuto.
Politica di conservazione delle e-mail 4 best practice
1. Determinare i periodi minimi di conservazione previsti dalla normativa per la sua organizzazione.
2. Organizzare e segmentare la documentazione in base ai periodi normativi. Ad esempio, può separare in base al contenuto (ad esempio, fatture, rapporti di vendita) o al tipo di utilizzo (ad esempio, comunicazioni finanziarie, comunicazioni amministrative, spam).
3. Rediga una politica basata sulle sue scoperte e si consulti con i team legali ed esecutivi per garantire l'allineamento e l'accuratezza. Una volta completata, invii la policy a tutti i dipendenti e la renda accessibile su una rete centrale per facilitarne la consultazione.
4. Trovi un fornitore di servizi ERP che si allinei alla sua politica e al suo prezzo.
I vantaggi della gestione centralizzata dei criteri di conservazione delle e-mail di Mimecast
Con la soluzione di Mimecast per la politica di conservazione delle e-mail, può:
- Semplifica la gestione e l'applicazione della politica di conservazione delle e-mail.
- Supporta la sicurezza dei dati e la governance con copie crittografate delle e-mail archiviate in luoghi separati.
- Semplificare l'e-discovery e il case management con strumenti per rispondere alle richieste e alle sfide in modo più rapido ed efficiente.
- Automatizza la gestione delle dimensioni delle caselle postali per ridurre l'overhead di archiviazione e minimizzare i costi di gestione dell'infrastruttura.
- Offre agli amministratori e agli utenti un accesso rapido agli Email Archive, migliorando la produttività ed eliminando le chiamate all'IT e all'help desk.
- Protegga i dati e-mail con gli strumenti opzionali Sync & Recovered per il backup e il ripristino nel cloud.
Per saperne di più sulla conservazione delle e-mail e sulla gestione della politica di conservazione delle e-mail con Mimecast.
Domande frequenti: Politica di conservazione delle e-mail
Quali sono le cose da sapere sulle leggi sulla conservazione delle e-mail?
Le leggi sulla conservazione delle e-mail variano a seconda del settore, ma in genere richiedono alle organizzazioni di conservare la documentazione per un periodo specifico in caso di controversie.
La mancata adesione e conformità alle politiche di conservazione può comportare audit, sanzioni e una reputazione danneggiata.
Qual è l'importanza di una politica di conservazione delle e-mail?
In poche parole, una politica di conservazione delle e-mail offre all'azienda una protezione legale se la prova della documentazione - che si tratti di e-mail o di rapporti interni - è richiesta per soddisfare requisiti legali o normativi.