Archiviazione e-mail

Che cos'è l'archiviazione delle e-mail?

L'Email Archive descrive il processo di archiviazione e conservazione delle e-mail e dei loro allegati in modo sicuro e conforme, rendendo disponibili per il recupero tutti i messaggi e-mail inviati e ricevuti.

Perché dovrebbe archiviare le sue e-mail?

Archiviare le sue e-mail è importante per molte ragioni:

• Conservazione dei dati e conformità: L'archiviazione delle e-mail evita la cancellazione accidentale delle e-mail e la tutela dalla perdita o dalla corruzione dei dati. Anche se i messaggi importanti vengono eliminati dalle singole caselle di posta elettronica, saranno conservati in un archivio sicuro, assicurando che le informazioni preziose siano al sicuro. "Email Archive le consente di rispettare i requisiti normativi e legali, riducendo al minimo il rischio di potenziali problemi legali e sanzioni."
• E-Discovery: Email Archive è una parte importante dell'e-discovery e una buona soluzione di Email Archive le fornirà gli strumenti necessari per eseguire l'e-discovery in modo semplice e accurato.
• Gestione dello storage: Con la quantità sempre crescente di dati con cui le organizzazioni si confrontano, l'ottimizzazione delle risorse di archiviazione e il miglioramento delle prestazioni dei sistemi e-mail sono più importanti che mai. Archiviando le e-mail più vecchie, la sua casella di posta può funzionare in modo più rapido ed efficiente.
• Continuità aziendale: nell'eventualità di un'interruzione o di un disastro imprevedibile, disporre di un archivio che conservi le informazioni critiche è fondamentale. Aiuta a ridurre al minimo i tempi di inattività, assicura che le comunicazioni importanti rimangano accessibili anche durante una crisi e facilita il ripristino di emergenza.

Le migliori pratiche di Email Archive

Sebbene ogni organizzazione debba lavorare per definire con chiarezza le proprie esigenze e best practice di Email Archive, ci sono alcune caratteristiche universali che le soluzioni di Email Archive dovrebbero offrire. Queste soluzioni dovrebbero:

• Essere altamente sicuro e scalabile - La sicurezza è essenziale per proteggere le comunicazioni sensibili da accessi non autorizzati o manomissioni. Allo stesso tempo, una soluzione scalabile assicura che l'archivio possa crescere con l'organizzazione senza impattare sulle prestazioni.
• Ridurre i costi e la complessità della gestione degli Email Archive - Le moderne soluzioni di archiviazione dovrebbero ridurre la dipendenza dai processi manuali ed eliminare la necessità di hardware costoso. L'automazione e i controlli intuitivi aiutano i team IT a risparmiare tempo e a ridurre gli oneri amministrativi.
• Aggregare i dati su più piattaforme - Un archivio centralizzato dovrebbe acquisire le e-mail e i dati correlati da vari sistemi e strumenti di comunicazione, assicurando coerenza e semplificando la supervisione in tutta l'organizzazione.
• Migliorare l'accesso - Gli utenti e gli amministratori devono essere in grado di individuare e recuperare i messaggi in modo rapido e semplice. Gli strumenti di ricerca devono essere intuitivi, reattivi e disponibili su tutti i dispositivi per supportare le operazioni quotidiane e gli scenari di emergenza.
• Accelerare le ricerche - La funzionalità di ricerca rapida e precisa è fondamentale per le indagini legali, gli audit e le revisioni interne. La possibilità di applicare filtri e di recuperare rapidamente i messaggi rilevanti favorisce sia la conformità che la produttività.
• Semplificare il recupero dei dati - Le cancellazioni accidentali o i guasti tecnici possono capitare; un sistema di archiviazione efficace dovrebbe rendere facile il ripristino dei messaggi persi, senza procedure complesse o lunghi ritardi.
• Migliorare l'efficienza del flusso di lavoro - L'archiviazione non deve essere un collo di bottiglia. Grazie a funzioni come le regole di conservazione automatizzate, l'accesso self-service degli utenti e la perfetta integrazione con i sistemi esistenti, l'archiviazione può migliorare l'efficienza operativa dei team.

Archiviazione Email on-premises vs. cloud

Le organizzazioni hanno due opzioni principali per gestire le e-mail archiviate: le soluzioni on-premise e le piattaforme basate sul cloud. Ogni approccio presenta vantaggi e compromessi distinti, a seconda delle esigenze aziendali, della scala e dell'infrastruttura.

• L'Email Archive on-premise archivia i dati localmente su un server e-mail, offrendo un controllo diretto sull'accesso e sulla configurazione. Tuttavia, la manutenzione dell'hardware, la scalabilità dello storage e la garanzia della sicurezza delle e-mail possono diventare rapidamente costose e complesse, soprattutto con l'aumento dei volumi di e-mail.
• L'Email Archive in cloud, invece, offre un'archiviazione flessibile e una riduzione dei costi amministrativi. I dati archiviati vengono conservati fuori sede in ambienti sicuri, consentendo alle organizzazioni di scalare facilmente l'archiviazione e di applicare politiche di conservazione delle e-mail coerenti. Questa configurazione migliora anche l'accessibilità, consentendo agli utenti di recuperare le e-mail da qualsiasi luogo con accesso a Internet.

Le soluzioni on-premise possono interessare le organizzazioni con controlli interni rigorosi. Nel frattempo, l'archiviazione in cloud è spesso preferita per la sua resilienza, la ricercabilità e la gestione semplificata delle e-mail.

Conformità dell'archiviazione e-mail

Un’Email Archive efficace è essenziale per mantenere la conformità ai quadri legali e normativi che regolano la messaggistica e-mail e le comunicazioni elettroniche.

I requisiti di conformità spesso impongono la conservazione delle e-mail archiviate in un formato a prova di manomissione per un periodo specifico. Ciò significa che le organizzazioni devono implementare una chiara politica di conservazione delle e-mail per determinare per quanto tempo i dati devono essere conservati, dove vengono archiviati e chi può accedervi.

Le principali caratteristiche di conformità includono:

• Archiviazione a lungo termine e immutabile dei dati archiviati.
• La possibilità di recuperare rapidamente le e-mail per gli audit, le indagini o le scoperte legali.
• Controlli di accesso basati sui ruoli per garantire la gestione sicura delle comunicazioni sensibili.
• Funzionalità di ricerca e di esportazione per supportare i registri legali e la conservazione dei documenti.

Senza un sistema di archiviazione affidabile, le organizzazioni possono incorrere in sanzioni, perdita di dati o vulnerabilità della sicurezza. Stabilire un processo di archiviazione conforme è un passo proattivo verso una maggiore sicurezza delle e-mail.

Archiviare le e-mail è più facile con Mimecast

L'archiviazione delle e-mail è una parte importante delle pratiche di conservazione dei dati aziendali, ma diventa sempre più complicata e costosa con l'accelerazione del volume dei dati e-mail. Per semplificare l'archiviazione delle email, sono necessari strumenti di email archive e soluzioni di archiviazione che siano convenienti e facili da usare, in modo che il suo reparto IT possa concentrarsi su sfide più urgenti.

Mimecast offre un servizio di e-mail in cloud leader nel settore, con soluzioni per la protezione e l'archiviazione delle e-mail e per garantire l'email continuity anche durante un disastro. Mimecast Cloud Archive for Email è una soluzione sicura e dinamicamente scalabile per l'archiviazione delle e-mail, per un accesso rapido alle e-mail e una gestione centralizzata dei criteri di conservazione. Semplifica il backup delle e-mail e supporta le esigenze di conformità normativa.

Soluzioni Mimecast per l'archiviazione delle e-mail

Cloud Archive for Email riduce i costi e la complessità dell'archiviazione delle e-mail, della ricerca dei contenuti e della gestione della conservazione. "Offrendo agli utenti una casella di posta elettronica senza fondo e agli amministratori strumenti di gestione superiori per l'archiviazione delle e-mail, Cloud Archive for Email consente alle aziende di massimizzare il valore delle informazioni conservate negli Email Archive."

Archiviare le e-mail con Cloud Archive for Email è semplice. Utilizzando le tecnologie di journal, gateway e sincronizzazione, Cloud Archive for Email aggrega le e-mail da più punti di raccolta, conservando l'e-mail originale, i meta-dati dettagliati e una copia dell'e-mail se è stata modificata dall'applicazione dei criteri aziendali. Gli amministratori utilizzano una single console basata sul web per impostare le politiche di conservazione, eseguire l'e-discovery, gestire gli utenti e rispondere alle richieste di litigation hold. Gli utenti cercano i loro archivi personali da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo.

Vantaggi dell'archiviazione delle e-mail con Mimecast

La soluzione di Mimecast per l'archiviazione delle e-mail le consente di:

• Riduce al minimo i costi e la complessità dell'archiviazione delle e-mail. Mimecast elimina la necessità di un hardware o di un Email Archive on-premise, contribuendo a ridurre significativamente i costi dell'archiviazione e-mail.
• Fornisce agli utenti un accesso più facile a tutte le loro e-mail. Gli utenti possono accedere alle e-mail con strumenti che conoscono bene e lavorare con strutture di cartelle personali familiari.
• Consente agli utenti di accedere alle e-mail in movimento. Con Mimecast, gli utenti possono accedere a tutte le e-mail che hanno inviato o ricevuto sul loro dispositivo mobile.
• Migliora le prestazioni eliminando la necessità di conservare grandi volumi di e-mail sui server e-mail.
• Semplifica la gestione con strumenti facili da usare per l'archiviazione delle e-mail, comprese le funzionalità superiori di gestione delle caselle di posta.