Che cos'è il software E-Discovery?
Il software E-Discovery assiste gli avvocati nella gestione dell'E-Discovery - il processo di identificazione, raccolta, revisione e produzione di documenti elettronici da utilizzare in una causa o in un'indagine. Il software E-Discovery può aiutare a elaborare un'ampia varietà di informazioni archiviate elettronicamente (ESI), tra cui e-mail, documenti, database, fogli di calcolo, messaggi istantanei, comunicazioni sui social media e altro ancora.
Che cos'è il software E-Discovery per la conservazione dei dati?
Il software di E-Discovery comprende applicazioni che snelliscono, automatizzano e semplificano il processo di raccolta, organizzazione e revisione dell'ESI per i procedimenti legali. Ma un software di E-Discovery di qualità superiore dovrebbe anche includere soluzioni per la gestione e la centralizzazione degli archivi di dati, in modo da supportare le strategie legali e di gestione dei dati per l'archiviazione e il recupero dei file, rendendo il processo di E-Discovery più efficiente per risparmiare denaro e accelerare le risposte alle richieste.
Quali sono le sfide che il software di E-Discovery è progettato per risolvere?
L'E-Discovery può essere un processo impegnativo per i team legali e di compliance, con una grande responsabilità per il successo dei loro sforzi. Le sfide includono:
- Rispettare le scadenze delle scoperte. Alcuni casi prevedono scadenze rigide e talvolta aggressive per il completamento dell'E-Discovery, e il mancato rispetto dei termini può comportare multe o sanzioni significative.
- Ridurre al minimo il tempo. La raccolta di grandi quantità di dati da diverse fonti e in diversi formati può richiedere molto tempo e costi.
- Preservare l'integrità dei dati. I dati raccolti e presentati in E-Discovery devono avere chains of custody documentate che assicurino che le informazioni e i documenti non siano stati alterati o modificati in alcun modo.
- Gestione di archivi multipli. Molte organizzazioni hanno dati conservati in archivi multipli che possono rendere estremamente difficile il processo di ricerca, raccolta e aggregazione dei dati.
- Rispetto della normativa. Dal GDPR e HIPAA a Sarbanes-Oxley, SEC e FINRA, esiste un'ampia gamma di quadri normativi che le organizzazioni devono rispettare quando archiviano, recuperano e utilizzano i dati.
Quali caratteristiche sono importanti nel software di E-Discovery?
Un software di E-Discovery di qualità superiore dovrebbe offrire:
- Una soluzione cloud 100% che consente alle organizzazioni di scalare facilmente in base all'aumento delle esigenze di dati.
- Un single repository di dati online che consolida e-mail, file, messaggi di messaggistica istantanea e altri ESI per una E-Discovery completa.
- Strumenti per l'identificazione, la conservazione, la raccolta e la revisione interna.
- Funzionalità di ricerca rapida per velocizzare il recupero dei dati.
- Abbattimento automatizzato per ridurre in modo significativo i costi di terzi.
- Funzionalità self-service che consentono ai team legali e di conformità di gestire l'E-Discovery senza l'aiuto dell'IT.
- Funzioni di Case management che semplificano l'elaborazione, la revisione e l'analisi.
- Funzionalità per la gestione centralizzata e la distribuzione rapida di litigation hold.
- Strumenti per la valutazione precoce dei casi.
- Difese a più livelli contro i cyberattacchi e la perdita di disponibilità dei dati.
- Politiche complete di conservazione dei dati che consentono un controllo approfondito sulle richieste di cancellazione dei dati da parte dei clienti per la conformità al GDPR e ad altri contesti normativi.
Quali sono i vantaggi del software E-Discovery?
Il software di e-Discovery consente alle organizzazioni di:
- Accelera l'identificazione e il recupero delle e-mail e di altri ESI per ridurre i costi e rispettare le scadenze di conformità.
- Ridurre i costi gestendo più aspetti dell'E-Discovery internamente e riducendo al minimo la quantità di dati che devono essere esportati per la revisione da parte di terzi.
- Razionalizzare e semplificare la conservazione dei dati per supportare meglio le strategie legali e di gestione dei dati a lungo termine.
- Protegga i dati da cyberattacchi, perdite e corruzione e garantisca l'integrità dei dati con l'immutabilità dei dati e la registrazione dettagliata delle attività.
- Semplifica la conformità con chains of custody orientate alla conformità e politiche di conservazione dei dati automatizzate che possono essere facilmente applicate in tutta l'azienda.
Semplificare la conformità con il potente software di E-Discovery
Quando la conformità alle richieste di contenzioso e di E-Discovery minaccia di sopraffare i team IT, i servizi software di E-Discovery di Mimecast possono aiutarla.
Il volume di e-mail e di altri dati prodotti dall'organizzazione media cresce in modo esponenziale ogni anno, complicando i servizi di conservazione dei dati e di E-Discovery. Con l'apparizione di nuove normative e l'evoluzione di quelle esistenti, la gestione della conformità e la risposta all'E-Discovery possono rapidamente affaticare le risorse anche dei team IT più grandi, compromettendo la qualità e la tempestività. E quando l'E-Discovery non è accurata e puntuale, il rischio e l'esposizione che ne derivano possono portare a conseguenze devastanti.
Per gestire la conservazione, la ricerca e la scoperta delle e-mail e di altre informazioni archiviate elettronicamente (ESI), le organizzazioni hanno bisogno di un potente software di E-Discovery in grado di semplificare la gestione, ridurre i costi e garantire la sicurezza e la privacy dei dati. È qui che le soluzioni Mimecast E-Discovery possono aiutare.
Gli strumenti di E-Discovery sono diventati una tecnologia essenziale per le organizzazioni di quasi tutti i settori. Poiché il volume delle informazioni elettroniche continua a crescere in modo esponenziale e i quadri normativi continuano ad evolversi, la gestione della conformità e della preparazione al contenzioso richiede strumenti di E-Discovery di qualità superiore, in grado di ridurre al minimo l'onere per gli amministratori e i team IT, già alle prese con priorità multiple e concorrenti. Dalla dimostrazione della conformità alla SEC 17a 4, alla risposta alle richieste di audit e alla gestione dei ritardi legali, i giusti strumenti di E-Discovery possono ridurre significativamente i costi e la complessità, proteggendo al contempo l'organizzazione da errori di conformità che possono portare a multe e sanzioni salate.
Nella scelta degli strumenti di E-Discovery, oggi un numero sempre maggiore di organizzazioni si rivolge ai servizi basati sul cloud per ridurre i costi, migliorare l'efficacia e minimizzare il carico amministrativo. Ecco perché molte aziende in tutto il mondo si rivolgono alle soluzioni SaaS di Mimecast.
Servizi software di e-Discovery di Mimecast
Mimecast offre un servizio di abbonamento all-in-one con soluzioni per l'archiviazione delle informazioni, l'email continuity e la sicurezza ESI. Essendo una soluzione basata sul cloud, Mimecast può essere implementato rapidamente e senza costi di capitale. E come soluzione completa per la gestione e la protezione della posta elettronica, Microsoft elimina la necessità di distribuire una serie di soluzioni disgiunte di più fornitori.
I servizi software Mimecast E-Discovery sono parte integrante del Mimecast Cloud Archive. Questo repository sicuro e centrale dei dati aziendali aggrega e-mail, file e altre informazioni in una single posizione, replicando i dati per fornire ridondanza e proteggere dalla perdita di dati.
Gli strumenti di E-Discovery di Mimecast forniscono:
- "Un'assistenza completa per l'E-Discovery, la conformità e il contenzioso, tra cui la tenuta legale, la conservazione, il case management e l'esportazione dei dati."
- Risultati di ricerca rapidissimi, che consentono agli amministratori di trovare e recuperare le e-mail in pochi secondi.
- Strumenti di E-Discovery self-service per i team legali e di conformità che aiutano a eliminare il peso degli amministratori IT.
- Funzionalità per una revisione rapida ed efficace dei casi, in grado di eliminare automaticamente i documenti per ridurre al minimo i costi di terze parti.
- Registrazione dettagliata delle attività e immutabilità dei dati di default.
Ridurre i costi e la complessità con il software Mimecast E-Discovery
Il software Mimecast E-Discovery offre vantaggi significativi alle organizzazioni che cercano di migliorare la conformità e i processi di E-Discovery.
Semplificando la gestione della conservazione, il software Mimecast E-Discovery aiuta a ridurre i costi e le spese amministrative. I team legali, di compliance e IT possono rispondere alle richieste di informazioni in tempi molto più brevi e con uno sforzo molto minore.
Il software Mimecast E-Discovery consente agli utenti di trovare le informazioni in sette secondi, migliorando la produttività e fornendo un accesso più rapido alle informazioni. E consentendo agli utenti, alla compliance e ai team legali di trovare autonomamente le informazioni archiviate, Mimecast aiuta a liberare i reparti IT per concentrarsi su altre priorità strategiche.
Scopra di più sul software E-Discovery di Mimecast e sulle soluzioni Mimecast per l'autenticazione LDAP.
