Rischio di conformità

Che cos'è il rischio di compliance?

Il rischio di conformità si riferisce al potenziale di sanzioni legali, perdite finanziarie o danni alla reputazione che un'organizzazione può affrontare quando non rispetta le leggi, i regolamenti, qualsiasi obbligo normativo o le politiche interne.

Nel contesto dell'Email Archive e della sicurezza delle e-mail, il rischio di compliance spesso emerge da:

• Pratiche di conservazione improprie
• Registri incompleti
• Controlli di sicurezza inadeguati

Ognuno di questi aspetti può esporre le organizzazioni a controversie legali, multe normative o violazioni di dati. Un programma di compliance ben governato è essenziale per gestire il rischio in tutte queste aree.

Che cos'è la gestione del rischio di compliance?

La gestione del rischio di compliance è il processo sistematico di identificazione, valutazione e mitigazione delle minacce legate alla compliance nell'ambito di un'organizzazione, come parte di un processo di gestione del rischio più ampio. Richiede più che una semplice reazione agli audit; implica:

• Identificazione del rischio - riconoscere le vulnerabilità nelle pratiche di comunicazione, archiviazione o gestione dei dati.
• Sviluppo di politiche - creazione di politiche interne chiare (politiche di conformità) che si allineano alle normative esterne.
• Integrazione tecnologica - sfruttando soluzioni SaaS come Mimecast per automatizzare i controlli di conformità.
• Monitoraggio e reporting - monitoraggio continuo della posizione di conformità e generazione di report pronti per un audit di conformità.

Se gestita in modo efficace, la gestione del rischio di compliance protegge le organizzazioni da sanzioni normative, interruzioni operative e danni alla reputazione.

Minimizzare il rischio di conformità per Email Archive

Poiché la complessità delle normative sulla conservazione delle e-mail continua a crescere, un numero sempre maggiore di team IT è alla ricerca di soluzioni che possano aiutare a ridurre il rischio di conformità, semplificando al contempo le attività di Email Archive.

Il contesto normativo dell'Email Archive è diventato piuttosto complicato negli ultimi anni, per diverse ragioni. L'e-mail è sempre più utilizzata come prova nei procedimenti legali: in quanto registrazione primaria della comunicazione aziendale, può essere utilizzata per documentare la tempistica, la motivazione, l'intenzione e la conoscenza delle decisioni e delle transazioni aziendali. E poiché l'e-mail è così onnipresente e affidata a così tanti utenti, è il vettore di attacco numero 1 per i malintenzionati che cercano di violare le difese per rubare dati e denaro. Di conseguenza, la sicurezza e la conservazione delle e-mail sono sempre più regolamentate da normative nei settori governativo, finanziario e sanitario, aumentando la difficoltà di gestire il rischio di conformità quando si archiviano i dati e-mail.

Per raggiungere la conformità dell'archiviazione e minimizzare il rischio di conformità, le organizzazioni hanno bisogno di strumenti facili da usare, in grado di ridurre significativamente il tempo e le risorse necessarie per gestire la conservazione e la conformità dell'archiviazione, automatizzando al contempo il backup e il ripristino del sistema. Per decine di migliaia di organizzazioni in tutto il mondo, Mimecast fornisce le soluzioni di gestione dell 'archiviazione e del recupero delle e-mail preferite.

Copie multiple di email aiutano a minimizzare il rischio di conformità delle email

Per ridurre il rischio di conformità, Mimecast conserva tre copie a prova di manomissione di tutte le e-mail archiviate. Ogni messaggio viene crittografato e conservato in centri dati situati in località geograficamente diverse. Mimecast conserva il contenuto originale delle e-mail, i messaggi modificati dalla politica dei contenuti e i metadati che forniscono la prova di consegna e le informazioni di non ripudio.

Mimecast offre anche una soluzione opzionale Sync & Recover per il recupero rapido e semplice della posta e dei dati dei contatti e del calendario dopo la perdita o il danneggiamento. E poiché Mimecast Cloud Archive può conservare i documenti oltre alle e-mail, Mimecast può fungere da soluzione software per il recupero dei file oltre che da soluzione di backup e recupero delle e-mail.

Per saperne di più sul rischio di conformità delle e-mail e su Mimecast.

Tipi di rischio di compliance

I rischi di compliance si manifestano in diverse forme, a seconda del settore, della geografia e delle operazioni aziendali. Le categorie comuni includono

• Rischio di conformità normativa - il mancato rispetto di leggi e regolamenti come il GDPR, l'HIPAA o il PCI DSS (compreso ogni obbligo normativo) può comportare multe e sanzioni salate.
• Rischio di conformità operativa - rischi associati alla mancata osservanza dei processi interni o delle best practice del settore (ossia, rischio operativo), con conseguente inefficienza o esposizione.
• Rischio di conformità finanziaria - la non conformità agli standard di rendicontazione finanziaria o di registrazione che può avere un impatto sulle revisioni contabili e sulla fiducia degli investitori.
• Rischio per la sicurezza dei dati e la privacy - una gestione errata dei dati sensibili dei clienti o dei dipendenti può portare a violazioni, furti di identità e perdita di fiducia da parte dei clienti.
• Rischio reputazionale - anche se le multe vengono evitate, la non conformità può danneggiare la reputazione del marchio, erodere la fiducia e danneggiare la posizione sul mercato.

Comprendere queste categorie aiuta le organizzazioni a concentrare le risorse dove l'esposizione è maggiore e a dare priorità ai rischi più rilevanti.

Esempi di rischio di conformità

Esempi pratici illustrano come i rischi di compliance emergono nelle operazioni quotidiane. Ogni esempio di rischio di compliance riportato di seguito mostra come possono emergere delle lacune:

• Le organizzazioni sanitarie che non conservano in modo sicuro le comunicazioni e-mail dei pazienti possono incorrere in violazioni dell'HIPAA.
• Le istituzioni finanziarie che non sono in grado di produrre tempestivamente i registri e-mail durante gli audit rischiano sanzioni da parte della FINRA o della SEC.
• Le agenzie governative soggette a richieste FOIA possono trovarsi di fronte a lacune di conformità se non dispongono di strumenti di e-discovery affidabili.
• Le aziende in contenzioso senza Email Archive difendibili possono perdere le cause a causa di una documentazione inadeguata delle intenzioni o delle tempistiche.

Questi scenari evidenziano perché le organizzazioni di ogni settore devono adottare misure proattive per gestire il rischio di compliance.

Cloud e conformità dei dati

Man mano che le aziende adottano piattaforme di collaborazione basate sul cloud, i requisiti di conformità si espandono oltre i tradizionali sistemi di posta elettronica. Le organizzazioni devono ora tenere conto di:

• Residenza e sovranità dei dati - garantire che i dati archiviati nel cloud siano conformi alle normative locali e internazionali.
• Gestione del ciclo di vita dei dati - mantenere il controllo sulla durata di conservazione di e-mail, chat e documenti.
• Trasferimenti transfrontalieri: gestire la conformità quando i dati si spostano tra diverse giurisdizioni.
• Rischio dei fornitori terzi - assicurarsi che i fornitori di cloud come Mimecast soddisfino certificazioni di conformità e controlli di sicurezza rigorosi.

Mimecast Cloud Archive è stato progettato tenendo conto di questi fattori. La sua architettura di archiviazione crittografata e geograficamente dispersa garantisce che l'adozione del cloud non aumenti il rischio di compliance, ma lo rafforzi. Questi controlli dovrebbero confluire in un sistema di gestione della conformità centralizzato per la supervisione.

L'importanza della formazione e della cultura della compliance

La tecnologia da sola non può eliminare il rischio di compliance. La cultura della compliance deve essere radicata all'interno dell'organizzazione:

• Formazione - i dipendenti devono comprendere i requisiti normativi e le politiche interne, in particolare per quanto riguarda l'utilizzo, la conservazione e la sicurezza delle e-mail; la formazione formale sulla conformità rafforza questi comportamenti.
• Responsabilità - chiara titolarità delle responsabilità di compliance da parte della leadership e dell'IT.
• Sensibilizzazione - programmi continui che ricordano ai dipendenti i rischi del phishing, le politiche di conservazione e le conseguenze sulla compliance.

Un'organizzazione che tratta la compliance come parte della sua cultura - anziché come un ripensamento - riduce l'errore umano e rafforza le sue difese contro i rischi normativi e di reputazione.

Il ruolo della tecnologia nella gestione del rischio di compliance

I processi manuali da soli non sono all'altezza dell'ambiente normativo odierno. La tecnologia svolge un ruolo centrale nella riduzione del rischio di compliance:

• Automatizzare la conservazione - assicurando che le e-mail e i dati siano archiviati secondo le pianificazioni richieste.
• Accelerare l'e-discovery - fornendo risposte rapide e precise alle richieste legali e normative.
• Migliorare la visibilità - dashboard centralizzati che forniscono ai responsabili della compliance approfondimenti in tempo reale come parte di un sistema di gestione della compliance.
• Ridurre i costi - evitando il lavoro manuale e l'investimento di capitale con le soluzioni di compliance basate su SaaS.

Mimecast esemplifica questo approccio combinando l'archiviazione nel cloud, la sicurezza e la continuità in una single soluzione che semplifica la conformità e protegge le comunicazioni critiche per l'azienda, supportando il suo quadro di gestione del rischio.

Sviluppare una strategia di mitigazione del rischio di conformità

Le organizzazioni dovrebbero adottare un approccio strutturato alla mitigazione del rischio di compliance:

• Valutare i requisiti normativi - identificare quali normative (GDPR, HIPAA, PCI DSS, ecc.) si applicano al suo settore e mappare ogni obbligo normativo.
• Mappare i rischi attuali - valutare le lacune esistenti nelle pratiche di conservazione, archiviazione e sicurezza delle e-mail, concentrandosi sui rischi più rilevanti.
• Adottare strumenti di compliance SaaS - implementare soluzioni che automatizzino i processi e riducano gli errori umani come parte di un sistema di gestione della compliance.
• Stabilire le politiche di governance - definire i programmi di conservazione, i protocolli di sicurezza e i percorsi di escalation sostenuti da politiche formali di conformità.
• Condurre audit regolari - utilizzare i registri di audit e i rapporti per convalidare la conformità ed eseguire un audit di conformità periodico per identificare nuovi rischi.
• Promuovere la cultura della compliance - rafforzare la consapevolezza e la responsabilità dei dipendenti a tutti i livelli attraverso una formazione continua sulla compliance.

Combinando strategia, cultura e tecnologia, le organizzazioni creano un quadro sostenibile per la gestione del rischio che riduce al minimo l'esposizione alla compliance, adattandosi al contempo alle normative in evoluzione.

Gestione del rischio di conformità con Mimecast

Le soluzioni SaaS al 100% di Mimecast per Email Archive, la continuità e la sicurezza consentono ai team IT di minimizzare significativamente il carico amministrativo, riducendo al contempo il rischio di conformità. Essendo una soluzione basata sul cloud, Mimecast può essere implementato rapidamente per avere un impatto fin dal primo giorno. E senza hardware o software da acquistare e installare, Mimecast consente alle organizzazioni di evitare spese di capitale mentre lavorano per ridurre il rischio di conformità.

Mimecast offre funzionalità di archiviazione potenti e facili da usare in Mimecast Cloud Archive, un archivio centralizzato per i dati e-mail, i file e le IM conversations. Per minimizzare il rischio di conformità, Mimecast offre agli amministratori strumenti di gestione della conservazione flessibili e granulari, per garantire che i dati e-mail giusti siano conservati per il giusto periodo di tempo. Gli strumenti di ricerca rapida accelerano l'e-discovery, mentre gli strumenti di legal hold e di case management minimizzano il tempo necessario per rispondere alle richieste legali e di conformità.

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