Che cos'è il monitoraggio della conformità? Come funziona e perché è importante

Che cos'è il monitoraggio della conformità?

Il monitoraggio della conformità si riferisce al processo continuo di monitoraggio e garanzia dell'aderenza di un'organizzazione alle politiche normative, legali e interne. A differenza dei controlli di conformità una tantum, come gli audit, il monitoraggio continuo consente di capire in tempo reale se le attività sono in linea con gli standard del settore e le normative interne.

Nel contesto della cybersecurity, il monitoraggio della compliance è fondamentale per salvaguardare i dati sensibili, rilevare i rischi insider e identificare le violazioni delle policy nel momento in cui si verificano. L'ascesa della collaborazione nel cloud e il passaggio ad ambienti di lavoro ibridi e remoti hanno reso il monitoraggio in tempo reale indispensabile per una gestione efficace dei rischi.

Che cos'è una Politica di conformità?

Una compliance policy è un insieme documentato di regole e linee guida che disciplinano l'uso accettabile della tecnologia e la gestione delle informazioni sensibili all'interno di un'organizzazione. Queste politiche sono essenziali per definire come devono essere gestiti i diversi tipi di dati, come le Informazioni di Identificazione Personale (PII), le Informazioni Sanitarie Protette (PHI) e i record finanziari.

Nella cybersecurity, queste policy stabiliscono i parametri di riferimento che i sistemi di monitoraggio della compliance utilizzano per segnalare le violazioni. Senza politiche ben definite, i sistemi di monitoraggio mancano di criteri azionabili, il che rende difficile identificare e affrontare i rischi in modo efficace.

Qual è l'importanza di una politica di conformità?

Una solida politica di compliance svolge un ruolo cruciale nella riduzione dei rischi, aiutando le organizzazioni ad evitare i rischi di cybersecurity, legali e di reputazione. L'adesione alle politiche di compliance può prevenire multe costose, violazioni ed esposizioni legali, come quelle derivanti da una gestione errata dei dati o dal mancato rispetto dei requisiti normativi.

Inoltre, politiche di compliance ben applicate creano fiducia all'interno dell'organizzazione e nei confronti dei partner esterni. Promuovono una cultura di trasparenza, responsabilità e comportamento etico, che è fondamentale per mantenere la fiducia dei clienti e migliorare le relazioni commerciali.

Qual è lo scopo del monitoraggio della conformità?

Lo scopo del monitoraggio della conformità è quello di garantire la costante aderenza alle normative del settore e alle politiche interne. Fornendo una visibilità in tempo reale sui rischi potenziali, consente alle organizzazioni di agire rapidamente per risolvere le violazioni prima che si trasformino in problemi più gravi.

Il monitoraggio della conformità è una misura di sicurezza proattiva che aiuta a prevenire le violazioni dei dati, le minacce interne e le sanzioni finanziarie che accompagnano la non conformità. È uno strumento essenziale per ridurre l'esposizione ai rischi informatici e proteggere i dati sensibili in tutta l'organizzazione.

Che cos'è il monitoraggio della conformità governativa?

• Audit HIPAA: I fornitori di servizi sanitari statunitensi rischiano sanzioni per le violazioni della privacy e devono conservare documenti specifici per dimostrare la conformità.
• Supervisione FINRA: Le società finanziarie devono monitorare le transazioni e registrare le comunicazioni per garantire la conformità alle normative del settore.
• Applicazione del GDPR: Le aziende che operano nell'UE o che trattano i dati dei clienti europei devono soddisfare severi requisiti di privacy e dimostrare la conformità durante le ispezioni.

Il monitoraggio della conformità governativa è fondamentale per le organizzazioni, per evitare violazioni a sorpresa e per garantire la conservazione di registri pronti per l'audit e di registri immutabili.

Chi è responsabile del monitoraggio della conformità?

• CISO & Team di sicurezza: Supervisionano i controlli tecnologici e gestiscono l'infrastruttura di monitoraggio.
• Responsabili della conformità & Team legali: Interpretano gli obblighi normativi, redigono le politiche e assicurano che il monitoraggio sia in linea con i requisiti legali.
• HR & Team di persone: Integrare le aspettative di conformità nell'onboarding e nelle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti.
• Leader di linea di business: Rafforzare le politiche di conformità nei flussi di lavoro quotidiani.

Anche gli stakeholder esterni, come i Managed Service Provider (MSP), i fornitori terzi e i team di compliance in outsourcing, svolgono un ruolo nel monitoraggio. Una chiara responsabilità tra i reparti e i fornitori è essenziale per evitare lacune nella conformità.

Creare un piano di monitoraggio della conformità

Un piano di monitoraggio della conformità efficace è fondamentale per le organizzazioni, per garantire la continua aderenza alle politiche normative, legali e interne. Fornisce una struttura chiara per le attività di monitoraggio, aiuta a ridurre il rischio di violazioni della compliance e minimizza le interruzioni operative o i danni alla reputazione.

Un processo di compliance continuo assicura che le organizzazioni rimangano in linea con le normative in evoluzione e monitorino continuamente le attività che potrebbero esporle a rischi. Ecco una ripartizione completa dei componenti chiave di un quadro di monitoraggio della conformità:

1. Obiettivi

• Identificare e dare priorità ai rischi in base al loro impatto potenziale (finanziario, reputazionale o operativo).
• Stabilire obiettivi misurabili per migliorare la compliance, come ridurre gli episodi di non conformità o accelerare i tempi di risposta alle violazioni.
• Allinearsi con obiettivi organizzativi più ampi: garantire che la compliance non riguardi solo la gestione del rischio, ma contribuisca anche alla fiducia dei clienti, all'efficienza operativa e al mantenimento di una reputazione positiva nel settore.

Concentrandosi sui rischi materiali, le organizzazioni possono allocare in modo efficiente le risorse, assicurando che il monitoraggio della compliance sia mirato ed efficace nel prevenire violazioni e sanzioni.

2. Politiche

• Gestione dei dati: Delinei chiaramente il modo in cui i dati sensibili, come PII, PHI e documenti finanziari, devono essere archiviati, trasmessi e crittografati. Questo garantisce la conformità alle normative come la conformità HIPAA e il GDPR.
• Controlli di accesso: Definisca i controlli di accesso basati sul ruolo (RBAC), che assicurano che i dipendenti abbiano accesso solo ai dati necessari per il loro ruolo. Questo riduce al minimo il rischio di minacce interne o di violazioni accidentali.
• Segnalazione degli incidenti: Stabilisca chiaramente cosa costituisce un incidente da segnalare (ad esempio, violazione dei dati, accesso non autorizzato) e la tempistica per la segnalazione degli incidenti. Questa politica aiuta i dipendenti e gli stakeholder ad agire tempestivamente quando si verificano delle violazioni.
• Conservazione e smaltimento: Specifichi per quanto tempo i record devono essere conservati e delinei metodi sicuri per distruggere i dati quando non sono più necessari. Si tratta di una parte fondamentale della conformità a normative come il Sarbanes-Oxley Act (SOX) e il GDPR.

Senza politiche chiare e attuabili, la sua attività di monitoraggio della compliance sarà inefficace, mancando i parametri di riferimento necessari per identificare e affrontare le violazioni in modo efficiente.

3. Tecnologia

• Monitoraggio delle e-mail: Soluzioni come Mimecast possono monitorare le comunicazioni e-mail per verificare la conformità con le politiche e le normative interne, assicurando che le informazioni sensibili non vengano divulgate o condivise in modo improprio.
• Monitoraggio della piattaforma di collaborazione: Con gli strumenti di collaborazione come Microsoft Teams, Slack e SharePoint che stanno diventando parte integrante delle operazioni aziendali, il monitoraggio di questi strumenti è fondamentale per garantire che i file e i messaggi rimangano conformi alle politiche interne. Le soluzioni di conformità di Mimecast si integrano con queste piattaforme per fornire monitoraggio e rilevamento in tempo reale.
• Monitoraggio degli endpoint: Si assicuri che i dispositivi come i telefoni cellulari, i computer portatili e i desktop rispettino i controlli di conformità mentre accedono ai dati aziendali. L'attività di monitoraggio della conformità comprende il tracciamento dei download di file, dell'uso dell'USB e dei tentativi di accesso non autorizzato.
• Monitoraggio dell'archiviazione cloud: Con un numero crescente di organizzazioni che passano all'archiviazione basata sul cloud, il monitoraggio di chi carica e accede ai file nel cloud è fondamentale per mantenere la conformità alle normative sull'archiviazione dei dati e per prevenire le violazioni dei dati.

Queste tecnologie forniscono visibilità e tracciamento della conformità su tutte le piattaforme, assicurando che tutti i sistemi lavorino insieme per rilevare e ridurre i rischi di conformità.

4. Risposta agli incidenti

• Percorsi di escalation chiari: Definisca chi è responsabile della gestione delle violazioni della compliance e come gli incidenti debbano essere segnalati all'interno dell'organizzazione.
• Flussi di lavoro per la segnalazione: Stabilisca delle procedure per segnalare le violazioni in tempo reale, assicurando che gli stakeholder rilevanti (ad esempio, i funzionari legali, i responsabili della compliance) siano immediatamente informati.
• Libri di gioco per la riparazione: Delineano le azioni specifiche da intraprendere quando si verificano le violazioni, compreso il modo in cui contenere la violazione, risolvere il problema sottostante e comunicare con le parti interessate (ad esempio, i clienti, le autorità di regolamentazione).
• Analisi post incidente: Dopo aver risolto un incidente, deve condurre un'analisi per valutare l'efficacia della risposta e aggiornare le politiche e i processi per prevenire violazioni future.

Una solida capacità di risposta agli incidenti assicura che le attività di conformità siano gestite rapidamente, riducendo i danni e aiutando le organizzazioni a mantenere la conformità ai requisiti normativi, come le tempistiche di notifica delle violazioni.

5. Miglioramento continuo

• Revisioni periodiche: Valutare regolarmente l'efficacia degli strumenti di monitoraggio, delle politiche e dei piani di risposta agli incidenti. Questo può includere revisioni trimestrali o annuali in base alla complessità dell'organizzazione e alle modifiche delle normative.
• Lezioni apprese dagli incidenti: Dopo ogni incidente, documenti cosa è andato storto e applichi queste conoscenze per migliorare i processi, le politiche e le tecnologie.
• Aggiornamenti normativi: Rimanga aggiornato sulle modifiche alle leggi e ai regolamenti che potrebbero avere un impatto sui suoi obblighi di compliance. Questo aiuta a garantire che il suo quadro di monitoraggio sia sempre in linea con le più recenti normative di conformità.
• Formazione sulla conformità: I dipendenti devono ricevere una formazione regolare per rafforzare l'importanza della conformità e per istruire il personale sulle nuove politiche o minacce.

Un programma efficace di monitoraggio della conformità è essenziale per le organizzazioni che intendono rimanere conformi alle normative e ridurre i rischi associati alla non conformità. Stabilendo obiettivi chiari, definendo le politiche, selezionando le tecnologie giuste, preparandosi agli incidenti e impegnandosi a migliorare continuamente, le aziende possono creare un quadro di monitoraggio della conformità che offre protezione e resilienza a lungo termine contro le minacce e le normative in evoluzione.

Le sfide del monitoraggio della conformità

Il monitoraggio della conformità deve affrontare diverse sfide:

• Sovraccarico di dati: I team di sicurezza possono essere sommersi da avvisi senza priorità.
• Punti ciechi: Gli strumenti di terze parti non monitorati, i dispositivi personali e le applicazioni cloud creano dei rischi.
• Resistenza culturale: I dipendenti possono eludere i controlli se li percepiscono come un ostacolo alla produttività.
• Strumenti disgiunti: Sistemi di monitoraggio separati possono portare a perdere le correlazioni tra i rischi.

Per superare queste sfide, le organizzazioni dovrebbero implementare soluzioni di monitoraggio basate sull'AI, formare i dipendenti sulle politiche di conformità e integrare gli strumenti di sicurezza per creare un approccio unified.

Confronto tra soluzioni di compliance in-house, di terze parti e ibride

• In-house: Offre il massimo controllo e la sovranità dei dati, ma richiede personale, competenze e risorse significative.
• Di terze parti: Esternalizza l'esperienza in materia di conformità, ma dipende dalla fiducia del fornitore e da contratti chiari.
• Ibrido: Una miscela di entrambi, che consente ai fornitori esterni di gestire il monitoraggio e l'escalation, mantenendo la supervisione interna per le decisioni sulle politiche.

Mimecast collabora con centinaia di MSP e integratori per offrire soluzioni ibride che bilanciano costi, velocità e riduzione dei rischi.

Conclusione

Il monitoraggio della conformità è essenziale per gestire i rischi di cybersecurity, salvaguardare i dati sensibili e garantire l'aderenza alle normative. Un solido programma di compliance, supportato da politiche chiare, strumenti di monitoraggio efficaci e una forte responsabilità, riduce il rischio aziendale e promuove una cultura di trasparenza e fiducia.

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