La guida definitiva all'eDiscovery in Google Drive

Una soluzione di archiviazione cloud molto diffusa, Google Drive offre alle aziende un modo semplice e conveniente per consentire il lavoro collaborativo e asincrono tra i dipendenti. Poiché le organizzazioni si affidano sempre più a Google Drive, cresce l'esigenza di processi di eDiscovery efficienti all'interno dei suoi complessi set di dati. Questo post illustra le sfide dell'esecuzione dell'eDiscovery in Google Drive e confronta le soluzioni disponibili oggi per le aziende.

Che cos'è Google Drive?

Drive è il servizio di archiviazione file basato sul cloud di Google, disponibile come prodotto indipendente o come parte di Google Workspace (ex G Suite). Google Drive consente alle aziende di archiviare e condividere documenti e di accedervi in remoto da qualsiasi luogo.

Che cos'è l'eDiscovery? Spiegazioni sull'eDiscovery di Google Drive

Quando le organizzazioni ricevono un avviso legale, un avviso di conformità o iniziano un'indagine interna, devono identificare le informazioni rilevanti archiviate elettronicamente (ESI) da tutti i dati in loro possesso. Il processo di ricerca e analisi di questi dati è noto come eDiscovery. Senza le giuste capacità di accesso e di ricerca efficace dei dati aziendali, l' eDiscovery può essere estremamente costoso e richiedere tempo per l'azienda.

Nonostante queste difficoltà, l'eDiscovery è possibile all'interno di Google Drive. Sono disponibili diverse soluzioni che possono accedere, cercare e analizzare i file di Drive, consentendo una valutazione precoce del caso, indagini interne e rivelazioni di prove. Le opzioni di eDiscovery disponibili per le aziende dipendono innanzitutto dal loro piano Google.

Cosa rende i dati di Google Drive difficili per l'eDiscovery?

Lo scopo di Google Drive è quello di rendere l'archiviazione e l'accesso ai file facile e veloce, causando il minimo disturbo o inconveniente all'utente finale. Questo rende Drive molto popolare tra i dipendenti, ma presenta nuove sfide per le organizzazioni che devono proteggere i dati in loro possesso.

Google prende sul serio la sicurezza delle informazioni e implementa misure standard del settore, come la crittografia in transito e a riposo. Le aziende hanno anche la possibilità di imporre misure di sicurezza aggiuntive, come l'autenticazione a due fattori (2FA), l' autenticazione a più fattori (MFA) o il single sign-on (SSO) per limitare l'esposizione dei dati in Google Drive.

Google Drive presenta anche delle sfide quando si tratta di eseguire l'eDiscovery all'interno del suo set di dati. Alcuni di questi includono:

• Volume di dati: L'adozione diffusa di Google Drive all'interno dell'organizzazione è vantaggiosa per la conservazione centralizzata dei record, ma crea rapidamente un enorme set di dati che rende la ricerca e l'eDiscovery estremamente lenti e complessi.
• Frammentazione dei dati: Una delle caratteristiche che più attrae gli utenti di Google Drive è la possibilità di collaborare in tempo reale. Questo ha come conseguenza la dispersione dei dati tra file, cartelle e unità condivise, rendendo più difficile la comprensione del quadro generale e la comprensione lineare di ciò che è accaduto quando.
• Versioni del documento: Google Drive consente agli utenti di salvare più versioni di un documento, il che aggiunge un ulteriore livello di complessità durante il recupero dei dati.

L'eDiscovery è possibile in Google Drive?

Nonostante queste difficoltà, l'eDiscovery è possibile all'interno di Google Drive. Sono disponibili diverse soluzioni che possono accedere, cercare e analizzare i file di Drive, consentendo una valutazione precoce del caso, indagini interne e rivelazioni di prove. Le opzioni di eDiscovery disponibili per le aziende dipendono innanzitutto dal loro piano Google.

Quali piani di Google Workspace supportano l'eDiscovery?

Google Vault, la soluzione nativa di Goggle per l'eDiscovery, è disponibile come componente aggiuntivo per diversi piani Google, tra cui Business Plus, Frontline Standard, Enterprise e Education. Per eseguire l'eDiscovery con Vault, gli amministratori devono disporre di una licenza Workspace applicabile e di una licenza Vault aggiuntiva, che deve essere acquistata per ogni account utente coperto. Alcuni piani di Google includono la licenza Vault come standard.

Che cos'è Google Vault? Capire le caratteristiche dell'eDiscovery

Google Vault è un solido strumento di governance delle informazioni che consente l'eDiscovery, le regole di conservazione dei dati personalizzate e l'esportazione dei dati in tutto l'ambiente di lavoro di Google, compresi i messaggi di Gmail, Google Chat, Google Meet e Google Groups, oltre a Google Drive.

Utilizzando Vault, gli amministratori possono impostare politiche di conservazione personalizzate per eliminare o preservare i dati in loco, cercare e raccogliere i dati secondo il processo delineato dall'Electronic Discovery Reference Model (EDRM), e mitigare l'accesso non autorizzato alle funzioni di Vault con controlli di accesso completi e rapporti di audit.

Qual è la differenza tra Google Vault, Drive API e Google Takeout?

Google Vault non è l'unica scelta disponibile per gestire l'eDiscovery all'interno di Google Drive. Le aziende possono scegliere tra una serie di applicazioni di terze parti che possono offrire soluzioni più mirate, efficienti o convenienti che soddisfano le esigenze specifiche dell'organizzazione. Il modo in cui queste applicazioni si collegano a Google Drive influisce sui servizi che possono offrire agli utenti finali, quindi è importante capire i diversi modi in cui gli strumenti di eDiscovery funzionano all'interno di Google Workspace.

• Google Vault: Vault è l'applicazione nativa di Google per la governance e l'eDiscovery e, se ha ottenuto la licenza, si collega perfettamente a Workspace.
• API di Drive: L'API Drive di Google consente alle applicazioni di terze parti di collegarsi ai dati di Google Drive. Un caso d'uso per Drive API è l'eDiscovery.
• Google Takeout: Uno strumento gratuito di esportazione dei dati che consente agli utenti di scaricare tutti i dati di Google Workspace per la migrazione o l'analisi. Google Takeout offre alle piccole imprese la possibilità di condurre un'attività di eDiscovery fai-da-te.

Ogni opzione presenta pro e contro per gli utenti di Workspace, a seconda del budget, delle competenze e delle esigenze specifiche. Google Vault, ad esempio, ha integrazioni limitate con applicazioni di terze parti, il che significa che le aziende con più di un servizio di archiviazione basato sul web dovrebbero investire in più soluzioni di eDiscovery. Tuttavia, la connessione tramite Drive API limita gli utenti ai limiti di velocità a livello aziendale, il che significa che i download di grandi dimensioni possono avere un impatto sugli altri utenti dell'area di lavoro.

Google Takeout è una soluzione utile per le esigenze di eDiscovery semplici, in quanto consente alle aziende di scaricare gratuitamente tutti i loro dati. Tuttavia, si tratta solo di un'istantanea una tantum dell'area di lavoro, il che significa che gli utenti possono modificare o eliminare le informazioni prima dell'esportazione senza essere rilevati.

Ulteriori considerazioni per le soluzioni di eDiscovery in Google Drive

Sebbene Google Vault sia una potente soluzione di eDiscovery, alcune organizzazioni potrebbero trovare strumenti di eDiscovery di terze parti più adatti alle loro esigenze specifiche. Prima di scegliere la giusta soluzione di eDiscovery, consideri quanto segue:

• Supporto multipiattaforma. Le organizzazioni con più soluzioni di archiviazione possono essere meglio servite da un fornitore di terze parti in grado di connettersi con tutte, piuttosto che acquistare più strumenti di eDiscovery.
• Ulteriori esigenze di eDiscovery. È raro che un'azienda abbia bisogno di condurre l'eDiscovery solo su una single piattaforma o tipo di dati. I fornitori di eDiscovery di terze parti possono fornire funzioni di ricerca e di discovery nell'archiviazione, nella posta elettronica, negli strumenti di collaborazione e altro ancora.
• Specificità e personalizzazione. Google Vault offre una governance completa e l'eDiscovery in tutto l'ambiente di lavoro di Google, ma alcune aziende possono trarre vantaggio da soluzioni di terze parti che possono essere personalizzate in modo molto specifico per i loro casi d'uso. Questo è particolarmente utile per ridurre i risultati falsi positivi in grandi insiemi di dati.
• L'espansione tecnologica. Mentre alcune organizzazioni avranno requisiti molto ristretti per gli strumenti di governance, conformità e legali, altre aziende hanno bisogno di applicazioni in grado di fornire un'ampia gamma di servizi, come la conservazione dei dati, l'analisi, il rilevamento delle minacce e il monitoraggio della conformità. Il consolidamento di tutte queste esigenze in una single console di amministrazione semplifica lo stack tecnologico e riduce la dispersione.
• Vincoli di budget. Le soluzioni native sono raramente le più economiche. I fornitori terzi di eDiscovery possono offrire una maggiore flessibilità con i prezzi e i servizi, per adattarsi meglio ai budget ristretti.

La linea di fondo

La conduzione dell'eDiscovery in Google Drive è un aspetto critico della conformità e delle procedure legali per le organizzazioni che si affidano alla piattaforma per la collaborazione e l'archiviazione dei dati. Mentre Google Vault offre una solida soluzione di eDiscovery, alcune aziende possono optare per strumenti di terze parti per affrontare sfide specifiche o sfruttare funzionalità estese. Comprendendo le complessità coinvolte e scegliendo il giusto approccio di eDiscovery, le organizzazioni possono recuperare e gestire in modo efficiente i dati critici, garantendo un ambiente digitale sicuro e conforme.