Che cos'è il monitoraggio della conformità? Guida completa al monitoraggio della conformità per Microsoft Teams

Garantire la conformità alle normative negli strumenti di collaborazione come Microsoft Teams non è più una cosa da fare. Con l'aumento del lavoro a distanza, e le multe per la conservazione impropria dei dati in questi strumenti che hanno superato 1,7 miliardi di dollari dal 2021, garantire la conformità di questo insieme di dati è ora un aspetto critico della governance organizzativa. Continui a leggere per esplorare le complessità del monitoraggio della conformità in Microsoft Teams e perché è indispensabile per le aziende moderne.

Che cos'è il monitoraggio della conformità?

Il monitoraggio della conformità comporta il monitoraggio e l'applicazione dell'aderenza ai requisiti normativi all'interno degli strumenti e della tecnologia di un'organizzazione. In genere, un team di compliance ha il compito di garantire che tutte le attività siano in linea con i requisiti legali e interni. Le loro responsabilità vanno dalla supervisione della privacy dei dati e dalla mitigazione delle sanzioni normative alla concessione di autorizzazioni o all'applicazione di politiche interne di utilizzo accettabile.

Il monitoraggio della conformità è più di una semplice casella di controllo per soddisfare gli enti normativi. Si tratta di un processo proattivo che assicura il buon funzionamento e l'integrità delle operazioni in tutta l'azienda. Se eseguito correttamente, il monitoraggio della conformità svolge un ruolo importante nel mantenere la fiducia, la sicurezza e la responsabilità.

L'aumento della popolarità di Microsoft Teams fa sì che la corretta gestione dei suoi dati non strutturati sia una componente essenziale della postura del rischio di compliance di qualsiasi organizzazione moderna.

Perché il monitoraggio della conformità è essenziale?

Le normative di conformità richiedono che le aziende gestiscano in modo proattivo il rischio e la sicurezza nell'ambiente di lavoro digitale. Ciò significa stabilire politiche e procedure che regolano la gestione, l'archiviazione e la trasmissione di dati sensibili. Ciò può includere i dati finanziari regolamentati dalla SEC o dalla FINRA, le informazioni sanitarie protette (PHI) disciplinate dall'HIPAA, o le informazioni di identificazione personale (PII) e i dati del settore delle carte di pagamento (PCI) gestiti in qualche modo da ogni azienda.

Oltre a soddisfare le autorità di regolamentazione, il monitoraggio della conformità porta una serie di altri vantaggi all'azienda:

• Privacy e protezione dei dati - Il monitoraggio della conformità salvaguarda i dati sensibili e protegge la privacy individuale, fondamentale per mantenere la fiducia dei clienti e degli stakeholder.
• Riduzione del rischio di cybersecurity - Monitorando attivamente la conformità, le aziende possono identificare e correggere i potenziali rischi di cybersecurity, prevenendo accessi non autorizzati e violazioni dei dati.
• Mitigazione di multe e sanzioni - Il monitoraggio della conformità funge da scudo contro le violazioni legali e normative, aiutando le aziende ad evitare multe salate e conseguenze legali.
• Miglioramento della cultura aziendale - Una cultura della compliance favorisce la trasparenza, il comportamento etico e il senso di responsabilità dei dipendenti, contribuendo a creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo.

Tuttavia, la semplice creazione di una regola non è più sufficiente. Le aziende devono anche essere in grado di dimostrare una continua aderenza alla conformità. Dimostrare una negatività nei set di dati provenienti da strumenti come la chat di Teams, dove persino gli amministratori dell'area di lavoro potrebbero non avere piena visibilità, è la sfida che i leader della compliance di oggi devono superare.

Domande frequenti sul monitoraggio della conformità

Microsoft Teams comporta dei rischi per la compliance?

Sebbene Teams migliori la collaborazione, un uso improprio può comportare rischi di conformità se i dipendenti condividono informazioni sensibili o riservate. Caricare il file sbagliato in una chat di gruppo, ad esempio, potrebbe compromettere i dati in esso contenuti. L'implementazione del monitoraggio della conformità aiuta a mitigare questi rischi.

Microsoft Teams può essere monitorato per la conformità?

Sì, Microsoft Teams può essere monitorato per la conformità, ed è consigliabile che le organizzazioni implementino misure di monitoraggio per garantire l'aderenza alle normative. Il monitoraggio della conformità per la chat di Teams può essere realizzato attraverso gli strumenti E3/E5 di Microsoft con licenza, oppure attraverso fornitori di terze parti che possono fornire soluzioni più granulari e convenienti.

Quali sono i vantaggi della registrazione della conformità ai Teams?

La registrazione della conformità dei team fornisce un registro sicuro e tracciabile delle comunicazioni, favorendo gli audit e garantendo la responsabilità. La registrazione delle riunioni dei team può supportare i requisiti di conformità normativa da parte di organismi come la SEC o la FINRA e supportare la conservazione dei documenti interni.

Quali strumenti posso utilizzare per la conformità di Microsoft Teams?

Ci sono strumenti disponibili all'interno della suite Microsoft che consentono alle organizzazioni di monitorare Teams.

Centro amministrativo di Microsoft Teams

Il Teams Admin Center dispone di una dashboard centralizzata in cui gli amministratori possono monitorare metriche importanti come i membri, i proprietari, gli ospiti, le classificazioni degli utenti di Teams, lo stato del team, le chat di gruppo, le chat private, i canali di Teams, le stanze di Teams e le riunioni. I rapporti di utilizzo evidenziano l'uso dell'app e del dispositivo Teams, le conferenze audio e video, gli eventi dal vivo, gli appuntamenti virtuali, le notifiche SMS e altro ancora.

Rapporto sull'utilizzo delle squadre

Si tratta di un rapporto integrato nel Teams Admin Center. Fornisce una visione di come gli utenti utilizzano Teams, comprese le metriche dell'attività dei dipendenti, come il numero di utenti per tipo di dispositivo, il numero di utenti per tipo di attività e il conteggio delle attività.

Analisi dell'utilizzo di Microsoft 365

Questo strumento monitora anche i dati di utilizzo di Microsoft Teams, nonché le metriche delle prestazioni, gli allarmi e lo stato del servizio Microsoft Teams. Gli amministratori possono individuare le tendenze di adozione che possono corrispondere a problemi di prestazioni.

Portale di conformità Microsoft Purview

Questo portale può essere utilizzato per monitorare Microsoft Teams ai fini della sicurezza e della conformità. Purview raccoglie i dati dai custodi in tutto l'ecosistema di Microsoft 365 come strumento di eDiscovery piuttosto che di monitoraggio della conformità.

Registro di audit

Il registro di audit registra i rapporti sulle attività globali degli amministratori e degli utenti, consentendo agli amministratori di Teams di monitorare le azioni e le modifiche apportate e di identificare potenziali non conformità e violazioni delle politiche interne.

Applicazioni di terze parti

Soluzioni di terze parti come Mimecast Aware offrono funzionalità di monitoraggio avanzate per Teams, come l'analisi dell'utilizzo, il monitoraggio delle prestazioni, la disponibilità delle risorse, la scansione della sicurezza e dashboard personalizzabili. Queste piattaforme possono far funzionare il monitoraggio della conformità in Teams e in altre piattaforme che le organizzazioni utilizzano per collaborare.

Quali standard di conformità utilizza Microsoft Teams?

Microsoft Teams supporta e aderisce a vari standard di conformità per garantire un ambiente di collaborazione sicuro e conforme.

Standard di conformità per i team

Microsoft Teams supporta molti standard di conformità, tra cui:

• HIPAA
• ISO 27001
• ISO 27018
• SSAE16
• SOC 1 e SOC 2

Le organizzazioni possono gestire ulteriormente la loro governance dei dati utilizzando Microsoft Purview (ex Azure Purview, disponibile con una licenza attiva di Microsoft 365 a un costo aggiuntivo). Utilizzando Purview, i responsabili della compliance possono capire meglio come i dati si muovono all'interno della loro organizzazione, dove esistono i rischi e implementare i controlli che applicano le best practice e l'uso accettabile.

Sfide di conformità nell'utilizzo di Teams

Nonostante i suoi numerosi vantaggi, l'utilizzo di Microsoft Teams per la collaborazione pone sfide uniche legate alla conformità:

• Archiviazione e ricercabilità di file complessi: i file collegati alle chat di Teams possono essere difficili da individuare nel complesso ambiente dei canali pubblici e privati, dei messaggi diretti e delle posizioni di archiviazione basate sul cloud come SharePoint, OneDrive e OneNote, rendendo più difficile capire dove si trovano i dati sensibili o regolamentati.
• Condivisione di dati sensibili: il fatto che i dipendenti condividano i dati sensibili all'interno dei team è un fatto indiscutibile e allo stesso tempo un grande grattacapo per la sicurezza delle informazioni, che influisce sulla ricerca e sull'eDiscovery, sull'analisi forense interna e sulla valutazione precoce dei casi, sulla gestione della conoscenza e sulla prevenzione della perdita di dati, oltre che sulla conformità.
• Esfiltrazione e modifica dei messaggi: i team possono offrire ai dipendenti una soluzione interessante per aggirare i controlli e i punti di controllo tradizionali, ad esempio condividendo contenuti riservati e rimuovendo il messaggio per nascondere le prove di averlo fatto. Questo flusso di dati non strutturati, in costante evoluzione e in tempo reale, richiede un nuovo approccio per la gestione da parte dei team di compliance.
• Lacune di conformità di terze parti: Teams offre migliaia di integrazioni con app e strumenti personalizzati e di terze parti, ognuna delle quali crea una potenziale backdoor attraverso la quale i dati possono essere compromessi.

Passi per ridurre i rischi di compliance nei team

Per ridurre i rischi di conformità associati ai Team, le organizzazioni possono adottare alcune misure semplici ma efficaci, tra cui:

• Creazione di chiare politiche di utilizzo accettabile per i team
• Formazione regolare dei dipendenti sui rischi di compliance e sulle migliori pratiche.
• Stabilisce periodi di conservazione appropriati per tutti i dati dei team.
• Utilizzando gli strumenti di monitoraggio per tracciare l'attività dei team e garantire la conformità.

Gli strumenti di collaborazione come Microsoft Teams offrono ai dipendenti nuovi e potenti modi di lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi aziendali e accelerare i flussi di lavoro, ma la natura chiacchierona e informale del lavoro collaborativo può rendere più allettante l'elusione delle regole. La nostra ricerca dimostra che i dipendenti sono molto più disposti a condividere informazioni sensibili, come i numeri di carta di credito, negli strumenti di collaborazione, piuttosto che nei sistemi tradizionali come la posta elettronica.

Educare i dipendenti sui rischi insiti in questi comportamenti e fornire canali sicuri in cui i dipendenti possano scambiare informazioni sensibili per l'azienda è essenziale per mitigare questo pericolo nei Team. Abbinando l'istruzione e la formazione di routine dei dipendenti a uno strumento come Aware, in grado di monitorare la conformità e di correggere i dipendenti in tempo reale, è possibile sostenere ulteriormente l'aderenza alla conformità e la sicurezza dei dati per Microsoft Teams.

Abilita il monitoraggio della conformità per Microsoft Teams con Mimecast Aware

Mimecast Aware aiuta le organizzazioni a migliorare la loro posizione di rischio e a semplificare la mitigazione degli incidenti di conformità, grazie a soluzioni di conformità abilitate all'AI/machine learning che forniscono notifiche in tempo reale ogni volta che vengono condivise informazioni sensibili. È sufficiente collegare la piattaforma Aware a Teams e ad altre piattaforme di collaborazione utilizzando le API native e i webhook per avviare immediatamente il monitoraggio della conformità senza impattare sull'esperienza dell'utente finale.

Le soluzioni di compliance di Mimecast sono costruite per i team di compliance, con la possibilità di monitorare, indagare e governare il suo ambiente Microsoft Teams. Non si tratta solo di un eDiscovery fatto per funzionare per la compliance, ma di un servizio di compliance che aiuta le organizzazioni a gestire in modo proattivo il monitoraggio dei dati e l'infosecurity.

• Ingerire i dati in tempo reale per rilevare rapidamente le non conformità e contenere i problemi di dati sensibili non appena si verificano, grazie alla funzione Signal di Aware.
• Investiga sulle comunicazioni a rischio con le funzionalità di ricerca completa e di reportistica dettagliata di Aware.
• Controlla i dati con precisione utilizzando una governance delle informazioni granulare e li archivia in un archivio immutabile che consente ricerche federate in conformità ai requisiti normativi.

Utilizzando Mimecast Aware, i leader della compliance possono facilmente definire l'uso accettabile di più strumenti di collaborazione e creare politiche e automazioni granulari che applicano, educano e migliorano la compliance nell'intero stack tecnologico di collaborazione da una single piattaforma centralizzata.

• Un'organizzazione sanitaria si è rivolta ad Aware per ottenere una soluzione completa per i dati di collaborazione e la conformità HIPAA, per gestire e ridurre la condivisione inappropriata di dati da parte dei lavoratori remoti attraverso gli strumenti di collaborazione durante la pandemia globale. Sono stati in grado di limitare le potenziali violazioni HIPAA e, in ultima analisi, di ridurre il rischio di esposizione alla privacy dei pazienti e le ramificazioni legali.
• Un'azienda europea di bevande ha scoperto una possibile condivisione di informazioni di identificazione personale (PII) e violazioni di policy interne nei suoi strumenti di collaborazione. Aware li ha aiutati a segnalare questi messaggi nel contesto per rivedere e affrontare le violazioni e implementare politiche di utilizzo accettabile e strumenti di gestione dei dati.

Alcune delle caratteristiche offerte da Aware includono flussi di lavoro basati su regole che rispettano le normative di conformità più comuni, tra cui HIPAA, HITRUST, FINRA, PCI e GDPR, CCPA/CPRA. Inoltre, Aware supporta la conformità alle politiche interne con un monitoraggio progettato per rilevare dati, codici, password e altro ancora specifici dell'azienda.