Exigences du GDPR

Résumé et historique du GDPR

Le GDPR a été conçu pour remplacer la directive européenne de 1995 sur la protection des données, devenue obsolète. Avec l'explosion des services numériques, des médias sociaux et des flux de données transfrontaliers, l'ancienne directive n'offrait plus une protection suffisante.

Principales étapes

• 1995 - Mise en place de la directive européenne sur la protection des données.
• 2012 - Introduction de la première proposition de réforme du GDPR.
• 2016 - Le GDPR est adopté par le Parlement européen.
• 25 mai 2018 - Le GDPR entre officiellement en vigueur.

Ce règlement représente une étape importante vers l'harmonisation de la protection des données dans tous les États membres de l'UE et le renforcement des droits des personnes à l'ère numérique.

Le défi de se conformer aux exigences du GDPR

Lorsque le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne est entré en vigueur en mai 2018, il a marqué le changement le plus important apporté au droit mondial de la protection des données depuis des décennies. Partout, les organisations ont été soudainement obligées de réexaminer la manière dont elles traitent, protègent et gèrent les données à caractère personnel.

Toute entreprise qui traite les données personnelles de résidents de l'UE, quel que soit son emplacement physique, doit se conformer au GDPR. Le règlement accorde aux résidents de l'UE de nouveaux droits sur leurs données : le droit de savoir comment elles sont utilisées, le droit de les faire effacer et le droit de donner ou de retirer son consentement. Les entreprises sont également tenues de répondre aux demandes des personnes concernées dans un délai d'un mois.

Alors que les organisations s'adaptent à cette réalité, un domaine reste particulièrement complexe : la gestion du courrier électronique. Le courrier électronique étant toujours l'épine dorsale de la communication des entreprises et le premier vecteur d'attaque des cybercriminels, les organisations ont besoin de solutions fiables et évolutives pour garantir la conformité au GDPR sans surcharger les équipes informatiques.

Principes clés du GDPR

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) repose sur sept principes fondamentaux qui déterminent la manière dont les données à caractère personnel doivent être collectées, gérées et protégées. Ces principes servent de cadre à la conformité et aident les organisations à instaurer la confiance avec les clients, les employés et les autorités de réglementation.

Légalité, équité et transparence

Au cœur du GDPR se trouve l'attente que les organisations traitent les données de manière légale et équitable. Les entreprises doivent donc faire preuve de transparence sur la manière dont elles collectent, utilisent et partagent les informations personnelles. Les personnes doivent être informées, dans un langage clair et simple, des raisons pour lesquelles leurs données sont traitées et de la manière dont elles seront sauvegardées.

Limitation de l'objet

Les données à caractère personnel ne peuvent être collectées qu'à des fins précises et légitimes. Une fois collectées, les données ne peuvent être traitées au-delà de ces objectifs initiaux. Cela empêche les organisations de réutiliser les données de manière inappropriée ou pour des objectifs non divulgués, renforçant ainsi le respect de la vie privée.

Minimisation des données

Les organisations sont censées collecter et conserver uniquement les données nécessaires pour atteindre l'objectif fixé. Ce principe décourage l'accumulation d'informations personnelles inutiles et limite les risques en cas de violation. En minimisant la collecte de données, les organisations réduisent les risques de non-conformité et renforcent la sécurité des données.

Précision

Le GDPR souligne que les données personnelles doivent être exactes et mises à jour. Les organisations sont tenues de mettre en place des processus permettant de corriger rapidement les inexactitudes et d'empêcher le stockage d'informations obsolètes. Cela permet de protéger les personnes contre les dommages potentiels causés par des données incorrectes ou trompeuses.

Limitation du stockage

Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Les organisations doivent mettre en place des calendriers de conservation qui définissent le moment où les données seront supprimées ou rendues anonymes. La limitation du stockage empêche l'accumulation à long terme d'informations personnelles, ce qui peut entraîner des risques de non-conformité et des coûts de gestion des données inutiles.

Intégrité et confidentialité

Les données à caractère personnel doivent être traitées en toute sécurité afin d'éviter tout accès non autorisé, toute modification ou toute perte. Ce principe englobe à la fois des garanties techniques, telles que le cryptage, et des mesures organisationnelles, telles que les contrôles d'accès et la surveillance. La protection de la confidentialité et de l'intégrité des données est essentielle pour assurer la conformité et maintenir la confiance des parties prenantes.

Responsabilité

Enfin, le GDPR exige des organisations qu'elles assument la responsabilité de leurs pratiques en matière de données. L'obligation de rendre compte signifie être en mesure de démontrer le respect de tous les principes par le biais de documents, d'audits et d'une gestion proactive des risques. Elle renforce l'idée que la conformité n'est pas seulement une exigence légale, mais aussi un engagement à gérer les données de manière responsable.

La suite de solutions d'Email Archive, de continuité et de sécurité des courriels de Mimecast soutient directement ces principes GDPR. En offrant un stockage inviolable, une recherche avancée et une application automatisée des politiques, Mimecast aide les organisations à maintenir l'exactitude, l'intégrité, la confidentialité et la responsabilité des données de messagerie, l'une des formes les plus critiques et les plus réglementées de la communication d'entreprise.

Champ d'application, sanctions et définitions clés

Champ d'application

Le GDPR s'applique à :

• Toutes les organisations opérant au sein de l'UE.
• Les organisations non européennes qui traitent des données personnelles de résidents de l'UE.

Cette portée extraterritoriale signifie que le GDPR est devenu une référence mondiale en matière de protection des données.

Sanctions

Le règlement prévoit deux niveaux d'amendes :

• Jusqu'à 10 millions d'euros ou 2% du chiffre d'affaires annuel mondial pour des infractions moins graves (par exemple, mauvaise tenue des registres).
• Jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial pour les violations graves (par exemple, absence de consentement, mauvais traitement des données sensibles ou non-respect des droits des personnes concernées).

Définitions clés

• Données personnelles - toute information relative à une personne identifiable (par exemple, le nom, l'adresse électronique, l'adresse IP).
• Responsable du traitement des données - l'entité qui détermine comment et pourquoi les données à caractère personnel sont traitées.
• Processeur de données - entité qui traite des données à caractère personnel pour le compte d'un responsable du traitement.
• Personne concernée - la personne dont les données personnelles sont collectées ou traitées.

Les exigences de conformité au GDPR expliquées

Pour se conformer au GDPR, les organisations doivent :

• Obtenez un consentement clair avant de collecter ou de traiter des données.
• Permettre aux personnes qui en font la demande d'accéder à leurs données.
• Permettre aux personnes de demander la correction ou la suppression de leurs données.
• Mettre en œuvre des mesures de protection des données à caractère personnel, y compris le cryptage et les contrôles d'accès.
• Signalez les violations de données dans les 72 heures suivant leur découverte.
• Tenir des registres détaillés des activités de traitement.
• Procéder à des évaluations de l'impact sur la protection des données (DPIA) lorsque des risques élevés sont identifiés.
• Désigner un délégué à la protection des données (DPD) si nécessaire.

Ces exigences requièrent à la fois des changements de politique et des solutions techniques, ce qui rend les plateformes SaaS comme Mimecast essentielles à la conformité.

Liste de contrôle de la conformité au GDPR

Pour répondre aux obligations du GDPR, les organisations doivent prendre en compte plusieurs dimensions de la protection des données. Plutôt qu'une simple liste, le cadre suivant met en évidence les domaines auxquels les équipes informatiques, les responsables de la conformité et les dirigeants d'entreprise doivent donner la priorité.

Découverte et cartographie des données

La première étape de la mise en conformité consiste à comprendre l'étendue des données personnelles détenues par l'organisation. Les entreprises doivent déterminer quelles données à caractère personnel sont collectées, où elles sont stockées et comment elles sont traitées dans les différents systèmes. La cartographie des flux de données, tant internes qu'externes, constitue la base de la gestion des risques et de la démonstration de la conformité aux régulateurs.

Pratiques en matière de consentement et de rétention

Le GDPR met fortement l'accent sur le consentement. Les organisations doivent mettre en place des mécanismes de consentement clairs, faciles à comprendre et à retirer. Outre le consentement, des politiques de conservation doivent être définies pour garantir que les données à caractère personnel ne sont conservées que le temps nécessaire. L'établissement de délais de suppression permet non seulement de se conformer au règlement, mais aussi de réduire les risques en cas de violation.

Sécurité et contrôles d'accès

Des mesures de sécurité robustes sont essentielles à la préparation au GDPR. Le cryptage, les stratégies de sauvegarde et le stockage sécurisé protègent les données personnelles contre tout accès non autorisé ou toute perte. Il est tout aussi important d'accorder aux personnes concernées la possibilité d'accéder facilement à leurs informations. Les organisations doivent disposer de systèmes permettant de répondre rapidement aux demandes d'accès des personnes concernées et de leur fournir, sur demande, des copies de leurs données à caractère personnel.

Droits des personnes et réponse aux incidents

Le GDPR donne aux individus le droit de demander l'effacement de leurs données. Les entreprises doivent mettre en place des processus fiables pour traiter ces demandes et supprimer les données dans les archives et les systèmes actifs. Parallèlement, un plan d'intervention en cas d'incident est essentiel. Les organisations sont tenues de détecter, d'enquêter et de signaler les violations dans les 72 heures, ce qui nécessite à la fois une préparation et des procédures de communication définies.

Évaluation des risques et formation

Les activités de traitement à haut risque nécessitent un examen plus approfondi. La réalisation d'études d'impact sur la protection des données (DPIA) aide les organisations à évaluer les risques potentiels et à prendre des mesures pour les atténuer avant qu'ils ne se produisent. En complément, une formation régulière des employés permet de s'assurer qu'ils comprennent leurs responsabilités dans le cadre du GDPR. Les programmes de sensibilisation renforcent la culture de la conformité et réduisent la probabilité de violations accidentelles.

Gestion des fournisseurs et des tiers

La conformité ne s'arrête pas à l'intérieur de l'organisation. De nombreuses entreprises font appel à des sous-traitants tiers, et le GDPR exige que ces partenaires respectent les mêmes normes de protection. Les programmes de gestion des fournisseurs devraient inclure des accords contractuels sur le traitement des données (DPA) et des contrôles réguliers pour valider la conformité. Cela garantit que la responsabilité s'étend à l'ensemble de l'écosystème des données.

En abordant la préparation au GDPR par le biais de ces domaines interconnectés, les organisations peuvent mettre en place un dispositif de conformité solide. "Avec des solutions telles que l'Email Archive sécurisé, la protection avancée contre les menaces et les outils automatisés d'e-discovery de Mimecast, les équipes informatiques obtiennent le soutien dont elles ont besoin pour mettre en œuvre ces pratiques de manière efficace et cohérente."

Formulaires et modèles GDPR

Pour gérer efficacement la conformité, les organisations doivent préparer des formulaires et des modèles normalisés conformément au règlement gdpr et aux orientations de la Commission européenne, et les conserver dans le cadre d'une bonne gouvernance des données, par exemple :

• Formulaires de consentement - décrivant explicitement quelles données sont collectées et pourquoi, en faisant référence à l'article pertinent du RGPD et aux finalités légitimes du traitement des données.
• Formulaires de demande d'accès des personnes concernées (DSAR) - permettant aux personnes de demander l'accès à leurs données.
• Modèles de notification d'une violation de données - garantir une communication en temps utile aux autorités et aux personnes concernées (une exigence fondamentale du gdpr).
• Accords de traitement des données (ATD) - contrats formels entre le responsable du traitement des données et les sous-traitants qui définissent les responsabilités pour chaque activité de traitement des données.

Maintenez une liste de contrôle légère de la conformité au GDPR pour confirmer que chaque formulaire/modèle comprend les champs et les contacts requis. Mimecast soutient ces processus avec des outils de reporting et d'e-discovery prêts pour la conformité, simplifiant la gestion des DSAR et la préparation des audits pour aider les équipes à rester conformes au gdpr tout en renforçant la sécurité des données.

Protection des données et travail à distance

Le travail à distance augmente les défis en matière de protection des données :

• Réseaux non sécurisés : les employés travaillant à domicile peuvent se connecter via un réseau Wi-Fi non sécurisé.
• Shadow IT : l'utilisation d'applications non approuvées peut contourner les politiques de conformité.
• Gestion des appareils : les appareils personnels peuvent être dépourvus de cryptage ou de correctifs de sécurité à jour et de contrôles de sécurité des données.

La conformité au GDPR exige que les organisations étendent les contrôles de sécurité aux environnements distants. Mimecast vous aide en vous fournissant :

• Accès sécurisé au courrier électronique basé sur le cloud depuis n'importe quel endroit, soutenu par une solide sécurité dans le cloud.
• Protection avancée contre les attaques de phishing qui ciblent souvent les travailleurs à distance.
• Archivage centralisé pour appliquer les politiques de conservation, quel que soit le lieu de travail des employés.

Pourquoi la conformité proactive au GDPR est importante

Le GDPR a transformé le paysage mondial de la protection des données. L'accent mis sur la transparence, la responsabilité et les droits individuels oblige les organisations à repenser la manière dont elles traitent les informations personnelles, en particulier dans le domaine du courrier électronique, où des données sensibles sont constamment échangées.

La conformité n'est pas facultative. Les organisations sont confrontées à des conséquences financières, opérationnelles et de réputation si elles n'y parviennent pas (y compris un risque accru de violation des données). Mais avec la bonne stratégie et la bonne technologie, la conformité au GDPR peut être réalisée plus facilement, en réduisant la charge administrative tout en renforçant la confiance des clients.

Mimecast fournit aux organisations les outils avancés de sécurité, d'archivage et de continuité du courrier électronique nécessaires pour répondre efficacement aux obligations du GDPR. De la défense contre les cybermenaces à la simplification des demandes des personnes concernées, Mimecast permet aux équipes informatiques de maintenir la conformité tout en se concentrant sur la croissance de l'entreprise.

Pour les entreprises à la recherche d'un partenaire éprouvé et de confiance en matière de conformité GDPR, Mimecast offre un impact dès le premier jour - et une protection continue pour l'avenir.