Risque de conformité

Qu'est-ce que le risque de non-conformité ?

Le risque de conformité fait référence au potentiel de sanctions juridiques, de pertes financières ou d'atteinte à la réputation auquel une organisation peut être confrontée lorsqu'elle ne respecte pas les lois, les règlements, toute obligation réglementaire ou les politiques internes.

"Dans le contexte d'Email Archive et de la sécurité des courriels, le risque de conformité émerge souvent :"

• Pratiques de rétention inadéquates
• Dossiers incomplets
• Contrôles de sécurité inadéquats

Chacun de ces éléments peut exposer les organisations à des litiges, à des amendes réglementaires ou à des violations de données. Un programme de conformité bien géré est essentiel pour gérer les risques dans tous ces domaines.

Qu'est-ce que la gestion du risque de non-conformité ?

La gestion du risque de conformité est le processus systématique d'identification, d'évaluation et d'atténuation des menaces liées à la conformité au sein d'une organisation, dans le cadre d'un processus plus large de gestion des risques. Il ne s'agit pas seulement de réagir aux audits, mais aussi d'agir :

• Identification des risques - reconnaître les vulnérabilités dans les pratiques de communication, d'archivage ou de traitement des données.
• Élaboration de politiques - création de politiques internes claires (politiques de conformité) qui s'alignent sur les réglementations externes.
• Intégration technologique - tirer parti de solutions SaaS telles que Mimecast pour automatiser les contrôles de conformité.
• Suivi et rapports - suivi continu de la situation en matière de conformité et génération de rapports prêts pour un audit de conformité.

Lorsqu'elle est gérée efficacement, la gestion des risques de conformité protège les organisations contre les sanctions réglementaires, les perturbations opérationnelles et les atteintes à la réputation.

Minimiser le risque de conformité pour Email Archive

Alors que la complexité des réglementations concernant la conservation des courriels ne cesse de croître, de plus en plus d'équipes informatiques recherchent des solutions permettant de réduire les risques de conformité tout en simplifiant les tâches d'Email Archive.

"L'environnement réglementaire relatif à l'Email Archive est devenu très complexe ces dernières années, et ce pour plusieurs raisons." Le courrier électronique est de plus en plus utilisé comme preuve dans les procédures judiciaires - en tant que principal enregistrement de la communication commerciale, il peut être utilisé pour documenter le moment, la motivation, l'intention et la connaissance des décisions et des transactions commerciales. Et comme le courrier électronique est omniprésent et utilisé par de nombreux utilisateurs, il constitue le premier vecteur d'attaque pour les personnes malveillantes qui cherchent à percer les défenses pour voler des données et de l'argent. Par conséquent, la sécurité et la conservation des courriers électroniques sont de plus en plus régies par des réglementations dans les secteurs de l'administration, de la finance et de la santé, ce qui accroît la difficulté de gérer le risque de conformité lors de l'archivage des données des courriers électroniques.

Pour assurer la conformité de l'archivage et minimiser les risques de conformité, les entreprises ont besoin d'outils faciles à utiliser qui peuvent réduire de manière significative le temps et les ressources nécessaires pour gérer la conservation et la conformité de l'archivage tout en automatisant la sauvegarde et la restauration du système. Pour des dizaines de milliers d'organisations dans le monde, Mimecast est la solution de choix pour l'Email Archive et la gestion de la récupération des courriels.

Les copies multiples du courrier électronique permettent de minimiser les risques de non-conformité

Pour réduire les risques liés à la conformité, Mimecast conserve trois copies infalsifiables de tous les courriels archivés. Chaque message est crypté et stocké dans des centres de données situés dans des endroits géographiquement différents. Mimecast conserve le contenu original du courrier électronique, les messages modifiés par la politique de contenu et les métadonnées qui fournissent une preuve de livraison et des informations de non-répudiation.

Mimecast propose également une solution optionnelle Sync & Recover pour une récupération rapide et facile des courriers électroniques et des données de contact et de calendrier après une perte ou une corruption. Et comme Mimecast Cloud Archive peut conserver des documents en plus du courrier électronique, Mimecast peut servir de solution logicielle de récupération de fichiers en plus d'une solution de sauvegarde et de récupération de courrier électronique.

En savoir plus sur le risque de conformité de l'email et Mimecast.

Types de risques de non-conformité

Les risques de non-conformité se manifestent sous plusieurs formes en fonction du secteur, de la géographie et des activités de l'entreprise. Les catégories les plus courantes sont les suivantes

• Risque de conformité réglementaire - le non-respect des lois et réglementations telles que GDPR, HIPAA ou PCI DSS (y compris chaque obligation réglementaire) peut entraîner des amendes et des sanctions salées.
• Risque opérationnel de conformité - risques associés au non-respect des processus internes ou des meilleures pratiques du secteur (c'est-à-dire le risque opérationnel), entraînant une inefficacité ou une exposition.
• Risque de conformité financière - non-respect des normes en matière d'information financière ou de tenue de registres pouvant avoir une incidence sur les audits et la confiance des investisseurs.
• Risque lié à la sécurité des données et à la protection de la vie privée - une mauvaise manipulation des données sensibles des clients ou des employés peut entraîner des violations, des usurpations d'identité et une perte de confiance de la part des clients.
• Risque de réputation - même si les amendes sont évitées, la non-conformité peut nuire à la réputation de la marque, éroder la confiance et porter atteinte à la position sur le marché.

La compréhension de ces catégories aide les organisations à concentrer leurs ressources là où l'exposition est la plus grande et à donner la priorité aux risques les plus importants.

Exemples de risques de non-conformité

Des exemples pratiques illustrent comment les risques de conformité apparaissent dans les activités quotidiennes. Chaque exemple de risque de non-conformité ci-dessous montre comment des lacunes peuvent apparaître :

• Les organismes de soins de santé qui ne conservent pas les communications électroniques des patients en toute sécurité s'exposent à des violations de la loi HIPAA.
• Les institutions financières qui ne peuvent pas produire en temps voulu les enregistrements des courriels lors des audits s'exposent à des sanctions de la part de la FINRA ou de la SEC.
• Les agences gouvernementales soumises à des demandes de FOIA peuvent être confrontées à des lacunes en matière de conformité si elles ne disposent pas d'outils fiables d'administration de la preuve électronique (e-discovery).
• Les entreprises en litige qui ne disposent pas d'Email Archive défendables risquent de perdre des procès en raison d'une documentation inadéquate sur les intentions ou les délais.

Ces scénarios montrent pourquoi les organisations de tous les secteurs doivent prendre des mesures proactives pour gérer les risques liés à la conformité.

Conformité de l'informatique en nuage et des données

À mesure que les entreprises adoptent des plateformes de collaboration basées sur le cloud, les exigences de conformité s'étendent au-delà des systèmes de messagerie électronique traditionnels. Les organisations doivent désormais tenir compte des éléments suivants

• Résidence et souveraineté des données - veiller à ce que les données stockées dans le nuage soient conformes aux réglementations locales et internationales.
• Gestion du cycle de vie des données - contrôle de la durée de conservation des courriels, des chats et des documents.
• Transferts transfrontaliers - gestion de la conformité lorsque les données sont transférées entre différentes juridictions.
• Risque lié aux fournisseurs tiers - s'assurer que les fournisseurs de services en nuage tels que Mimecast respectent des certifications de conformité et des contrôles de sécurité rigoureux.

Mimecast Cloud Archive a été conçu en tenant compte de ces facteurs. Son architecture de stockage cryptée et dispersée géographiquement garantit que l'adoption de l'informatique en nuage n'augmente pas le risque de conformité, mais le renforce au contraire. Ces contrôles devraient être intégrés dans un système centralisé de gestion de la conformité, à des fins de surveillance.

L'importance de la formation et de la culture de la conformité

La technologie seule ne peut pas éliminer le risque de non-conformité. Une culture de la conformité doit être ancrée dans l'organisation :

• Formation - les employés doivent comprendre les exigences réglementaires et les politiques internes, en particulier en ce qui concerne l'utilisation, la conservation et la sécurité du courrier électronique ; une formation formelle sur la conformité renforce ces comportements.
• Responsabilité - une appropriation claire des responsabilités en matière de conformité par la direction et les services informatiques.
• Sensibilisation - programmes continus qui rappellent aux employés les risques de phishing, les politiques de conservation et les conséquences en matière de conformité.

Une organisation qui traite la conformité comme une partie intégrante de sa culture - plutôt que comme une réflexion après coup - réduit les erreurs humaines et renforce ses défenses contre les risques liés à la réglementation et à la réputation.

Le rôle de la technologie dans la gestion du risque de non-conformité

Les processus manuels ne peuvent à eux seuls s'adapter à l'environnement réglementaire actuel. La technologie joue un rôle central dans la réduction des risques de non-conformité :

• Automatiser la conservation - en veillant à ce que les courriels et les données soient archivés selon les calendriers requis.
• Accélérer l'administration de la preuve électronique - fournir des réponses rapides et précises aux demandes légales et réglementaires.
• Amélioration de la visibilité - tableaux de bord centralisés qui donnent aux responsables de la conformité des informations en temps réel dans le cadre d'un système de gestion de la conformité.
• Réduire les coûts - en évitant le travail manuel et l'investissement en capital grâce à des solutions de conformité basées sur le SaaS.

Mimecast illustre cette approche en combinant l'archivage dans le nuage, la sécurité et la continuité dans une single solution qui rationalise la conformité tout en protégeant les communications critiques de l'entreprise, soutenant ainsi votre cadre de gestion des risques.

Élaborer une stratégie d'atténuation des risques de non-conformité

Les organisations doivent adopter une approche structurée de l'atténuation des risques liés à la conformité :

• Évaluez les exigences réglementaires - identifiez les réglementations (GDPR, HIPAA, PCI DSS, etc.) qui s'appliquent à votre secteur et cartographiez chaque obligation réglementaire.
• Cartographier les risques actuels - évaluer les lacunes existantes dans les pratiques de conservation, d'archivage et de sécurité du courrier électronique, en se concentrant sur les risques les plus importants.
• Adoptez des outils de conformité SaaS - mettez en œuvre des solutions qui automatisent les processus et réduisent les erreurs humaines dans le cadre d'un système de gestion de la conformité.
• Établissez des politiques de gouvernance - définissez des calendriers de conservation, des protocoles de sécurité et des voies d'escalade soutenus par des politiques de conformité formelles.
• Effectuez des audits réguliers - utilisez les journaux d'audit et les rapports pour valider la conformité et effectuez un audit de conformité périodique pour identifier les nouveaux risques.
• Favoriser une culture de la conformité - renforcer la sensibilisation et la responsabilisation des employés à tous les niveaux grâce à une formation continue sur la conformité.

En combinant la stratégie, la culture et la technologie, les organisations créent un cadre durable pour la gestion des risques qui minimise l'exposition à la conformité tout en s'adaptant à l'évolution des réglementations.

Gérer le risque de conformité avec Mimecast

Les solutions SaaS de Mimecast 100% pour l’Email Archive, la continuité et la sécurité des courriels permettent aux équipes informatiques de réduire considérablement la charge administrative tout en réduisant les risques de non-conformité. En tant que solution basée sur le cloud, Mimecast peut être mis en œuvre rapidement pour avoir un impact dès le premier jour. Sans matériel ni logiciel à acheter ou à installer, Mimecast permet aux entreprises d'éviter les dépenses d'investissement tout en s'efforçant de réduire les risques liés à la conformité.

Mimecast offre des capacités d'archivage puissantes et faciles à utiliser dans Mimecast Cloud Archive, un référentiel centralisé pour les données de messagerie, les fichiers et les IM conversations. Pour minimiser les risques liés à la conformité, Mimecast offre aux administrateurs des outils de gestion de la rétention souples et granulaires afin de garantir que les bonnes données de messagerie sont conservées pendant la bonne durée. Les outils de recherche rapide accélèrent la découverte électronique, tandis que les outils de mise en attente juridique et de case management réduisent le temps nécessaire pour répondre aux demandes juridiques et de conformité.

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