Qu'est-ce que le contrôle de conformité ? Comment ça marche et pourquoi c'est important

Qu'est-ce que le contrôle de conformité ?

Le contrôle de conformité est le processus continu de suivi et de garantie de l'adhésion d'une organisation aux politiques réglementaires, juridiques et internes. Contrairement aux contrôles de conformité ponctuels tels que les audits, la surveillance continue permet de savoir en temps réel si les activités sont conformes aux normes du secteur et aux réglementations internes.

Dans le contexte de la cybersécurité, le contrôle de la conformité est essentiel pour protéger les données sensibles, détecter les risques liés aux initiés et identifier les violations des politiques au fur et à mesure qu'elles se produisent. L'essor de la collaboration en nuage et le passage à des environnements de travail hybrides et à distance ont rendu le contrôle en temps réel indispensable à une gestion efficace des risques.

Qu'est-ce qu'une politique de conformité ?

Une politique de conformité est un ensemble documenté de règles et de lignes directrices qui régissent l'utilisation acceptable de la technologie et le traitement des informations sensibles au sein d'une organisation. Ces politiques sont essentielles pour définir la manière dont les différents types de données, tels que les informations personnelles identifiables (PII), les informations de santé protégées (PHI) et les dossiers financiers, doivent être gérés.

Dans le domaine de la cybersécurité, ces politiques établissent les critères de référence que les systèmes de contrôle de la conformité utilisent pour signaler les violations. En l'absence de politiques bien définies, les systèmes de contrôle ne disposent pas de critères exploitables, ce qui rend difficile l'identification et le traitement efficace des risques.

Quelle est l'importance d'une politique de conformité ?

Une politique de conformité solide joue un rôle crucial dans la réduction des risques en aidant les organisations à éviter les risques liés à la cybersécurité, au droit et à la réputation. Le respect des politiques de conformité permet d'éviter des amendes coûteuses, des violations et des risques juridiques, tels que ceux résultant d'une mauvaise manipulation des données ou du non-respect des exigences réglementaires.

En outre, des politiques de conformité bien appliquées renforcent la confiance au sein de l'organisation et avec les partenaires extérieurs. Ils favorisent une culture de la transparence, de la responsabilité et du comportement éthique, ce qui est essentiel pour maintenir la confiance des clients et améliorer les relations commerciales.

Quel est l'objectif du contrôle de conformité ?

L'objectif du contrôle de conformité est d'assurer le respect permanent des réglementations sectorielles et des politiques internes. En offrant une visibilité en temps réel des risques potentiels, il permet aux organisations d'agir rapidement pour traiter les violations avant qu'elles ne se transforment en problèmes plus importants.

Le contrôle de la conformité est une mesure de sécurité proactive qui contribue à prévenir les violations de données, les menaces internes et les sanctions financières qui accompagnent la non-conformité. Il s'agit d'un outil essentiel pour réduire l'exposition aux cyberrisques et protéger les données sensibles dans l'ensemble de l'organisation.

Qu'est-ce que le contrôle de conformité des gouvernements ?

• Audits HIPAA: Les prestataires de soins de santé américains s'exposent à des sanctions en cas de violation de la vie privée et doivent tenir des registres spécifiques pour prouver leur conformité.
• Surveillance de la FINRA : Les sociétés financières doivent surveiller les transactions et enregistrer les communications afin de garantir le respect des réglementations sectorielles.
• Application du GDPR : Les entreprises opérant dans l'UE ou traitant des données de clients européens doivent respecter des exigences strictes en matière de protection de la vie privée et démontrer leur conformité lors des inspections.

Le contrôle de la conformité gouvernementale est essentiel pour les organisations afin d'éviter les violations surprises et de s'assurer qu'elles conservent des enregistrements prêts à être audités et des journaux immuables.

Qui est responsable du contrôle de la conformité ?

• CISO & Équipes de sécurité : Supervisent les contrôles technologiques et gèrent l'infrastructure de surveillance.
• Compliance Officers & Équipes juridiques : Interprètent les obligations réglementaires, élaborent des politiques et veillent à ce que le contrôle soit conforme aux exigences légales.
• HR & People Teams : Intégrez les attentes en matière de conformité dans l'intégration et l'évaluation des performances des employés.
• Responsables de la ligne de métier : Renforcez les politiques de conformité dans les flux de travail quotidiens.

Les parties prenantes externes telles que les fournisseurs de services gérés (MSP), les fournisseurs tiers et les équipes de conformité externalisées jouent également un rôle dans le contrôle. Une responsabilité claire entre les départements et les fournisseurs est essentielle pour éviter les lacunes en matière de conformité.

Création d'un plan de contrôle de conformité

Un plan efficace de contrôle de la conformité est essentiel pour les organisations afin de garantir le respect permanent des politiques réglementaires, juridiques et internes. Il fournit une structure claire pour les activités de contrôle, aide à réduire le risque de violation de la conformité et minimise les perturbations opérationnelles ou les atteintes à la réputation.

Un processus de conformité permanent permet aux organisations de rester en phase avec l'évolution de la réglementation et de surveiller en permanence les activités susceptibles de les exposer à des risques. Voici une analyse détaillée des éléments clés d'un cadre de contrôle de la conformité :

1. Les objectifs

• Identifier et hiérarchiser les risques en fonction de leur impact potentiel (financier, réputationnel ou opérationnel).
• Fixer des objectifs mesurables pour améliorer la conformité, tels que la réduction des incidents de non-conformité ou l'accélération des délais de réponse aux infractions.
• S'aligner sur des objectifs organisationnels plus larges : veiller à ce que la conformité ne se limite pas à la gestion des risques, mais contribue également à la confiance des clients, à l'efficacité opérationnelle et au maintien d'une réputation positive dans le secteur.

En se concentrant sur les risques importants, les organisations peuvent allouer efficacement leurs ressources, en veillant à ce que le contrôle de la conformité soit ciblé et efficace pour prévenir les infractions et les sanctions.

2. Politiques

• Traitement des données : Indiquez clairement comment les données sensibles, telles que les IIP, les IPS et les dossiers financiers, doivent être stockées, transmises et cryptées. Cela permet de garantir la conformité avec les réglementations telles que la conformité HIPAA et le GDPR.
• Contrôles d'accès : Définissez des contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC), qui garantissent que les employés n'ont accès qu'aux données nécessaires à leur rôle. Cela minimise le risque de menaces internes ou de violations accidentelles.
• Signalement des incidents : Établissez clairement ce qui constitue un incident à signaler (par exemple, les violations de données, les accès non autorisés) et le calendrier de signalement des incidents. Cette politique aide les employés et les parties prenantes à agir rapidement en cas de violation.
• Conservation et destruction : Précisez la durée de conservation des documents et définissez des méthodes sûres pour détruire les données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires. Il s'agit d'un élément clé de la conformité avec des réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX) et le GDPR.

Sans politiques claires et réalisables, votre activité de contrôle de la conformité sera inefficace et ne disposera pas des repères nécessaires pour identifier et traiter efficacement les violations.

3. La technologie

• Surveillance des courriels: Des solutions telles que Mimecast peuvent suivre les communications par courrier électronique pour s'assurer de leur conformité avec les politiques et réglementations internes, garantissant ainsi que les informations sensibles ne sont pas divulguées ou partagées de manière inappropriée.
• Surveillance des plateformes de collaboration : Les outils de collaboration tels que Microsoft Teams, Slack et SharePoint devenant partie intégrante des opérations commerciales, la surveillance de ces outils est cruciale pour s'assurer que les fichiers et les messages restent conformes aux politiques internes. Les solutions de conformité de Mimecast s'intègrent à ces plateformes pour assurer une surveillance et une détection en temps réel.
• Surveillance des terminaux : Assurez-vous que les appareils tels que les téléphones mobiles, les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau respectent les contrôles de conformité lorsqu'ils accèdent aux données de l'entreprise. Les activités de contrôle de la conformité comprennent le suivi des téléchargements de fichiers, de l'utilisation de la clé USB et des tentatives d'accès non autorisé.
• Surveillance du stockage en nuage : De plus en plus d'entreprises adoptent le stockage en nuage. Il est donc essentiel de savoir qui télécharge et accède aux fichiers dans le nuage pour rester en conformité avec les réglementations en matière de stockage de données et prévenir les violations de données.

Ces technologies offrent une visibilité et un suivi de la conformité sur toutes les plateformes, garantissant que tous les systèmes fonctionnent ensemble pour détecter et atténuer les risques de non-conformité.

4. Réponse aux incidents

• Des voies d'escalade claires : Définissez qui est responsable de la gestion des violations de la conformité et comment les incidents doivent être remontés au sein de l'organisation.
• Flux de travail pour les rapports : Établissez des procédures pour signaler les violations en temps réel, en veillant à ce que les parties prenantes concernées (par exemple, les juristes, les responsables de la conformité) soient immédiatement informées.
• Manuels de remédiation : Ils décrivent les mesures spécifiques à prendre en cas de violation, notamment la manière de contenir la violation, de résoudre le problème sous-jacent et de communiquer avec les parties concernées (par exemple, les clients, les autorités de réglementation).
• Analyse post-incident : Après avoir résolu un incident, procédez à un examen pour évaluer l'efficacité de la réponse et mettre à jour les politiques et les processus afin d'éviter de nouvelles violations.

Une solide capacité de réponse aux incidents garantit que les tâches de mise en conformité sont traitées rapidement, ce qui réduit les dommages et aide les organisations à se conformer aux exigences réglementaires, telles que les délais de notification des violations.

5. Amélioration continue

• Examens périodiques : Évaluez régulièrement l'efficacité des outils de surveillance, des politiques et des plans de réponse aux incidents. Il peut s'agir de révisions trimestrielles ou annuelles en fonction de la complexité de l'organisation et de l'évolution de la réglementation.
• Les leçons tirées des incidents : Après chaque incident, documentez ce qui n'a pas fonctionné et utilisez ces informations pour améliorer les processus, les politiques et les technologies.
• Mises à jour réglementaires : Tenez-vous au courant des modifications apportées aux lois et réglementations qui pourraient avoir une incidence sur vos obligations en matière de conformité. Cela permet de s'assurer que votre cadre de contrôle est toujours conforme aux dernières réglementations en matière de conformité.
• Formation au respect des règles : Une formation régulière doit être dispensée aux employés afin de renforcer l'importance du respect des règles et d'informer le personnel sur les nouvelles politiques ou menaces.

Un programme efficace de contrôle de la conformité est essentiel pour les organisations qui souhaitent rester en conformité avec les réglementations et atténuer les risques associés à la non-conformité. En fixant des objectifs clairs, en définissant des politiques, en sélectionnant les bonnes technologies, en se préparant aux incidents et en s'engageant à une amélioration continue, les entreprises peuvent créer un cadre de contrôle de la conformité qui assure une protection et une résilience à long terme face à l'évolution des menaces et des réglementations.

Les défis du contrôle de conformité

Le contrôle de conformité est confronté à plusieurs défis :

• Surcharge de données : Les équipes de sécurité peuvent être submergées par des alertes sans ordre de priorité.
• Les zones d'ombre : Les outils tiers non surveillés, les appareils personnels et les applications en nuage créent des risques.
• Résistance culturelle : Les employés peuvent contourner les contrôles s'ils les perçoivent comme une entrave à la productivité.
• Outils disparates : Des systèmes de surveillance distincts peuvent conduire à ne pas voir les corrélations entre les risques.

Pour surmonter ces défis, les organisations devraient mettre en œuvre des solutions de surveillance alimentées par l'IA, former les employés aux politiques de conformité et intégrer les outils de sécurité pour créer une approche unified.

Comparaison des solutions de conformité internes, tierces et hybrides

• En interne : Assure un contrôle maximal et la souveraineté des données, mais nécessite un personnel, une expertise et des ressources importants.
• Tiers : Externaliser l'expertise en matière de conformité, mais dépendre de la confiance du fournisseur et de contrats clairs.
• Hybride : Un mélange des deux, permettant aux fournisseurs externes de gérer la surveillance et l'escalade tout en maintenant un contrôle interne pour les décisions politiques.

Mimecast s'associe à des centaines de MSP et d'intégrateurs pour proposer des solutions hybrides qui concilient coût, rapidité et réduction des risques.

Conclusion

Le contrôle de la conformité est essentiel pour gérer les risques de cybersécurité, protéger les données sensibles et garantir le respect des réglementations. Un programme de conformité solide - soutenu par des politiques claires, des outils de contrôle efficaces et une forte responsabilisation - réduit les risques commerciaux et favorise une culture de la transparence et de la confiance.

Découvrez les outils de surveillance de la conformité alimentés par l'IA de Mimecast pour aider votre organisation à mettre en œuvre une surveillance continue et exploitable qui soutient vos objectifs en matière de cybersécurité et de réglementation.