Zoom Sauvegarde et Archivage : Un guide complet

Zoom est une plateforme de vidéoconférence basée sur le cloud, développée spécifiquement pour les réunions vidéo et audio, les webinaires, les chats en direct et les enregistrements de réunions. En tant qu'outil de collaboration asynchrone, Zoom a gagné en popularité dans le monde des affaires moderne parce qu'il est facile de participer à des réunions virtuelles et à des webinaires à partir de n'importe quel appareil et d'une grande variété d'endroits. Aujourd'hui, Zoom est au service des travailleurs à distance, des éducateurs, des petites et grandes entreprises et des organisations gouvernementales grâce à son ensemble de fonctionnalités polyvalentes.

Pourquoi est-il important de sauvegarder Zoom ?

Les sauvegardes de données sont importantes pour créer un filet de sécurité afin de protéger les informations précieuses et de garantir l'accès au contenu des données importantes en cas de besoin.

1. Protégez-vous contre la perte de données : Les sauvegardes protègent les enregistrements et les fichiers importants des réunions contre la suppression accidentelle ou la corruption. En cas de problème avec votre stockage dans le nuage, une copie de sauvegarde permet de conserver intactes vos informations essentielles.
2. Possibilités de partage : Les sauvegardes des enregistrements Zoom permettent de partager le contenu avec un public plus large qui n'a peut-être pas assisté à la réunion d'origine. Cette fonction est utile pour les supports de formation ou les contenus fondamentaux tels que les directives de sécurité ou les règles de conformité.
3. Faciliter l'eDiscovery : Les délais de l'enquête électronique sont souvent serrés, et le fait de disposer de sauvegardes des données Zoom améliore l'efficacité de la récupération des enregistrements nécessaires pour les procédures judiciaires et les enquêtes.
4. Gestion du stockage : Le stockage en nuage a ses limites. Le fait de conserver des enregistrements plus anciens dans une sauvegarde sécurisée permet de libérer de l'espace dans le stockage en nuage Zoom pour les données plus récentes, ou celles auxquelles on accède plus fréquemment.
5. Continuité d'accès : si les serveurs de Zoom ont des problèmes ou si vous subissez une interruption de service, les sauvegardes de vos données Zoom garantissent que vos données de réunion sont toujours à votre disposition.
6. Édition et réutilisation : Les enregistrements sauvegardés peuvent être édités et réutilisés pour le contenu permanent qu'ils contiennent. Des supports de formation, des films d'animation et d'autres médias utiles peuvent être tirés des enregistrements archivés pour donner une nouvelle vie au contenu.
7. Exigences de conformité : Les industries hautement réglementées ont souvent des exigences en matière de conservation des données. La sauvegarde des données Zoom est donc une question de conformité à ces règles.
8. Continuité de l'activité : En cas d'événement inattendu tel qu'une catastrophe météorologique ou une cyberattaque, les sauvegardes des données Zoom permettent d'éviter la perte définitive de données et de maintenir la continuité de l'activité face à l'adversité.

Des sauvegardes régulières peuvent également vous apporter une certaine tranquillité d'esprit. Si vous savez que vos données Zoom sont protégées, il est plus facile de se concentrer sur les opérations quotidiennes et les nouvelles affaires plutôt que de recréer ce qui n'est plus disponible.

Quels types de données Zoom peuvent être archivés ?

En fonction de votre solution d'archivage Zoom, il existe un large éventail de données qui peuvent être capturées et conservées. En voici les principaux types :

• Métadonnées de la réunion : Le titre de la réunion, l'identifiant de la réunion, la date, l'heure, la durée, l'hôte, les participants et d'autres détails pertinents sur la session sont tous inclus dans les métadonnées.
• Chats : Les messages de chat entre les participants à la réunion peuvent être conservés. Les chats publics et les messages privés entre utilisateurs individuels sont inclus.
• Audio : Peut-être plus important encore, le contenu audio des réunions Zoom peut être capturé et archivé. Il s'agit de l'audio de la réunion principale et des fichiers audio individuels pour chaque utilisateur régulé afin de faciliter l'identification des orateurs.
• Vidéo : Parallèlement à l'audio, l'enregistrement vidéo est un autre élément essentiel de l'archivage des données Zoom. Cela permet de préserver les éléments visuels tels que le partage d'écran, les présentations et les flux vidéo des participants.
• Légendes : Si la transcription en direct est activée pour une session Zoom, les sous-titres générés peuvent être conservés avec le reste du contenu de la réunion.
• Réactions : Les réactions des participants à la réunion peuvent être archivées avec les données de la réunion.
• Sondages et Q& A : Dans l'archivage des webinaires Zoom, les résultats des sondages et les interactions Q&A peuvent être conservés.
• Contenu des salles de réunion : Les sessions de la salle de réunion de Zoom peuvent être incluses dans les données archivées.

Les types spécifiques de données qui peuvent être archivées peuvent varier en fonction de la solution d'archivage de l'organisation et des paramètres de configuration qu'elle met en œuvre. Certaines solutions tierces peuvent offrir des capacités d'archivage plus complètes via l'ingestion d'API.

Comment activer l'archivage de Zoom

Zoom n'a pas de fonction d'archivage intégrée pour les enregistrements, mais il propose des options de stockage et de gestion du contenu enregistré en fonction de votre plan d'abonnement payant. Les entreprises auront besoin de plusieurs composants fonctionnant ensemble pour capturer, stocker et gérer les données relatives aux réunions.

Agent d'archivage

L'agent d'archivage de Zoom collecte des informations sur les réunions en fonction des configurations de votre compte. Lorsqu'un utilisateur réglementé rejoint une réunion, la passerelle d'archivage se connecte et commence le processus d'archivage. L'agent stocke les données Zoom pendant 30 jours maximum, période pendant laquelle il est possible d'y accéder et de les récupérer via l'API d'archivage de Zoom ou les webhooks.

Application de la place de marché

Pour activer l'archivage, les administrateurs doivent installer et configurer une application d'archivage tierce à partir de Zoom App Marketplace qui peut extraire les données Zoom et les transférer vers la plate-forme d'archivage choisie.

Plateforme tierce

La plateforme d'archivage tierce traite les informations de Zoom et applique une logique d'entreprise pour traiter les données. Zoom s'intègre avec de nombreux partenaires pour archiver des fichiers vidéo, des fichiers audio, des chats en direct, des sous-titres, des fichiers de transcription et des webinaires.

Pour activer l'archivage de Zoom, procédez comme suit :

1. Choisissez une solution d'archivage : Sélectionnez un fournisseur d'archivage de conformité parmi les partenaires d'archivage de Zoom support ou créez votre propre application d'archivage.
2. Installez l'application Marketplace : Installez et configurez l'application d'archivage choisie sur Zoom App Marketplace pour votre compte.
3. Configurez les paramètres du compte : Définissez vos préférences d'archivage dans les paramètres de votre compte Zoom, y compris la période de conservation des fichiers archivés (jusqu'à 30 jours).
4. Activez l'archivage : Activez l'option "Archiver les réunions et les webinaires" au niveau du compte dans la page Paramètres du compte.
5. Configurez les webhooks (optionnel) : Configurez le webhook d'archivage de Zoom pour recevoir des notifications lorsque les fichiers archivés sont disponibles au téléchargement.
6. Intégration API : L'application tierce peut utiliser les API d'archivage de Zoom pour récupérer les fichiers archivés de votre compte.
7. Gestion des utilisateurs : Assurez-vous que l'archivage est activé pour les utilisateurs appropriés par l'administrateur de votre compte. Cela permet de capturer leur vidéo, leur audio, leur chat en réunion et leur transcription en direct.

Vous pouvez gérer efficacement l'archivage de Zoom pour votre organisation en suivant les étapes suivantes, qui assureront la conformité avec les exigences réglementaires et maintiendront une archive immuable de vos communications Zoom.

Où Zoom sauvegarde-t-il les données ?

Les enregistrements Zoom peuvent être stockés à deux endroits principaux : le nuage et un disque local. Chaque méthode présente des avantages et des processus de gestion spécifiques.

Enregistrements dans le nuage

Les enregistrements Zoom conservés dans le nuage sont stockés sur les serveurs de Zoom et sont accessibles via le portail web de Zoom. Cette méthode est utile pour les utilisateurs qui doivent accéder à leurs enregistrements à partir de plusieurs appareils ou les partager fréquemment avec d'autres personnes.

Les enregistrements dans le nuage sont liés au compte de l'hôte, auquel les utilisateurs peuvent accéder en se connectant et en naviguant jusqu'à la section "Enregistrements".

Pour gérer ces enregistrements dans le nuage, les utilisateurs doivent utiliser le portail web Zoom. Ils peuvent télécharger, partager ou supprimer des enregistrements si nécessaire. Zoom permet également l'intégration avec des services de stockage dans le nuage tiers tels que Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive pour plus d'espace de stockage ou des options de sauvegarde supplémentaires.

Enregistrements locaux

Les enregistrements Zoom sauvegardés sur l'appareil d'un utilisateur sont stockés localement. Ceux-ci sont entièrement sous le contrôle de l'utilisateur et gérés indépendamment des serveurs de Zoom. Les utilisateurs qui choisissent cette option peuvent le faire en raison d'exigences spécifiques en matière de stockage.

Par défaut, les enregistrements locaux sont sauvegardés dans les répertoires suivants :

• Windows : C:\NUtilisateurs$$[Nom d'utilisateur]\NDocuments\NZoom
• Mac : /Utilisateurs/[Nom d'utilisateur]/Documents/Zoom

Pour accéder aux enregistrements locaux et les gérer, les utilisateurs peuvent naviguer jusqu'à leur emplacement via l'Explorateur de fichiers ou la fenêtre Finder. Des sauvegardes manuelles sur des disques externes ou d'autres services de stockage en nuage garantiront la préservation des données et leur accessibilité à des fins de partage.

Combien de temps Zoom archive-t-il les enregistrements ?

La politique de conservation des données de Zoom pour les enregistrements dépend des paramètres du compte et des politiques de l'organisation. Cependant, la durée de conservation par défaut s'applique à de nombreux utilisateurs de Zoom.

Zoom conserve généralement les enregistrements sur le cloud pendant 180 jours (6 mois) sur une base continue. Les enregistrements sont automatiquement supprimés 180 jours après leur création, sauf si des mesures spécifiques sont prises pour les conserver.

La politique de conservation des enregistrements de Zoom contient des points clés :

• La période de conservation par défaut est de 180 jours calendaires.
• Un processus automatisé quotidien supprime les enregistrements datant de plus de 180 jours.
• Lorsqu'un enregistrement Zoom cloud est supprimé, il est déplacé dans le dossier "Corbeille" du titulaire du compte.
• Les enregistrements se trouvant dans le dossier Zoom "Corbeille" d'un titulaire de compte sont conservés pendant 30 jours supplémentaires, période pendant laquelle ils peuvent être récupérés.
• Après 30 jours dans le dossier "Corbeille", les enregistrements sont définitivement supprimés. La récupération n'est pas possible.

Les administrateurs de comptes peuvent modifier cette politique de conservation de la manière suivante :

1. Périodes de conservation plus courtes : Certaines institutions peuvent souhaiter gérer le stockage de manière plus efficace en supprimant les enregistrements plus rapidement que 180 jours.
2. Périodes universitaires/semestres : Les établissements d'enseignement ont souvent des politiques alignées sur les semestres et fixent leurs périodes de conservation en conséquence.
3. Exigences de conformité : Les entreprises des secteurs réglementés peuvent personnaliser leur gestion des données pour un contrôle plus efficace de la conformité, plutôt que de se fier à la période de conservation par défaut de Zoom.

Pour s'assurer que les données ne sont pas perdues si votre période de conservation est supérieure à 180 jours, les données Zoom doivent être sauvegardées sur une source secondaire afin de les préserver. Examinez régulièrement vos enregistrements pour vous assurer qu'ils sont sauvegardés de manière sûre et complète. Les enregistrements conservés localement peuvent être sauvegardés indéfiniment, en fonction de votre capacité de stockage.

Intégrez Zoom à Aware pour une sauvegarde simplifiée et sécurisée des données

La salle de conférence virtuelle de Zoom est connue de millions d'utilisateurs chaque jour. Avec des réunions dans le monde entier, Zoom connecte les équipes, les partenaires et les institutions indépendamment du lieu ou de l'appareil. Avec un tel outil de collaboration asynchrone, la préservation des données qu'il génère est vitale pour la continuité de l'activité, la conformité, la prévention des pertes de données et l'activité quotidienne des entreprises modernes.

Les capacités de préservation des données d'Aware offrent aux organisations la flexibilité et la stabilité dont elles ont besoin pour sauvegarder en continu les données de Zoom Team Chat. Les parties prenantes peuvent avoir l'esprit tranquille en sachant que leurs données seront préservées et disponibles à tout moment.

Avec Aware, les entreprises peuvent :

• Créez des politiques de conservation personnalisables et granulaires pour différents types de données et définissez-les pour différentes plateformes.
• Facilitez l'accès aux données grâce à des recherches fédérées et à des options de filtrage multiples, afin de rationaliser les délais d'obtention des résultats.
• Conservez tout le contenu, y compris les images en ligne, les modifications et les réactions emoji pour une utilisation ultérieure.
• Empêchez les accès non autorisés à l'aide de contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) et surveillez les accès à l'aide de journaux d'audit.

Pour une compagnie d'assurance comptant 5 000 employés, le manque de capacités d'archivage l'empêchait d'utiliser la fonction de messagerie directe de son outil de collaboration. La suppression de cette méthode de communication a été difficile pour les jeunes employés, qui ont cité les messages directs comme méthode préférée pour faire leur meilleur travail.

L'entreprise devait résoudre cette incompatibilité avec un outil capable d'archiver en continu tout en permettant une gestion granulaire des données pour gérer les messages entre les employés réglementés et non réglementés dans le cadre des règles de conformité de leur secteur d'activité. Ils ont trouvé Aware et ont pu fournir à leurs employés des outils qui leur ont permis de collaborer avec succès tout en s'assurant que les bonnes données étaient conservées pendant la bonne durée.

Aware peut aider votre entreprise à sauvegarder les données du chat Zoom afin qu'elles soient à portée de main lorsque vous en avez besoin.