Migrer de Meta Workplace vers Slack

En mai 2024, Meta a annoncé la fermeture inattendue de sa plateforme Workplace. Il est prévu que l'interface de collaboration devienne en lecture seule d'ici août 2025 et qu'elle soit complètement désactivée d'ici juin 2026. Workplace fonctionne de la même manière que Facebook et est utilisé par de nombreuses entreprises pour maintenir l'engagement et la collaboration interne de leurs employés.

• Depuis des années, Meta supprime des emplois et investit massivement dans l'IA et les technologies métaverses qui, selon elle, changeront fondamentalement la façon dont les entreprises travaillent. Pour les utilisateurs de Workplace, cette interruption signifie que plusieurs décisions doivent être prises.
• Quelles sont les données actuelles qui doivent être conservées et stockées ?
• Quels flux de travail reposant sur Workplace devront être reconsidérés ?
• Les besoins actuels des organisations en matière de communication nécessitent-ils l'utilisation d'une plateforme 1 pour 1, ou existe-t-il de meilleurs outils pour rationaliser les processus et la conservation des données ?
• Les dépenses liées à une nouvelle plate-forme sont-elles comparables ou est-il possible de réaliser des économies ?

Comment migrer de Meta Workplace vers Slack

À la suite de cette annonce, de nombreuses organisations ont immédiatement commencé à réfléchir aux outils de collaboration et de communication qui pourraient convenir à leur personnel. Slack est l'un des outils de collaboration les plus populaires du marché. C'est l'outil de collaboration privilégié par 77% des entreprises du classement Fortune 100. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une solution de migration 1 pour 1 à partir de Workplace, elle offre la plupart des fonctionnalités de messagerie, de partage de fichiers, d'automatisation du flux de travail et d'intégration proposées par Workplace. Il se connecte bien à d'autres outils, comme Zoom, Google, Microsoft 365 et d'autres grands noms du monde des affaires, et est relativement facile à prendre en main pour les utilisateurs.

L'évolutivité de Slack en fait un choix de premier plan pour combler le vide laissé par Workplace. Une bonne planification peut faciliter la transition entre les plateformes et rendre le changement aussi facile que possible. Vous trouverez ci-dessous les étapes à prendre en compte pour migrer Meta Workplace vers Slack.

Évaluez vos besoins

Évaluez les besoins de votre entreprise en matière de communication et de collaboration. Quelles sont les caractéristiques et les fonctionnalités que vous utilisez le plus dans Workplace ? Slack répond-il à ces besoins ou les dépasse-t-il ? C'est la question clé à laquelle il faut répondre pour savoir si Slack est la bonne solution pour votre organisation. Slack propose plusieurs niveaux d'abonnement, de gratuit à Enterprise Grid, pour couvrir les organisations de toutes tailles et exigences.

Préparez votre équipe

La migration des outils de collaboration est un processus qui s'applique à tout le personnel. En donnant à votre équipe des ressources de formation pour qu'elle puisse se familiariser avec l'interface et les fonctionnalités de Slack, vous lui donnerez la possibilité de commencer à travailler rapidement avec le nouvel outil. Il est essentiel d'encourager une adoption rapide pour une intégration harmonieuse.

Configurer Slack

Inscrivez-vous à Slack au niveau d'abonnement et à la configuration qui correspondent le mieux à la structure de votre organisation. Créez les canaux Slack dont vous avez besoin, définissez les autorisations et intégrez les applications ou services tiers nécessaires. Il n'existe pas encore d'outil d'importation pour les données de Workplace, de sorte que la configuration des données des utilisateurs doit être aussi simple que possible.

Migrer les données et le contenu

Il n'existe actuellement aucun outil de migration permettant de transférer de manière transparente des données de Workplace vers une autre plateforme de collaboration. Les transferts de données sont entièrement manuels. C'est là que l'exploration de solutions tierces, dont certaines utilisent des méthodes API, peut vous aider à transférer des données telles que des fichiers et des documents, des données d'accueil, des intégrations et des informations sur les projets vers Slack. Donnez la priorité au contenu le plus important pour assurer la continuité de l'activité.

Tester et piloter

Avant de déployer Slack dans l'ensemble de votre organisation, testez et exécutez un programme pilote pour un groupe plus localisé. Le groupe restreint peut identifier les questions, les préoccupations ou les lacunes qu'il peut rencontrer dans Slack avant que cela ne devienne un problème à l'échelle de l'entreprise. Une fois que vous êtes prêt, commencez le déploiement à grande échelle.

Lancement et soutien

Mettez-le en ligne une fois que vous aurez répondu à toutes les questions et préoccupations soulevées lors de la phase de test. Fournissez une assistance et des ressources de formation continue dans la mesure du possible pour assurer une transition en douceur de Workplace à Slack et encouragez les utilisateurs à tirer parti des fonctionnalités de Slack pour développer leur collaboration et leur productivité.

Le passage à une nouvelle plateforme peut s'avérer difficile à tout moment. Avec la bonne planification et le bon soutien, la transition vers Slack suite à la fermeture inattendue de Meta Workplace peut être une nouvelle opportunité.

Meta Workplace vs Slack

Workplace et Slack présentent plusieurs similitudes que les utilisateurs trouveront familières. Les deux plates-formes offrent ces fonctions de collaboration de base :

• Messagerie et partage de fichiers
• Accès mobile
• Appels vidéo et audio
• Intégration d'applications tierces
• Répertoire organisationnel et profils d'utilisateurs

Cependant, Slack surpasse Workplace en termes de contrôles administratifs et de fonctionnalités de conformité, ce qui lui confère un avantage sur le marché, alors que les organisations se demandent où migrer après l'annonce de la fermeture de Meta.

Slack dispose des Content Control administratifs robustes suivants :

1. Contrôle de l'accès au contenu : Les administrateurs supervisent les canaux publics, les fichiers et les conversations auxquels les différents groupes d'utilisateurs ont accès. Il s'agit d'une caractéristique essentielle pour la gouvernance et la sécurité des données.
2. Politiques de conservation des données : Les administrateurs peuvent définir des politiques de conservation des données afin de supprimer automatiquement les messages et les fichiers au terme d'une période donnée, à des fins de gestion du stockage et de conformité. Cela permet non seulement de contrôler les données, mais aussi d'éviter que les coûts de stockage des données ne deviennent incontrôlables.
3. "Outils d'administration centralisés : Slack propose des outils d'administration centralisés pour gérer le provisionnement des utilisateurs, les autorisations, les intégrations et les paramètres de l'espace de travail à partir d'un seul endroit pour couvrir l'ensemble de l'organisation."
4. Exportations de conformité : Les administrateurs peuvent exporter toutes les données des canaux publics et privés, des messages directs et des fichiers à des fins d'audit, d'eDiscovery et de conformité.

Les organisations qui passent à Slack après avoir travaillé avec Workplace peuvent trouver que ce contrôle solide sur leur contenu et leurs données est un changement bienvenu.

Les défis de la migration de Meta Workplace vers Slack

Les organisations peuvent rencontrer des difficultés lorsqu'elles passent de Meta Workplace à Slack. Ces défis se situent dans trois domaines : la conformité, la sécurité et la conservation des données.

Conformité

• Les exigences réglementaires varient selon le secteur ou la région, de sorte que les organisations qui doivent se conformer à une gouvernance des données spécifique doivent comprendre comment les fonctionnalités de conformité de Slack se comparent à celles de Workplace. Ces détails peuvent nécessiter des changements dans les politiques et les procédures de l'entreprise.
• Les contrôles de conservation du contenu diffèrent entre Slack et Workplace, ce qui permet aux administrateurs de définir des périodes différentes pour la sauvegarde et la purge des messages et des fichiers. Les administrateurs doivent s'assurer que ces politiques sont conformes à leurs obligations légales et de conformité.
• Le format des exportations de conformité dans Slack diffère de celui de Workplace. Les administrateurs doivent comprendre et ajuster les flux de travail pour s'assurer que les exportations contiennent les informations dont ils ont besoin.

Sécurité

• Les contrôles d'accès permettent aux administrateurs de gérer les autorisations et l'accès au contenu à un niveau granulaire. Le passage de Workplace à Slack peut nécessiter la configuration des rôles et des autorisations des utilisateurs.
• Slack et Meta Workplace chiffrent les données en transit et au repos. Ils permettent également BYOK, Slack via la gestion des clés d'entreprise (EKM) et Workplace via des systèmes de gestion des clés tiers tels qu'AWS. Aucun des deux services n'offre actuellement de cryptage de bout en bout, bien que les produits grand public de Meta soient dotés de cette fonction. Les administrateurs doivent réfléchir à leurs besoins en matière de chiffrement des données, en particulier s'ils souhaitent utiliser leurs propres clés de chiffrement, car cela peut nécessiter une intégration avec d'autres solutions.
• Slack contient un vaste écosystème d'intégration de tiers, qui offre de nombreuses possibilités d'amélioration des performances et des procédures. Toutefois, les organisations doivent examiner attentivement toutes les intégrations pour s'assurer qu'elles n'introduisent pas de lacunes en matière de sécurité.

Conservation des données

• Les paramètres de conservation, comme mentionné, peuvent différer entre Slack et Workplace, de sorte que les organisations doivent examiner attentivement les paramètres par défaut de Slack pour s'assurer que les politiques créées avec la transition s'alignent sur les exigences légales et de conformité.
• Les outils de migration de données pour passer de Meta Workplace à Slack (ou toute autre plateforme de collaboration) ne sont pas disponibles pour l'instant, et le transfert de données vers Slack doit donc être effectué manuellement. Il existe donc des risques de perte de données et de problèmes de formatage. Les organisations doivent prévoir les lacunes potentielles et minimiser les problèmes du mieux qu'elles peuvent afin d'assurer la continuité des activités.
• Le passage de Workplace à Slack est un moment clé pour envisager des processus et des procédures d'archivage et de sauvegarde pour la gestion des données. Sont-ils efficaces et complets ? Les exigences concernant les données à sauvegarder et à archiver ont-elles changé ? Les périodes de conservation sont-elles suffisantes ? Existe-t-il des ajustements susceptibles de rendre le processus plus efficace ?

Ces défis ne doivent pas être frustrants. Les organisations peuvent profiter de cette occasion pour s'assurer qu'elles conservent les bonnes données pendant la bonne durée. Travailler en étroite collaboration avec l'assistance de Slack et les fournisseurs tiers pour assurer une transition transparente entre les plateformes peut réduire considérablement le stress et garantir que les entreprises maintiennent la conformité.

Comment transférer en toute sécurité des données de Meta Workplace vers Slack ?

Comme il n'existe pas d'outil de migration 1 pour 1 pour passer de Meta Workplace à une autre plateforme, y compris Slack, le processus de migration des données n'est pas aussi simple que les entreprises le souhaiteraient.

Transférer des données de Workplace vers Slack

Slack a fourni un guide pour déplacer des données à l'aide d'un fichier CSV ou texte, mais cela pose quelques problèmes. Une fois le fichier CSV ou texte créé, quelqu'un doit examiner les données pour recouper les structures entre Workplace et l'application Slack afin de les aligner.

• Le flux principal de Workplace peut être aligné sur le canal #general de Slack.
• Les groupes de Workplace peuvent être assimilés à des canaux Slack individuels.
• Les utilisateurs peuvent ensuite être migrés vers Slack en tant qu'utilisateurs.

Il y aura cependant des lacunes dans les données et dans la manière dont les messages, les fichiers et d'autres types de données circuleront entre les plateformes, qui ne seront pas parfaitement adaptées. Par exemple, Slack n'a pas de fonction de flux d'informations comme Workplace.

Considérations relatives à la sécurité

Certains problèmes de sécurité ne sont pas liés à la plateforme, mais à l'utilisateur et à ce qu'il partage. Les recherches d'Aware ont montré qu'une information sensible apparaît dans un message sur trois.

Les informations sensibles peuvent être :

• Les informations d'identification personnelle (IPI), telles que les numéros de permis de conduire, les numéros de sécurité sociale, les adresses, les dates de naissance, etc.
• Les données de l'industrie des cartes de paiement (PCI), comme les cartes de crédit, les noms des titulaires de comptes, les CVV, etc.
• Informations de santé protégées (PHI), y compris les détails des rendez-vous, les résultats des tests, les médicaments, les diagnostics, etc.

Ces types de données sensibles sont très réglementés par l'HIPAA, la PCI DSS, la FTC et diverses lois d'État, le GDPR et d'autres organismes de réglementation. Les amendes en cas d'infraction peuvent être très élevées et s'appliquent à chaque cas.

Le défi consiste à s'assurer que les employés comprennent où ces informations sensibles peuvent et ne peuvent pas être partagées. Les employés considèrent les plateformes approuvées par leur employeur comme un endroit sûr et sécurisé pour partager ces données. La mauvaise manipulation des données n'est pas toujours une tentative malveillante ou intentionnelle de contourner la sécurité. La plupart des événements sont accidentels parce que les employés pensaient que les informations qu'ils partageaient étaient en sécurité dans l'outil fourni par le travail.

Pour les organisations qui migrent de Workplace vers Slack, le défi consistera à mettre en place des protocoles pour que les informations protégées qui ont pu être partagées en toute sécurité dans Workplace ne soient pas menacées dans Slack. Les équipes chargées des technologies de l'information et de la conformité devraient se poser la question :

• Est-il possible de réserver les informations sensibles à un groupe d'utilisateurs déterminé ?
• L'outil permet-il des contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) ?
• Est-il possible de définir des politiques de conservation granulaires pour différents groupes d'utilisateurs en fonction des exigences réglementaires ?
• Des notifications sont-elles disponibles pour signaler les violations en temps réel et empêcher le partage inapproprié ?

Comme pour toute nouvelle application, la formation des employés sera une étape cruciale pour l'intégration et l'amélioration de l'expérience utilisateur.

Slack dispose de solides capacités d'intégration de tiers qui peuvent atténuer bon nombre de ces problèmes.

Comment Mimecast aide les entreprises à migrer de Meta Workplace à Slack en toute sécurité

En tant que partenaire agréé de Workplace, Aware possède les connaissances et l'expérience nécessaires pour vous aider à évaluer vos besoins en matière de migration et à transférer de manière transparente vos données de Workplace vers Slack ou une autre plateforme de collaboration. La majorité des utilisateurs de Workplace connaissent Aware car nous nous intégrons déjà avec eux pour la sécurité, la découverte et la gestion des données. Nous sommes un partenaire important pour aider les clients de Workplace à maintenir une norme de sécurité et de conformité afin qu'ils puissent passer à d'autres plateformes comme Slack, Viva Engage, Workvivo ou Microsoft Teams.

La prise de conscience peut :

• Aidez votre entreprise à évaluer les données relatives à votre lieu de travail et à les exporter dans des archives prêtes à être consultées.
• Permettez aux responsables de votre organisation d'identifier et d'isoler les données les plus importantes de Workplace et de préserver ce qui a le plus de valeur pour le déménagement.
• Réduisez les coûts associés au stockage et à la gestion d'archives entières, car les organisations profitent de cette occasion pour évaluer le contenu de leurs données et ce qu'il est nécessaire de migrer.
• Fournir un emplacement centralisé où les clients d'Aware peuvent administrer un contrôle granulaire sur leurs données à travers leur écosystème de collaboration pour une approche unified de la sécurité de l'information.
• Mettez en évidence les incidents liés au partage d'informations sensibles, à la non-conformité et à l'utilisation acceptable avec moins de faux positifs grâce à des alertes en temps réel alimentées par l'IA qui donnent aux administrateurs le contrôle sur le traitement des données.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour savoir comment Mimecast peut vous aider à évaluer et à télécharger vos données, à explorer vos options de migration et à passer à votre prochaine plateforme de collaboration.