La fermeture du lieu de travail Meta : son impact sur votre entreprise

Suite à l'annonce par Meta de l'abandon de son réseau social d'entreprise Workplace le 31 août 2025, de nombreux clients se demandent quel sera l'impact sur leur organisation, quelle technologie ils devraient évaluer pour remplacer Workplace et quels facteurs ils doivent prendre en compte pour se préparer à la transition. Ce billet présente ce que nous savons de l'arrêt de Meta Workplace, évalue les principales solutions de remplacement de Workplace et vous donne des conseils pour élaborer votre plan de transition.

Pourquoi Workplace ferme-t-il ses portes ?


Dans un communiqué annonçant la fermeture, un porte-parole de Meta a expliqué qu' ils fermaient la plateforme Workplace, qui comptait 7 millions d' abonnés payants en 2021, "afin que nous puissions nous concentrer sur la construction de technologies d'IA et de Metaverse qui, nous en sommes convaincus, remodèleront fondamentalement la façon dont nous travaillons".

Workplace a servi de "Facebook au travail", offrant des fonctions de réseau social et de communication interne à certaines des plus grandes entreprises du monde sur une plateforme qui était familière aux employés en raison de sa similitude avec le site de médias sociaux. Workplace est particulièrement apprécié par les organisations qui disposent d'un front important, car il offre aux employés un moyen pratique et familier de se connecter à une plateforme centralisée qui permet une communication descendante et favorise l'engagement.

La fermeture imminente causera des perturbations incalculables aux clients actuels de Workplace, mais les équipes informatiques et de communication peuvent minimiser ces perturbations en facilitant la transition vers une nouvelle solution de remplacement à long terme.

Existe-t-il un calendrier pour la fermeture du lieu de travail ?


Workplace conservera toutes ses fonctionnalités jusqu'au 31 août 2025, date à partir de laquelle ses données pourront être téléchargées ou accessibles en lecture seule. Après le 1er juin 2026, Workplace sera complètement retiré et toutes les données seront supprimées.

Bien que ce délai puisse sembler généreux, pour les entreprises dont des milliers d'employés utilisent actuellement Workplace, la migration de tous les employés vers une nouvelle plateforme peut ne pas être rapide ou simple.

Selon le calendrier actuel de Meta, Workplace entrera dans une période de réduction à partir du 1er septembre 2024, date à laquelle le prix de la plateforme sera réduit de 50%. Après le 31 août 2025, l'accès à Meta sera gratuit jusqu'à la date de fermeture définitive. Les clients qui ont acheté Workplace par l'intermédiaire d'un partenaire Meta tel que LineZero doivent le contacter pour toute question relative à la facturation.

Comment la fermeture affecte-t-elle les données stockées sur Workplace ?


Les utilisateurs et les administrateurs de Workplace auront la possibilité de télécharger leurs données de la plateforme avant qu'elles ne soient définitivement supprimées.

Utilisateurs sur le lieu de travail

Les utilisateurs peuvent télécharger leurs données personnelles, y compris les informations de profil, l'historique des messages et les messages de chat. La possibilité de télécharger ces données prendra fin le 31 mai 2026. D'ici là, un bouton Télécharger vos données sera disponible dans les paramètres de votre compte Workplace, à moins que cette fonction n'ait pas été activée par l'administrateur de votre Workplace.

Administrateurs du lieu de travail

Les administrateurs système peuvent exporter les données de leur instance Workplace en utilisant l'API Workplace Graph ou un fournisseur tiers comme Aware. Les administrateurs peuvent également activer ou désactiver la possibilité pour les utilisateurs individuels de télécharger les données qu'ils ont créées dans Workplace. Les données relatives au lieu de travail peuvent être téléchargées jusqu'au 31 mai 2026, après quoi elles seront supprimées. Les administrateurs peuvent également choisir de supprimer les données de Workplace avant cette date en supprimant le compte de leur organisation.

Quelles sont les alternatives à Workplace ?

Le choix de la bonne alternative à Workplace dépend des besoins de votre organisation. Depuis la pandémie, de nombreuses entreprises ont adopté des outils de collaboration numérique tels que Slack et Microsoft Teams pour permettre le travail à distance, et il peut être plus judicieux de consolider les outils de communication des employés plutôt que de chercher à les remplacer par des outils équivalents.

Pour d'autres organisations, en particulier celles qui sont dominées par la ligne de front, la préoccupation la plus pressante sera de trouver une alternative à Workplace qui soit à la hauteur de ses capacités et de l'expérience de l'utilisateur final. Ces organisations ont actuellement deux candidats clairs : La plateforme Viva Engage de Microsoft (anciennement Yammer) et le produit Workvivo de Zoom, qui est le partenaire de migration privilégié de Meta.

Comment élaborer un plan de transition ?

Pour réussir la transition entre les outils de communication et de collaboration, il faut définir vos besoins et vos attentes. Les étapes suivantes vous aideront à vous préparer :

Évaluer l'utilisation du lieu de travail

Avant de choisir une alternative à Meta Workplace, comprenez comment vos employés utilisent actuellement la plateforme. Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'une nouvelle plateforme de communication et quelles sont celles qui ne sont pas utilisées ? Comment les employés s'engagent-ils avec la plateforme, et que faudra-t-il faire pour maintenir cet engagement après une transition ?

Sauvegarde des données du lieu de travail

Que vous décidiez ou non de passer à une nouvelle plateforme, la transition vers Workplace est inévitable, ce qui implique de se demander ce qu'il faut faire des données actuellement stockées dans la plateforme. Pour de nombreuses entreprises, le lieu de travail est bien plus qu'un endroit où l'on peut souhaiter un bon anniversaire à ses employés. Il s'agit d'un élément essentiel du processus d'intégration, d'un répertoire de la documentation de l'entreprise et d'un témoin vivant des moments clés de l'histoire de l'entreprise.

Attribuer une valeur à ces données, décider de ce qu'il faut conserver et de ce qu'il faut supprimer, puis les sauvegarder dans le format le plus accessible est une partie importante de tout plan de transition.

Évaluer les alternatives sur le lieu de travail

Une fois que vous aurez compris comment votre entreprise utilise actuellement Workplace, et quelles sont les fonctionnalités que vos équipes de communication et d'expérience des employés privilégient dans la plateforme, vous pourrez évaluer plus précisément quelle alternative est la mieux adaptée à votre organisation. Veillez à consulter toutes les parties prenantes pour vérifier toutes les caractéristiques et capacités dont la nouvelle plateforme a besoin. Cela peut nécessiter la contribution des services juridiques, de conformité, de sécurité et d'autres services.

Créez un calendrier de transition

Le transfert de centaines ou de milliers d'employés vers une nouvelle plateforme n'est pas une mince affaire et nécessite une coordination minutieuse. Décrivez chaque étape de la transition, décidez de la manière dont elle sera communiquée aux employés et appliquée, et assurez-vous de prévoir du temps dans le plan pour les contretemps inattendus. Meta Workplace sera encore disponible jusqu'à la fin du mois d'août 2025, mais il est judicieux d'anticiper la transition pour ne pas vous retrouver dans l'embarras.

Partenaire de Mimecast pour protéger les données de votre lieu de travail

En tant que partenaire agréé de Meta, Zoom, Microsoft, Slack et bien d'autres, Mimecast est bien placé pour soutenir votre transition de Workplace vers une nouvelle plateforme telle que Workvivo, Viva Engage, Slack ou Teams. La majorité des utilisateurs de Workplace intègrent également Aware pour la sécurité, la gestion et la découverte des données.

Workplace from Meta nous offre un centre communautaire important où chacun peut poser une question et obtenir une réponse de la bonne personne, sans avoir besoin de savoir à qui s'adresser. Sans Aware, nous ne serions pas en mesure de répondre aux exigences de sécurité et de conformité nécessaires pour maintenir le lieu de travail et protéger notre personnel. Trousseau, Digital Workplace Manager, Oxfam International  

Mimeacst peut aider votre organisation à évaluer et à télécharger les données de votre lieu de travail et à les stocker dans une archive prête à la recherche et défendable, permettant aux responsables des RH et des communications, ainsi qu'aux responsables juridiques et de la conformité, d'en extraire la valeur tout en réduisant les risques. Grâce à Mimecast Aware, les entreprises peuvent rapidement identifier et isoler les données les plus importantes de Workplace, garantissant ainsi la préservation des informations précieuses tout en réduisant les coûts liés au stockage et à la gestion de l'ensemble de leurs archives.

À partir d'une plateforme centralisée intuitive, les clients de Mimecast peuvent appliquer les mêmes contrôles granulaires sur les données Workplace aux outils de leur pile de collaboration, en adoptant une approche unified de la sécurité des informations à l'aide d'un NLP et d'une IA de pointe construits et entraînés sur cet ensemble de données. L'analyse des sentiments d'Aware s'est avérée plus performante que celle des principaux concurrents, y compris Meta, Microsoft et Google, tandis que les modèles ML exclusifs surveillent les données en temps réel, mettant en évidence davantage de cas de partage de données sensibles, de non-conformité et de violations d'utilisation acceptable avec moins de faux positifs.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment Aware peut vous aider à télécharger et à archiver les données de votre Workplace, à accompagner votre transition vers une nouvelle plateforme et à sécuriser l'ensemble de votre système de collaboration.