Qu'est-ce que l'eDiscovery pour Google Workspace ?

Les outils de productivité de Google Workspace répondent aux besoins des entreprises de toutes tailles, mais l'adoption d'outils de travail numériques s'accompagne d'une croissance exponentielle des informations stockées électroniquement (ESI). Rendre les données de l'espace de travail accessibles est essentiel pour la sécurité et la conformité de l'entreprise moderne.

Ce billet explore l'eDiscovery avec Google Workspace, les défis de l'eDiscovery dans cet ensemble de données, et la meilleure façon de gérer efficacement les demandes d'eDiscovery dans l'environnement complexe de Google Workspace.

Définition de l'eDiscovery

L'eDiscovery est un élément essentiel des processus juridiques et de conformité qui permet aux utilisateurs de rechercher, d'exporter et d'analyser les données des utilisateurs. Ces fonctionnalités sont essentielles pour gérer efficacement les informations électroniques pendant les procédures judiciaires. Lors des enquêtes eDiscovery, il est important que les données soient étroitement gérées à l'aide d'autorisations d'accès utilisateur granulaires et de contrôles basés sur les rôles (RBAC), et que les informations conservées dans le cadre de suspensions légales soient préservées dans des archives immuables et juridiquement défendables.

Qu'est-ce que l'espace de travail Google ?

Google Workspace (anciennement G Suite) est un ensemble d'applications qui permettent aux utilisateurs professionnels de travailler en collaboration en temps réel, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Lancée en 2006 sous le nom de Google Apps for Your Domain, la plateforme de productivité Google Workspace est largement utilisée par des entreprises de toutes tailles. 

Les principales applications de Workspace sont les suivantes :

• Gmail pour les communications par courrier électronique
• Google Drive pour le partage et le stockage de fichiers
• Google Calendar pour planifier et organiser des événements
• Google Meet pour organiser des réunions virtuelles et des vidéoconférences

Reconnu pour son interface conviviale, son évolutivité et la facilitation d'une communication et d'une collaboration efficaces au sein des unités organisationnelles, Google Workspace offre également de solides fonctions de sécurité, notamment le cryptage des données, l'authentification à deux facteurs et des contrôles d'accès avancés.

Comprendre votre plan d'espace de travail Google

Tous les forfaits Google Workspace comprennent la suite d'applications de base, notamment Chat, Docs, Slides et bien plus encore. "Ils sont également dotés d'un business email personnalisé et sécurisé, de fonctions de réunion vidéo et d'une capacité de stockage variable." Chaque compte est également doté d'une sécurité standard et de contrôles de gestion des utilisateurs. Cependant, tous les plans Google Workspace ne proposent pas de fonctionnalités d'eDiscovery .

Fonctionnalités de sécurité de Google Workspace par plan

Les quatre plans Workspace, y compris Business Starter et Business Standard, offrent des contrôles de sécurité et des fonctions de gestion des utilisateurs. C'est avec le plan Business Plus que d'autres fonctionnalités sont disponibles*.

Plan Business Plus

Ce plan comprend toutes les fonctionnalités du plan Business Standard, plus :

• Coffre-fort de Google
• Gestion des points finaux

Plan d'entreprise

Comprend toutes les fonctionnalités du plan Business Standard, plus :

• Coffre-fort de Google
• Gestion des points finaux
• Prévention de la perte de données
• Régions de données

*A partir de décembre 2023

Comment fonctionne l'eDiscovery dans Google Vault ?

Les utilisateurs des comptes Google Business Plus ou Enterprise peuvent utiliser Google Vault, un outil de recherche électronique conçu pour simplifier les flux de travail des applications de l'espace de travail Google. Grâce à Google Vault, les équipes juridiques peuvent trouver et exporter des données provenant de l'ensemble des systèmes et applications Google.

Création d'un dossier dans Google Vault

Dans Google Vault, une affaire est le dossier d'enquête dans lequel vous organiserez les recherches, les mises en attente et les exportations liées aux exigences de l'eDiscovery. Les utilisateurs du coffre-fort peuvent partager une enquête avec d'autres utilisateurs du coffre-fort si nécessaire.

Pour créer un sujet dans Google Vault :

• Cliquez sur Matière, puis sur "Créer".
• À l'invite, créez un nom pour le dossier conformément aux conventions de dénomination des fichiers de votre entreprise. L'ajout d'une description est facultatif mais utile pour différencier l'enquête d'eDiscovery que l'affaire englobe.
• Cliquez sur "Créer" pour terminer la configuration de l'affaire.

Pour rechercher et exporter des données dans Google Vault :

• Dans l'affaire nouvellement créée, cliquez sur l'onglet "Recherche" pour commencer votre enquête.
• L'espace de travail contient une liste d'applications Google, telles que Gmail ou Drive. Choisissez votre application pour orienter votre recherche.
• Choisissez vos paramètres, tels que le(s) compte(s) utilisateur(s), les types de fichiers ou les phrases. Les opérateurs booléens et d'autres techniques de recherche avancée vous aideront à affiner votre recherche.
• La barre latérale affiche un aperçu pour vous aider à affiner les résultats de votre recherche.
• Si vous souhaitez répéter votre recherche, vous pouvez l'enregistrer pour la réexécuter.

C'est dans l'onglet "Exportations" que vous trouverez la fonction d'exportation qui vous permettra d'examiner plus en détail vos résultats. Votre exportation comprendra des métadonnées pour les associations de comptes. 

Google Vault joue un rôle crucial dans la garantie de l'intégrité et de la sécurité des données en permettant aux administrateurs de définir des règles automatisées de conservation des données, d'effectuer des recherches et de placer, le cas échéant, les données d'une organisation sous séquestre légal. En outre, Vault conserve des rapports d'audit de tous les comportements dans la console d'administration. Bien qu'intéressant pour ses fonctionnalités de base, Google Vault manque de certaines fonctions telles que les capacités de recherche avancée et les options de personnalisation, ce qui le rend adapté aux organisations ayant des besoins plus simples en matière d'eDiscovery.

Quelles sont les limites de Google Vault ?

Bien que Google Vault dispose d'un certain nombre de fonctionnalités utiles pour prendre en charge l'eDiscovery dans Google Workspace, il présente des limites que les administrateurs doivent prendre en compte, en particulier s'ils font partie d'un secteur très réglementé ou s'ils gèrent un grand espace de travail avec de nombreux utilisateurs et beaucoup de données. Les principales limitations sont les suivantes :

• Manque de visibilité sur l'historique des dossiers. Quelles que soient les règles de conservation en vigueur, Google Vault ne stocke que la version la plus récente des fichiers de l'espace de travail, ce qui peut entraîner une spoliation si les utilisateurs modifient leur contenu.
• Perte de données due à des comptes d'utilisateurs inactifs. Si un compte d'utilisateur Google Workspace est supprimé, les informations correspondantes de ce dépositaire sont également supprimées de Vault, même si une rétention de données est en place.
• Les utilisateurs peuvent désactiver Vault for Chat. Dans Google Chat, les utilisateurs finaux conservent la possibilité de désactiver l'historique du chat, ce qui empêche le stockage d'une archive complète des conversations dans Vault. Bien que les administrateurs puissent forcer l'activation de l'historique, cela empêche les utilisateurs de certaines régions d'accéder à la messagerie instantanée.
• Peu d'options d'exportation. Google Vault exporte le contenu des messages vers des fichiers de type PST ou mbox, en fonction de la source d'exportation des données. Google recommande de consulter ces types de données dans un client de messagerie ou un éditeur de texte.
• Vulnérabilités en matière de piratage et de corruption. Comme Vault ne stocke pas de copie distincte des données de Google Workspace, il est exposé aux mêmes risques et toute perte de données de l'espace de travail principal se répercute sur Google Vault.
• Capacité de recherche et d'exportation limitée. Google Vault ne dispose pas de fonctionnalités telles que la recherche de concepts, la correspondance floue et le regroupement. En outre, Vault a du mal à gérer les exportations de gros volumes et les utilisateurs chevronnés peuvent se heurter à des limites d'utilisation.

Pourquoi les entreprises intègrent Google à Mimecast

En intégrant Google à Mimecast Aware, les entreprises peuvent surmonter les limites de Google Vault et bénéficier d'une solution complète pour gérer l'eDiscovery et la gouvernance de l'information dans le cloud de Google. L'utilisation de Drive API pour se connecter de manière transparente aux données de Google permet à Aware de prendre en charge une série de cas d'utilisation, y compris des flux de travail DLP automatisés, des capacités de contrôle de la conformité et des fonctionnalités de recherche et de découverte fédérées, sans impact sur l'utilisateur final.

Les modèles d'IA et d'apprentissage automatique d'Aware sont basés sur des capacités de traitement du langage naturel (NLP) exclusives et de premier ordre, conçues pour les complexités uniques des données de collaboration numérique. Grâce à Aware, les administrateurs peuvent améliorer le respect de la conformité, renforcer la réduction des risques et accélérer les processus d'eDiscovery pour Google, Slack, Microsoft Teams, Zoom et bien d'autres encore, à partir d'une single plateforme centralisée.

Les fonctions d'eDiscovery de Mimecast comprennent notamment

• Des prises légales en un clic pour une archive immuable de toutes les données
• Collecte d'informations contextuelles complètes pour soutenir les enquêtes avec toutes les informations en un seul endroit.
• L'ingestion de données en temps réel et la collecte par lots basée sur les dépositaires réduisent le temps nécessaire à l'administration de la preuve électronique.
• Des filtres de recherche alimentés par l'IA qui réduisent les faux positifs avec une intervention manuelle minimale.
• Formats conviviaux et compatibilité avec les flux de travail existants
• les contrôles RBAC et de visibilité des messages, afin que les ensembles de données soient correctement gérés par les personnes disposant d'un accès approprié