Politique d'utilisation acceptable : Qu'est-ce que c'est et pourquoi vous en avez besoin

Combien d'outils, d'applications et de plateformes numériques sont utilisés aujourd'hui dans votre organisation ? Combien d'appareils sont connectés à votre réseau ? Les politiques d'utilisation acceptable (PUA) fournissent des lignes directrices complètes sur ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas au sein des systèmes informatiques, des réseaux, des logiciels et des autres actifs technologiques d'une organisation. Quel que soit le secteur d'activité ou la taille de votre entreprise, la mise en œuvre d'une PUA efficace est essentielle pour naviguer dans les méandres de l'utilisation des technologies tout en préservant les intérêts et l'intégrité de votre organisation.

Qu'est-ce qu'une politique d'utilisation acceptable ?

Une politique d'utilisation acceptable (AUP) est un ensemble de lignes directrices et de règles établies par les organisations pour définir l'utilisation approuvée de leurs ressources informatiques. Cette politique décrit les attentes concernant la manière dont les employés et les autres utilisateurs autorisés doivent interagir avec ces ressources.

Les PUA définissent les modes d'utilisation corrects et incorrects du réseau informatique d'une organisation, y compris l'accès à l'internet, l'utilisation équitable et l'utilisation inacceptable. Elles constituent un code de conduite pour les personnes qui ont accès à ces ressources, en veillant à ce qu'elles les utilisent de manière responsable et en conformité avec les objectifs de l'organisation.

L'objectif premier d'une PUA est de protéger les intérêts, les actifs et la réputation de l'organisation. En établissant des lignes directrices claires, une PUA aide à prévenir les abus, les accès non autorisés et d'autres comportements qui pourraient compromettre les informations et les employés de l'organisation. En outre, il sert d'outil pour promouvoir les politiques de sécurité de l'entreprise et garantir un environnement technologique productif.

Les politiques d'utilisation acceptable doivent être clairement communiquées aux nouveaux employés au cours du processus d'intégration et être disponibles dans le manuel de l'employé pour référence ultérieure. Si la plupart des PUA se concentrent sur l'utilisation acceptable de l'internet et des actifs technologiques, certaines entreprises définissent également l'utilisation acceptable dans d'autres domaines de l'entreprise.

Exemples de politique d'utilisation acceptable

Comme les PUA couvrent un large éventail de technologies et d'actifs, les entreprises peuvent choisir d'avoir un single document global ou d'aborder les responsabilités séparément pour le matériel et les logiciels, par exemple. Voici quelques exemples de politiques d'utilisation acceptable :

• Politique d'utilisation de l'internet : Elle décrit le comportement et les activités acceptables lors de l'utilisation du wi-fi, du VPN ou des fournisseurs d'accès à Internet de l'organisation.
• Politique en matière de courrier électronique : Définir l'utilisation et le comportement acceptables en ce qui concerne le système de messagerie électronique de l'organisation, y compris les règles de communication et de contenu. Les PUA peuvent également couvrir l'utilisation du courrier électronique personnel sur les machines appartenant à l'entreprise.
• Politique relative à l'utilisation d'appareils personnels (BYOD) : Décrire les règles et les mesures de sécurité lorsque les employés utilisent leurs appareils personnels à des fins professionnelles.
• Politique de protection des données : Définir la manière dont les données sensibles sont traitées, stockées et protégées afin de garantir la conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée.
• Politique en matière de travail à distance : Lignes directrices pour les employés travaillant en dehors de l'environnement de bureau traditionnel, couvrant des questions telles que la sécurité, la productivité et la communication.
• Politique d'utilisation des logiciels : Décrivant l'utilisation et l'installation appropriées de logiciels sur les appareils de l'entreprise afin de maintenir la sécurité et la conformité, et précisant si les logiciels de l'entreprise peuvent également être utilisés à des fins personnelles.
• Politique en matière de harcèlement et de discrimination : Elle aborde les attentes en matière de comportement liées au harcèlement et à la discrimination, et promeut un environnement de travail sûr et inclusif.

En outre, certaines entreprises peuvent exiger de leurs employés qu'ils signent des PUA qui dépassent le cadre des ressources informatiques de l'entreprise, en particulier si le comportement de l'employé peut jeter le discrédit sur l'entreprise elle-même. Parmi les exemples les plus courants, on peut citer les directives relatives aux médias sociaux et les politiques de voyage de l'entreprise.

Quelles sont les entreprises qui exigent des politiques d'utilisation acceptable ?

Les PUA sont couramment mises en œuvre par diverses entreprises, y compris les entreprises à but lucratif et non lucratif, ainsi que par les établissements d'enseignement et les agences gouvernementales. Tout lieu de travail qui utilise des technologies de l'information - des courriels de l'entreprise aux applications de planification - peut bénéficier de la création de politiques d'utilisation acceptables qui décrivent la manière dont les employés doivent interagir avec la technologie.

Il est dans l'intérêt de l'entreprise et des employés de se mettre d'accord sur ce qui constitue une utilisation acceptable afin de maintenir un lieu de travail sûr et efficace.

Les avantages des PUA

La mise en place de politiques d'utilisation acceptable est importante pour offrir une protection sur plusieurs fronts. Tout d'abord, les PUA peuvent réduire les menaces de cybersécurité en guidant les employés sur la manière de sécuriser leur technologie et leurs données. De même, les PUA garantissent que l'organisation et ses employés se conforment aux lois et réglementations en vigueur, en réduisant le risque de poursuites judiciaires liées à l'utilisation des technologies et en interdisant explicitement les activités illégales telles que le téléchargement de contenus piratés ou la suppression de messages échangés entre des employés soumis à des règles.

Outre la sécurité et la conformité, les politiques d'utilisation acceptable peuvent créer des gains d'efficacité et des économies en limitant l'utilisation et le stockage des données. Parmi les exemples de ces politiques, citons les limites de téléchargement, les restrictions sur les types de fichiers et la spécification du moment et de l'endroit où les données de l'entreprise doivent être sauvegardées.

Enfin, les APU peuvent avoir un impact positif sur la productivité en minimisant les distractions telles que l'utilisation des médias sociaux pendant les heures de travail.

Les éléments d'une politique d'utilisation acceptable solide

Une PUA efficace comprend plusieurs éléments, tels que

• Attentes en matière d'utilisation des appareils : Définissez clairement la manière dont les appareils utilisés sur le lieu de travail peuvent être utilisés et précisez les systèmes auxquels la PUA s'applique.
• Restrictions complètes : Fournissez une liste détaillée des activités interdites afin de guider les utilisateurs vers un comportement acceptable.
• Lignes directrices pour l'installation de logiciels : Établir des lignes directrices pour l'installation et la maintenance des logiciels afin de prévenir les risques de sécurité.
• Utilisation par des non-salariés : Précisez comment les non-employés peuvent utiliser les ressources de l'entreprise et quelles sont les responsabilités des employés en matière de protection des biens contre les accès non autorisés.

Outre le détail des activités autorisées et interdites, une PUA complète doit également contenir des informations sur la manière dont l'entreprise contrôlera et fera respecter l'utilisation acceptable, ainsi que sur les conséquences potentielles ou les mesures disciplinaires auxquelles les employés pourraient être exposés en cas de non-respect.

Bonnes pratiques pour la création d'une politique d'utilisation acceptable

La rédaction d'une PUA est généralement l'affaire d'une équipe qui veille à ce que tous les aspects de la politique soient pris en compte et couverts. Parmi les parties prenantes à impliquer, citons

Les équipes des ressources humaines et du personnel - pour fournir une formation complète sur la PUA lors de l'intégration et communiquer périodiquement les changements de politique à tous les employés.

Les équipes de communication ou de marketing - pour rédiger la PUA dans un langage clair et facile à comprendre, en évitant le jargon et l'ambiguïté.

Équipes informatiques - pour fournir une liste du matériel et des logiciels couverts et identifier les domaines présentant un risque particulier.

Juridique et conformité - pour vous conseiller sur les obligations que l'organisation et/ou ses employés doivent remplir.

En impliquant des responsables de différents secteurs de l'entreprise, les organisations peuvent créer et maintenir une PUA qui guide efficacement les utilisateurs et protège l'intégrité de leurs ressources technologiques.

Comment appliquer une politique d'utilisation acceptable

L'application d'une politique d'utilisation acceptable commence par une communication claire avec les employés. Ils doivent comprendre leurs responsabilités et leurs obligations et savoir comment se conformer à la politique de l'entreprise. Les employés devraient également recevoir une formation sur la nature des politiques et sur la manière de les respecter, par exemple en apprenant à définir des mots de passe forts ou à réagir s'ils soupçonnent une attaque par phishing.

La formation des employés n'est pas une activité unique, mais doit être répétée périodiquement pour que les leçons soient retenues. Le fait d'expliquer clairement le raisonnement qui sous-tend les restrictions des PUA peut également améliorer la conformité en aidant les employés à comprendre le pourquoi des règles qu'ils doivent suivre.

Parallèlement à la formation des employés, il est important que les entreprises utilisent des outils pour contrôler et faire respecter l'utilisation acceptable sur le lieu de travail. Il peut s'agir de solutions DLP pour identifier les appareils ou applications non autorisés qui accèdent au réseau de l'entreprise, ou d'outils de modération de contenu pour détecter les données sensibles ou le langage inapproprié dans les discussions des employés. Ces outils peuvent protéger l'entreprise contre les incidents de sécurité et les violations de données qui pourraient mettre en danger le réseau de l'entreprise ou entraîner la perte d'informations confidentielles et de propriété intellectuelle.

Mimecast Aware - Application de l'utilisation acceptable alimentée par l'IA

Aware prend en charge l'application des règles d'utilisation acceptable grâce à des automatismes alimentés par l'IA et conçus pour l'ensemble de données le plus complexe et à la croissance la plus rapide de votre entreprise : les conversations de collaboration. Le lieu de travail numérique a donné naissance à des centaines d'outils et d'applications où les employés peuvent se parler, qu'il s'agisse d'applications de messagerie comme Slack et Teams, de suites de productivité et de stockage comme Google Drive ou de réseaux sociaux d'entreprise comme Workplace de Meta.

La gestion des différentes façons dont les employés peuvent violer les PUA dans ces ensembles de données, sans une solution spécialisée conçue à cet effet, est lente et complexe, et nécessite beaucoup de temps pour les révisions manuelles.

Quels risques les outils de collaboration comportent-ils ?

• Sécurité de l'information - Comment repérer un employé qui utilise Slack pour synchroniser un fichier confidentiel sur son appareil personnel ?
• Conformité - Saviez-vous que les outils de collaboration numérique sont inclus dans les exigences de conservation de la législation telle que la SEC 17a-4 ?
• Performance du réseau - Les employés ont envoyé plus de 18 billions de messages en 2022. Que vous coûte cet épuisement des données ?
• Recherche et enquêtes - La recherche de preuves électroniques et les enquêtes internes sont compliquées par l'ampleur des données de collaboration et la visibilité réduite de tous les messages envoyés dans ces outils.
• Culture d'entreprise - Les outils de messagerie instantanée permettent aux brimades, au harcèlement et à la toxicité de passer inaperçus jusqu'à ce qu'ils empoisonnent l'ensemble de l'organisation.

Mimecast Aware adopte une approche centralisée pour consolider et modérer les conversations des outils de collaboration, en effectuant une analyse en temps réel qui détecte plus de cas de violations avec moins de faux positifs. Les flux de travail AI/ML mesurent davantage le sentiment et la toxicité sur le lieu de travail, aidant les dirigeants à anticiper les changements de culture d'entreprise qui mettent l'entreprise et ses données en danger. En utilisant Aware, vous pouvez :

• Recherche par mot-clé, regex, et plus encore , à l'aide d'automatismes personnalisables fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
• Au-delà du texte, recherchez les violations telles que les images NSFW et les données sensibles dans les captures d'écran.
• Protégez toutes vos données grâce à des téléchargements sécurisés et à un accès basé sur les rôles (RBAC).
• Accélérer les processus existants grâce à la bibliothèque de flux de travail d'Aware
• Former automatiquement les employés en temps réel afin d'atténuer les futurs incidents politiques.

La technologie propriétaire de traitement du langage naturel (NLP) de Mimecast Aware permet à un plus grand nombre d'entreprises d'effectuer une modération et une surveillance efficaces de l'utilisation acceptable en identifiant les violations potentielles en temps quasi réel et en prenant des mesures automatisées pour former les employés aux meilleures pratiques.

Grâce à Mimecast Aware, les entreprises peuvent améliorer leur position globale en matière de risques, soutenir une conformité proactive et protéger leur culture d'entreprise en imposant une utilisation acceptable continue des outils de collaboration sur le lieu de travail.