Archivo de correo electrónico

¿Qué es el archivado del correo electrónico?

El archivado del correo electrónico describe el proceso de almacenar y conservar los mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos de forma segura y conforme a las normas, haciendo que todos los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos estén disponibles para su recuperación.

¿Por qué debe archivar sus correos electrónicos?

Archivar sus correos electrónicos es importante por muchas razones:

• Retención de datos y cumplimiento: Archivar los correos electrónicos evita que los borre accidentalmente y le protege de la pérdida o corrupción de datos. Incluso si se borran mensajes importantes de buzones individuales, éstos se conservarán en un almacenamiento de archivo seguro, lo que garantiza que la información valiosa está a salvo. El archivado del correo electrónico le permite cumplir los requisitos normativos y legales, minimizando el riesgo de posibles problemas legales y sanciones.
• E-Discovery: El archivado del correo electrónico es una parte importante del e-discovery, y una buena solución de archivado de correo electrónico le proporcionará las herramientas que necesita para realizar el e-discovery con facilidad y precisión.
• Gestión del almacenamiento: Con la cantidad cada vez mayor de datos a la que se enfrentan las organizaciones, optimizar los recursos de almacenamiento y mejorar el rendimiento de los sistemas de correo electrónico es más importante que nunca. Al archivar los correos electrónicos más antiguos, su bandeja de entrada puede funcionar más rápida y eficazmente.
• Continuidad empresarial: En caso de interrupción imprevisible o catástrofe, disponer de un archivo que almacene la información crítica es crucial. Ayuda a minimizar el tiempo de inactividad, garantiza que las comunicaciones importantes sigan siendo accesibles incluso durante una crisis y facilita la recuperación en caso de desastre.

Mejores prácticas de archivado del correo electrónico

Aunque cada organización debe trabajar para definir claramente sus propias necesidades y mejores prácticas de archivado de correo electrónico, existen algunas características universales que deben ofrecer las soluciones de archivado de correo electrónico. Estas soluciones deberían:

• Ser altamente seguro y escalable - La seguridad es esencial para proteger las comunicaciones sensibles de accesos no autorizados o manipulaciones. Al mismo tiempo, una solución escalable garantiza que el archivo pueda crecer con la organización sin afectar al rendimiento.
• Reduzca el coste y la complejidad de la gestión de los archivos de correo electrónico - Las soluciones de archivo modernas deberían reducir la dependencia de los procesos manuales y eliminar la necesidad de un costoso hardware. La automatización y los controles intuitivos ayudan a los equipos informáticos a ahorrar tiempo y reducir la carga administrativa.
• Agregue los datos de varias plataformas - Un archivo centralizado debe capturar los correos electrónicos y los datos relacionados de varios sistemas y herramientas de comunicación, garantizando la coherencia y simplificando la supervisión en toda la organización.
• Mejorar el acceso - Los usuarios y administradores deben poder localizar y recuperar los mensajes de forma rápida y sencilla. Las herramientas de búsqueda deben ser intuitivas, receptivas y estar disponibles en todos los dispositivos para apoyar las operaciones cotidianas y los escenarios de emergencia.
• Acelere las búsquedas - Una funcionalidad de búsqueda rápida y precisa es fundamental para la detección legal, las auditorías y las revisiones internas. La posibilidad de aplicar filtros y recuperar rápidamente los mensajes pertinentes favorece tanto el cumplimiento de las normas como la productividad.
• Simplificar la recuperación de datos - Los borrados accidentales o los fallos técnicos ocurren; un sistema de archivo eficaz debe facilitar la restauración de los mensajes perdidos sin procedimientos complejos ni largas demoras.
• Mejore la eficacia del flujo de trabajo: el archivado no debe ser un cuello de botella. Con funciones como las reglas de retención automatizadas, el acceso de autoservicio de los usuarios y la perfecta integración con los sistemas existentes, el archivado puede mejorar la eficacia operativa en todos los equipos.

Archivado de correo electrónico local frente a archivado en la nube

Las organizaciones tienen dos opciones principales para gestionar el correo electrónico archivado: las soluciones locales y las plataformas basadas en la nube. Cada enfoque tiene ventajas y desventajas distintas en función de las necesidades empresariales, la escala y la infraestructura.

• El archivado de correo electrónico in situ almacena los datos localmente en un servidor de correo electrónico, lo que ofrece un control directo sobre el acceso y la configuración. Sin embargo, mantener el hardware, escalar el almacenamiento y garantizar la seguridad del correo electrónico puede convertirse rápidamente en una tarea costosa y compleja, especialmente a medida que crecen los volúmenes de correo electrónico.
• Por otro lado, el archivado de correo electrónico en la nube ofrece un almacenamiento flexible y una menor carga administrativa. Los datos archivados se almacenan fuera de las instalaciones en entornos seguros, lo que permite a las organizaciones ampliar fácilmente el almacenamiento y aplicar políticas coherentes de retención del correo electrónico. Esta configuración también mejora la accesibilidad, ya que permite a los usuarios recuperar correos electrónicos desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Las soluciones in situ pueden resultar atractivas para las organizaciones con controles internos estrictos. Mientras tanto, el archivado en la nube suele preferirse por su resistencia, capacidad de búsqueda y gestión simplificada del correo electrónico.

Cumplimiento del archivado del correo electrónico

El archivado eficaz del correo electrónico es esencial para mantener el cumplimiento de los marcos legales y normativos que rigen los mensajes de correo electrónico y las comunicaciones electrónicas.

Los requisitos de cumplimiento a menudo obligan a conservar el correo electrónico archivado en un formato a prueba de manipulaciones durante un periodo determinado. Esto significa que las organizaciones deben aplicar una política clara de retención del correo electrónico para determinar cuánto tiempo deben conservarse los datos, dónde se almacenan y quién puede acceder a ellos.

Entre las principales características de cumplimiento se incluyen:

• Almacenamiento a largo plazo e inmutable de los datos archivados
• La capacidad de recuperar rápidamente correos electrónicos para auditorías, investigaciones o descubrimientos legales
• Controles de acceso basados en funciones para garantizar un manejo seguro de las comunicaciones sensibles
• Capacidades de búsqueda y exportación para apoyar las retenciones legales y el mantenimiento de registros

Sin un sistema de archivo fiable, las organizaciones pueden enfrentarse a sanciones, pérdidas de datos o vulnerabilidades de seguridad. Establecer un proceso de archivado conforme es un paso proactivo hacia una mayor seguridad del correo electrónico.

Archivar correos electrónicos es más fácil con Mimecast

El archivado de correos electrónicos es una parte importante de las prácticas de conservación de datos de las empresas, pero resulta cada vez más complicado y caro a medida que se acelera el volumen de datos de correo electrónico. Para simplificar el archivado de correos electrónicos, necesita herramientas de archivado de correo electrónico y soluciones de almacenamiento de archivos que sean asequibles y fáciles de usar, para que su departamento de TI pueda centrarse en retos más apremiantes.

Mimecast proporciona un servicio líder de correo electrónico en la nube con soluciones para proteger y archivar correos electrónicos, y garantizar la continuidad del correo electrónico incluso durante un desastre. Mimecast Cloud Archive for Email es una solución segura y escalable dinámicamente para el archivo de correos electrónicos que permite un acceso rápido al correo electrónico y una gestión centralizada de las políticas de retención. Simplifica la copia de seguridad del correo electrónico y respalda las necesidades de cumplimiento de la normativa.

Soluciones Mimecast para archivar correos electrónicos

Cloud Archive for Email reduce el coste y la complejidad del archivado de correos electrónicos, la búsqueda de contenidos y la gestión de la retención. Al proporcionar a los usuarios un buzón sin fondo y a los administradores herramientas de gestión superiores para archivar correos electrónicos, Cloud Archive for Email permite a las empresas maximizar el valor de la información almacenada en los archivos de correo electrónico.

Archivar correos electrónicos con Cloud Archive for Email es muy sencillo. Mediante el uso de tecnologías de diario, pasarela y sincronización, Cloud Archive for Email agrega el correo electrónico procedente de múltiples puntos de recogida, conservando el correo electrónico original, los metadatos detallados y una copia del correo electrónico si ha sido modificado por la aplicación de la política de la empresa. Los administradores utilizan una única consola basada en web para establecer políticas de retención, realizar e-discovery, gestionar usuarios y responder a solicitudes de retención de litigios. Los usuarios buscan en sus archivos personales desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo.

Ventajas de archivar correos electrónicos con Mimecast

La solución de Mimecast para archivar correos electrónicos le permite:

• Minimice el coste y la complejidad de archivar correos electrónicos. Mimecast elimina la necesidad de hardware local o de software de archivado de correo electrónico, lo que ayuda a reducir significativamente los gastos del archivado de correo electrónico.
• Facilite a los usuarios el acceso a todo su correo electrónico. Los usuarios pueden acceder al correo electrónico con herramientas que conocen bien y trabajar con estructuras de carpetas personales familiares.
• Permita a los usuarios acceder al correo electrónico sobre la marcha. Con Mimecast, los usuarios pueden acceder a cualquier correo electrónico que hayan enviado o recibido en su dispositivo móvil.
• Mejore el rendimiento eliminando la necesidad de mantener grandes volúmenes de correo electrónico en los servidores de correo electrónico.
• Simplifique la gestión con herramientas fáciles de usar para archivar correos electrónicos, incluidas funciones superiores de gestión de buzones.