¿Qué es el software E-Discovery?
El software de E-Discovery ayuda a los abogados a gestionar el E-Discovery, es decir, el proceso de identificación, recopilación, revisión y producción de documentos electrónicos para su uso en un juicio o investigación. El software E-Discovery puede ayudar a procesar una amplia variedad de información almacenada electrónicamente (ESI), incluidos correos electrónicos, documentos, bases de datos, hojas de cálculo, mensajes instantáneos, comunicaciones en redes sociales y mucho más.
¿Qué es el software E-Discovery para la conservación de datos?
El software de E-Discovery incluye aplicaciones que agilizan, automatizan y simplifican el proceso de recopilación, organización y revisión de ESI para procedimientos legales. Pero un software de E-Discovery superior también debería incluir soluciones para gestionar y centralizar los archivos de datos de forma que pueda apoyar las estrategias legales y de gestión de datos para almacenar y recuperar archivos, haciendo que el proceso de E-Discovery sea más eficiente para ahorrar dinero y acelerar las respuestas a las consultas.
¿Qué retos pretende resolver el software de E-Discovery?
El E-Discovery puede ser un proceso desafiante para los equipos legales y de cumplimiento, con mucho en juego en el éxito de sus esfuerzos. Los retos incluyen:
- Cumplir los plazos de presentación de pruebas. Ciertos casos implican plazos estrictos y a veces agresivos para completar el E-Discovery, y no cumplirlos a tiempo puede acarrear multas o sanciones significativas.
- Minimizar el tiempo. La recopilación de grandes cantidades de datos procedentes de diversas fuentes y en distintos formatos puede resultar extremadamente lenta y costosa.
- Preservar la integridad de los datos. Los datos recopilados y presentados en E-Discovery deben tener cadenas de custodia documentadas que garanticen que la información y los documentos no fueron alterados ni modificados de ninguna manera.
- Gestión de múltiples archivos. Muchas organizaciones tienen datos almacenados en varios archivos, lo que puede dificultar enormemente el proceso de búsqueda, recopilación y agregación de datos.
- Cumplimiento de la normativa. Desde el GDPR y la HIPAA hasta la ley Sarbanes-Oxley, la SEC y la FINRA, existe una amplia gama de marcos normativos que las organizaciones deben cumplir cuando almacenan, recuperan y utilizan datos.
¿Qué características son importantes en un software de E-Discovery?
Un software de E-Discovery superior debe ofrecer:
- Una solución en la nube 100% que permite a las organizaciones escalar fácilmente a medida que crecen las necesidades de datos.
- Un único repositorio de datos en línea que consolida el correo electrónico, los archivos, los mensajes de mensajería instantánea y otros ESI para un E-Discovery exhaustivo.
- Herramientas para la identificación, conservación, recopilación y revisión internas.
- Funciones de búsqueda rápida para acelerar la recuperación de datos.
- Eliminación automatizada para reducir significativamente los costes de terceros.
- Funciones de autoservicio que permiten a los equipos jurídicos y de cumplimiento gestionar el E-Discovery sin ayuda del departamento de TI.
- Funciones de gestión de casos que agilizan el procesamiento, la revisión y el análisis.
- Capacidades para la gestión centralizada y el despliegue rápido de las retenciones de litigios.
- Herramientas para la evaluación temprana de casos.
- Defensas multicapa contra los ciberataques y la pérdida de disponibilidad de los datos.
- Políticas integrales de retención de datos que permiten un control exhaustivo de las solicitudes de purga de datos por parte de los clientes para el cumplimiento del GDPR y otros entornos normativos.
¿Cuáles son las ventajas del software E-Discovery?
El software E-Discovery permite a las organizaciones:
- Acelere la identificación y recuperación del correo electrónico y otros documentos ESI para minimizar los costes y cumplir los plazos de conformidad.
- Reduzca costes gestionando internamente más aspectos del E-Discovery y minimizando la cantidad de datos que deben exportarse para su revisión por terceros.
- Racionalice y simplifique la conservación de datos para respaldar mejor las estrategias legales y de gestión de datos a largo plazo.
- Proteja los datos de los ciberataques, así como de la pérdida y la corrupción, y garantice su integridad con la inmutabilidad de los datos y el registro detallado de las actividades.
- Simplifique el cumplimiento con cadenas de custodia basadas en el cumplimiento y políticas de retención de datos automatizadas que pueden aplicarse fácilmente en toda la empresa.
Simplifique el cumplimiento con un potente software de E-Discovery
Cuando el cumplimiento de las solicitudes de litigios y E-Discovery amenaza con abrumar a los equipos de TI, los servicios de software E-Discovery de Mimecast pueden ayudar.
El volumen de correo electrónico y otros datos producidos por la organización media crece exponencialmente cada año, complicando la retención de datos y los servicios de E-Discovery. A medida que aparecen nuevas normativas y evolucionan las existentes, la gestión del cumplimiento y la respuesta al E-Discovery pueden sobrecargar rápidamente los recursos incluso de los equipos informáticos más grandes, comprometiendo la calidad y la puntualidad. Y cuando el E-Discovery no es preciso y puntual, el riesgo y la exposición resultantes pueden tener consecuencias devastadoras.
Para gestionar la retención, búsqueda y descubrimiento del correo electrónico y otra información almacenada electrónicamente (ESI), las organizaciones necesitan un potente software de E-Discovery que pueda simplificar la gestión, reducir los costes y garantizar la seguridad y privacidad de los datos. Ahí es donde las soluciones de E-Discovery de Mimecast pueden ayudar.
Las herramientas de e-Discovery se han convertido en una tecnología esencial para las organizaciones de casi todos los sectores. A medida que el volumen de información electrónica sigue creciendo exponencialmente y los marcos normativos continúan evolucionando, la gestión del cumplimiento y la preparación para los litigios requiere herramientas superiores de E-Discovery que puedan minimizar la carga de los administradores y los equipos de TI que ya están lidiando con múltiples prioridades que compiten entre sí. Desde demostrar el cumplimiento de la norma SEC 17a 4 hasta responder a las solicitudes de auditoría y gestionar las retenciones legales, las herramientas adecuadas de E-Discovery pueden reducir significativamente los costes y la complejidad, al tiempo que protegen a la organización contra errores de cumplimiento que pueden acarrear fuertes multas y sanciones.
A la hora de elegir herramientas de E-Discovery, cada vez son más las organizaciones que recurren a servicios basados en la nube como forma de reducir costes, mejorar la eficacia y minimizar la carga administrativa. Por eso tantas empresas de todo el mundo recurren a las soluciones basadas en SaaS de Mimecast.
Servicios de software E-Discovery de Mimecast
Mimecast ofrece un servicio de suscripción todo en uno con soluciones para el archivo de información, la continuidad del correo electrónico y la seguridad ESI. Como solución basada en la nube, Mimecast puede implantarse rápidamente y sin costes de capital. Y como solución integral para gestionar y proteger el correo electrónico, Microsoft elimina la necesidad de desplegar una serie de soluciones puntuales inconexas de múltiples proveedores.
Los servicios de software de E-Discovery de Mimecast son parte integrante del Mimecast Cloud Archive. Este repositorio central y seguro de datos corporativos agrega el correo electrónico, los archivos y otra información en una única ubicación, replicando los datos para proporcionar redundancia y proteger contra la pérdida de datos.
Las herramientas de E-Discovery de Mimecast proporcionan:
- Soporte integral para E-Discovery, cumplimiento y litigios, incluyendo retención legal, retención, gestión de casos y exportación de datos.
- Resultados de búsqueda rapidísimos, que permiten a los administradores encontrar y recuperar el correo electrónico en cuestión de segundos.
- Herramientas de E-Discovery de autoservicio para equipos jurídicos y de cumplimiento que ayudan a eliminar la carga de los administradores de TI.
- Capacidades para la revisión rápida y eficaz de los casos que pueden seleccionar automáticamente los documentos para minimizar los costes de terceros.
- Registro detallado de las actividades e inmutabilidad de los datos por defecto.
Reduzca costes y complejidad con el software Mimecast E-Discovery
El software de E-Discovery de Mimecast ofrece ventajas significativas a las organizaciones que buscan mejorar el cumplimiento y los procesos de E-Discovery.
Al simplificar la gestión de la retención, el software E-Discovery de Mimecast ayuda a reducir los costes y los gastos administrativos. Los equipos jurídicos, de cumplimiento y de TI pueden responder a las solicitudes de información en mucho menos tiempo y con mucho menos esfuerzo.
El software Mimecast E-Discovery permite a los usuarios encontrar información en siete segundos, mejorando la productividad y proporcionando un acceso más rápido a la información. Y al permitir a los usuarios y a los equipos jurídicos y de cumplimiento encontrar por sí mismos la información archivada, Mimecast ayuda a liberar a los departamentos de TI para que puedan centrarse en otras prioridades estratégicas.
Obtenga más información sobre el software E-Discovery de Mimecast y sobre las soluciones de Mimecast para la autenticación LDAP.
