eDiscovery en Office 365: herramientas, ventajas y prácticas recomendadas

eDiscovery, o descubrimiento electrónico, es la identificación, preservación, recopilación y presentación de información almacenada electrónicamente (ESI) para litigios, cumplimiento normativo u otros tipos de investigaciones.

El objetivo del eDiscovery en Microsoft Teams es cumplir los requisitos legales o normativos mediante la capacidad de buscar y almacenar ESI de mensajes de chat, archivos compartidos y grabaciones de reuniones de todo Teams y aplicaciones asociadas como Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive for Business. Esto se consigue normalmente a través de Microsoft Purview, la solución integral de eDiscovery de Microsoft.

Parte de este proceso consiste en colocar retenciones legales en las fuentes de datos de los equipos para impedir su eliminación o modificación a lo largo del proceso de eDiscovery. Los datos potencialmente relevantes se salvaguardan mediante retenciones legales para su revisión y presentación durante los procedimientos judiciales.

Dentro de Microsoft Purview, las funciones Content Search y Core eDiscovery permiten buscar y recopilar datos de distintas ubicaciones de Teams, incluidos buzones de usuario, buzones de grupo, sitios de SharePoint y cuentas de OneDrive.

Luego, con funciones como el enhebrado de conversaciones, la indexación profunda y las capacidades de redacción, Advanced eDiscovery puede llevar la revisión legal aún más lejos. Cuando sea necesario, los datos de los equipos pueden exportarse a un formato revisable y analizarse para litigios o investigaciones de eDiscovery.

Los profesionales jurídicos, los responsables de cumplimiento y los administradores de TI son todas las partes que pueden estar interesadas en los procesos de eDiscovery y requieren la capacidad de buscar y revisar ESI desde Office 365. Los responsables de RRHH también pueden necesitar herramientas de eDiscovery durante las investigaciones legales o de cumplimiento. Por lo tanto, aunque el eDiscovery puede ser competencia principalmente de los equipos jurídicos, otras partes interesadas también pueden beneficiarse de las capacidades de eDiscovery.

Hay varios pasos que dar para utilizar el e-discovery avanzado. Seleccione y asigne la licencia adecuada - Existen suscripciones de organización y licencias por usuario.

Asignar permisos - Para acceder a Advanced eDiscovery o añadir un miembro:

• Vaya a a Permisos e inicie sesión con las credenciales de administrador de Microsoft 365 de su organización.
• Seleccione el e-discovery Manager en la página Permisos.
• Haga clic en Añadir entonces y seleccione la casilla de verificación de todos los usuarios que desee añadir al grupo de roles .
• Haga clic en Añadir para añadir los usuarios seleccionados y, a continuación, haga clic en Listo.
• Haga clic en Guardar para añadir los usuarios al grupo de funciones.
• Pulse Cerrar. Sus cambios pueden tardar unas horas en reflejarse.

Entre las ventajas del e-discovery de Office 365 se incluyen:

• Automatización. La corrección mejorada minimiza la necesidad de que los usuarios corrijan manualmente los contenidos que no se pueden buscar.
• Velocidad. Office 365 e-discovery permite a los usuarios poner el contenido en espera en Office 365 sin moverlo a otro archivo para su conservación.
• Ahorro. Office 365 e-discovery puede ayudar a buscar e identificar contenido relevante de forma rápida y sencilla, con menos necesidad de revisión manual y menos contenido que deba enviarse a revisores externos.
• Disponibilidad. El e-discovery de Office 365 está disponible en todo el mundo para responder a las necesidades legales y de cumplimiento o para investigaciones internas.

El eDiscovery se gestiona de forma diferente entre los canales privados y los canales compartidos en Microsoft Teams.

Dentro de los canales privados, las copias de conformidad de los mensajes se envían a los buzones de correo de todos los miembros. En los canales compartidos y públicos, las copias de cumplimiento de los mensajes se envían a un buzón del sistema asociado a los administradores o al equipo de padres.

Para realizar eDiscovery en un canal privado, se deben incluir las siguientes ubicaciones:

• Sitios SharePoint (para archivos, conversaciones sobre documentos, elementos de listas y páginas)
• Buzón Exchange para cada custodio

Pueden colocarse retenciones legales en el sitio de SharePoint y en los mensajes de los buzones de correo de los usuarios para preservar el contenido.Para realizar eDiscovery en un canal público, deben seleccionarse las siguientes ubicaciones:

• Sitios SharePoint (para archivos, conversaciones sobre documentos, listas y páginas)
• Buzón de grupo de Exchange para el buzón de Teams (incluye todas las conversaciones del canal compartido)

Pueden colocarse retenciones legales en el buzón del grupo y en el sitio SharePoint del equipo para preservar el contenido.

Aunque Office 365 e-discovery ofrece una amplia gama de herramientas, existen una serie de limitaciones que las organizaciones que migren a Office 365 tendrán que abordar.

• El Centro de Seguridad y Cumplimiento de Office 365, que incluye políticas de e-discovery y preservación, no proporciona herramientas uniformes para todas las suscripciones.
• Las organizaciones que desean implantar retenciones de litigios en toda la empresa pueden sentirse frustradas por las restricciones que Office 365 impone a las funciones de retención de litigios para los buzones de correo de los usuarios finales.
• El rendimiento puede ser limitado en el e-discovery de Office 365: algunos usuarios han experimentado resultados lentos o variaciones en la precisión de las búsquedas.
• En la suscripción básica, Office 365 e-discovery realiza búsquedas sin capacidad de análisis, lo que puede dar lugar a resultados de búsqueda con archivos duplicados, elementos no indexados y posibles falsos positivos. Este exceso de datos puede añadir costes significativos para los servicios de revisión de terceros.
• El e-discovery avanzado de Office 365 no puede igualar la robusta funcionalidad de las herramientas de revisión de terceros, en particular para el procesamiento y la revisión.
• Aprovechar las funcionalidades avanzadas puede resultar complicado y puede obligar a las empresas a contratar a un analista o a un asesor jurídico interno
• Microsoft eDiscovery exige que los equipos recopilen datos de los buzones de correo de Exchange, SharePoint y OneDrive, y que, a continuación, copien los mensajes pertinentes en conjuntos de revisión.
• Las nuevas políticas de Microsoft Purview se procesan por lotes, lo que puede retrasar las retenciones de correo electrónico hasta 24 horas.
• El análisis genérico de opiniones solo se aplica una vez creado el caso, lo que puede aumentar la cantidad de material de revisión irrelevante.
• Los conjuntos de revisión de gran volumen pueden resultar engorrosos cuando las herramientas limitan el número de mensajes que se pueden procesar o revisar a la vez.

La mayoría de las organizaciones tendrán que complementar Office 365 con soluciones adicionales de descubrimiento electrónico que permitan gestionar fuentes de datos externas y ofrezcan funcionalidades adicionales.

Esto reviste especial importancia cuando los equipos jurídicos, de cumplimiento normativo, de recursos humanos o de seguridad deben colaborar en investigaciones relacionadas con litigios, solicitudes de las autoridades reguladoras, incumplimientos de las políticas o la gestión de riesgos internos.

• Una solución SaaS en la nube que puede ampliarse fácilmente según las necesidades, al tiempo que reduce los costes operativos y de capital.
• Un archivo que proporciona un único repositorio para el correo electrónico archivado y activo que permite la detección electrónica integral en dispositivos móviles y fijos.
• Retenciones de litigios que pueden desplegarse rápidamente y gestionarse de forma centralizada.
• Políticas exhaustivas de conservación de datos con un control exhaustivo de las solicitudes de purga de datos por parte de los clientes para satisfacer el GDPR y otros requisitos normativos.
• Herramientas fáciles de usar y opciones de autoservicio que simplifican los esfuerzos de e-discovery, legales y de cumplimiento.

Microsoft Office 365 abarca muchos tipos de datos, como calendarios, documentos, correo electrónico, Microsoft Teams, archivos de OneDrive, sitios de SharePoint y mucho más. El resultado es una compleja red de puntos de datos ESI que, cuando el eDiscovery es necesario, puede ser difícil de navegar.

Existen varias formas de encontrar información de fuentes de datos y contenido generado por el usuario dentro de las aplicaciones de Office 365. La más básica es la búsqueda de contenidos. Esta herramienta está disponible en el centro de cumplimiento de Microsoft y puede ser utilizada por cuentas con licencias E1 o superiores. Mediante la búsqueda de contenidos, los usuarios pueden buscar contenidos relevantes en todo su espacio de trabajo de Office 365. Puede buscar rápidamente en buzones de Exchange, sitios de SharePoint y ubicaciones de OneDrive y recuperar hasta 1.000 resultados por búsqueda.

La identificación de contenidos para su revisión es la primera etapa de una investigación de eDiscovery. Sin embargo, el proceso de eDiscovery también abarca las tareas de catalogación y gobernanza de datos necesarias para los casos legales y el cumplimiento normativo o las investigaciones. La búsqueda de contenidos está limitada en su capacidad de apoyar estos procesos más amplios de eDiscovery.

eDiscovery Standard proporciona capacidades básicas como la creación de casos, la colocación de retenciones legales y la búsqueda de información relevante en todos los servicios de Microsoft 365. Es adecuado para las necesidades legales y de cumplimiento básicas.

eDiscovery Premium ofrece un flujo de trabajo más avanzado. Incluye funciones como la gestión de custodios, cobros, conjuntos de revisión y análisis para agilizar las investigaciones grandes o complejas.

Aunque ambos ayudan a mantener la seguridad de los datos, Premium es mejor para las organizaciones que manejan grandes volúmenes de datos o que requieren un análisis más profundo durante litigios o auditorías.