Qué aprenderá en este artículo
- La copia de seguridad y el archivo de datos sirven a fines distintos pero complementarios en la protección de datos, el cumplimiento y la continuidad empresarial.
- La combinación de copia de seguridad y archivado refuerza la resistencia de los datos, garantizando tanto una recuperación rápida como una conservación fiable a largo plazo.
- La solución de archivado de correo electrónico basada en la nube de Mimecast mejora el cumplimiento normativo, la integridad de los datos y la visibilidad, al tiempo que complementa los sistemas de copia de seguridad existentes.
Las organizaciones suelen utilizar indistintamente los términos copia de seguridad y archivo, pero la distinción entre ambos es fundamental para una protección eficaz de los datos, el cumplimiento de la normativa y la continuidad de la actividad empresarial. Cada uno sirve a un propósito diferente a la hora de salvaguardar los datos, apoyar la recuperación y mantener la conservación a largo plazo.
En este artículo, examinamos qué diferencia el archivo de datos de la copia de seguridad, por qué ambos son componentes esenciales de una estrategia sólida de gestión de datos y cómo un enfoque combinado refuerza la resistencia frente a amenazas como la pérdida accidental o un ataque de ransomware.
¿Qué es el archivo de datos?
El archivado de datos consiste en trasladar los datos inactivos o a los que se accede con menos frecuencia -como correos electrónicos archivados, registros de RR.HH. o proyectos finalizados- del almacenamiento primario al almacenamiento a largo plazo o secundario. Este proceso suele estar impulsado por requisitos de cumplimiento, normativos o empresariales.
Una solución de archivo de correo electrónico, por ejemplo, almacena los mensajes y archivos adjuntos de forma segura durante periodos de retención prolongados, al tiempo que los mantiene accesibles para búsquedas, revisiones legales o auditorías. Los datos archivados permanecen inmutables y verificables, protegiendo la integridad de los datos originales al tiempo que liberan espacio de almacenamiento en los sistemas activos.
Las soluciones de archivo modernas, como las plataformas de cloud archive, también permiten a las organizaciones recuperar rápidamente los datos archivados mediante funciones de búsqueda indexada, lo que mejora la visibilidad y la accesibilidad de grandes volúmenes de información.
Por qué es importante archivar los datos
Un archivo de datos eficaz garantiza el cumplimiento de las normativas del sector y favorece la transparencia de la organización. Ayuda a las empresas a responder con eficacia a las retenciones legales, las auditorías y las solicitudes de eDiscovery, al tiempo que minimiza la carga de rendimiento de los sistemas de producción.
Un archivado adecuado también apoya la gobernanza al preservar la autenticidad y precisión de los datos de archivo. A diferencia del almacenamiento en cinta heredado o de los repositorios tradicionales en disco duro, el almacenamiento en la nube ofrece una capacidad escalable y redundancia integrada para una conservación a largo plazo.
Además, el archivado del correo electrónico mejora la eficacia operativa al descargar los datos activos de los servidores activos, reducir los costes de almacenamiento y mantener un acceso rápido a las comunicaciones históricas.
¿Qué es la copia de seguridad de datos?
La copia de seguridad de los datos se centra en la creación de copias duplicadas de los datos activos para permitir una rápida recuperación en caso de pérdida de datos, corrupción o fallo del sistema. Estas copias de seguridad sirven como salvaguarda a corto plazo frente a incidentes como un fallo del hardware, un error humano o un ataque de ransomware.
A diferencia del archivado, que da prioridad al cumplimiento de la normativa y al almacenamiento a largo plazo, las soluciones de copia de seguridad están diseñadas para la recuperación en caso de catástrofe y la continuidad de la actividad empresarial. Un sistema de copia de seguridad captura regularmente instantáneas del almacenamiento primario y las almacena en una ubicación segura, ya sea en las instalaciones, en servicios de copia de seguridad en la nube o utilizando medios físicos como el almacenamiento en cinta.
Por qué es importante la copia de seguridad de los datos
Una estrategia de copias de seguridad fiable es vital para minimizar el tiempo de inactividad y garantizar la recuperación de los datos tras las interrupciones. El objetivo es cumplir métricas clave como el objetivo de tiempo de recuperación (RTO) y el objetivo de punto de recuperación (RPO), medidas que definen con qué rapidez se pueden restaurar los sistemas y cuánta pérdida de datos es aceptable.
Sin un sistema de copias de seguridad actualizado, incluso los incidentes menores pueden provocar la pérdida de datos, interrupciones prolongadas y un impacto financiero o de reputación significativo. Los servicios de copia de seguridad en la nube permiten ahora almacenar de forma segura varias copias de los datos de copia de seguridad en ubicaciones geográficamente diversas, lo que aumenta la resistencia frente a fallos localizados.
Archivo frente a copia de seguridad: Las diferencias clave
Aunque tanto el archivo de datos como la copia de seguridad contribuyen a la protección de datos, abordan requisitos diferentes. Las copias de seguridad garantizan la recuperación de los datos activos, mientras que el archivado se centra en conservar los datos inactivos por motivos de conformidad, gobernanza y referencia a largo plazo.
| Categoría | Copia de seguridad de datos | Archivo de datos |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Recuperación a corto plazo tras un fallo o un borrado | Almacenamiento y conservación a largo plazo para el cumplimiento de la normativa |
| Tipo de datos | Datos activos y sistemas vivos | Datos inactivos o históricos |
| Medio de almacenamiento | Copia de seguridad en la nube, disco duro o almacenamiento en cinta | Cloud archive o almacenamiento secundario |
| Capacidad de búsqueda | Recuperación limitada, basada en archivos | Búsqueda indexada a nivel de contenido |
| Duración de la retención | De semanas a meses | Años o décadas |
| Caso de uso principal | Recuperación de desastres, mitigación de ataques de ransomware | Auditorías reglamentarias, descubrimiento legal, retención de datos |
| Frecuencia | Instantáneas programadas o automatizadas | Archivo basado en políticas o en eventos |
| Objetivo | Mantener la continuidad empresarial | Apoyar la gobernanza, el cumplimiento y la referencia histórica |
Confundir la copia de seguridad con el archivo puede exponer a las organizaciones a violaciones de la normativa y a fallos en la recuperación. Una copia de seguridad no puede sustituir a un archivo, ya que carece de controles de retención y de capacidad de búsqueda. Por el contrario, los datos archivados no pueden servir como punto de recuperación inmediata.
El mantenimiento de ambas estrategias garantiza la seguridad de los datos, la fiabilidad operativa y el cumplimiento de los requisitos del sector en materia de conservación de datos y almacenamiento a largo plazo.
Cuatro consejos prácticos para los responsables de la toma de decisiones
- Alinee ambas estrategias - Integre los procesos de copia de seguridad y archivo para que se complementen y cubran tanto las necesidades de recuperación a corto plazo como las de gobernanza a largo plazo.
- Revise los niveles de almacenamiento: separe el almacenamiento primario, el secundario y el almacenamiento en la nube por finalidad y frecuencia de acceso para optimizar el rendimiento y el coste.
- Defina la propiedad: asigne una responsabilidad clara para el archivo de datos y la gestión de copias de seguridad a todos los equipos de TI, jurídicos y de cumplimiento.
- Realice auditorías con regularidad - Verifique periódicamente que tanto sus soluciones de copia de seguridad como de archivo cumplen las normas organizativas y reglamentarias de protección de datos.
Ventajas de combinar el archivado y la copia de seguridad
Recuperación de datos fiable
Los sistemas de copia de seguridad están diseñados para restaurar rápidamente los datos perdidos tras incidentes como borrados accidentales, fallos de hardware o ataques de ransomware. Al mantener copias seguras y con fecha y hora de los datos activos, las organizaciones pueden recuperar los sistemas con una interrupción mínima.
- Restauración rápida: Las copias de seguridad permiten una rápida recuperación de los datos, lo que reduce el tiempo de inactividad y favorece la continuidad de la empresa.
- Preparación para la recuperación en caso de catástrofe: Las soluciones de copia de seguridad en la nube proporcionan un almacenamiento distribuido geográficamente, lo que garantiza la disponibilidad de los datos incluso durante interrupciones a gran escala.
- Protección contra la corrupción y la pérdida: Las múltiples versiones de las copias de seguridad protegen contra los problemas de integridad de los datos causados por errores del usuario o programas maliciosos.
Con una solución de copia de seguridad fiable, las organizaciones mantienen el impulso operativo y la confianza en su capacidad para recuperarse de interrupciones inesperadas.
Cumplimiento y accesibilidad a largo plazo
El archivado complementa las copias de seguridad preservando los datos inactivos o históricos en un formato inmutable y en el que se pueden realizar búsquedas. Esto garantiza que las organizaciones cumplan los requisitos normativos al tiempo que mantienen la visibilidad de los registros a largo plazo.
- Cumplimiento normativo: Los datos archivados respaldan los mandatos de eDiscovery, auditorías y retención como HIPAA y GDPR.
- Integridad e inmutabilidad de los datos: Los archivos basados en la nube mantienen los registros en un almacenamiento a prueba de manipulaciones, lo que garantiza su autenticidad y fiabilidad.
- Gestión optimizada del almacenamiento: Trasladar los datos inactivos de los sistemas primarios a los archivos reduce los costes de almacenamiento y mejora el rendimiento del sistema.
El archivado proporciona la fiabilidad y transparencia a largo plazo necesarias para la gobernanza, la auditoría y la rendición de cuentas.
Una estrategia unificada para una protección de datos completa
Combinar la copia de seguridad y el archivo de datos permite a las organizaciones equilibrar el rendimiento, el coste y el cumplimiento de la normativa. Las soluciones basadas en la nube para ambos permiten la escalabilidad, la automatización y la gestión segura de los datos en todos los entornos.
Un enfoque de doble capa evita el solapamiento entre la copia de seguridad y los datos archivados, preserva la integridad y refuerza las defensas contra el borrado, la corrupción y los ataques de ransomware. Al alinear estas capacidades, las organizaciones obtienen un marco de gestión de datos resistente que protege tanto la información viva como la histórica con la misma precisión.
El papel de Mimecast en la protección de datos
Mimecast proporciona una solución de archivado de correo electrónico basada en la nube que mejora la visibilidad, el cumplimiento y la retención en todos los sistemas de comunicación. La plataforma almacena de forma segura los correos electrónicos archivados de forma inmutable, conservando el contenido de los mensajes, los metadatos y los archivos adjuntos para auditorías y eDiscovery.
El sistema complementa las soluciones de copia de seguridad existentes al proporcionar capacidades de archivo de datos centralizadas que van más allá de las funciones estándar de copia de seguridad del correo electrónico. También ayuda a reducir la dependencia de los discos duros locales o del almacenamiento en cinta, proporcionando un almacenamiento en la nube escalable para la conservación a largo plazo.
Al trabajar junto con los sistemas de copia de seguridad, el cloud archive de Mimecast refuerza los esfuerzos de continuidad del negocio, permitiendo a las organizaciones cumplir sus objetivos de tiempo de recuperación y mantener un acceso ininterrumpido a las comunicaciones esenciales.
Mejores prácticas para el archivo y la copia de seguridad de datos
Una gestión eficaz de los datos depende de que la copia de seguridad y el archivado se traten como componentes complementarios, no intercambiables, de una estrategia unificada de protección de datos.
Establezca políticas claras y calendarios de conservación
Las organizaciones que gestionan grandes volúmenes de datos deben definir políticas que indiquen cómo y cuándo se realizan copias de seguridad o se archivan los datos. Los calendarios de conservación deben cumplir las normas reglamentarias y reflejar las necesidades operativas de la empresa.
- Normas de conservación de documentos basadas en marcos de cumplimiento como HIPAA o GDPR.
- Alinee los calendarios con los flujos de trabajo departamentales para mantener la coherencia en toda la organización.
- Revise las políticas periódicamente para adaptarlas a los cambios en el volumen de datos o en la normativa.
Automatizar los procesos para reducir los errores humanos
La automatización mejora la precisión y la eficacia de los flujos de trabajo de archivo y copia de seguridad. El archivado basado en políticas garantiza que los datos inactivos se almacenen de forma coherente, mientras que los procesos de copia de seguridad incrementales sólo capturan los datos nuevos o modificados.
- Implemente un archivado automatizado y basado en políticas para los datos inactivos o históricos.
- Utilice procesos de copia de seguridad incrementales o diferenciales para mejorar el rendimiento.
- Programe comprobaciones de validación automatizadas para verificar la exactitud e integridad de los datos.
Probar y validar los procedimientos de recuperación
Las pruebas rutinarias garantizan que tanto los sistemas de copia de seguridad como los de archivo funcionan según lo previsto. Los ejercicios de recuperación simulados ayudan a identificar problemas de configuración, validar el control de versiones y confirmar que los datos pueden restaurarse o recuperarse rápidamente cuando sea necesario.
- Realice simulacros de recuperación periódicos tanto para los datos archivados como para las copias de seguridad.
- Verifique los objetivos de tiempo de recuperación (RTO) y los objetivos de punto de recuperación (RPO).
- Mantenga el control de versiones para evitar la sobreescritura o corrupción de archivos.
Optimizar las inversiones en almacenamiento y tecnología
Separar los entornos de almacenamiento primario, secundario y en la nube mejora la eficacia y la integridad de los datos. La evaluación periódica de las plataformas tecnológicas ayuda a las organizaciones a adelantarse a la evolución de las amenazas y las exigencias operativas.
- Asigne un almacenamiento primario para los sistemas activos y un almacenamiento secundario para los archivos a largo plazo.
- Revise las soluciones emergentes para mejorar la escalabilidad, la automatización y el apoyo al cumplimiento.
- Aproveche los modelos de nube híbrida para equilibrar los requisitos de rendimiento, coste y retención.
Construir un marco de protección de datos sostenible
Un enfoque disciplinado de las copias de seguridad y el archivado reduce el riesgo, controla los costes de almacenamiento y garantiza que los datos sigan siendo recuperables y conformes a la normativa.
Las soluciones basadas en la nube de Mimecast para el archivado de correo electrónico, la integración de copias de seguridad y la protección de datos proporcionan la fiabilidad y visibilidad necesarias para mantener este marco, permitiendo tanto una recuperación rápida como una conservación a largo plazo con total confianza.
Conclusión
La copia de seguridad y el archivado desempeñan funciones distintas pero complementarias en la protección de datos. Uno salvaguarda los datos activos para una rápida recuperación; el otro preserva los datos inactivos para el cumplimiento de la normativa y la gobernanza de los datos.
Una estrategia combinada de gestión de datos garantiza que las organizaciones puedan recuperarse rápidamente de las interrupciones, cumplir con las obligaciones de retención de datos y mantener una visibilidad total tanto de los registros activos como de los históricos.
Confiar únicamente en las copias de seguridad sin archivar, o viceversa, deja lagunas críticas en la resistencia y la responsabilidad. Juntos, estos procesos construyen una defensa completa, protegiendo a la empresa contra la pérdida de datos, la exposición normativa y el tiempo de inactividad operativa.
Mimecast respalda estos objetivos con una solución de archivado de correo electrónico basada en la nube que complementa los sistemas de copia de seguridad, protegiendo los datos de comunicación, mejorando la capacidad de búsqueda y manteniendo la conformidad en todas las fases del ciclo de vida de los datos. Póngase en contacto con uno de nuestros expertos para obtener más información.
