Che cos'è la conservazione dei documenti?
La conservazione dei registri è il compito di salvaguardare i dati importanti identificando i documenti e i registri che dovrebbero o devono essere conservati per un periodo di tempo, conservando i registri in archivi sicuri, fornendo l'accesso alle persone autorizzate per scopi legali e di conformità e gestendo la durata della conservazione dei registri.
Che tipo di documenti devono essere conservati?
Alcuni tipi di registri sono fondamentali per le operazioni aziendali, la conformità e gli scopi legali. Questi possono includere, ma non sono limitati a:
- Documenti finanziari, tra cui registri contabili, libri contabili e informazioni fiscali.
- Documenti legali come contratti, accordi e documenti di contenzioso.
- Documenti relativi alle risorse umane, compresi i file dei dipendenti, le buste paga e le valutazioni delle prestazioni.
- Documenti operativi, come politiche, procedure e rapporti operativi.
- Corrispondenza, incluse comunicazioni via e-mail, memo e lettere.
La conservazione di questi registri è essenziale per mantenere uno storico accurato delle attività dell'organizzazione, garantire la trasparenza e soddisfare i requisiti normativi e legali.
Perché è importante la conservazione dei documenti?
La conservazione dei registri è essenziale per mantenere le informazioni importanti che possono essere utili ai responsabili delle decisioni all'interno dell'organizzazione e per soddisfare i requisiti legali e normativi per la conservazione dei documenti, della corrispondenza e di altri dati che possono essere necessari per le indagini legali e di conformità.
Come semplificare la gestione della conservazione dei documenti
Dato che i documenti digitali continuano a giocare un ruolo importante nelle controversie, oggi gli studi legali cercano sempre più soluzioni più potenti per semplificare la conservazione dei documenti elettronici, garantendo al contempo la sicurezza e l'integrità dei file digitali e delle e-mail.
La conservazione dei registri elettronici e la conservazione delle e-mail servono a molteplici scopi, dal supporto del lavoro di causa alla memoria istituzionale, dalla documentazione delle decisioni aziendali alla dimostrazione della conformità. La gestione della conservazione dei documenti comporta anche rischi significativi: i documenti che contengono informazioni sensibili sono tanto più a rischio quanto più a lungo vengono conservati, mentre i file che vengono scartati rapidamente o inavvertitamente possono ostacolare il caso di un cliente o violare le normative.
Poiché il volume di e-mail prodotte ogni anno da un'organizzazione continua a moltiplicarsi, la gestione della conservazione dei record diventa più costosa e complessa. Per soddisfare i requisiti di conservazione dei record e di conservazione delle e-mail e allo stesso tempo raggiungere laconformità dell'archiviazione, gli studi legali hanno bisogno di strumenti facili da usare, in grado di ridurre al minimo il tempo e le risorse necessarie per gestire gli archivi. Ecco dove Mimecast può aiutare.
Ottimizzazione della conservazione dei documenti con Mimecast
Mimecast è un servizio all-in-one, basato sul cloud, per Email Archive, la sicurezza e la continuità delle e-mail. Essendo una soluzione basata su SaaS al 100%, Mimecast è facile da implementare e non richiede spese di capitale iniziali. E con soluzioni che affrontano ogni aspetto della gestione della business email, Mimecast elimina la necessità di implementare più soluzioni puntuali per gestire la business email e la conservazione dei documenti.
Mimecast offre potenti strumenti di archiviazione della posta elettronica e di Microsoft Teams in Mimecast Cloud Archive, un archivio cloud centralizzato. Mimecast semplifica l'archiviazione fornendo agli amministratori gli strumenti per automatizzare la conservazione dei record, impostando e gestendo i criteri in tutta l'organizzazione da una single console basata sul web.
Per semplificare la conservazione dei record e garantire l'integrità dei dati, Mimecast conserva automaticamente tre copie crittografate e a prova di manomissione dei file e di tutte le e-mail in entrata, in uscita e interne. La soluzione di conservazione dei record di Mimecast conserva sia il contenuto dei messaggi e-mail che i metadati, fondamentali per fornire la prova di consegna e le informazioni di non ripudio. Mimecast archivia copie di ogni e-mail o file in centri dati geograficamente diversi, conservando gli originali e le copie dei messaggi modificati in base ai criteri.
Strumenti Mimecast per la conservazione dei documenti
Per semplificare la conservazione dei record, Mimecast mette a disposizione degli amministratori:
- Strumenti di gestione che forniscono un controllo centralizzato delle politiche di conservazione dei record.
- Strumenti di ricerca leader del settore per un recupero più rapido e per l'e-discovery.
- Strumenti di case management semplificati per rispondere più rapidamente alle domande e alle sfide legali e di conformità.
Oltre alla conservazione e all'archiviazione dei record, Mimecast fornisce servizi di continuità aziendale che assicurano l'accesso alle e-mail anche quando i server primari sono inattivi, e software dibackup e ripristino che consente un rapido ripristino delle caselle di posta, delle cartelle personali e degli elementi del calendario e dei contatti dopo una perdita di dati o un evento di corruzione dei dati.
Per saperne di più sulla conservazione dei documenti con Mimecast.
Domande frequenti sulla conservazione dei documenti
Che cos'è un sistema di conservazione dei documenti?
Un sistema di conservazione dei documenti è una soluzione che semplifica e automatizza il compito di selezionare i dati da conservare, determinare la durata della conservazione, proteggerli su supporti sicuri, consentire una ricerca e un recupero efficienti e fornire l'accesso agli utenti autorizzati.
Quali sono le politiche di conservazione dei documenti?
Le politiche di conservazione dei documenti sono una serie di linee guida che specificano per quanto tempo alcuni tipi di documenti devono essere conservati, oltre ai processi di archiviazione, gestione e smaltimento. Queste politiche sono progettate per garantire la conformità ai requisiti legali, normativi e operativi, nonché per facilitare il recupero e l'utilizzo efficiente dei registri quando necessario. Una politica di conservazione dei record completa include in genere disposizioni per la categorizzazione dei documenti, protocolli di archiviazione, misure di sicurezza dei dati e linee guida per lo smaltimento dei record dopo la loro conservazione.
Cosa sono i piani di conservazione dei documenti?
I piani di conservazione dei documenti definiscono i tempi di conservazione delle varie categorie di documenti. Vengono creati in base alle normative legali e regolamentari, alle linee guida del settore e ai requisiti specifici dell'organizzazione. I piani di conservazione dei documenti servono come struttura per la gestione dei documenti durante il loro intero ciclo di vita, dalla creazione o ricezione iniziale allo smaltimento finale. Assistono le organizzazioni nel mantenere il controllo dei loro registri, nel mitigare i rischi di conformità e nel garantire una gestione coerente e sistematica dei dati.
Per quanto tempo devono essere conservati i registri?
Il periodo di conservazione dei documenti può variare a seconda del tipo di documento e degli obblighi legali e normativi pertinenti. In genere, il periodo di conservazione è determinato da fattori quali i requisiti di legge, gli standard di settore e le esigenze aziendali. Per esempio:
- Potrebbe essere necessario conservare i registri finanziari per un minimo di sette anni a fini fiscali e di revisione.
- I registri del lavoro potrebbero essere conservati per diversi anni dopo la partenza di un dipendente, per affrontare potenziali questioni legali o contrattuali.
- I documenti legali e contrattuali possono dover essere conservati per la durata del contratto e per un periodo specifico successivo.
È importante che le organizzazioni consultino i consulenti legali e le linee guida normative per determinare i periodi di conservazione specifici per i vari tipi di documenti rilevanti per il loro settore e la loro attività.