Che cos'è la crittografia delle e-mail di Office 365?
La crittografia delle e-mail in Office 365 è una funzione di sicurezza che le consente di inviare e-mail crittografate a persone interne o esterne alla sua organizzazione.
Quando cripta un'e-mail, solo le persone che possiedono la chiave e-mail crittografata possono leggerla. Le e-mail criptate sono diverse dalle e-mail normali perché -
- L'oggetto e il corpo dell'e-mail crittografata sono criptati in modo che solo il destinatario previsto possa leggerli, anche se qualcun altro intercetta il messaggio in transito.
- L'e-mail crittografata non include un link per scaricare la chiave, quindi solo il destinatario può ottenere la chiave e leggere il messaggio.
L'importanza della posta elettronica crittografata di Office 365
L'importanza delle e-mail crittografate non può essere sottovalutata. Nel mondo di oggi, l'e-mail è uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati. Tuttavia, è anche uno dei più vulnerabili, in quanto i messaggi e-mail sono spesso archiviati su server e possono essere accessibili a persone non autorizzate.
La crittografia delle e-mail di Office 365 aiuta a proteggere le sue e-mail dalla lettura da parte di persone diverse dal destinatario. Le e-mail crittografate vengono convertite in un codice che può essere decifrato solo dalla persona che possiede la chiave appropriata. Questo assicura che le sue e-mail rimangano private e confidenziali.
Inoltre, le e-mail criptate possono aiutare a prevenire le frodi e i furti di identità. Crittografando le sue e-mail, può contribuire a proteggere se stesso e la sua azienda da potenziali rischi.
Come impostare la crittografia delle e-mail di Office 365
Microsoft 365 supporta la crittografia dei messaggi (Information Rights Management). Per attivare la crittografia, il mittente deve disporre della Crittografia dei messaggi di Microsoft 365, inclusa nella licenza di Office 365 Enterprise E3.
Per criptare un single messaggio:
- Clicchi su File e poi su Proprietà.
- Clicchi su Impostazioni di sicurezza e selezioni la casella di controllo Crittografa il contenuto del messaggio e gli allegati.
- Componga il suo messaggio e prema Invia.
È possibile criptare tutti i messaggi in uscita per impostazione predefinita, tuttavia tutti i potenziali destinatari devono disporre del suo ID digitale per poter decriptare e visualizzare i suoi messaggi. Per attivare la crittografia per impostazione predefinita:
- Vada su File > Opzioni > Trust Center > Impostazioni Trust Center.
- Nella scheda Sicurezza e-mail, selezioni la casella di controllo Crittografa il contenuto e gli allegati dei messaggi in uscita.
I limiti della crittografia delle e-mail di Office 365
Microsoft ha recentemente aggiunto la crittografia sicura delle e-mail alla sua popolare piattaforma di produttività Office 365, offrendo agli utenti la possibilità di inviare file e messaggi crittografati per proteggere i dati sensibili. Ma anche se la crittografia delle e-mail di Office 365 è certamente un componente necessario di questa piattaforma basata sul cloud, potrebbe non essere la soluzione giusta per ogni utente e organizzazione.
La crittografia delle e-mail di Office 365 semplifica la secure messaging per i mittenti, ma la decodifica di questi messaggi può essere più difficile per i destinatari. Per garantire che un messaggio crittografato possa essere aperto una volta ricevuto, le organizzazioni potrebbero dover pagare connessioni TLS obbligatorie per i loro partner commerciali o correre il rischio di non poter utilizzare la crittografia e-mail di Office 365 quando una connessione TLS non è disponibile.
Migliora la crittografia delle e-mail di Office 365 con Mimecast
Mimecast offre servizi di crittografia e-mail che integrano la crittografia e-mail di Office 365, fornendo agli utenti strumenti semplici da usare per proteggere i messaggi e-mail e gli allegati. Con Mimecast Secure Messaging, gli utenti possono condividere facilmente informazioni sensibili inviando messaggi protetti direttamente dalla loro normale applicazione di posta elettronica, senza richiedere a mittenti e destinatari di scaricare software o installare hardware aggiuntivo.
Mimecast aumenta la crittografia delle e-mail di Office 365, consentendo alle organizzazioni di:
- Semplificare la crittografia per gli utenti e gli amministratori.
- Supporta la conformità consentendo di sottoporre i messaggi sicuri alle politiche anti-malware, di prevenzione delle fughe di dati e di conformità.
- Fornisce un servizio di crittografia e-mail anche quando la crittografia TLS non è un'opzione.
- Migliora la protezione eliminando la possibilità per gli amministratori di visualizzare le informazioni all'interno di un messaggio.
Come funzionano le soluzioni Mimecast per la crittografia delle e-mail di Office 365
Per avviare un Secure Messaging o un trasferimento di file crittografato in Office 365, gli utenti devono semplicemente creare una nuova e-mail in Outlook e selezionare l'opzione Invia sicuro nella scheda Mimecast. Gli utenti hanno la possibilità di inviare il messaggio con impostazioni che richiedono ricevute di lettura, impongono date di scadenza del messaggio e limitano o impediscono la stampa, la risposta e l'inoltro del messaggio.
Quando l'utente clicca su Invia, l'e-mail e gli eventuali allegati vengono caricati in modo sicuro nel cloud Mimecast. Qui vengono scansionati alla ricerca di malware, controllati in base alle politiche di prevenzione dei contenuti e delle fughe di dati, e conservati in modo sicuro in un archivio crittografato AES.
Il destinatario del messaggio riceve una notifica dell'invio di un messaggio sicuro, insieme alle istruzioni su come recuperare il messaggio e gli allegati dal portale Secure Messaging di Mimecast.
FAQ sulla crittografia delle e-mail di Office 365
Come faccio a sapere se un'e-mail è crittografata in Office 365?
Quando apre un'e-mail crittografata in Office 365, vedrà un messaggio nella parte superiore dello schermo che dice "Questo messaggio è crittografato." Questo le permetterà di sapere che il contenuto dell'e-mail è sicuro e protetto. Può anche capire se un'e-mail è criptata cercando l'icona di un lucchetto accanto al nome del mittente. Se vede questa icona, significa che l'e-mail è criptata e può stare tranquillo che le sue informazioni sono al sicuro.
Perché ha bisogno della crittografia delle e-mail di Office 365?
La crittografia delle e-mail di Office 365 offre vantaggi sia per i singoli utenti che per le organizzazioni.
La crittografia dei messaggi attraverso Office 365 può prevenire le violazioni della sicurezza e il furto di dati, è facile da configurare e anche a basso costo, poiché non è necessario un server di crittografia dedicato.
La crittografia di Office 365 protegge anche la sua privacy, nascondendo l'identità dei mittenti o dei destinatari delle e-mail. Impedisce che i dati sensibili aziendali o personali vengano letti o divulgati involontariamente.
Quanto è sicura la posta elettronica crittografata di Office 365?
Utilizzando la crittografia e-mail di Office 365, i suoi dati vengono crittografati a riposo e in transito, utilizzando diversi protocolli e tecnologie di crittografia robusti.
Il livello di sicurezza, tuttavia, dipende da vari fattori e da come la sua organizzazione configura e utilizza le funzioni di crittografia fornite da Office 365. Inoltre, la consapevolezza e la formazione degli utenti giocano un ruolo cruciale nel garantire che i dipendenti comprendano come utilizzare le funzioni di crittografia in modo efficace.
