Backup di Office 365

Perché è necessario un backup di Office 365?

La tecnologia Cloud Archive e backup di Mimecast è fondamentale per la protezione contro la perdita accidentale o dolosa dei dati di Office 365 e per garantire la conformità a un’ampia gamma di quadri normativi. Negli ambienti tradizionali on-premises, le organizzazioni ricorrono spesso a soluzioni hardware all’avanguardia e a software di archiviazione della posta elettronica per raggiungere i propri obiettivi di backup. Nel passaggio a Office 365, le organizzazioni potrebbero aver bisogno di soluzioni di backup su cloud e di soluzioni di backup di terze parti per Microsoft 365 simili, al fine di proteggere pienamente i dati e migliorare le capacità di ripristino di emergenza di Office 365.

Perché è fondamentale eseguire il backup di Microsoft Teams?

Una solida strategia di backup per Microsoft Teams può apportare numerosi vantaggi a un’organizzazione. I backup forniscono inoltre preziose informazioni sui dati sottoposti a protezione, riducendo al contempo i rischi e ottimizzando i flussi di lavoro.

Protezione contro la cancellazione accidentale

La cancellazione involontaria di dati, inclusi messaggi importanti, file o persino canali in Teams, potrebbe causare gravi disagi. Un backup di Teams garantisce la recuperabilità dei dati e riduce al minimo il rischio di interruzioni dell'attività per i dipendenti o delle operazioni.

Soddisfare i requisiti legali e di conformità

Le entità che operano in settori soggetti a una rigorosa regolamentazione devono attenersi a determinati quadri normativi e sono spesso sottoposte a verifiche e indagini volte a garantire la loro conformità. Molte delle loro comunicazioni prevedono politiche di conservazione dei dati per periodi specifici. La conservazione delle comunicazioni di Teams facilita il rispetto di tali requisiti di conformità e dimostra trasparenza.

Assistenza nell’eDiscovery

Nel corso di procedimenti giudiziari o indagini, alle aziende potrebbe essere richiesto di recuperare, esportare e presentare i dati pertinenti presenti in Teams come prove dinanzi a un tribunale. Disporre di un backup dei dati di Teams può accelerare il processo di eDiscovery , consentendo un’indagine efficiente e una presentazione efficace delle prove.

Analizzare i dati storici relativi alle squadre

I modelli di collaborazione, gli indicatori di produttività e le informazioni sul flusso di lavoro sono tutti tipi di dati preziosi che è possibile ricavare da un backup di Teams. Queste informazioni possono essere utilizzate per migliorare i processi e fornire alle organizzazioni una visione più approfondita del proprio personale.

Prepararsi al ripristino in caso di emergenza

In caso di circostanze impreviste, quali un guasto del sistema, un’interruzione di corrente, un attacco informatico o altre interruzioni dell’infrastruttura, un backup di Teams garantirà all’organizzazione la possibilità di recuperare i dati fondamentali e di mantenere la continuità operativa.

Eseguire una verifica periodica dei dati

Spesso, il processo di esecuzione di un backup offre alle aziende l’opportunità di esaminare e individuare quali dati siano essenziali e debbano essere protetti e conservati. Le aziende possono mantenere registri di dati accurati e organizzare le proprie informazioni in modo chiaro e intuitivo, favorendo così migliori pratiche di gestione dei dati.

Semplificare l’inserimento dei nuovi dipendenti

I backup delle conversazioni storiche su Teams, dei file, dei canali e delle videoconferenze possono rappresentare risorse preziose per l’inserimento dei nuovi dipendenti. I nuovi assunti possono iniziare la formazione e acquisire preziose conoscenze contestuali senza che ciò comporti un impiego di ore di lavoro da parte dei dipendenti esperti per la loro formazione.

Proteggersi dalle minacce interne

I dipendenti animati da rancore o dall’intenzione di nuocere possono rappresentare un pericolo per la capacità di un’azienda di svolgere la propria attività tanto quanto la cancellazione involontaria o il danneggiamento dei dati. I backup possono fungere da misura di protezione contro tali atti intenzionali e consentire alle aziende di risparmiare tempo e denaro nel caso in cui soggetti malintenzionati tentino di arrecare loro danno.

Un backup più efficace per gli elementi delle caselle di posta di Office 365

Nel passaggio a Microsoft Office 365, la maggior parte dei clienti ritiene che gli strumenti nativi di Office 365 per il backup e il ripristino della posta elettronica siano sufficienti. Tuttavia, le soluzioni di backup integrate in Office 365 potrebbero presentare delle lacune nel recupero dei dati, soprattutto quando le organizzazioni devono proteggersi dalla perdita o dal danneggiamento dei dati, da azioni dolose o da esigenze di recupero a lungo termine.

Per i team che stanno valutando le opzioni di backup di Microsoft 365, software di backup di terze parti o uno strumento di backup indipendente, le principali limitazioni includono:

• Gli strumenti nativi potrebbero non garantire una protezione completa delle e-mail e dei documenti di collaborazione di 365.
• Il ripristino da parte dell'utente finale è limitato e spesso richiede l'intervento del supporto IT.
• Office 365 rimane esposto a guasti tecnici, errori umani, interruzioni del servizio, tempi di inattività e perdita di dati.
• Le indicazioni fornite dalla comunità Microsoft possono essere d’aiuto per il recupero di base, ma il recupero nativo da solo potrebbe non garantire la protezione a lungo termine dei dati di posta elettronica nell’ambito dei flussi di lavoro soggetti a normative.
• Le organizzazioni che necessitano di conservare i messaggi di Office oltre i periodi di recupero predefiniti potrebbero aver bisogno di un sistema di archiviazione più resiliente.

Per proteggere efficacemente le risorse e-mail fondamentali, le organizzazioni devono eseguire il backup degli elementi delle caselle di posta di Office 365 utilizzando soluzioni di terze parti che offrano funzionalità e protezione più avanzate. È proprio questo il risultato che migliaia di organizzazioni in tutto il mondo ottengono grazie alle funzionalità di archiviazione delle caselle di posta di Office 365 offerte da Mimecast.

Come si ripristinano i dati di Teams?

Per ripristinare i dati utilizzando gli strumenti nativi di Teams, è necessario che essi si trovino nella casella di posta dell'utente nella cartella "Elementi recuperabili" oppure nelle posizioni di SharePoint relative al "Cestino" o alla "Cronologia delle versioni" e che rientrino nel periodo di recupero predefinito affinché il ripristino vada a buon fine. Alcune organizzazioni potrebbero inoltre dover conservare i relativi record di Microsoft Exchange, le esportazioni dei file di dati di Outlook o altri file di backup qualora le opzioni di ripristino native non fossero sufficienti.

Qualora sia in vigore una politica di conservazione dei dati o un vincolo legale di conservazione, i dati saranno conservati nella loro posizione di archiviazione predefinita in Microsoft 365, come indicato nella tabella sopra riportata.

Per ripristinare i dati di Teams in modo nativo, acceda alla posizione di archiviazione, individui gli elementi eliminati e selezioni " "" (Ripristina)." Se i dati sono stati cancellati definitivamente o se il periodo di conservazione è scaduto, non è possibile recuperarli con metodi standard. In tal caso, potrebbe essere necessario contattare l'assistenza Microsoft per ricevere ulteriore supporto.

Per ripristinare i dati di Teams utilizzando uno strumento di backup e conservazione di terze parti, segua le istruzioni fornite all'interno di tale applicazione per il ripristino dei dati conservati.

Soluzioni essenziali di backup di Office 365 per la gestione di Teams

Seguendo queste best practice, le organizzazioni possono sviluppare strategie di backup solide e affidabili per Microsoft Teams, al fine di ridurre il rischio di perdita dei dati e garantire la continuità operativa in caso di interruzione del servizio o di emergenza. Il software di backup della posta elettronica più adatto può inoltre aiutare i team a conservare i dati relativi alle caselle di posta, a Teams e a Microsoft Exchange in un formato più accessibile.

Indicare quali dati devono essere sottoposti a backup

Prima di procedere con un backup, è fondamentale individuare i tipi di dati di Teams che devono essere protetti. Avete bisogno di:

• Messaggi di chat e cronologia delle conversazioni
• File e allegati condivisi nelle chat e nei canali
• Contenuti Wiki e blocchi note di OneNote
• Registrazioni e trascrizioni delle riunioni
• Informazioni relative alle impostazioni, alla struttura e alla composizione delle squadre

Comprendendo i tipi di dati, è possibile individuare con precisione le relative posizioni di archiviazione (Exchange, SharePoint, OneDrive) per garantire un approccio completo al backup.

Elaborare un piano di ripristino in caso di emergenza

Il ripristino in caso di emergenza può significare garantire la continuità delle operazioni in caso di un'interruzione temporanea dell'alimentazione elettrica o di un evento più grave, come una calamità naturale, che richieda settimane per il ripristino dei danni.

Un piano di ripristino di emergenza ben definito è fondamentale per garantire un'efficace protezione dei dati. Il piano dovrebbe illustrare le misure da adottare in caso di perdita di dati o di emergenze, tra cui:

• Ruoli e responsabilità del team di recupero
• Procedure di comunicazione con le parti interessate
• Obiettivi relativi ai tempi di ripristino (RTO) e obiettivi relativi ai punti di ripristino (RPO)
• Procedure dettagliate per il ripristino dei dati dai backup

Un piano ben definito riduce al minimo i tempi di inattività e aumenta le probabilità di un ripristino senza intoppi.

Sottolineate l'importanza di effettuare backup regolari

L'affidabilità dei Suoi dati dipende esclusivamente dall'ultimo backup effettuato. Si tratta di un processo continuo, non di un evento isolato. I dati più recenti devono essere protetti e il più possibile recuperabili.

Stabilisca un programma di backup che sia in linea con i requisiti di protezione dei dati della Sua organizzazione e con la frequenza delle modifiche apportate ai dati in Teams.

Si raccomanda di attuare politiche di conservazione dei dati che prevedano il mantenimento di backup incrementali, nel caso in cui una qualsiasi versione risultasse danneggiata. Ciò Le consente, se necessario, di ripristinare i dati da un altro momento nel tempo.

Verifichi costantemente il processo di backup e ripristino

Verificare le vostre procedure di backup e ripristino ne dimostra l’affidabilità e l’efficacia nel preservare i dati di Teams e di altre piattaforme di collaborazione.

I test dovrebbero comprendere:

• Verifica dell'integrità dei dati di backup
• Simulazione di scenari di recupero dei dati
• Verifica dell’esito positivo del ripristino dei dati nella loro posizione originale o in una nuova posizione

Il processo dovrebbe individuare eventuali malfunzionamenti o problemi relativi ai backup o alle procedure di ripristino. Se non si riscontrano problemi, ha la certezza che i suoi dati siano recuperabili e accurati a partire dal backup.

Si assicuri che la Sua soluzione di backup sia sempre aggiornata con eventuali aggiornamenti, le funzionalità più recenti e le nuove capacità. Microsoft aggiorna e potenzia costantemente le piattaforme Teams e Microsoft Office 365, nonché i servizi sottostanti; pertanto, la vostra soluzione di backup deve tenere conto di tali modifiche e adattarsi di conseguenza.

Ottimizzate il backup di Office 365 con Mimecast

Microsoft Office 365 è un potente strumento aziendale per la collaborazione e la produttività, ma le funzionalità di backup di Office 365 potrebbero non essere sufficienti per tutte le organizzazioni.

Per le organizzazioni che desiderano proteggere il proprio ambiente Office 365 con una soluzione di backup semplice e conveniente, Mimecast offre una suite di servizi basata su cloud per la sicurezza, la continuità operativa e l’archiviazione della posta elettronica, che fornisce strumenti completi per il backup di Office 365.

Mimecast estende le funzionalità di backup e archiviazione oltre la posta elettronica e Teams, per acquisire in tempo reale le comunicazioni provenienti da Slack, Zoom e altre piattaforme di collaborazione tramite integrazioni API native, conservando il contesto completo dei messaggi, la struttura delle conversazioni e i metadati nei formati nativi. L'approccio di Microsoft instrada le comunicazioni di terze parti attraverso le caselle di posta Exchange tramite connettori complessi, causando ritardi nell'elaborazione e privandole di preziosi dati contestuali.

Soluzioni di backup per Office 365 di Mimecast

Il servizio in abbonamento "tutto in uno" di Mimecast consente alle organizzazioni di gestire e proteggere più facilmente la Business Email, riducendo al contempo i rischi, i costi e la complessità solitamente associati alle soluzioni di gestione della posta elettronica. Anziché affidarsi a una procedura manuale per esportare il contenuto delle caselle di posta di Office o selezionare elementi di Office da recuperare in modo puntuale, Mimecast offre un Cloud Archive scalabile progettato per garantire l’accesso, la ricerca e il ripristino a lungo termine.

Mimecast Enterprise Information Archiving garantisce un’archiviazione conforme a livello di casella di posta, assicurando un backup indipendente e verificabile di Office 365. La soluzione di Mimecast offre un archivio cloud altamente scalabile e resiliente per e-mail, file e IM conversations su Lync, oltre a strumenti automatizzati che consentono agli amministratori di gestire più facilmente le politiche di conservazione, le caselle di posta, l’e-discovery e le richieste relative a contenziosi.

eDiscovery più veloce e ricerca più intelligente

In una serie di test comparativi condotti in contesti aziendali reali, Mimecast ha completato le attività di eDiscovery a una velocità 6,7 volte superiore rispetto a Microsoft Purview, portando a termine le operazioni di ricerca ed esportazione in circa 1 ora e 12 minuti, contro le 8 ore impiegate da Microsoft. Ciò può ridurre notevolmente il tempo che i team legali e di conformità dedicano alle indagini.

Oltre alla velocità, i modelli di intelligenza artificiale di Mimecast, appositamente progettati e addestrati sui modelli di comunicazione aziendale, forniscono risultati di ricerca altamente accurati e pertinenti grazie all’analisi del sentiment, del linguaggio e dei contenuti. Ciò consente ai team addetti alla conformità di individuare più rapidamente i dati realmente rilevanti, anziché dover setacciare i falsi positivi generati dai modelli generici di classificazione basati sull’intelligenza artificiale di Microsoft.

Governance e archiviazione riconosciute dagli analisti

Mimecast è stata riconosciuta come leader nel Magic Quadrant 2025 di Gartner relativo alla governance e all’archiviazione delle comunicazioni digitali; Gartner ha in particolare sottolineato la visibilità **unified** sui rischi di Mimecast, basata sull’intelligenza artificiale, nonché la sua architettura nativa per l’IA e orientata agli eventi.

Mimecast consente agli utenti di accedere ai dati archiviati, effettuare ricerche al loro interno o ripristinare le e-mail cancellate senza l’ausilio del reparto IT. Gli utenti possono accedere rapidamente a qualsiasi e-mail inviata o ricevuta: grazie a uno SLA di ricerca di 7 secondi, le informazioni contenute nelle e-mail sono sempre a portata di mano. Gli amministratori IT ottengono il controllo totale sul backup di Office 365, gestendo le politiche ed eseguendo ricerche amministrative globali da una console centralizzata.

Contesto forense completo

Mimecast conserva il contesto forense completo, compresi i messaggi cancellati, le cronologie delle modifiche e i thread completi delle conversazioni, garantendo che gli investigatori e i team addetti alla conformità dispongano di un quadro completo della situazione. Microsoft Purview, al contrario, non è in grado di visualizzare i messaggi cancellati o modificati all’interno di un thread di revisione di conformità senza passare a un caso eDiscovery separato, e i messaggi cancellati definitivamente oltre il periodo di conservazione potrebbero risultare irrecuperabili.

Archiviazione sicura e costi prevedibili

Mimecast garantisce l'integrità e la sicurezza dei dati grazie a un sistema di archiviazione crittografato e protetto in diversi data center distribuiti geograficamente, con tre copie di ciascun dato archiviate a garanzia di una ridondanza integrata. Grazie a un sistema di tariffazione basato sul numero di dipendenti anziché sul volume di e-mail, Mimecast può contribuire a ridurre in modo significativo il costo totale di proprietà.

I vantaggi del servizio di backup di Office 365 offerto da Mimecast

Mimecast supporta e ottimizza il backup di Office 365 fornendo:

• Conservazione flessibile e basata su criteri di e-mail, file e IM conversations di Lync.
• Ricerca rapida delle e-mail in Outlook, che consente ai dipendenti di essere più produttivi.
• Supporto completo per le richieste relative alla conformità, all’e-discovery e ai contenziosi, compresi il blocco legale dei dati, il case management e l’esportazione dei dati.
• Registrazione completa delle attività di accesso all'archivio, comprese le ricerche e le visualizzazioni dei messaggi.
• Accesso agli archivi disponibile su qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo.
• Implementazione rapida grazie alle integrazioni API native preconfigurate, con le modifiche alle politiche applicate in tempo reale.
• Protezione centralizzata per la posta elettronica, l’archivio e l’accesso al client di posta di Office 365, che consente agli utenti di individuare e recuperare i messaggi importanti senza dover ricorrere a file di backup locali.

Mimecast potenzia inoltre il backup di Office 365 grazie a Mimecast Mailbox Continuity, un servizio che garantisce l’accesso ininterrotto alle e-mail e alle informazioni del calendario, anche in caso di interruzioni del servizio di Office 365.