Perché ha bisogno di un backup di Office 365?
La tecnologia di Mimecast Cloud Archive e backup è fondamentale per la protezione contro la perdita accidentale o dolosa di dati e per la conformità a un'ampia varietà di quadri normativi. Negli ambienti tradizionali on-premises, le organizzazioni spesso si affidano a soluzioni hardware e software di archiviazione della posta best-of-breed per raggiungere i loro obiettivi di backup. Quando passano a Office 365, le organizzazioni potrebbero aver bisogno di soluzioni di terze parti simili, basate sul cloud, per proteggere completamente i dati e migliorare le funzionalità di disaster recovery di Office 365.
Perché è essenziale eseguire il backup di Microsoft Teams?
Una solida strategia di backup per Microsoft Teams può giovare all'organizzazione in molti modi. I backup forniscono anche preziose informazioni sui dati protetti, riducendo i rischi e migliorando i flussi di lavoro.
Salvaguardia contro la cancellazione accidentale
L'eliminazione inavvertita di dati, compresi messaggi, file o persino canali importanti in Teams, potrebbe causare interruzioni significative. Un backup dei team mantiene i dati recuperabili e riduce al minimo il rischio di interruzione dell'attività per i dipendenti o le operazioni.
Soddisfare i requisiti legali e di conformità
Le entità che operano in settori altamente regolamentati hanno dei quadri di riferimento all'interno dei quali devono operare, e spesso devono affrontare audit e indagini per garantire la loro conformità. Molte delle loro comunicazioni hanno politiche di conservazione dei dati per periodi specifici. Il backup della comunicazione dei team facilita il rispetto di questi requisiti di conformità e dimostra la trasparenza.
Aiuto nell'eDiscovery
Nel corso di procedimenti o indagini legali, alle aziende può essere richiesto di recuperare, esportare e presentare i dati rilevanti all'interno di Teams come prova per un tribunale. Avere i dati di backup dei Team può accelerare un processo di eDiscovery per un'indagine e una presentazione efficiente delle prove.
Analizzare i dati storici delle squadre
I modelli di collaborazione, le metriche di produttività e le intuizioni sul flusso di lavoro sono tutti tipi di dati preziosi che possono essere ricavati da un backup di Teams. Queste informazioni possono essere utilizzate per migliorare i processi e aiutare le organizzazioni con le informazioni sui dipendenti.
Si prepari al recupero in caso di disastro
In caso di circostanze impreviste come un guasto al sistema, un'interruzione di corrente, un cyberattacco o un'altra interruzione dell'infrastruttura, un backup dei Team assicurerà che un'organizzazione possa recuperare i dati cruciali e mantenere le operazioni.
Eseguire la valutazione dei dati di routine
Spesso, il processo di esecuzione di un backup offre alle aziende l'opportunità di rivedere e identificare quali dati sono essenziali e devono essere protetti e conservati. Le aziende possono conservare record di dati puliti e organizzare le loro informazioni in modo significativo e intuitivo, per migliorare le pratiche di gestione dei dati.
Semplificare l'onboarding dei dipendenti
I backup delle conversazioni, dei file, dei canali e delle videoconferenze storiche di Teams possono essere risorse preziose per l'onboarding dei nuovi dipendenti. Il nuovo personale può iniziare la formazione e acquisire un contesto prezioso senza distogliere le ore di lavoro dei dipendenti esperti per formarli.
Proteggere dalle minacce interne
I dipendenti con rancore o con l'intenzione di fare del male possono essere pericolosi per la capacità di un'azienda di condurre gli affari, tanto quanto la cancellazione involontaria o la corruzione dei dati. I backup possono servire come salvaguardia contro tali atti intenzionali e possono far risparmiare alle aziende ore e spese quando i malintenzionati tentano di danneggiarle.
Migliore backup per gli elementi della casella postale di Office 365
Quando si passa a Microsoft Office 365, la maggior parte dei clienti si aspetta che gli strumenti nativi di backup e ripristino delle e-mail di Office 365 siano sufficienti per eseguire il backup dei dati delle caselle di posta elettronica di Office 365. Purtroppo, le soluzioni di backup integrate di Office 365 possono presentare lacune significative nel recupero dei dati e le organizzazioni potrebbero non essere coperte per tutti i tipi di perdita o danneggiamento dei dati.
Per eseguire un backup adeguato dei dati delle caselle di posta elettronica di Office 365, gli utenti e i team IT hanno bisogno di soluzioni rapide e flessibili, in grado di proteggere dalla perdita di dati, dalla corruzione e dall'intento malevolo. Office 365 non offre alcuna flessibilità di ripristino del backup nativo per i dati degli utenti, e il ripristino da parte dell'utente finale è limitato e richiede l'aiuto dell'IT. E per tutti i suoi vantaggi, Office 365 è vulnerabile alle stesse minacce di qualsiasi piattaforma cloud, compresi i guasti tecnici e gli errori umani che possono portare a interruzioni, tempi di inattività e perdita di dati.
Per proteggere veramente le risorse vitali della posta elettronica, le organizzazioni devono eseguire il backup degli elementi delle caselle postali di Office 365 con soluzioni di terze parti che offrono funzionalità e protezione più potenti. Questo è esattamente ciò che migliaia di organizzazioni in tutto il mondo ottengono con le funzionalità di archiviazione di Office 365 di Mimecast.
Come si ripristinano i dati di Teams?
Per ripristinare i dati con gli strumenti nativi di Teams, devono trovarsi nella casella di posta dell'utente in Elementi recuperabili, o nelle posizioni di SharePoint per il Cestino o la cronologia delle versioni, ed entro il periodo di recupero predefinito per essere recuperati con successo.
Se è in vigore una politica di conservazione dei dati o un vincolo legale, i dati saranno conservati nella posizione di archiviazione predefinita di Microsoft 365, in base alla tabella precedente.
Per ripristinare i dati di Teams in modo nativo, navighi nella posizione di archiviazione, individui gli elementi eliminati e selezioni "Ripristina". Se i dati sono stati eliminati in modo permanente o il periodo di conservazione è scaduto, non possono essere recuperati con i metodi standard. In questo caso, potrebbe dover contattare l'assistenza Microsoft per ulteriore assistenza.
Per ripristinare i dati di Teams utilizzando uno strumento di backup e conservazione di terze parti, segua le istruzioni di tale applicazione per il ripristino dei dati conservati.
Soluzioni di backup essenziali di Office 365 per la gestione di Teams
Aderendo a queste best practice, le organizzazioni possono costruire strategie di backup solide e affidabili per Microsoft Teams, per ridurre il rischio di perdita di dati e creare un percorso di continuità aziendale in caso di interruzione del servizio o di disastro.
Identificare quali dati devono essere sottoposti a backup
Prima di tentare un backup, è fondamentale identificare i tipi di dati di Teams che devono essere protetti. Ha bisogno di:
- Messaggi di chat e cronologia delle conversazioni
- File e allegati condivisi nelle chat e nei canali
- Contenuti Wiki e quaderni One Note
- Registrazioni e trascrizioni di riunioni
- Impostazioni dei team, struttura e informazioni sui membri
Comprendendo i tipi di dati, può individuare le loro posizioni di archiviazione (Exchange, SharePoint, OneDrive) per garantire un approccio di backup completo.
Creare un piano di ripristino di emergenza
Il disaster recovery può significare la continuazione delle operazioni in caso di interruzione temporanea dell'energia elettrica o di qualcosa di più significativo come un disastro naturale che richiede settimane di recupero dei danni.
Un piano di disaster recovery ben definito è fondamentale per un'efficace protezione dei dati. Il piano deve delineare i passi da compiere in caso di perdita di dati o di disastri, tra cui:
- Ruoli e responsabilità del team di recupero
- Procedure di comunicazione agli stakeholder
- Obiettivi di tempo di recupero (RTO) e obiettivi di punto di recupero (RPO)
- Procedure dettagliate per il ripristino dei dati dai backup
- Un piano chiaro riduce al minimo i tempi di inattività e aumenta la probabilità di un recupero senza problemi.
Enfatizzi l'importanza dei backup regolari.
I suoi dati sono validi solo quanto il loro ultimo backup. Si tratta di un processo continuo, non di un evento unico. I dati più recenti devono essere protetti e il più possibile recuperabili.
Stabilisca un programma di backup che si allinei ai requisiti di protezione dei dati della sua organizzazione e al tasso di modifica dei dati in Teams.
Implementa politiche di conservazione dei dati che mantengono backup incrementali nel caso in cui una versione si danneggi. Questo le permette di ripristinare i dati da un punto diverso nel tempo, se necessario.
Testare continuamente il processo di backup e ripristino
La verifica delle procedure di backup e ripristino dimostra la loro affidabilità ed efficacia nel preservare i suoi Team e altri dati di collaborazione.
I test devono includere:
- Verifica dell'integrità dei dati di backup
- Simulazione di scenari di recupero dati
- Convalidare il successo del ripristino dei dati nella loro posizione originale o nuova.
Il processo deve identificare eventuali fallimenti o problemi con i backup o i processi di ripristino. Se non ci sono problemi, ha la certezza che i suoi dati siano recuperabili e precisi dallo stato di backup.
Mantenga la sua soluzione di backup aggiornata con tutti gli aggiornamenti, le ultime caratteristiche e le capacità. Microsoft migliora ed evolve frequentemente le piattaforme Teams e Microsoft Office 365 e i servizi sottostanti, pertanto la sua soluzione di backup deve tenere conto di questi cambiamenti e adattarsi di conseguenza.
Migliora il backup di Office 365 con Mimecast
Microsoft Office 365 è un potente strumento aziendale per la collaborazione e la produttività, ma le funzionalità di backup di Office 365 potrebbero non essere sufficienti per ogni organizzazione.
Per le organizzazioni che desiderano supportare il proprio ambiente Office 365 con una soluzione di backup facile e conveniente, Mimecast offre una suite di servizi basati sul cloud per la sicurezza, lacontinuità e l'archiviazione della posta elettronica, che fornisce strumenti completi per il backup di Office 365.
Soluzioni di backup per Office 365 di Mimecast
Il servizio di abbonamento all-in-one di Mimecast consente alle organizzazioni di gestire e proteggere le business email in modo più semplice, riducendo i rischi, i costi e la complessità solitamente associati alle soluzioni di gestione delle e-mail.
Mimecast Enterprise Information Archiving offre un'archiviazione conforme a livello di mailbox per un backup di Office 365 indipendente e verificabile. "La soluzione di Mimecast offre un cloud archive for email, file e IM conversations di Lync altamente scalabile e resiliente, oltre a strumenti automatizzati che consentono agli amministratori di gestire più facilmente le politiche di conservazione, le caselle postali, le richieste di e-discovery e di contenzioso."
Mimecast consente agli utenti di accedere e ricercare i dati dell'archivio o di ripristinare le e-mail cancellate senza l'aiuto dell'IT. Gli utenti hanno un accesso rapido a qualsiasi e-mail inviata o ricevuta - uno SLA di ricerca di 7 secondi significa che le informazioni contenute nelle e-mail sono sempre a portata di mano. Gli amministratori IT ottengono il controllo definitivo del backup di Office 365, gestendo i criteri ed eseguendo ricerche amministrative globali da una console centralizzata.
Mimecast assicura l'integrità e la sicurezza dei dati attraverso l'archiviazione crittografata e sicura in più centri dati geograficamente dispersi, con copie triplicate di ciascuno di essi per una ridondanza integrata. Con un prezzo basato sul numero di dipendenti piuttosto che sul volume di e-mail, Mimecast può contribuire a ridurre significativamente il costo totale di proprietà.
Vantaggi del backup di Office 365 di Mimecast
Mimecast supporta e migliora il backup di Office 365 fornendo:
- Conservazione flessibile e basata su policy di e-mail, file e IM conversations di Lync.
- Ricerca rapida delle e-mail in Outlook, consentendo ai dipendenti di essere più produttivi.
- "Un'assistenza completa per le richieste di compliance, e-discovery e contenzioso, tra cui la custodia legale, il case management e l'esportazione dei dati."
- Registrazione completa dell'accesso all'archivio, comprese le ricerche e le visualizzazioni dei messaggi.
- Accesso agli archivi disponibile su qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo.
Mimecast aumenta anche il backup di Office 365 con Mimecast Mailbox Continuity, un servizio che fornisce un accesso ininterrotto alle informazioni di e-mail e calendario, anche quando Office 365 subisce interruzioni.
Per saperne di più sul backup di Office 365 con Mimecast.
Domande frequenti sul backup e il ripristino di Office 365
Che cos'è il disaster recovery in Office 365?
Il disaster recovery è il processo per riportare le applicazioni di Office 365 (come Microsoft Word, Excel, Outlook, ecc.) al normale funzionamento dopo un grave guasto della rete. Analogamente, se i cavi delle telecomunicazioni vengono danneggiati durante una grande tempesta, come fanno le aziende a trovare il modo di continuare a comunicare? Il disaster recovery è l'equivalente informatico e Office 365 ha capacità limitate per fornire un disaster recovery adeguato alla maggior parte delle organizzazioni.
Qual è la differenza tra backup e ripristino e disaster recovery?
Il backup è semplicemente una copia dei suoi dati, il ripristino è l'accesso ai suoi dati e il ripristino di emergenza è l'assicurazione di poter accedere ai suoi dati.
È importante averli tutti e tre, in modo da non perdere mai l'accesso a dati importanti, sia che si verifichi un guasto alla rete al di fuori del controllo della sua organizzazione, che un dipendente scontento cerchi di cancellare file importanti o che qualcuno dimentichi semplicemente di salvare un documento e chiuda l'applicazione.
Quali sono le sfide nell'utilizzo del backup di Teams?
Sebbene le politiche di conservazione dei dati e le trattenute legali possano aiutare a preservare i dati da Microsoft Teams, il loro scopo non è quello di eseguire il backup dei dati mantenendoli accessibili ed estraendo valore da essi. Queste sono alcune delle limitazioni che le aziende possono incontrare nel backup dei dati dei team:
Microsoft Teams non archivia le informazioni in una cartella dedicata
L'architettura frammentata dell'archiviazione dei dati dei Teams crea delle sfide per gli utenti alla ricerca di soluzioni di backup. Avere più servizi Microsoft 365 che gestiscono diverse posizioni di archiviazione per Teams complica il processo e rende difficile l'utilizzo dei metodi di backup tradizionali per i singoli servizi come Exchange o SharePoint.
Impostazioni di conservazione limitate
Anche le limitate impostazioni native di conservazione in Teams rispetto ad altri servizi di Microsoft 365 rappresentano un problema. Per esempio:
- I messaggi di chat vengono eliminati in modo soft per soli 30 giorni, dopodiché vengono eliminati in modo permanente.
- Non esistono politiche di conservazione integrate specifiche per i dati di Teams nel Centro per la conformità di MSFT 365.
Sebbene sia possibile creare criteri di conservazione per includere le fonti di dati di Teams come le caselle di posta elettronica di Exchange e i siti di SharePoint, sono complicati da impostare e potrebbero non catturare tutti i tipi di dati o metadati di Teams.
Nessun criterio di conservazione nel piano di abbonamento a Microsoft 365
Gli utenti devono sottoscrivere i piani di abbonamento Microsoft 365 Enterprise E3 e superiori per poter impostare i criteri di conservazione. I piani di livello inferiore non consentono la creazione e l'applicazione di criteri di conservazione, il che limita la conservazione dei dati a lungo termine come opzione per il backup dei dati in Teams. Le aziende con questi abbonamenti di livello inferiore devono eseguire il backup manualmente, utilizzare soluzioni di terze parti o effettuare l'aggiornamento.
A causa di queste limitazioni, molte aziende optano per soluzioni di backup di terze parti che possono affrontare queste e altre sfide per risolvere le loro esigenze di backup dei dati e fornire solide opzioni di ripristino per Teams e altri strumenti di collaborazione.
Come posso recuperare le e-mail cancellate in Office 365?
Controlli la cartella "cancellati" per trovare l'e-mail cancellata. Se trova quella che desidera ripristinare, può cliccare con il tasto destro del mouse sull'e-mail e spostarla nella sua casella di posta. Tenga presente che questa cartella potrebbe essere periodicamente eliminata automaticamente e potrebbe rendere inaccessibili alcune e-mail.
L'opzione migliore per recuperare le e-mail cancellate è un sistema di backup basato sul cloud, che serve essenzialmente come un caveau a cui può accedere quando ne ha bisogno, ma che non ingombra la sua casella di posta. Con i backup basati sul cloud, come quelli offerti da Mimecast, può accedere a qualsiasi e-mail in qualsiasi momento.
