Zoom Backup e Archiviazione: Una guida completa

Zoom è una piattaforma di videoconferenze basata sul cloud, sviluppata appositamente per riunioni video e audio, webinar, chat dal vivo e registrazioni di riunioni. Come strumento di collaborazione asincrona, Zoom è cresciuto di popolarità nel mondo degli affari moderno perché è facile partecipare a riunioni virtuali e webinar da qualsiasi dispositivo e da un'ampia varietà di luoghi. Oggi, Zoom serve i lavoratori a distanza, gli educatori, le piccole e grandi imprese e le organizzazioni governative con le sue versatili funzionalità.

Perché è importante eseguire il backup di Zoom?

I backup dei dati sono importanti per creare una rete di sicurezza per proteggere le informazioni preziose e garantire l'accesso ai contenuti importanti dei dati quando è necessario.

1. Proteggere dalla perdita di dati: I backup salvaguardano le registrazioni e i file delle riunioni importanti dall'eliminazione accidentale o dalla corruzione. Se dovesse verificarsi un problema con il suo cloud storage, una copia di backup manterrà intatte le sue informazioni critiche.
2. Funzionalità di condivisione: I backup delle registrazioni di Zoom consentono di condividere i contenuti con un pubblico più ampio che potrebbe non aver partecipato alla riunione originale. Questo è utile per i materiali di formazione o per i contenuti fondamentali come le linee guida sulla sicurezza o le norme di conformità.
3. EDiscovery più facile: Le tempistiche durante l'eDiscovery sono spesso strette, e disporre di backup dei dati Zoom migliora l'efficienza nel recuperare le registrazioni necessarie per i procedimenti e le indagini legali.
4. Gestione dello storage: Lo storage basato sul cloud ha dei limiti. Conservare le registrazioni più vecchie in un backup sicuro può liberare spazio nell'archivio cloud di Zoom per i dati più recenti o più frequentemente consultati.
5. Continuità di accesso: se i server di Zoom hanno problemi o lei subisce un'interruzione dei servizi, i backup dei dati di Zoom garantiscono che i dati delle riunioni siano sempre a sua disposizione.
6. Editing e repurposing: Le registrazioni di backup possono essere modificate e riutilizzate per i contenuti evergreen che contengono. I materiali di formazione, le bobine di evidenziazione e altri media utili possono essere rivendicati dalle registrazioni archiviate per dare nuova vita ai contenuti.
7. Requisiti di conformità: I settori altamente regolamentati hanno spesso requisiti di conservazione dei dati, quindi il backup dei dati di Zoom è una questione di conformità a queste regole.
8. Continuità aziendale: In caso di eventi inaspettati, come un disastro meteorologico o un cyberattacco, i backup dei dati di Zoom possono aiutare a prevenire la perdita permanente dei dati e a mantenere la continuità aziendale di fronte alle avversità.

I backup regolari possono anche garantire la tranquillità. Se sa che i suoi dati Zoom sono salvaguardati, è più facile concentrarsi sulle operazioni quotidiane e sui nuovi affari, piuttosto che ricreare ciò che non è più disponibile.

Che tipo di dati Zoom possono essere archiviati?

A seconda della soluzione di archiviazione Zoom, c'è un'ampia gamma di dati che possono essere catturati e conservati. Ecco i tipi principali:

• Metadati della riunione: Il titolo della riunione, l'ID della riunione, la data, l'ora, la durata, l'ospite, i partecipanti e altri dettagli rilevanti sulla sessione sono tutti inclusi nei metadati.
• Le chat: I messaggi di chat tra i partecipanti alla riunione possono essere conservati. Sono incluse le chat pubbliche e i messaggi privati tra singoli utenti.
• Audio: Forse la cosa più importante è che il contenuto audio delle riunioni di Zoom può essere catturato e archiviato. Si tratta dell'audio della riunione principale e dei file audio individuali per ciascun utente regolato, per consentire una più facile identificazione dei relatori.
• Video: Insieme all'audio, la registrazione video è un'altra componente vitale dei dati Zoom archiviabili. Questo preserva gli elementi visivi come la condivisione dello schermo, le presentazioni e i feed video dei partecipanti.
• Didascalie: Se si attiva una trascrizione dal vivo per una sessione Zoom, le didascalie generate possono essere conservate insieme ad altri contenuti della riunione.
• Reazioni: Le reazioni dei partecipanti alla riunione possono essere archiviate con i dati della riunione.
• Sondaggi e Q& A: nell'archiviazione dei webinar Zoom, i risultati dei sondaggi e le interazioni Q&A possono essere conservati.
• Contenuto della sala riunioni: Le sessioni della sala breakout di Zoom possono essere incluse nei dati archiviati.

I tipi specifici di dati che possono essere archiviati possono variare a seconda della soluzione di archiviazione dell'organizzazione e delle impostazioni di configurazione implementate. Alcune soluzioni di terze parti possono fornire funzionalità di archiviazione più complete tramite l'ingestione API.

Come attivare l'archiviazione di Zoom

Zoom non dispone di una funzione di archiviazione integrata per le registrazioni, ma offre opzioni per l'archiviazione e la gestione dei contenuti registrati in base al piano di abbonamento a pagamento. Le aziende avranno bisogno di diversi componenti che lavorino insieme per acquisire, archiviare e gestire i dati delle riunioni.

Agente di archiviazione

L'agente di archiviazione di Zoom raccoglie informazioni dalle riunioni in base alle configurazioni delle impostazioni del suo account. Quando un utente regolato si unisce a una riunione, il gateway di archiviazione si connette e inizia il processo di archiviazione. L'agente archivia i dati di Zoom per un massimo di 30 giorni, durante i quali è possibile accedervi e recuperarli tramite l'API di archiviazione di Zoom o i webhook.

Applicazione Marketplace

Per abilitare l'archiviazione, gli amministratori devono installare e configurare un'applicazione di archiviazione di terze parti dallo Zoom App Marketplace, in grado di estrarre i dati di Zoom e trasferirli alla piattaforma di archiviazione selezionata.

Piattaforma di terze parti

La piattaforma di archiviazione di terze parti elabora le informazioni Zoom e applica la logica aziendale per gestire i dati. Zoom si integra con diversi partner per archiviare file video, file audio, chat dal vivo, didascalie, file di trascrizione e webinar.

Per attivare l'archiviazione di Zoom, segua la seguente procedura:

1. Scelga una soluzione di archiviazione: Scelga un fornitore di archiviazione di conformità tra i partner di archiviazione di Zoom Support o crei la sua applicazione di archiviazione.
2. Installi l'applicazione Marketplace: Installi e configuri l'applicazione di archiviazione scelta dallo Zoom App Marketplace per il suo account.
3. Configurare le impostazioni dell'account: Nelle impostazioni del suo account Zoom, può impostare le sue preferenze di archiviazione, compreso il periodo di conservazione dei file archiviati (fino a 30 giorni).
4. Abilita l'archiviazione: Attivi l'opzione "Archivia riunioni e webinar" a livello di account nella pagina delle impostazioni dell'account.
5. Configuri i webhook (opzionale): Configuri il webhook di archiviazione di Zoom per ricevere notifiche quando i file archiviati sono disponibili per il download.
6. Integrazione API: L'applicazione di terze parti può utilizzare le API di archiviazione di Zoom per recuperare i file archiviati per il suo account.
7. Gestione degli utenti: Si assicuri che l'archiviazione sia abilitata per gli utenti appropriati dall'amministratore del suo account. Questo permette di catturare i loro video, l'audio, la chat in riunione e la trascrizione in diretta.

Può gestire efficacemente l'archiviazione di Zoom per la sua organizzazione seguendo questi passaggi, che garantiranno la conformità ai requisiti normativi e manterranno un archivio immutabile delle sue comunicazioni Zoom.

Dove viene effettuato il backup dei dati da parte di Zoom?

Le registrazioni di Zoom possono essere archiviate in due luoghi principali: il cloud e un disco locale. Ogni metodo presenta vantaggi e processi di gestione specifici.

Registrazioni nel cloud

Le registrazioni di Zoom conservate nel cloud sono archiviate sui server di Zoom e possono essere consultate attraverso il portale web di Zoom. Questo è un metodo utile per gli utenti che hanno bisogno di accedere alle loro registrazioni da più dispositivi o di condividerle frequentemente con altri.

Le registrazioni nel cloud sono collegate all'account dell'ospite, a cui gli utenti possono accedere effettuando il login e navigando nella sezione "Registrazioni".

Per gestire queste registrazioni nel cloud, gli utenti devono utilizzare il portale web di Zoom. Sono in grado di scaricare, condividere o eliminare le registrazioni, se necessario. Zoom consente anche l'integrazione con servizi di cloud storage di terze parti come Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive per avere più spazio di archiviazione o ulteriori opzioni di backup.

Registrazioni locali

Le registrazioni di Zoom salvate sul dispositivo dell'utente vengono archiviate localmente. Questi sono interamente sotto il controllo dell'utente e gestiti indipendentemente dai server di Zoom. Gli utenti che scelgono questa opzione possono farlo a causa di specifici requisiti di archiviazione.

Per impostazione predefinita, le registrazioni locali vengono salvate nelle seguenti directory:

• Windows: C:\Users$$[Nome utente]\Documenti\Zoom
• Mac: /Utenti/[Nome utente]/Documenti/Zoom

Per accedere e gestire le registrazioni locali, gli utenti possono navigare nella loro posizione attraverso le finestre Esplora file o Finder. I backup manuali su unità esterne o su altri servizi di archiviazione cloud garantiranno la conservazione dei dati e l'accessibilità ai fini della condivisione.

Per quanto tempo Zoom archivia le registrazioni?

La politica di conservazione dei dati di Zoom per le registrazioni dipende dalle impostazioni dell'account e dalle politiche dell'organizzazione. Tuttavia, il periodo di conservazione predefinito si applica a molti utenti di Zoom.

Il tempo tipico di conservazione delle registrazioni nel cloud da parte di Zoom è di 180 giorni (6 mesi) a rotazione. Le registrazioni vengono automaticamente cancellate 180 giorni dopo la loro creazione, a meno che non vengano prese misure specifiche per conservarle.

La politica di conservazione delle registrazioni di Zoom contiene dei punti chiave:

• Il periodo di conservazione predefinito è di 180 giorni di calendario.
• Un processo giornaliero automatizzato elimina le registrazioni più vecchie di 180 giorni.
• Quando una registrazione nel cloud Zoom viene eliminata, viene spostata nella cartella "Cestino" del titolare dell'account.
• Le registrazioni nella cartella "Cestino" di Zoom del titolare dell'account vengono trattenute per altri 30 giorni, durante i quali possono essere recuperate.
• Dopo 30 giorni nella cartella "Cestino", le registrazioni vengono eliminate definitivamente. Il recupero non è possibile.

Gli amministratori dell'account possono regolare questa politica di conservazione nei seguenti modi:

1. Periodi di conservazione più brevi: Alcune istituzioni possono desiderare di gestire l'archiviazione in modo più efficiente, eliminando le registrazioni prima di 180 giorni.
2. Termini accademici/semestri: Le istituzioni educative hanno spesso politiche allineate ai termini semestrali e impostano i periodi di conservazione di conseguenza.
3. Requisiti di conformità: Le aziende dei settori regolamentati possono personalizzare la gestione dei dati per un monitoraggio più efficace della conformità, anziché affidarsi al periodo di conservazione predefinito di Zoom.

Per garantire che i dati non vadano persi, se il suo periodo di conservazione è superiore a 180 giorni, i dati di Zoom devono essere sottoposti a backup su una fonte secondaria per conservarli. Esamini regolarmente le sue registrazioni per assicurarsi che il backup sia sicuro e completo. Le registrazioni conservate localmente possono essere salvate a tempo indeterminato, in base alla sua capacità di memoria.

Integrare Zoom con Aware per un backup dei dati semplificato e sicuro.

La sala conferenze virtuale di Zoom è nota a milioni di utenti ogni giorno. Con riunioni in tutto il mondo, Zoom mette in contatto team, partner e istituzioni indipendentemente dalla posizione o dal dispositivo. Con uno strumento di collaborazione così asincrono, preservare i dati che genera è fondamentale per la continuità aziendale, la conformità, la prevenzione della perdita di dati e la quotidianità delle aziende moderne.

Le funzionalità di conservazione dei dati di Aware offrono alle organizzazioni la flessibilità e la stabilità necessarie per eseguire il backup dei dati in modo continuo da Zoom Team Chat. Gli stakeholder possono stare tranquilli sapendo che i loro dati saranno conservati e disponibili in qualsiasi momento.

Con Aware, le aziende possono:

• Crea politiche di conservazione personalizzabili e granulari per diversi tipi di dati e le imposta per diverse piattaforme.
• Rendere i dati facilmente scopribili con ricerche federate abilitate da molteplici opzioni di filtraggio per snellire la tempistica dei risultati.
• Conservi tutti i contenuti, comprese le immagini in linea, le modifiche e le reazioni emoji per un uso futuro.
• Previene gli accessi non autorizzati con i controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC) e monitora gli accessi con i registri di audit.

Per una compagnia assicurativa con 5.000 dipendenti, la mancanza di funzionalità di archiviazione impediva di utilizzare la funzione di messaggistica diretta del loro strumento di collaborazione. Tagliare questo metodo di comunicazione è stato difficile per i dipendenti più giovani, che hanno citato i messaggi diretti come metodo preferito per svolgere il loro lavoro migliore.

L'azienda doveva risolvere questa incompatibilità con uno strumento in grado di archiviare in modo continuo e che permettesse anche una gestione granulare dei dati per gestire i messaggi tra i dipendenti regolamentati e non regolamentati per le norme di conformità del settore. Hanno trovato Aware e sono stati in grado di fornire ai loro dipendenti strumenti che hanno permesso il successo collaborativo, garantendo al contempo la conservazione dei dati giusti per il giusto periodo di tempo.

Aware può aiutare la sua azienda a eseguire il backup dei dati della chat Zoom, in modo che siano a portata di mano quando ne ha bisogno.