Che cos'è la posta grigia e perché il rilevamento dell'AI è importante

La sua casella di posta contiene centinaia di e-mail che tecnicamente ha accettato di ricevere ma che non leggerà mai: newsletter di fornitori o associazioni di settore, notifiche di tecnologie per il posto di lavoro e offerte promozionali che hanno smesso di essere rilevanti mesi fa. Si tratta di graymail: email di massa legittime che intasano le caselle di posta, nascondono i messaggi importanti e creano vulnerabilità di sicurezza, inducendo gli utenti a ignorarle e cancellarle senza controllo.

I filtri spam tradizionali non possono risolvere il problema della posta grigia, perché queste e-mail provengono da mittenti affidabili con un'autenticazione adeguata, ma i modelli avanzati di AI possono analizzare i modelli comportamentali e i segnali contestuali per separare le comunicazioni di valore dal rumore della casella di posta. Questo articolo spiega cos'è la posta grigia, perché crea problemi di produttività e di sicurezza e come il rilevamento basato sull'AI trasforma la gestione delle e-mail.

Che cos'è la posta elettronica grigia?

Graymail si riferisce a e-mail di massa legittime e sollecitate che un utente ha acconsentito a ricevere in un certo momento, ma che non forniscono più valore o interesse immediato. A differenza dello spam, la posta grigia proviene da fonti reali: newsletter di settore a cui si è iscritto mesi fa, offerte promozionali da parte di fornitori con cui sta lavorando, notifiche sui social media relative a contatti con cui non si è mai impegnato. La sfida è che la posta grigia ingombra le caselle di posta, rendendo più difficile trovare i messaggi importanti e riducendo la produttività delle organizzazioni.

Tecnicamente lei ha acconsentito a ricevere queste e-mail, anche se tale consenso è avvenuto anni fa o è stato insabbiato in termini di servizio che non ha mai letto. Ogni account che crea, ogni acquisto che completa e ogni webinar a cui partecipa aggiunge un altro mittente alla sua casella di posta. Nel tempo, questo accumulo crea un volume significativo.

Esempi comuni di graymail sono:

• Iscrizioni a newsletter da parte di fornitori con cui fa affari
• Richieste di connessione a LinkedIn
• Notifiche di aggiornamento del software e avvisi sull'account
• Annunci di prodotti e di settore

Graymail vs. spam vs. phishing vs. ricatto

Le distinzioni tra queste e-mail sono importanti perché la posta grigia presenta sfide di gestione uniche che i filtri tradizionali non possono risolvere. Lo spam è un messaggio non richiesto, spesso inviato da fonti dubbie che non hanno alcun rapporto con il destinatario. Le e-mail di phishing impersonano entità fidate per rubare credenziali o distribuire malware.

Il ricatto, o "graymail" nei contesti di intelligence, si riferisce alla minaccia di rivelare informazioni classificate, che è un concetto completamente diverso dalla graymail della casella di posta. La confusione tra questi termini crea a volte dei malintesi, anche se il contesto di solito chiarisce il significato.

La graymail occupa l'area grigia tra le e-mail desiderate e quelle indesiderate. Il mittente è legittimo, il contenuto non è dannoso, ma il destinatario non lo desidera più - il che rende inefficaci i tradizionali filtri binari spam.

Perché la posta grigia sovraccarica le caselle di posta e le code SOC

L'enorme volume di posta grigia crea sfide operative che vanno oltre il fastidio personale. I centri operativi di sicurezza sprecano tempo prezioso per gli analisti nell'investigare le email grigie che attivano gli avvisi basati sui contenuti o che vengono segnalate da utenti frustrati. Quando la sua casella di posta elettronica contiene 200 e-mail al giorno e 150 sono graymail, trovare le tre che contano diventa estenuante.

Questo volume crea diversi problemi a cascata:

• Ingombro nella casella di posta elettronica: Le e-mail legittime di colleghi o clienti vengono seppellite da contenuti promozionali.
• Stanchezza da decisione: Il filtraggio costante delle decisioni prosciuga le risorse mentali che potrebbero concentrarsi sul lavoro strategico.
• Rumore nella sicurezza: I team SOC perdono tempo a indagare su e-mail benigne segnalate come sospette semplicemente perché gli utenti sono stanchi di vederle.

I dirigenti e i manager devono affrontare problemi di graymail particolarmente acuti a causa dei loro ruoli rivolti al pubblico. I loro indirizzi e-mail compaiono sui siti web aziendali, sui materiali delle conferenze e sui documenti pubblici, rendendoli bersaglio di ogni sistema di automazione del marketing. Mentre un dipendente entry-level potrebbe ricevere 20 messaggi graymail al giorno, un VP ne riceve spesso 100 o più.

La graymail è pericolosa o solo fastidiosa?

Graymail in sé non è dannosa, ma crea vulnerabilità di sicurezza che gli aggressori sfruttano attivamente. Quando gli utenti si desensibilizzano a passare in rassegna decine di e-mail indesiderate ma legittime, è più probabile che non notino i sottili indicatori di tentativi di phishing.

Gli attori delle minacce imitano sempre più i modelli di graymail - linguaggio promozionale, branding familiare, formattazione in stile abbonamento - per far sì che le e-mail dannose si confondano nel rumore.

Questo effetto di desensibilizzazione è particolarmente pericoloso per gli attacchi BEC (Business Email Complex). Un dirigente che riceve ogni giorno 50 e-mail promozionali di fornitori potrebbe non esaminare con la stessa attenzione la 51esima, anche se contiene una fattura fraudolenta o un link per il furto di credenziali. Il carico cognitivo del costante triage delle e-mail riduce la vigilanza contro le minacce reali.

Graymail insegna inoltre agli utenti a ignorare la verifica del mittente e l'analisi dei contenuti. Se cancella abitualmente le e-mail senza leggerle, è meno probabile che si accorga quando un'e-mail 'promozionale' contiene richieste anomale o link sospetti.

Come i filtri tradizionali gestiscono la posta grigia e perché falliscono

I filtri antispam tradizionali operano sulla base di una classificazione binaria (spam o non spam), che non tiene conto della natura sfumata della posta grigia. Questi sistemi valutano la reputazione del mittente, le parole chiave del contenuto e i protocolli di autenticazione, ma tutti questi indicatori mostrano la posta grigia come legittima.

Il mittente ha i record SPF, DKIM e DMARC corretti; il contenuto non è dannoso; la reputazione del dominio è pulita.

Gli approcci tradizionali falliscono per ragioni specifiche:

• Classificazione binaria: Non è in grado di gestire l'area grigia tra e-mail desiderate e indesiderate.
• Reputazione del mittente: I mittenti legittimi con un buon punteggio creano comunque un volume indesiderato.
• Regole statiche: Non possono adattarsi al cambiamento del comportamento e degli interessi degli utenti nel tempo.
• Politiche universali: Ciò che è graymail per un utente potrebbe essere essenziale per un altro.

I sistemi basati su regole richiedono aggiornamenti manuali costanti, in base alle esigenze degli utenti. Questo crea un sovraccarico amministrativo per i team IT, che devono costantemente modificare le regole di filtraggio.

Strategie guidate dall'intelligenza artificiale per ridurre il rumore della posta grigia

Le organizzazioni che hanno successo combinano l'automazione con il controllo dell'utente, consentendo all'AI di gestire il lavoro pesante mentre gli utenti mantengono l'ultima parola. Gli esempi includono:

1. Politiche di consegna basate sui ruoli. Abilita il criterio per regolare la sensibilità della posta grigia in base alla funzione lavorativa. I dirigenti ottengono filtri più severi; i team di marketing e di ricerca ottengono maggiore flessibilità.
2. Cartelle di digestione o a bassa priorità. L'AI indirizza la posta grigia verso cartelle secondarie o digest, mantenendo le caselle di posta libere e preservando l'accesso.
3. Schermatura esecutiva. Il filtraggio avanzato per gli utenti di alto profilo riduce il disordine promozionale e le minacce nascoste.
4. Rinforzo del feedback dell'utente. Ogni correzione dell'utente addestra il sistema, migliorando l'accuratezza dell'intera organizzazione.
5. Blocco automatico dei recidivi. Mimecast blocca automaticamente i mittenti indesiderati ricorrenti, migliorando l'igiene della casella di posta.

Modelli AI avanzati: La chiave per la gestione della posta grigia

I sistemi basati sull'AI come la piattaforma di Mimecast vanno oltre la corrispondenza delle regole per analizzare il contesto, il comportamento e le preferenze individuali su scala. A differenza di alcuni concorrenti, Mimecast combina il rilevamento AI/ML avanzato con controlli di filtraggio granulari e basati su criteri, blocco automatico e reportistica pronta per la conformità.

La soluzione di Mimecast si distingue nelle seguenti aree:

1. Analisi linguistica e contestuale - L'elaborazione del linguaggio naturale distingue tra fatture del fornitore e promozioni, anche se provenienti dallo stesso dominio del mittente, analizzando il significato semantico, l'intento e i modelli promozionali.

2. Segnali comportamentali e di coinvolgimento - L'intelligenza artificiale impara dal modo in cui gli utenti interagiscono con le e-mail (aperture, cancellazioni, clic) per personalizzare il rilevamento della posta grigia, senza bisogno di una messa a punto manuale.

3. Grafici di reputazione su larga scala- l'AI identifica i modelli a livello di organizzazione, riconoscendo quali mittenti sono universalmente graymail rispetto a quelli specifici di un ruolo.

4. Cicli di apprendimento continuo - Ogni azione dell'utente perfeziona l'accuratezza del sistema, migliorando nel tempo senza l'intervento dell'amministratore.

5. Controlli di policy granulari - Mimecast offre agli amministratori un controllo fine sulle soglie, sulle regole dei mittenti e sui ruoli degli utenti - non solo un modello AI 'black box'.

Confronto tra Mimecast e i concorrenti

Misurare il ROI della soppressione della posta grigia

Le organizzazioni che implementano la soppressione della posta grigia vedono guadagni misurabili in termini di produttività, efficienza della sicurezza e risparmi sui costi, come ad esempio:

1. Ore di produttività recuperate: Recupera migliaia di ore all'anno tagliando i tempi di gestione delle e-mail.
2. Riduzione degli avvisi SOC: 20-40% meno falsi positivi, liberando gli analisti per le minacce reali.
3. Diminuzione dei falsi positivi: La maggiore accuratezza garantisce che i messaggi importanti non vengano insabbiati.
4. Risparmio di licenze e di storage: La riduzione del volume di posta elettronica grigia riduce i costi di archiviazione e di conformità.

Costruire uno stack di sicurezza e-mail pronto per il futuro

La sicurezza moderna della posta elettronica richiede piattaforme integrate, che condividano l'intelligence e che uniscano il rilevamento della graymail, la difesa dal phishing e l'analisi del comportamento degli utenti.

Questo approccio connesso offre una visione completa, non solo di quali e-mail arrivano, ma anche di come gli utenti interagiscono con esse e di ciò che rivela sul rischio.

Risolvere il problema della posta grigia

Integrando l'AI avanzata con un controllo granulare, Mimecast consente alle organizzazioni di risolvere il problema della posta grigia, proteggere gli utenti e migliorare la produttività.

La piattaforma Human Risk Management di Mimecast combina il rilevamento di graymail con l'AI, la protezione dalle minacce e l'analisi comportamentale per offrire una difesa completa delle e-mail.