Migrazione da Slack a Microsoft Teams

Slack e Microsoft Teams sono due degli strumenti di collaborazione più utilizzati dalle aziende. Le aziende di tutto il mondo si affidano all'uno o all'altro per semplificare le comunicazioni e migliorare la produttività dei lavoratori distribuiti e dei dipendenti remoti.

Nella continua spinta verso la semplificazione dello stack tecnologico, molte aziende stanno passando alle app di collaborazione all-in-one e Teams è una scelta popolare, soprattutto per chi già utilizza la suite Microsoft Office 365 di altri programmi come Excel, OneDrive e SharePoint. È più facile lavorare all'interno di un ecosistema che pagare per un prodotto aggiuntivo standalone come Slack.

Slack ha anche affrontato problemi di fiducia dei clienti ultimamente a causa di due grandi decisioni. In primo luogo, i clienti sono infastiditi dal fatto che i loro messaggi Slack siano stati utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale senza il loro esplicito permesso. Slack ha poi chiarito la sua opzione di opt-out. In secondo luogo, gli utenti di Slack con il piano di abbonamento gratuito stanno perdendo la funzione di conservazione indefinita dei dati. A partire dal 26 agosto 2024, i messaggi e i file più vecchi di un anno saranno eliminati a rotazione. Gli abbonati gratuiti che desiderano conservare i messaggi più vecchi dovranno passare ad un piano a pagamento prima della scadenza.

Passaggi per una migrazione da Slack a Microsoft Teams

La transizione tra Slack e Teams può essere un processo delicato perché non esiste uno strumento di migrazione di Teams. Tuttavia, i seguenti passi possono aiutare il processo a svolgersi senza problemi.

Identificare quali spazi di lavoro, canali e messaggi diretti di Slack desidera spostare.

Non tutti i dati di Slack devono essere migrati. I meme di buon compleanno e gli auguri creano socializzazione, ma non sono fondamentali.

Identifichi i canali, gli spazi di lavoro e i DM necessari per la continuità aziendale esaminando le analisi di utilizzo di Slack. Scoprirà quali sono i canali con maggiore attività e coinvolgimento dei soci, individuandone la rilevanza, l'importanza e gli attuali flussi di lavoro. Consideri anche i canali di formazione, i file di onboarding e altre conoscenze istituzionali che è importante conservare.

Esaminare i dati all'interno dei canali e dei messaggi per verificare la presenza di informazioni sensibili

Per proteggere adeguatamente i dati durante il processo di transizione, deve conoscere la posizione delle sue informazioni più sensibili, dove si trovano nella complessa rete di canali, messaggi e file di Slack.

• Identificare e segnalare informazioni riservate, dati personali o proprietà intellettuale.
• Garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati durante la transizione.

Aware può supportare il trasferimento con l'assistenza del servizio di migrazione per esaminare i dati e garantire che rimangano protetti durante la migrazione di Slack.

Esportazione di canali e messaggi diretti

Il processo di esportazione varia a seconda del livello di abbonamento a Slack.

Piano gratuito e piano Pro:

I proprietari e gli amministratori dello spazio di lavoro possono esportare i dati dai canali pubblici che si collegheranno ai file, ma non esporranno i file stessi. In circostanze limitate, può richiedere a Slack di esportare i contenuti da tutti i canali e le conversazioni, compresi i canali privati e i DM. Queste richieste saranno accolte:

• Per i processi legali.
• Con il consenso dei membri.
• Se l'esportazione dei dati è un requisito o un diritto ai sensi delle leggi vigenti.

Piano Business+:

I proprietari e gli amministratori dello spazio di lavoro possono esportare dai canali pubblici. I proprietari degli spazi di lavoro possono anche richiedere l'accesso a uno strumento di dati self-service che offre funzionalità di esportazione complete.

Anche in questo caso, le esportazioni forniscono i link ai file, ma non i file stessi.

Piano Enterprise Grid:

I proprietari dell'organizzazione possono richiedere di accedere allo strumento di esportazione dei dati self-service. Le esportazioni sono soggette ad appropriati accordi di lavoro e politiche aziendali, e tutte le esportazioni commerciali devono essere consentite dalle leggi vigenti.

Le esportazioni generali completate a questo livello di abbonamento rimandano ai file e non includono i file stessi. Solo per una conversazione di un single utente, se l'esportazione dei dati è in formato TXT, il file stesso è incluso.

Identificare quali app o integrazioni desidera spostare in Microsoft Teams

Non tutte le applicazioni o integrazioni di Slack avranno un equivalente in MS Teams. È importante rivedere le sue attuali integrazioni e determinare in quale punto di Teams si inseriscono meglio.

• Esamini l'attuale utilizzo dell'app Slack e le integrazioni della sua organizzazione.
• Controlli l'app store di Teams per le equivalenze.
• Identificare i flussi di lavoro che possono essere ricreati in Teams utilizzando Power Automate o altri strumenti Microsoft.
• Identificare le lacune in cui le integrazioni non sono equivalenti.
• Pianifichi delle alternative per colmare le lacune in cui sono necessarie delle sostituzioni.

Questo processo garantirà la continuità del flusso di lavoro.

Raccogliere i dettagli dell'utente per il processo di migrazione

Per una transizione il più possibile fluida, è meglio identificare in anticipo i dettagli di tutti e pre-pianificare la migrazione.

• Genera un elenco di tutti i membri dello spazio di lavoro Slack.
• Raccogliere le informazioni essenziali, come i ruoli e gli indirizzi e-mail.
• Mappa gli account utente di Slack con gli account corrispondenti di Microsoft 365.
• Identificare eventuali discrepanze o conti mancanti.
• Consideri di raggruppare gli utenti in ordine di migrazione.

Prima di iniziare la transizione, comunichi ai suoi dipendenti un programma di migrazione, in modo che sappiano quando sarà il loro turno di trasloco e cosa aspettarsi.

Determinare come lavorerà all'interno di Teams prima della migrazione

Microsoft Teams è strutturato in modo diverso da Slack, quindi è importante implementare le procedure per l'utilizzo della nuova piattaforma da parte della sua forza lavoro. Parte di questo processo sarà:

• Comprendere la gerarchia dei canali Teams.
• Pianificare come strutturare i Team, sia in base ai reparti, ai progetti o alla funzionalità interdipartimentale.
• Creare nuovi team, canali e spazi di lavoro in linea con la struttura della sua organizzazione.
• Impostare le integrazioni e le app necessarie all'interno di Teams.
• Sviluppare una strategia di formazione per i team inclusi nel rollout.

Esegua una migrazione di prova per un piccolo numero di utenti.

Designi un gruppo di prova di utenti dello spazio di lavoro Slack da migrare a Teams e studi il processo. Come è avvenuta la transizione senza problemi? Qual è il feedback del gruppo? Come hanno vissuto il processo? Si assicuri che se hanno domande, ci sia un amministratore disponibile a rispondere, per ridurre la curva di apprendimento della nuova collaborazione.

Regoli il processo di migrazione come necessario, e poi migri il gruppo successivo. Consideri la possibilità di spostare la sua forza lavoro a ondate, anziché migrare tutti in una single entità, per non sovraccaricare il sistema stesso o il suo team IT. Dopo la migrazione, continui a verificare con gli utenti finali come si stanno adattando.

Slack vs Microsoft Teams

Come si posiziona Slack rispetto a Microsoft Teams? Gli utenti nuovi a Teams incontreranno delle differenze rispetto a quanto sono abituati a fare con Slack. Capire come sono organizzate le piattaforme aiuterà a facilitare la transizione.

Canali

Slack e Teams utilizzano entrambi i canali come componente centrale delle loro strutture organizzative, ma ci sono differenze fondamentali.

I canali Slack sono contenitori flessibili di contenuti relativi a un particolare progetto o argomento e possono includere utenti di tutto lo spazio di lavoro. Teams è organizzato per gruppi di utenti, ognuno dei quali può creare più canali con argomenti diversi.

Un single spazio di lavoro Slack con molti canali può tradursi in più team all'interno di Microsoft Teams, ciascuno con la propria serie di canali.

Casi d'uso

Slack e Microsoft Teams hanno ciascuno punti di forza e sfide.

Slack è semplice e facile da usare, il che lo rende popolare per le startup e le organizzazioni più piccole. Eccelle nei tipi di comunicazione rapidi e informali, come le chiamate video e audio, la condivisione dello schermo e la lavagna, e si integra con un'ampia gamma di app di terze parti.

Microsoft Teams prospera in ambienti aziendali di grandi dimensioni, soprattutto in quelli che utilizzano già Office 365. Teams si integra con la suite di produttività di Microsoft e dispone di funzionalità native complete, tra cui videoconferenze, condivisione dello schermo e collaborazione di file.

Entrambe le piattaforme si integrano con gli strumenti più diffusi, ma Slack offre un numero maggiore di app, il che rappresenta un'altra considerazione quando si migra tra le due.

Perché migrare da Slack a Teams?

Ci sono alcuni motivi per cui le organizzazioni possono migrare da Slack a Microsoft Teams.

1. Comunicazione centralizzata: Un'organizzazione che utilizza la suite di produttività Microsoft 365 ha già accesso a Teams, quindi non c'è motivo di utilizzare un'applicazione aggiuntiva. Se la sua organizzazione era iscritta al piano gratuito di Slack, l'ultima notizia che i suoi dati non saranno più conservati a tempo indeterminato a partire dall'agosto 2024 potrebbe essere il catalizzatore per passare alla piattaforma di migrazione Teams.
2. Fusioni e acquisizioni: Le fusioni e le acquisizioni aziendali spesso richiedono la standardizzazione delle piattaforme tra le due aziende che vengono consolidate. Questo assicura la coerenza tra i collaboratori e facilita le comunicazioni tra i loro nuovi ecosistemi. Inoltre, semplifica la gestione dell'IT, che può supervisionare una sola piattaforma anziché due.
3. Funzioni di sicurezza migliorate: Le funzioni di sicurezza possono essere un altro motivo per le organizzazioni di migrare a Microsoft Teams. La piattaforma offre la crittografia end-to-end per le comunicazioni sensibili, la prevenzione avanzata della perdita di dati (DLP) e le funzioni di conformità agli standard normativi del settore.
4. Consolidamento dello stack tecnologico: Le aziende che cercano di semplificare la loro infrastruttura tecnologica possono scegliere Microsoft Teams per semplificare l'esperienza degli utenti e ridurre la gestione delle licenze e il supporto IT.

Sfide nella migrazione da Slack a Teams

Anche una migrazione ben eseguita presenta delle sfide. Ecco alcune potenziali insidie da tenere d'occhio e da minimizzare.

Accesso per gli ospiti

Se la sua azienda collabora con fornitori o appaltatori esterni nel suo strumento di collaborazione, è una buona idea tenere sotto controllo le impostazioni di configurazione durante il processo di migrazione, soprattutto se utilizza i canali di Slack Connect. Mantenere la sicurezza in questo spazio è una complicazione potenziale, in particolare per le aziende che operano in settori altamente regolamentati.

Complessità dei dati, compatibilità e perdita

Potrebbero esserci delle difficoltà nel trasferire tutti i dati da Slack a Microsoft Teams, in particolare i dati storici che potrebbero essere incompatibili tra le piattaforme. I metadati importanti come i timestamp, le menzioni o gli emoji come reazioni potrebbero non essere trasferiti bene e i dati potrebbero perdere un po' di contesto.

In parte ciò può essere dovuto ad alcune integrazioni esistenti in Slack che non esistono in Teams. L'assistenza di un fornitore di terze parti come Aware per la migrazione può mitigare alcuni di questi problemi.

Problemi di prestazioni e corruzione dei dati

La migrazione in sé può essere tecnicamente impegnativa. Le migrazioni di grandi dimensioni possono subire interruzioni prima del completamento, con conseguenti trasferimenti parziali. Questo può portare alla corruzione e alla perdita di dati, rallentare il processo di trasferimento e compromettere l'integrità dei dati.

Problemi di privacy e sicurezza

I dati sensibili richiedono una gestione attenta. I DM e i canali privati contengono informazioni riservate che devono essere migrate in modo sicuro, soprattutto se si tratta di dati regolamentati. Il monitoraggio della conformità e la protezione dei dati sono fondamentali durante tutto il trasferimento e devono essere monitorati dagli amministratori con le giuste autorizzazioni.

Integrazione e interruzione del flusso di lavoro

Poiché Slack si integra con un maggior numero di strumenti di terze parti rispetto a Microsoft Teams, potrebbero esserci flussi di lavoro che non hanno un equivalente diretto una volta completata la migrazione. Le soluzioni per ricreare questi flussi di lavoro possono essere meno efficienti e richiedere più tempo. Gli utenti potrebbero perdere l'accesso a strumenti e dati importanti, fino a quando questi flussi di lavoro non saranno ristabiliti.

Esperienza utente e adozione

Gli utenti abituati a Slack potrebbero trovare la transizione stridente. Migliore è la formazione durante la fase di rollout, più facile sarà la migrazione per i membri del team, ma ci saranno sempre dei punti dolenti per alcuni utenti.

Le organizzazioni devono aspettarsi una riduzione della produttività durante l'onboarding iniziale di un nuovo strumento. Essere proattivi per quanto riguarda la mappatura dei dati, la formazione degli utenti e la gestione completa delle modifiche per garantire una transizione senza intoppi aiuterà a mitigare alcune di queste sfide.

Contrattare con fornitori terzi come Aware può aiutare a risolvere i problemi di sicurezza dei dati, di conformità e di prevenzione della perdita di dati.

Collabori con Mimecast Aware per spostare in modo sicuro i dati da Slack a Teams

Mimecast Aware può aiutare le organizzazioni a migrare i loro dati da Slack a Microsoft Teams, aiutandole a mantenere l'integrità e la sicurezza dei dati. In qualità di partner di fiducia per entrambe le piattaforme, siamo strategicamente posizionati per facilitare il percorso tra le piattaforme, in modo che le aziende che affrontano questa complessa migrazione possano essere sicure della transizione.

Poiché Mimecast Aware è già integrato con entrambe le piattaforme, possiamo:

• Aiuta le organizzazioni a determinare la strategia migliore per la migrazione dei dati esistenti.
• Prepara i dati e li esporta in un archivio pronto per la ricerca, con un'architettura di metadati normalizzata per supportare la compatibilità multipiattaforma.
• Supportare la leadership dell'organizzazione durante la transizione con approfondimenti in tempo reale sui temi di tendenza e sul sentimento che circonda il trasferimento.
• Ridurre i costi di archiviazione e gestione, in quanto le aziende valutano quali dati è necessario conservare.
• Fornire un hub centralizzato da cui controllare i dati in tutto lo stack tecnologico.
• Fornire solidi controlli di sicurezza dei dati, conformità, conservazione e prevenzione della perdita di dati con l'avanzamento della nuova piattaforma Microsoft Teams.

Le organizzazioni che hanno bisogno di un partner che le assista nella transizione tra Slack e Microsoft Teams non devono cercare altro che Mimecast Aware. Ci chiami oggi stesso per discutere di tutte le sue esigenze di migrazione da Slack a Teams.