Migrazione da Meta Workplace a Slack

Nel maggio 2024, Meta ha annunciato la chiusura inaspettata della sua piattaforma Workplace. L'interfaccia di collaborazione è programmata per diventare di sola lettura entro agosto 2025 e completamente disattivata entro giugno 2026. Workplace funziona in modo simile a Facebook ed è utilizzato da molte aziende per mantenere i propri dipendenti impegnati e collaborare internamente.

• Per anni, Meta ha ridotto i posti di lavoro e investito pesantemente nell'AI e nelle tecnologie metaverse che, a detta loro, cambieranno radicalmente il modo in cui le aziende lavorano. Per gli utenti di Workplace, questa interruzione significa che devono essere prese diverse decisioni.
• Quali dati attuali devono essere conservati e archiviati?
• Quali flussi di lavoro che si basano su Workplace dovranno essere riconsiderati?
• Le attuali esigenze di comunicazione delle organizzazioni richiedono un abbinamento 1 a 1 con la piattaforma, oppure esistono strumenti migliori che possono semplificare i processi e la conservazione dei dati?
• Il costo di una nuova piattaforma è paragonabile o c'è un risparmio economico da ottenere?

Come migrare da Meta Workplace a Slack

Con l'annuncio, molte organizzazioni hanno immediatamente iniziato a considerare quali strumenti di collaborazione e comunicazione possono essere adatti alla loro forza lavoro. Uno degli strumenti di collaborazione più popolari sul mercato è Slack. È lo strumento di collaborazione preferito da 77% delle Fortune 100. Pur non essendo una soluzione di migrazione 1 a 1 da Workplace, offre molte delle stesse funzionalità di messaggistica, condivisione di file, automazione del flusso di lavoro e integrazione offerte da Workplace. Si connette bene con altri strumenti, come Zoom, Google, Microsoft 365, e altri importanti attori del mondo degli affari, ed è relativamente facile da usare per gli utenti.

La scalabilità di Slack la rende una scelta di primo piano per riempire il vuoto che Workplace lascerà dietro di sé. Una pianificazione adeguata può aiutare a facilitare la transizione tra le piattaforme e a rendere il passaggio il più semplice possibile. Di seguito sono riportati i passi da considerare per la migrazione di Meta Workplace a Slack.

Valutare le sue esigenze

Valutare le esigenze di comunicazione e collaborazione della sua azienda. Quali sono le caratteristiche e le funzionalità che utilizza maggiormente in Workplace? Slack soddisfa o supera queste esigenze? Questa è la domanda chiave a cui rispondere per capire se Slack è la mossa giusta per la sua organizzazione. Slack offre diversi livelli di abbonamento, da quello gratuito a quello Enterprise Grid, per coprire organizzazioni di tutte le dimensioni ed esigenze.

Preparare il suo team

La migrazione degli strumenti di collaborazione è un processo per qualsiasi forza lavoro. Fornendo al suo team risorse per la formazione, in modo che possano familiarizzare con l'interfaccia e le funzioni di Slack, avrà l'opportunità di iniziare a lavorare rapidamente con il nuovo strumento. Incoraggiare l'adozione precoce è fondamentale per un'integrazione perfetta.

Configurare Slack

Si iscriva a Slack con il livello di abbonamento e la configurazione che meglio si adatta alla struttura della sua organizzazione. Crei i canali Slack di cui ha bisogno, imposti le autorizzazioni e integri le app o i servizi di terze parti necessari. Al momento non esiste uno strumento di importazione dei dati da Workplace, quindi l'impostazione dei dati degli utenti deve essere pianificata in modo da essere il più semplice possibile.

Migrare i dati e i contenuti

Al momento non è disponibile alcuno strumento di migrazione per spostare senza problemi i dati da Workplace a un'altra piattaforma di collaborazione. I trasferimenti di dati sono tutti manuali. È qui che l'esplorazione di soluzioni di terze parti, alcune delle quali utilizzano metodi API, può aiutarla a spostare dati come file e documenti, dati di onboarding, integrazioni e informazioni sui progetti in Slack. Dare priorità ai contenuti più cruciali per garantire la continuità aziendale.

Test e pilota

Prima di diffondere Slack a tutta la sua organizzazione, testi ed esegua un programma pilota per un gruppo più localizzato. Il gruppo più piccolo può identificare qualsiasi domanda, preoccupazione o lacuna che potrebbe riscontrare in Slack prima che diventi un problema a livello aziendale. Una volta pronti, iniziate il roll-out su larga scala.

Lancio e assistenza

Vada in onda quando tutte le domande e le preoccupazioni della fase di test avranno trovato risposta. Fornisca supporto e risorse di formazione continua, ove possibile, per garantire una transizione fluida da Workplace a Slack e incoraggi gli utenti a sfruttare le funzionalità di Slack per espandere la loro collaborazione e produttività.

Il passaggio a una nuova piattaforma può essere impegnativo in qualsiasi momento. Con la giusta pianificazione e il giusto supporto, la transizione a Slack a causa della chiusura inaspettata di Meta Workplace può essere una nuova opportunità.

Meta Workplace vs Slack

Workplace e Slack hanno diverse somiglianze che gli utenti troveranno familiari. Entrambe le piattaforme offrono queste funzioni di collaborazione fondamentali:

• Messaggistica e condivisione di file
• Accesso mobile
• Chiamate video e audio
• Integrazioni di app di terze parti
• Directory organizzativa e profili utente

Tuttavia, Slack supera Workplace in termini di controlli amministrativi e funzionalità di conformità, che lo pongono in una posizione di vantaggio sul mercato, nel momento in cui le organizzazioni valutano dove migrare dopo l'annuncio della chiusura di Meta.

Slack dispone dei seguenti solidi Content Control:

1. Accesso controllato ai contenuti: Gli amministratori controllano quali canali pubblici, file e conversazioni sono accessibili a quali gruppi di utenti. Si tratta di una caratteristica fondamentale per la governance e la sicurezza dei dati.
2. Politiche di conservazione dei dati: Gli amministratori possono impostare i criteri di conservazione dei dati per eliminare automaticamente i messaggi e i file dopo un determinato periodo per la gestione dell'archiviazione e la conformità. In questo modo non solo si tengono sotto controllo i dati, ma si evita anche che i costi di archiviazione dei dati vadano fuori controllo.
3. Strumenti di amministrazione centralizzati: Slack offre strumenti di amministrazione centralizzati per gestire il provisioning degli utenti, le autorizzazioni, le integrazioni e le impostazioni dello spazio di lavoro da una singola postazione per coprire l'intera organizzazione.
4. Esportazioni per la conformità: Gli amministratori possono esportare tutti i dati dai canali pubblici e privati, dai messaggi diretti e dai file per scopi di auditing, eDiscovery e conformità.

Le organizzazioni che passano a Slack dopo aver lavorato con Workplace possono trovare questo solido controllo sui contenuti e sui dati un cambiamento gradito.

Le sfide della migrazione da Meta Workplace a Slack

Ci possono essere delle sfide che le organizzazioni incontrano quando passano da Meta Workplace a Slack. Queste sfide riguardano tre aree: conformità, sicurezza e conservazione dei dati.

Conformità

• I requisiti normativi variano a seconda del settore o della regione, quindi le organizzazioni che devono rispettare una specifica governance dei dati devono capire come le funzioni di conformità di Slack si confrontano con quelle di Workplace. Questi dettagli possono richiedere modifiche alle politiche e alle procedure aziendali.
• I controlli sulla conservazione dei contenuti differiscono tra Slack e Workplace, consentendo agli amministratori di impostare periodi diversi per il salvataggio e l'eliminazione di messaggi e file. Gli amministratori devono assicurarsi che queste politiche siano in linea con i loro obblighi di conformità e legali.
• Le esportazioni di conformità in Slack differiscono nel formato da quelle di Workplace. Gli amministratori devono comprendere e modificare i flussi di lavoro per garantire che le esportazioni contengano le informazioni richieste.

Sicurezza

• I controlli di accesso offrono agli amministratori la possibilità di gestire le autorizzazioni e l'accesso ai contenuti a livello granulare. La transizione da Workplace a Slack può richiedere la configurazione dei ruoli e dei permessi degli utenti.
• Sia Slack che Meta Workplace criptano i dati in transito e a riposo. Inoltre, abilitano BYOK, Slack tramite Enterprise Key Management (EKM) e Workplace tramite sistemi di gestione delle chiavi di terze parti come AWS. Nessuno dei due servizi offre attualmente la crittografia end-to-end, anche se i prodotti consumer di Meta dispongono di questa funzione. Gli amministratori dovrebbero considerare le loro esigenze di crittografia dei dati, in particolare se desiderano utilizzare le proprie chiavi di crittografia, in quanto ciò potrebbe richiedere l'integrazione con altre soluzioni.
• Slack contiene un ampio ecosistema di integrazione di terze parti, che offre molte opportunità di miglioramento delle prestazioni e delle procedure. Tuttavia, le organizzazioni dovrebbero rivedere completamente tutte le integrazioni per assicurarsi che non introducano lacune nella sicurezza.

Conservazione dei dati

• Le impostazioni di conservazione, come detto, possono differire tra Slack e Workplace, quindi le organizzazioni devono rivedere attentamente le impostazioni predefinite di Slack per assicurarsi che le politiche create con la transizione siano in linea con i requisiti legali e di conformità.
• Gli strumenti di migrazione dei dati per passare da Meta Workplace a Slack (o qualsiasi altra piattaforma di collaborazione) non sono disponibili al momento, quindi lo spostamento dei dati in Slack deve essere gestito manualmente. Per questo motivo, esiste il rischio di perdita di dati e di problemi di formattazione. Le organizzazioni devono pianificare le potenziali lacune e minimizzare i problemi nel miglior modo possibile per garantire la continuità aziendale.
• Il passaggio da Workplace a Slack è un momento chiave per considerare i processi e le procedure di archiviazione e backup per la gestione dei dati. Sono efficienti e completi? I requisiti sono cambiati per quanto riguarda il backup e l'archiviazione dei dati? I periodi di conservazione sono adeguati? Ci sono modifiche che possono rendere il processo più efficiente?

Queste sfide non devono essere frustranti. Le organizzazioni possono cogliere l'opportunità di assicurarsi di conservare i dati corretti per la giusta durata. Lavorare a stretto contatto con l'assistenza di Slack e con i fornitori di terze parti per passare senza problemi da una piattaforma all'altra può ridurre significativamente lo stress e garantire che le aziende mantengano la conformità.

Come spostare in modo sicuro i dati da Meta Workplace a Slack

Poiché non esiste uno strumento di migrazione 1 a 1 per passare da Meta Workplace a qualsiasi altra piattaforma, compreso Slack, il processo di migrazione dei dati non è così semplice come le aziende vorrebbero.

Spostare i dati da Workplace a Slack

Slack ha fornito una guida per spostare i dati utilizzando un file CSV o di testo, ma pone alcune sfide. Una volta creato il file CSV o di testo, qualcuno deve esaminare i dati per incrociare le strutture tra Workplace e l'app Slack per allinearle.

• Il feed principale di Workplace può essere allineato al canale #general di Slack.
• I gruppi di Workplace possono essere equiparati ai singoli canali di Slack.
• Poi gli utenti possono essere migrati in Slack come utenti.

Tuttavia, ci saranno delle lacune nei dati e nel modo in cui i messaggi, i file e altri tipi di dati fluiscono tra le piattaforme che non saranno perfettamente compatibili, ad esempio Slack non ha una funzione di newsfeed come Workplace.

Considerazioni sulla sicurezza

Una parte di ciò che costituisce un problema di sicurezza non risiede nella piattaforma, ma nell'utente e in ciò che sta condividendo. La ricerca di Aware ha dimostrato che un'informazione sensibile compare in 1 messaggio su 3.

Le informazioni sensibili possono essere:

• Informazioni di identificazione personale (PII), come numeri di patente, SSN, indirizzi, date di nascita, ecc.
• I dati del settore delle carte di pagamento (PCI), come le carte di credito, i nomi dei titolari dei conti, i CVV, ecc.
• Informazioni sanitarie protette (PHI), compresi i dettagli degli appuntamenti, i risultati degli esami, i farmaci, le diagnosi, ecc.

Questi tipi di dati sensibili sono altamente regolamentati da HIPAA, PCI DSS, FTC e varie leggi statali, GDPR e altre agenzie di regolamentazione. Le multe per le violazioni possono essere piuttosto salate e vengono applicate per ogni singolo caso.

La sfida consiste nel garantire che i dipendenti comprendano dove queste informazioni sensibili possono e non possono essere condivise. I dipendenti considerano le piattaforme approvate dai loro datori di lavoro un luogo sicuro e protetto per condividere questi dati. La cattiva gestione dei dati non è sempre un tentativo maligno o intenzionale di eludere la sicurezza. La maggior parte degli eventi è accidentale perché i dipendenti pensavano che la condivisione fosse sicura nello strumento fornito dal lavoro.

Per le organizzazioni che migrano a Slack da Workplace, la sfida consisterà nell'impostare protocolli in cui le informazioni protette che possono essere state condivise in modo sicuro in Workplace non saranno a rischio in Slack. I team IT e di conformità dovrebbero chiedersi:

• È possibile proteggere le informazioni sensibili per un determinato gruppo di utenti?
• Lo strumento consente il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC)?
• È possibile impostare politiche di conservazione granulari per gruppi di utenti diversi, in base ai requisiti normativi?
• Sono disponibili notifiche per far emergere le violazioni in tempo reale e prevenire la condivisione impropria?

Come per ogni nuova applicazione, la formazione dei dipendenti sarà un passo fondamentale per l'integrazione e il miglioramento dell'esperienza dell'utente.

Slack dispone di solide funzionalità di integrazione di terze parti che possono mitigare molte di queste preoccupazioni.

Come Mimecast aiuta le aziende a migrare da Meta Workplace a Slack in modo sicuro

In qualità di partner approvato di Workplace, Aware ha le conoscenze e l'esperienza necessarie per aiutarla a valutare le sue esigenze di migrazione e a passare senza problemi i suoi dati da Workplace a Slack o ad un'altra piattaforma di collaborazione. La maggior parte degli utenti di Workplace conosce Aware perché ci integriamo già con loro per la sicurezza, la scoperta e la gestione dei dati. Siamo un partner importante per aiutare i clienti di Workplace a mantenere uno standard di sicurezza e conformità, in modo che possano passare ad altre piattaforme come Slack, Viva Engage, Workvivo o Microsoft Teams.

Consapevole può:

• Aiuta la sua azienda a valutare i dati di Workplace e a esportarli in un archivio pronto per la ricerca.
• I leader della sua organizzazione sono in grado di identificare e isolare i dati più importanti da Workplace e di preservare ciò che è più prezioso per il trasferimento.
• Ridurre i costi associati alla conservazione e alla gestione di interi archivi, in quanto le organizzazioni colgono l'opportunità di valutare cosa c'è nei loro dati e cosa è necessario migrare.
• Fornisce un luogo centralizzato dove i clienti Aware possono amministrare un controllo granulare sui loro dati in tutto l'ecosistema di collaborazione, per un approccio unified alla sicurezza delle informazioni.
• Rileva la condivisione di informazioni sensibili, la non conformità e gli incidenti di uso accettabile con un minor numero di falsi positivi, grazie agli avvisi in tempo reale basati sull'intelligenza artificiale che offrono agli amministratori il controllo sulla gestione dei dati.

Ci contatti oggi stesso per sapere come Mimecast può aiutarla a valutare e scaricare i suoi dati, esplorare le opzioni di migrazione e passare alla sua prossima piattaforma di collaborazione.