Chiusura del posto di lavoro Meta: come influisce sulla sua azienda

In seguito all'annuncio di Meta di voler abbandonare il social network aziendale Workplace il 31 agosto 2025, molti clienti si chiedono quale sarà l'impatto sulla loro organizzazione, quale tecnologia dovrebbero valutare per sostituire Workplace e quali fattori devono considerare per prepararsi al passaggio. Questo post illustra ciò che sappiamo sulla chiusura di Meta Workplace, valuta le principali alternative di Workplace e le fornisce una guida per costruire il suo piano di transizione.

Perché Workplace sta chiudendo?


In una dichiarazione che annunciava la chiusura, un portavoce di Meta ha spiegato che stavano chiudendo la piattaforma Workplace, che aveva 7 milioni di abbonati a pagamento nel 2021, "In modo da poterci concentrare sulla costruzione di tecnologie AI e Metaverse che crediamo rimodelleranno fondamentalmente il modo in cui lavoriamo".

Workplace fungeva da "Facebook sul posto di lavoro", fornendo funzioni di social networking e di comunicazione interna ad alcune delle aziende più importanti del mondo su una piattaforma che era familiare ai dipendenti per la sua somiglianza con il sito di social media. Workplace è particolarmente apprezzato dalle organizzazioni con grandi linee di fronte, in quanto offre ai dipendenti un modo comodo e familiare di connettersi in una piattaforma centralizzata che consente comunicazioni dall'alto verso il basso e favorisce il coinvolgimento.

L'imminente chiusura causerà un'incalcolabile interruzione per gli attuali clienti di Workplace, ma i team IT e di comunicazione possono minimizzare l'interruzione facilitando la transizione verso una nuova soluzione alternativa a lungo termine.

C'è una tempistica per la chiusura del posto di lavoro?


Workplace manterrà la piena funzionalità fino al 31 agosto 2025, dopodiché i suoi dati saranno disponibili per il download o accessibili in formato di sola lettura. Dopo il 1° giugno 2026, Workplace sarà completamente ritirato e tutti i dati saranno cancellati.

Anche se questa può sembrare una tempistica generosa, per le aziende con migliaia di dipendenti che attualmente utilizzano Workplace, la migrazione di tutti a una nuova piattaforma potrebbe non essere rapida o semplice.

Secondo l'attuale tempistica di Meta, Workplace entrerà in un periodo di sconti a partire dal 1° settembre 2024, quando il prezzo della piattaforma sarà ridotto di 50%. Dopo il 31 agosto 2025, l'accesso a Meta sarà gratuito fino alla data di chiusura definitiva. I clienti che hanno acquistato Workplace tramite un partner Meta, come LineZero, devono contattarli per domande sulla fatturazione.

In che modo l'arresto influisce sui dati archiviati su Workplace?


Sia gli utenti che gli amministratori di Workplace avranno l'opportunità di scaricare i loro dati dalla piattaforma prima che vengano eliminati definitivamente.

Utenti del posto di lavoro

Gli utenti possono scaricare i loro dati individuali, comprese le informazioni del profilo, la cronologia dei post e i messaggi della chat. La possibilità di scaricare questi dati terminerà il 31 maggio 2026. Fino ad allora, il pulsante Scarica i tuoi dati sarà disponibile nelle impostazioni del suo account Workplace, a meno che questa funzione non sia stata attivata dall'amministratore di Workplace.

Amministratori del posto di lavoro

Gli amministratori di sistema possono esportare i dati dalla loro istanza Workplace utilizzando l'API Workplace Graph o un fornitore di terze parti come Aware. Gli amministratori possono anche attivare o disattivare la possibilità per i singoli utenti di scaricare i dati creati in Workplace. I dati del posto di lavoro sono disponibili per il download fino al 31 maggio 2026, dopodiché saranno cancellati. Gli amministratori possono anche scegliere di rimuovere i dati di Workplace prima di questa data, cancellando l'account dell'organizzazione.

Quali sono le alternative a Workplace?

La scelta della giusta alternativa a Workplace dipenderà dalle esigenze della sua organizzazione. Dopo la pandemia, molte aziende hanno adottato strumenti di collaborazione digitale come Slack e Microsoft Teams per consentire il lavoro a distanza, e potrebbe essere più sensato consolidare gli strumenti di comunicazione dei dipendenti piuttosto che cercare una sostituzione simile.

Per altre organizzazioni, soprattutto quelle che dominano il fronte, trovare un'alternativa a Workplace che corrisponda alle sue capacità e all'esperienza dell'utente finale sarà la preoccupazione più urgente. Queste organizzazioni hanno attualmente due candidati chiari: La piattaforma Viva Engage di Microsoft (ex Yammer) e il prodotto Workvivo di Zoom, che è il partner preferito di Meta per la migrazione.

Come creare un piano di transizione

Per passare con successo da uno strumento di comunicazione a uno di collaborazione, è necessario individuare le esigenze e le aspettative per il passaggio. Questi passi la aiuteranno a prepararsi:

Valutare l'utilizzo del posto di lavoro

Prima di decidere un'alternativa a Meta Workplace, comprenda come i suoi dipendenti utilizzano attualmente la piattaforma. Quali sono le caratteristiche essenziali da avere in una nuova piattaforma di comunicazione, e quali invece rimangono inutilizzate? In che modo i dipendenti si impegnano con la piattaforma e cosa occorre per mantenere questo impegno dopo una transizione?

Backup dei dati del posto di lavoro

Sia che decida di passare a una nuova piattaforma, sia che non lo faccia, la transizione da Workplace è inevitabile, e ciò significa affrontare la questione di cosa fare con i dati attualmente archiviati nella piattaforma. Per molte aziende, Workplace è molto più di un luogo dove augurare buon compleanno ai dipendenti. È una parte fondamentale del processo di onboarding, un archivio della documentazione aziendale e una storia vivente dei momenti chiave della storia dell'azienda.

Assegnare un valore a questi dati, decidere cosa conservare e cosa eliminare e poi eseguire il backup nel formato più accessibile è una parte importante di qualsiasi piano di transizione.

Valutare le alternative del posto di lavoro

Una volta compreso il modo in cui la sua azienda utilizza attualmente Workplace e quali sono le funzionalità che i suoi team di comunicazione e di esperienza dei dipendenti considerano prioritarie nella piattaforma, potrà valutare con maggiore precisione quale sia l'alternativa più adatta alla sua organizzazione. Si assicuri di consultare tutti gli stakeholder per verificare tutte le funzionalità e le capacità di cui la nuova piattaforma ha bisogno. Ciò può richiedere l'intervento dei reparti legali, di conformità, di sicurezza e di altri dipartimenti.

Creare una linea temporale di transizione

Spostare centinaia o migliaia di dipendenti su una nuova piattaforma non è un compito da poco e richiederà un'attenta coordinazione. Delinei ogni fase della transizione, decida come verrà comunicata ai dipendenti e fatta rispettare, e si assicuri di lasciare del tempo all'interno del piano per gli imprevisti. Anche se Meta Workplace sarà ancora disponibile fino alla fine di agosto 2025, ha senso puntare a una transizione anticipata per evitare di trovarsi in difficoltà.

Collabori con Mimecast per proteggere i dati del suo Workplace

In qualità di partner approvato di Meta, Zoom, Microsoft, Slack e altri, Mimecast è ben posizionata per supportare la sua transizione da Workplace a una nuova piattaforma come Workvivo, Viva Engage, Slack o Teams. Ci fidiamo di alcune delle principali organizzazioni di Workplace, dalle più piccole alle più grandi, e la maggioranza degli utenti di Workplace oggi si integra con Aware per la sicurezza, la gestione e la scoperta dei dati.

Workplace from Meta ci offre un importante hub della comunità, dove chiunque può porre una domanda e ricevere risposte dalla persona giusta, senza dover sapere a chi rivolgersi. Senza Aware, non saremmo in grado di soddisfare i requisiti di sicurezza e conformità necessari per mantenere il posto di lavoro e proteggere il nostro personale". Trousseau, Responsabile Ambiente di lavoro digitale, Oxfam International  

Mimeacst può aiutare la sua organizzazione a valutare e scaricare i dati di Workplace e a conservarli in un archivio pronto per la ricerca e difendibile, consentendo ai leader, dalle risorse umane alle comunicazioni, fino al settore legale e alla conformità, di estrarre valore e ridurre i rischi. Utilizzando Mimecast Aware, le aziende possono identificare e isolare rapidamente i dati più importanti da Workplace, assicurando la conservazione di informazioni preziose e riducendo i costi associati alla conservazione e alla gestione dell'intero archivio.

Da un'intuitiva piattaforma centralizzata, i clienti Mimecast possono applicare gli stessi controlli granulari sui dati di Workplace agli strumenti di tutto il loro stack di collaborazione, adottando un approccio unified alla sicurezza delle informazioni, utilizzando NLP e AI leader del settore costruiti e addestrati su questo set di dati. Il sentiment scoring di Aware ha dimostrato di superare tutti i principali concorrenti, tra cui Meta, Microsoft e Google, mentre i modelli ML proprietari monitorano i dati in tempo reale, facendo emergere un maggior numero di casi di condivisione di dati sensibili, di non conformità e di violazioni dell'uso accettabile, con un minor numero di falsi positivi.

Ci contatti oggi stesso per sapere come Aware può aiutarla a scaricare e archiviare i dati di Workplace, a supportare la transizione a una nuova piattaforma e a proteggere l'intero stack di collaborazione.