Che cos'è l'eDiscovery per Google Workspace?

Gli strumenti di produttività di Google Workspace soddisfano le esigenze di aziende di tutte le dimensioni, ma l'adozione di strumenti di lavoro digitali è accompagnata da una crescita esponenziale delle informazioni archiviate elettronicamente (ESI). La possibilità di scoprire i dati di Workspace è essenziale per la sicurezza e la conformità dell'azienda moderna.

Questo post esplorerà l'eDiscovery con Google Workspace, le sfide da affrontare per eseguire la discovery all'interno di questo set di dati e il modo migliore per gestire efficacemente le richieste di eDiscovery in questo complesso ambiente aziendale di Google Workspace.

Definizione di eDiscovery

L'eDiscovery è un componente critico dei processi legali e di conformità che consente agli utenti di cercare, esportare e analizzare i dati degli utenti. Queste funzionalità sono essenziali per gestire in modo efficiente le informazioni elettroniche durante i procedimenti legali. Durante le indagini di eDiscovery, è importante che i dati siano gestiti da vicino, utilizzando autorizzazioni di accesso granulari per gli utenti e controlli basati sui ruoli (RBAC), e che le informazioni conservate in base a richieste legali siano conservate in un archivio immutabile e legalmente difendibile.

Che cos'è Google Workspace?

Google Workspace (ex G Suite) è un insieme di applicazioni che consentono agli utenti aziendali di lavorare in modo collaborativo da qualsiasi luogo e in tempo reale. Lanciata originariamente nel 2006 come Google Apps for Your Domain, la piattaforma di produttività di Google Workspace è ampiamente utilizzata da aziende di tutte le dimensioni. 

Le applicazioni principali di Workspace sono:

• Gmail per le comunicazioni via e-mail
• Google Drive per la condivisione e l'archiviazione dei file
• Google Calendar per la programmazione e l'organizzazione degli eventi
• Google Meet per organizzare riunioni e videoconferenze virtuali

Noto per la sua interfaccia user-friendly, la scalabilità e la facilitazione di una comunicazione e collaborazione efficace all'interno delle unità organizzative, Google Workspace offre anche solide funzioni di sicurezza, tra cui la crittografia dei dati, l'autenticazione a due fattori e i controlli di accesso avanzati.

Capire il suo piano Google Workspace

Tutti i piani di Google Workspace includono la suite di applicazioni principali, tra cui Chat, Docs, Slides e altro. Sono inoltre dotati di business email personalizzate e sicure, funzionalità di videoconferenza e capacità di archiviazione variabile. Ogni account è inoltre dotato di controlli standard di sicurezza e di gestione degli utenti. Tuttavia, non tutti i piani di Google Workspace offrono funzionalità di eDiscovery .

Caratteristiche di sicurezza di Google Workspace in base al piano

Tutti e quattro i piani Workspace, compresi Business Starter e Business Standard, offrono controlli di sicurezza e funzioni di gestione degli utenti. È con il piano Business Plus che sono disponibili ulteriori funzioni*.

Piano Business Plus

Include tutte le caratteristiche del piano Business Standard, più:

• Google Vault
• Gestione degli endpoint

Piano aziendale

Include tutte le caratteristiche del piano Business Standard, più:

• Google Vault
• Gestione degli endpoint
• Prevenzione della perdita di dati
• Regioni di dati

*A partire da dicembre 2023

Come funziona l'eDiscovery in Google Vault?

Gli utenti degli account Google Business Plus o Enterprise possono utilizzare Google Vault, uno strumento di eDiscovery progettato per semplificare i flussi di lavoro delle applicazioni Google Workspace. Utilizzando Google Vault, i team legali possono trovare ed esportare dati da tutti i sistemi e le app di Google.

Creare una questione in Google Vault

All'interno di Google Vault, una materia è il file di indagine in cui organizzerà le ricerche, le trattenute e le esportazioni relative a qualsiasi requisito di eDiscovery. Gli utenti del Vault possono condividere un'indagine con altri utenti del Vault, se necessario.

Per creare una questione in Google Vault:

• Clicchi su Materia, poi su "Crea".
• Al prompt, crei un nome per la questione in base alle convenzioni di denominazione dei file della sua azienda. L'inclusione di una descrizione è facoltativa, ma utile per differenziare l'indagine di eDiscovery che comprende la questione.
• Clicchi su "Crea" per terminare l'impostazione della questione.

Per cercare ed esportare i dati in Google Vault:

• Nella nuova materia creata, clicchi sulla scheda "Ricerca" per iniziare la sua indagine.
• All'interno di Workspace sarà presente un elenco di applicazioni Google, come Gmail o Drive. Scelga la sua app per indirizzare la ricerca.
• Scelga i suoi parametri, come l'account utente, i tipi di file o le frasi. Gli operatori booleani e altre tecniche di ricerca avanzate la aiuteranno a restringere la ricerca.
• La barra laterale mostrerà un'anteprima per aiutarla a perfezionare i risultati della ricerca.
• Se desidera ripetere la ricerca, è possibile salvarla per eseguirla nuovamente.

Nella scheda "Esportazioni" troverà la funzione di esportazione per esaminare ulteriormente i suoi risultati. L'esportazione includerà i metadati delle associazioni di account. 

Google Vault svolge un ruolo cruciale nell'assicurare l'integrità e la sicurezza dei dati, consentendo agli amministratori di impostare politiche di conservazione dei dati automatizzate, di eseguire ricerche e di inserire blocchi legali sui dati di un'organizzazione, come richiesto. Inoltre, Vault conserva i rapporti di audit di tutti i comportamenti all'interno della console di amministrazione. Pur essendo prezioso per le sue funzionalità di base, Google Vault manca di alcune caratteristiche come le capacità di ricerca avanzate e le opzioni di personalizzazione, rendendolo adatto alle organizzazioni con esigenze di eDiscovery più semplici.

Quali sono le limitazioni di Google Vault?

Sebbene Google Vault abbia una serie di funzionalità utili per supportare l'eDiscovery in Google Workspace, presenta dei limiti che gli amministratori dovrebbero considerare, soprattutto se fanno parte di un settore altamente regolamentato o se gestiscono un Workspace di grandi dimensioni con molti utenti e molti dati. Alcune limitazioni chiave includono:

• Mancanza di visibilità sulla cronologia dei file. Indipendentemente dalle regole di conservazione in vigore, Google Vault archivia solo la versione più recente dei file di Workspace, il che può portare alla spoliazione se gli utenti modificano i loro contenuti.
• Perdita di dati a causa di account utente inattivi. Se un account utente di Google Workspace viene eliminato, anche le informazioni corrispondenti di quel custode vengono rimosse da Vault, anche se è in vigore un data hold.
• Gli utenti possono disattivare il Vault per la Chat. In Google Chat, gli utenti finali mantengono la possibilità di disattivare la cronologia delle chat, impedendo che un archivio completo delle conversazioni venga archiviato nel Vault. Anche se gli amministratori possono forzare la cronologia a rimanere attiva, questo esclude gli utenti di alcune regioni dalla possibilità di accedere alla Chat.
• Poche opzioni di esportazione. Google Vault esporta il contenuto dei messaggi nei tipi di file PST o mbox, a seconda dell'origine dell'esportazione dei dati. Google consiglia di esaminare questi tipi di dati in un client e-mail o in un editor di testo.
• Vulnerabilità di hacker e corruzione. Poiché Vault non archivia una copia separata dei dati di Google Workspace, è vulnerabile agli stessi rischi e qualsiasi perdita di dati dal Workspace primario si ripercuoterà su Google Vault.
• Capacità di ricerca ed esportazione limitate. A Google Vault mancano funzioni come la ricerca concettuale, il fuzzy matching e il clustering. Inoltre, Vault fatica a gestire le esportazioni ad alto volume e i power user possono incorrere in limiti di utilizzo.

Perché le aziende integrano Google con Mimecast

Integrando Google con Mimecast Aware, le organizzazioni possono superare le limitazioni di Google Vault e ottenere una soluzione completa per la gestione dell'eDiscovery e della governance delle informazioni nel cloud di Google. L'utilizzo dell'API di Drive per connettersi senza problemi ai dati di Google consente ad Aware di supportare una serie di casi d'uso, tra cui i flussi di lavoro DLP automatizzati, le funzionalità di monitoraggio della conformità e le funzionalità di ricerca e scoperta federate, senza impattare l'utente finale.

I modelli di AI e di apprendimento automatico di Aware si basano su capacità di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) proprietarie e migliori della categoria, progettate per le complessità uniche dei dati di collaborazione digitale. Utilizzando Aware, gli amministratori possono migliorare l'aderenza alla compliance, aumentare la mitigazione del rischio e accelerare i processi di eDiscovery per Google, Slack, Microsoft Teams, Zoom e altro ancora, da un'unica piattaforma centralizzata.

Le funzioni di eDiscovery di Mimecast includono:

• Un solo clic per ottenere un archivio immutabile di tutti i dati.
• Raccolta di informazioni sul contesto completo per supportare le indagini con tutte le informazioni in un unico posto.
• Ingestione dei dati in tempo reale e raccolta batch basata sul custode per ridurre i tempi dell'eDiscovery.
• Filtri di ricerca basati sull'intelligenza artificiale che riducono i falsi positivi con un intervento manuale minimo.
• Formati facili da usare e compatibilità con i flussi di lavoro esistenti
• Controlli RBAC e di visibilità dei messaggi, in modo che i set di dati siano gestiti correttamente da chi ha l'accesso adeguato.