¿Por qué necesita una copia de seguridad de Office 365?
La tecnología de Mimecast Cloud Archive y copia de seguridad es fundamental para protegerse contra la pérdida accidental o malintencionada de datos y para cumplir con una amplia variedad de marcos normativos. En los entornos locales tradicionales, las organizaciones suelen confiar en las mejores soluciones de hardware y software de archivado de correo para alcanzar sus objetivos de copia de seguridad. Al pasar a Office 365, las organizaciones pueden necesitar soluciones similares de terceros basadas en la nube para proteger completamente los datos y mejorar las capacidades de recuperación ante desastres de Office 365.
¿Por qué es esencial realizar copias de seguridad de Microsoft Teams?
Una sólida estrategia de copias de seguridad para Microsoft Teams puede beneficiar a una organización de múltiples maneras. Las copias de seguridad también proporcionan información valiosa sobre los datos que se protegen, al tiempo que reducen el riesgo y mejoran los flujos de trabajo.
Protección contra el borrado accidental
La eliminación involuntaria de datos, incluidos mensajes importantes, archivos o incluso canales en Teams, podría causar interrupciones significativas. Una copia de seguridad de los equipos mantiene los datos recuperables y minimiza el riesgo de tiempo de inactividad para los empleados o las operaciones.
Satisfacer los requisitos legales y de cumplimiento
Las entidades que operan dentro de industrias altamente reguladas tienen marcos dentro de los que deben operar, y a menudo se enfrentan a auditorías e investigaciones para asegurarse de que cumplen la normativa. Muchas de sus comunicaciones han impuesto políticas de conservación de datos durante periodos específicos. Respaldar la comunicación de los equipos facilita el cumplimiento de estos requisitos de conformidad y demuestra transparencia.
Ayuda en eDiscovery
Durante los procedimientos legales o las investigaciones, las empresas pueden verse obligadas a recuperar, exportar y presentar datos relevantes de dentro de los Equipos como prueba para un tribunal. Disponer de datos de copia de seguridad de los equipos puede agilizar un proceso de eDiscovery para una investigación y presentación de pruebas eficaces.
Analizar los datos históricos de los equipos
Los patrones de colaboración, las métricas de productividad y las perspectivas del flujo de trabajo son todos ellos tipos de datos valiosos que pueden extraerse de una copia de seguridad de Teams. Esta información puede utilizarse para mejorar los procesos y ayudar a las organizaciones con las perspectivas de los empleados.
Prepárese para la recuperación en caso de catástrofe
En caso de una circunstancia imprevista como un fallo del sistema, una interrupción del suministro eléctrico, un ciberataque u otra interrupción de la infraestructura, una copia de seguridad de los equipos garantizará que una organización pueda recuperar los datos cruciales y mantener las operaciones.
Realizar la evaluación rutinaria de los datos
A menudo, el proceso de realizar una copia de seguridad da a las empresas la oportunidad de revisar e identificar qué datos son esenciales y deben protegerse y conservarse. Las empresas pueden mantener registros de datos limpios y organizar su información de una forma significativa e intuitiva que permite mejorar las prácticas de gestión de datos.
Simplifique la incorporación de los empleados
Las copias de seguridad de las conversaciones, archivos, canales y videoconferencias históricos de Teams pueden ser recursos inestimables para la incorporación de nuevos empleados. El personal nuevo puede empezar a formarse y adquirir un contexto valioso sin desviar las horas de trabajo de los empleados experimentados para formarles.
Protegerse contra las amenazas internas
Los empleados rencorosos o con intención de hacer daño pueden ser tan peligrosos para la capacidad de una empresa de llevar a cabo su actividad como el borrado involuntario o la corrupción de datos. Las copias de seguridad pueden servir como salvaguarda contra tales actos intencionados y pueden ahorrar a las empresas horas y gastos cuando los malos actores intenten perjudicarlas.
Mejor copia de seguridad para los elementos del buzón de Office 365
Al pasarse a Microsoft Office 365, la mayoría de los clientes esperan que las herramientas nativas de copia de seguridad y recuperación del correo electrónico de Office 365 sean suficientes para realizar copias de seguridad de los datos de los buzones de Office 365. Lamentablemente, puede haber importantes lagunas en la recuperación de datos con las soluciones de copia de seguridad integradas de Office 365 y las organizaciones pueden no estar cubiertas frente a todos los tipos de pérdida o corrupción de datos.
Para realizar copias de seguridad adecuadas de los datos de los buzones de Office 365, los usuarios y los equipos de TI necesitan soluciones rápidas y flexibles que puedan protegerlos contra la pérdida de datos, la corrupción y las intenciones maliciosas. Office 365 no ofrece ninguna flexibilidad nativa de recuperación de copias de seguridad para los datos de los usuarios, y la restauración por parte del usuario final es limitada y requiere la ayuda del departamento de TI. Y a pesar de todas sus ventajas, Office 365 es vulnerable a las mismas amenazas que cualquier plataforma en la nube, incluidos los fallos técnicos y los errores humanos que pueden provocar interrupciones, tiempos de inactividad y pérdidas de datos.
Para proteger realmente los activos vitales del correo electrónico, las organizaciones deben realizar copias de seguridad de los elementos del buzón de Office 365 con soluciones de terceros que ofrezcan una funcionalidad y una protección más potentes. Eso es exactamente lo que miles de organizaciones de todo el mundo consiguen con las funciones de buzón de archivo de Office 365 de Mimecast.
¿Cómo se restauran los datos de los Equipos?
Para restaurar los datos con las herramientas nativas de Teams, deben encontrarse en el buzón del usuario en Elementos recuperables, o en las ubicaciones de SharePoint para la Papelera de reciclaje o el historial de versiones, y dentro del periodo de recuperación predeterminado para que se recuperen con éxito.
Si existe una política de retención de datos o una retención legal, los datos se conservarán en su ubicación de almacenamiento predeterminada de Microsoft 365 según la tabla anterior.
Para restaurar los datos de Teams de forma nativa, navegue hasta la ubicación de almacenamiento, localice los elementos eliminados y seleccione "Restaurar". Si los datos se han borrado definitivamente o ha expirado el periodo de conservación, no podrán recuperarse con los métodos habituales. En ese caso, puede que tenga que ponerse en contacto con el soporte de Microsoft para obtener más ayuda.
Para restaurar los datos de los Equipos utilizando una herramienta de copia de seguridad y conservación de terceros, siga las instrucciones de dicha aplicación para restaurar los datos conservados.
Soluciones de copia de seguridad esenciales de Office 365 para la gestión de Teams
Siguiendo estas prácticas recomendadas, las organizaciones pueden crear estrategias de copia de seguridad sólidas y fiables para Microsoft Teams con el fin de reducir el riesgo de pérdida de datos y crear un camino hacia la continuidad del negocio en caso de interrupción del servicio o desastre.
Identifique los datos de los que debe hacerse una copia de seguridad
Antes de intentar realizar una copia de seguridad, es crucial identificar los tipos de datos de los equipos que deben protegerse. ¿Necesita:
- Mensajes de chat e historial de conversaciones
- Archivos y adjuntos compartidos en chats y canales
- Contenido wiki y cuadernos One Note
- Grabaciones y transcripciones de reuniones
- Configuración de los equipos, estructura e información sobre los miembros
Si conoce los tipos de datos, podrá determinar con precisión sus ubicaciones de almacenamiento (Exchange, SharePoint, OneDrive) para garantizar un enfoque integral de las copias de seguridad.
Cree un plan de recuperación en caso de catástrofe
La recuperación en caso de catástrofe puede significar la continuación de las operaciones en caso de un corte temporal de electricidad o algo más importante como un desastre natural que requiera semanas de recuperación de los daños.
Un plan de recuperación ante desastres bien definido es vital para una protección eficaz de los datos. El plan debe describir los pasos a seguir en caso de pérdida de datos o catástrofes, incluyendo:
- Funciones y responsabilidades del equipo de recuperación
- Procedimientos de comunicación a las partes interesadas
- Objetivos de tiempo de recuperación (RTO) y objetivos de punto de recuperación (RPO)
- Procedimientos detallados para la restauración de datos a partir de copias de seguridad
- Un plan claro minimiza los tiempos de inactividad y aumenta la probabilidad de una recuperación sin problemas.
Destaque la importancia de las copias de seguridad periódicas
Sus datos son tan buenos como su última copia de seguridad. Es un proceso continuo, no un acontecimiento puntual. Los datos más recientes deben estar protegidos y ser lo más recuperables posible.
Establezca un calendario de copias de seguridad que se ajuste a los requisitos de protección de datos de su organización y al ritmo de cambio de los datos en los equipos.
Implemente políticas de retención de datos que mantengan copias de seguridad incrementales en caso de que alguna versión se corrompa. Esto le permite restaurar los datos desde un punto diferente en el tiempo si es necesario.
Pruebe continuamente el proceso de copia de seguridad y recuperación
La comprobación de sus procedimientos de copia de seguridad y recuperación demuestra su fiabilidad y eficacia a la hora de preservar sus equipos y otros datos de colaboración.
Las pruebas deben incluir:
- Verificación de la integridad de los datos de la copia de seguridad
- Simulación de escenarios de recuperación de datos
- Validación del éxito de la restauración de los datos en su ubicación original o nueva
El proceso debe identificar cualquier fallo o problema con las copias de seguridad o los procesos de recuperación. Si no hay problemas, tendrá la seguridad de que sus datos son recuperables y precisos desde su estado de copia de seguridad.
Mantenga su solución de copia de seguridad al día con cualquier actualización, últimas funciones y capacidades. Microsoft mejora y evoluciona con frecuencia las plataformas Teams y Microsoft Office 365 y los servicios subyacentes, por lo que su solución de copia de seguridad debe tener en cuenta esos cambios y adaptarse en consecuencia.
Mejore las copias de seguridad de Office 365 con Mimecast
Microsoft Office 365 es una potente herramienta empresarial para la colaboración y la productividad, pero las capacidades de copia de seguridad de Office 365 pueden no ser suficientes para todas las organizaciones.
Para las organizaciones que buscan respaldar su entorno de Office 365 con una solución de copia de seguridad fácil y asequible, Mimecast ofrece un conjunto de servicios basados en la nube para la seguridad, lacontinuidad y el archivado del correo electrónico que proporcionan herramientas completas para la copia de seguridad de Office 365.
Soluciones de copia de seguridad de Office 365 de Mimecast
El servicio de suscripción "todo en uno" de Mimecast permite a las organizaciones gestionar y proteger el correo electrónico empresarial con mayor facilidad, al tiempo que reduce el riesgo, el coste y la complejidad asociados habitualmente a las soluciones de gestión del correo electrónico.
Mimecast Enterprise Information Archiving ofrece archivado conforme al nivel de buzón para una copia de seguridad independiente y verificable de Office 365. La solución de Mimecast proporciona un cloud archive altamente escalable y resistente para el correo electrónico, los archivos y las conversaciones de mensajería instantánea de Lync, junto con herramientas automatizadas que permiten a los administradores gestionar más fácilmente las políticas de retención, los buzones, el e-discovery y las solicitudes de litigios.
Mimecast permite a los usuarios acceder y buscar datos de archivo o restaurar correos electrónicos eliminados sin ayuda del departamento de TI. Los usuarios obtienen un acceso rápido a cualquier correo electrónico enviado o recibido: un SLA de búsqueda de 7 segundos significa que la información contenida en el correo electrónico está siempre a su alcance. Los administradores de TI obtienen el control definitivo de sus copias de seguridad de Office 365, gestionando las políticas y realizando búsquedas globales administrativas desde una consola centralizada.
Mimecast garantiza la integridad y la seguridad de los datos mediante un almacenamiento cifrado y seguro en múltiples centros de datos dispersos geográficamente, con copias triplicadas de cada uno de ellos almacenadas para una redundancia integrada. Con un precio basado en el número de empleados y no en el volumen de correo electrónico, Mimecast puede ayudar a reducir significativamente el coste total de propiedad.
Ventajas de la copia de seguridad de Office 365 de Mimecast
Mimecast apoya y mejora la copia de seguridad de Office 365 proporcionando:
- Retención flexible y basada en políticas del correo electrónico, los archivos y las conversaciones de mensajería instantánea de Lync.
- Búsqueda rápida de correo electrónico en Outlook, lo que permite a los empleados ser más productivos.
- Soporte integral para las solicitudes de cumplimiento, e-discovery y litigios, incluida la retención legal, la gestión de casos y la exportación de datos.
- Registro completo del acceso a los archivos, incluidas búsquedas y vistas de mensajes.
- Acceso a archivos disponibles en cualquier dispositivo, desde cualquier lugar.
Mimecast también aumenta la copia de seguridad de Office 365 con Mimecast Mailbox Continuity, un servicio que proporciona acceso ininterrumpido a la información de correo electrónico y calendario, incluso cuando Office 365 experimenta interrupciones.
Más información sobre la copia de seguridad de Office 365 con Mimecast.
Preguntas frecuentes sobre la copia de seguridad y recuperación de Office 365
¿Qué es la recuperación ante desastres en Office 365?
La recuperación ante desastres es el proceso de conseguir que las aplicaciones de Office 365 (como Microsoft Word, Excel, Outlook, etc.) vuelvan a funcionar con normalidad tras un fallo importante de la red. De forma análoga, si los cables de telecomunicaciones resultan dañados durante una gran tormenta, ¿cómo encuentran las empresas la forma de seguir comunicándose? La recuperación ante desastres es el equivalente cibernético, y Office 365 tiene capacidades limitadas para proporcionar una recuperación ante desastres adecuada para la mayoría de las organizaciones.
¿Cuál es la diferencia entre copia de seguridad y recuperación y recuperación en caso de catástrofe?
La copia de seguridad es simplemente una copia de sus datos, la recuperación es acceder a sus datos y la recuperación en caso de catástrofe es el seguro de que puede acceder a sus datos.
Es importante disponer de los tres para no perder nunca el acceso a los datos importantes, tanto si se produce un fallo en la red ajeno al control de su organización, como si un empleado descontento intenta borrar archivos importantes o simplemente alguien se olvida de guardar un documento y cierra la aplicación.
¿Cuáles son los retos de utilizar la copia de seguridad de Teams?
Aunque las políticas de retención de datos y las retenciones legales pueden ayudar a preservar los datos de Microsoft Teams, su propósito no es hacer copias de seguridad de los datos y, al mismo tiempo, mantenerlos accesibles y extraer valor de ellos. Estas son algunas de las limitaciones con las que se pueden encontrar las empresas a la hora de realizar copias de seguridad de los datos de los equipos:
Microsoft Teams no almacena la información en una carpeta específica
La arquitectura fragmentada del almacenamiento de datos de los equipos crea retos para los usuarios que buscan soluciones de copia de seguridad. Disponer de varios servicios de Microsoft 365 que manejan diversas ubicaciones de almacenamiento para los equipos complica el proceso y convierte en un reto el uso de métodos tradicionales de copia de seguridad para servicios individuales como Exchange o SharePoint.
Ajustes de retención limitados
La limitada configuración nativa de retención en Teams en comparación con otros servicios de Microsoft 365 también plantea un problema. Por ejemplo:
- Los mensajes de chat se borran suavemente sólo durante 30 días, después se eliminan permanentemente.
- No hay políticas de retención incorporadas específicamente para los datos de Teams en el Centro de Cumplimiento de MSFT 365.
Aunque puede crear políticas de retención para incluir fuentes de datos de Teams como buzones de Exchange y sitios de SharePoint, son complicadas de configurar y puede que no capturen todos los tipos de datos o metadatos de Teams.
Sin políticas de retención en el plan de suscripción de Microsoft 365
Los usuarios deben suscribirse a Microsoft 365 Enterprise E3 y planes de suscripción superiores para poder establecer políticas de retención. Los planes de nivel inferior no permiten la creación y aplicación de políticas de retención, lo que limita la retención de datos a largo plazo como opción para la copia de seguridad de datos en Teams. Las empresas con estas suscripciones de nivel inferior deben realizar copias de seguridad manualmente, utilizar soluciones de terceros o actualizarse.
Debido a estas limitaciones, muchas empresas optan por soluciones de copia de seguridad de terceros que pueden hacer frente a estos retos y a otros más para resolver sus necesidades de copia de seguridad de datos y proporcionar opciones de recuperación sólidas para Teams y otras herramientas de colaboración.
¿Cómo recupero los correos electrónicos eliminados en Office 365?
Compruebe su carpeta de "eliminados" en busca del correo electrónico borrado. Si encuentra el que desea restaurar, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en el correo electrónico y moverlo a su bandeja de entrada. Tenga en cuenta que esta carpeta puede ser purgada periódicamente de forma automática y puede hacer que algunos correos electrónicos sean inaccesibles.
Su mejor opción para recuperar correos electrónicos eliminados es un sistema de copia de seguridad basado en la nube, que esencialmente sirve como una cámara acorazada a la que puede acceder cuando lo necesite, pero que no desordena su bandeja de entrada. Con copias de seguridad en la nube como las que ofrece Mimecast, podrá acceder a cualquier correo electrónico en cualquier momento.
