¿Qué es la retención de litigios en Office 365?

Una retención de litigios en Office 365 conserva todo el contenido del buzón de correo, incluidas las versiones eliminadas, originales y modificadas de los elementos con el fin de realizar eDiscovery con fines legales.

Los contenidos borrados y modificados se salvaguardan durante un periodo específico hasta que se elimina la retención por litigio.

Desafíos comunes de la retención de litigios de Office 365

Es posible que Office 365 Retención de litigios sólo admita organizaciones con requisitos rudimentarios de retención legal.

Si su organización maneja habitualmente un gran volumen de información sensible, Litigation Hold con Office 365 puede presentar las siguientes deficiencias:

Integración limitada con las políticas básicas de gestión de registros.
Los usuarios no informáticos no pueden aplicar las retenciones por sí solos. Requieren asistencia informática.
Los buzones con retenciones deben ser gestionados por un profesional de TI mediante una interfaz de línea de comandos o el Centro de Administración de Exchange.

¿Por qué Office 365 Legal Hold es esencial para las empresas?

La retención de litigios de Office 365 es esencial para que las empresas se protejan en caso de litigio. Dado que la mayor parte de los negocios y las comunicaciones se realizan en línea hoy en día, las organizaciones deben tener cuidado de seguir cumpliendo con los distintos organismos reguladores.

La retención de litigios permite a las organizaciones conservar copias de la información almacenada electrónicamente aunque el usuario la haya borrado.

Es una medida de cumplimiento importante que las organizaciones deben promulgar para proteger la información sensible.

¿Cómo configurar la retención de litigios en Microsoft 365?

Promulgar una Suspensión de Litigios:

Vaya al centro de administración de Microsoft 365 y seleccione Usuario
Haga clic en Usuarios activos.
Seleccione el usuario que desea poner en espera de Litigación.
En el menú de propiedades, seleccione la pestaña Correo.
En Más acciones, haga clic en Gestionar retención de litigios.
Pulse la casilla Activar litigios e introduzca los datos opcionales.
Haga clic en Guardar cambios para crear la retención.

Mejores prácticas para la retención de litigios de Office 365

Las Retenciones de Litigios sólo pueden preservar la información que haya sido eliminada después de su promulgación, por lo que se recomienda que las organizaciones coloquen Retenciones de Litigios en todas las bandejas de entrada de los usuarios finales como medida profiláctica de cumplimiento.

Si una bandeja de entrada no tiene una retención de litigios en vigor cuando el usuario final borra información, la documentación eliminada no podrá recuperarse.

Un administrador puede establecer Retenciones por Litigio en los buzones de correo en cuanto se contrata a un empleado y mantenerlas durante el tiempo que desee la organización.

Office365 permite la retención de litigios de hasta un año (365 días).

La solidez de Mimecast en el archivado y la gobernanza favorece una mejor retención de los litigios con menos trabajo por parte de los equipos informáticos.

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Agilizar la retención de litigios en Office 365

Para los equipos jurídicos y de TI encargados de gestionar la retención de litigios en Office 365, las herramientas integradas en la plataforma de Microsoft pueden no ser lo suficientemente sólidas como para satisfacer los requisitos de gestión del correo electrónico en todas las empresas.

Hoy en día, el correo electrónico se utiliza a menudo como prueba en los litigios. Como forma dominante de comunicación empresarial, los mensajes de correo electrónico pueden utilizarse para documentar el conocimiento, la motivación, la intención y el momento de las acciones. En consecuencia, existe un conjunto creciente de normativas que regulan la conservación del correo electrónico y la capacidad de producir mensajes y metadatos para uso probatorio.

El reto para las empresas es racionalizar la gestión de la retención de litigios para Office 365 con el fin de reducir costes y minimizar la carga de los equipos jurídicos y de TI. Para muchas organizaciones, la retención legal nativa de Office 365 puede no ofrecer la flexibilidad, el control centralizado y las capacidades de ahorro de tiempo necesarias para acelerar el e-discovery y simplificar la retención de litigios en Office 365. Ahí es donde Mimecast puede ayudarle.

Gestionar la retención de litigios para Office 365 con Mimecast

La solución todo en uno de Mimecast para el archivo de correo electrónico , continuidad y seguridad proporciona a potentes herramientas para agilizar la retención de litigios en Office 365. Como solución basada en la nube, Mimecast puede implantarse rápida y fácilmente sin gastos de capital , y los administradores pueden utilizar una consola central basada en la web para acceder a las soluciones para la retención del correo electrónico y la retención de litigios para Office 365.

Para garantizar el cumplimiento de la seguridad de Office 365, el cumplimiento de la SEC 17a 4 y el cumplimiento de otras normativas, Mimecast conserva tres copias cifradas y a prueba de manipulaciones de cada correo electrónico, almacenándolas en centros de datos geográficamente diversos. Dado que la retención de litigios en Office 365 a menudo requiere acceso no sólo a los correos electrónicos sino también a la prueba de entrega y a la información de no repudio, Mimecast captura todos los metadatos en además del contenido del correo electrónico. Los administradores pueden utilizar la búsqueda rápida y las herramientas de eDiscovery de Office 365 para acelerar la tarea de producir información relevante. Y la retención flexible y granular de litigios para Office 365 puede aplicarse automáticamente en todas las unidades de negocio.

Ventajas de Mimecast para la retención de litigios en Office 365

Con las herramientas de Mimecast para gestionar la retención de litigios en Office 365, podrá:

Proporcione a los equipos jurídicos y de TI herramientas fáciles de usar para simplificar el descubrimiento electrónico, la retención legal y el cumplimiento normativo.
Permitir una toma de decisiones rápida en una fase temprana del proceso de evaluación del caso.
Proporcione metadatos de prueba de entrega y no repudio.
Aplique y gestione simultáneamente múltiples retenciones granulares de litigios.
Produzca pistas de auditoría para toda la actividad de e-discovery.
Simplifique la búsqueda con un único repositorio en línea del correo electrónico tanto activo como archivado.

Además de agilizar la retención de litigios en Office 365, Mimecast permite la preparación de litigios en otras plataformas y sirve como servicio de correo electrónico conforme a FINRA e HIPAA.

Obtenga más información sobre las herramientas de Mimecast para la retención de litigios para Office 365, y sobre las soluciones de TI gubernamentales de Mimecast.

¿Qué es un aviso de retención de litigios?

Un aviso de retención de litigios es una carta enviada por el departamento jurídico de una organización a los empleados en caso de litigios nuevos o pendientes que impliquen a la empresa.

Este aviso aconseja a los empleados que conserven, y no destruyan o borren, cualquier información física o almacenada electrónicamente (ESI) que pueda ser pertinente para el caso legal. Esto se hace para preservar la información que agilizará el proceso de descubrimiento del equipo legal.

¿Cómo puedo comprobar si mi buzón está en Litigation Hold?

Los usuarios finales no son conscientes de si su bandeja de entrada está en Litigation Hold, ya que funciona perfectamente en segundo plano sin interrumpir las actividades diarias del usuario.

Si usted es un administrador que tiene la autoridad para colocar las bandejas de entrada de correo electrónico en Litigio de retención, y desea verificar que la retención está en su lugar y activa usted:

Vaya al centro de administración de Exchange y vaya a Destinatarios.
Seleccione Buzones y, en la lista de buzones de usuario, elija el que desee verificar que tiene una retención y, a continuación, haga clic en Editar.
En la página de propiedades del buzón, haga clic en Características del buzón.
En Retención de litigios, confirme que la retención está activada.
Haga clic en Ver detalles para comprobar cuándo se puso el buzón en Retención por litigio y quién lo hizo.

¿Cuál es la diferencia entre retención en litigio y retención in situ?

Existen dos tipos diferentes de retenciones disponibles en el servidor Exchange, una que pone en espera todos los elementos de un buzón y otra que sólo pone en espera elementos específicos de un buzón.

Para poner en espera todo un buzón de entrada, un administrador promulgaría una Retención de litigios utilizando la propiedad LitigationHoldEnabled de un buzón. Como se está conservando todo el contenido de un buzón, sólo se puede colocar una retención por litigio en un buzón a la vez.

Para retener sólo los artículos que cumplan determinados criterios, un administrador decretaría una retención in situ. Se pueden poner varias retenciones InPlace en un buzón a la vez.

¿Por qué la retención por litigios no es una alternativa a la copia de seguridad?

La retención de litigios no es una alternativa a una copia de seguridad, ya que sólo afecta a los elementos situados dentro de la bandeja de entrada de un usuario final, y además debe activarse antes de que se eliminen los elementos para que la recuperación tenga éxito.

Litigation Hold es útil para fines de eDiscovery y es un aspecto crítico del mantenimiento del cumplimiento, pero no está destinado a ser utilizado como una solución integral para las prácticas de mantenimiento de registros de una organización.