¿Qué es una política de conservación del correo electrónico?
Una Política de Retención de Correo Electrónico (ERP) es un procedimiento definido que señala cuánto tiempo debe conservar una organización las comunicaciones por correo electrónico, tanto entrantes como salientes, dentro de un archivo antes de ser eliminadas por completo de un sistema. Las acciones de retención y eliminación están automatizadas para reducir el riesgo de error humano y mantener el cumplimiento de la normativa.
Los ERP varían entre organizaciones e industrias.
¿Por qué necesitan las empresas una política de conservación del correo electrónico?
Las políticas de retención del correo electrónico ayudan a las organizaciones a mantener el cumplimiento de la normativa y pueden actuar como una capa añadida de protección de datos. Los ERP pueden incluir algunos o todos los factores siguientes:
1. Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir la normativa federal y estatal sobre política de datos.
2. e-Discovery: Permite a los equipos jurídicos acceder a los registros de la empresa que puedan ser relevantes para los procedimientos judiciales.
3. Retenciones legales: Conserva automáticamente los documentos y datos durante un periodo determinado para garantizar que estén accesibles para su descubrimiento legal en caso de litigio.
4. Gestión del conocimiento: Permite la conservación de los documentos de los empleados, incluidos, entre otros: registros de nóminas, revisiones de rendimiento, auditorías e información personal.
5. Duración de la retención: Optimiza la duración de la retención de documentos y datos para disminuir las vulnerabilidades de seguridad y mantener al mismo tiempo el cumplimiento de la normativa. Los periodos de conservación variarán según las organizaciones y pueden oscilar entre uno y siete años.
Gestionar la política de retención del correo electrónico es fácil con Mimecast
Configurar la política de retención del correo electrónico no es una tarea sencilla hoy en día. Los requisitos de retención del correo electrónico evolucionan rápidamente, con nuevas y actualizadas normativas publicadas con frecuencia, y el GDPR ha añadido toda una nueva capa de cumplimiento de retención y archivo.
Si bien el cumplimiento de la normativa es fundamental, la política de retención del correo electrónico también debe estar informada por las necesidades de los equipos jurídicos de un rápido e-discovery y una retención granular de los litigios, así como por la necesidad de los administradores de TI de controlar el tamaño de los buzones para optimizar los requisitos de almacenamiento.
Cuando lidiar con la política de retención del correo electrónico amenaza con abrumar a los equipos de TI que ya gestionan múltiples prioridades, Mimecast puede ayudar a simplificar la gestión de la retención del correo electrónico.
Soluciones Mimecast para la política de retención del correo electrónico
Mimecast proporciona una potente solución para gestionar la política de retención de correo electrónico en Mimecast Cloud Archive. Como servicio seguro y escalable basado en la nube para el archivado de correo electrónico y datos, Mimecast Cloud Archive crea un repositorio centralizado de correo electrónico y otros datos corporativos, agregando información de múltiples plataformas para preservar la memoria digital corporativa y acelerar el desarrollo de una visión empresarial a largo plazo. Mimecast archiva todo el correo electrónico entrante, saliente e interno para que los usuarios y administradores puedan buscarlo.
Mimecast Cloud Archive centraliza el control de la política de retención del correo electrónico, que puede configurarse rápida y fácilmente desde una única consola basada en web. La gestión granular de la política de retención del correo electrónico permite a los administradores establecer, mantener y aplicar políticas globales, por grupos o por individuos, con todos los cambios rastreados y totalmente auditables para garantizar una transparencia total. Tanto los administradores como los usuarios pueden utilizar las herramientas de búsqueda líderes del sector para acceder a cualquier correo electrónico archivado en cuestión de segundos.
Mimecast también simplifica el e-discovery y el apoyo en litigios, proporcionando herramientas para la retención granular de litigios, la elaboración de informes y el e-discovery. Mimecast guarda tres copias cifradas de cada correo electrónico en centros de datos geográficamente diversos, junto con copias de los correos electrónicos modificados por la aplicación de la política de contenidos.
Política de conservación del correo electrónico 4 mejores prácticas
1. Determine los periodos mínimos de conservación reglamentarios para su organización.
2. Organice y segmente la documentación en función de los periodos reglamentarios. Por ejemplo, puede separar en función del contenido (es decir, facturas, informes de ventas) o por tipo de uso (es decir, comunicación financiera, comunicación administrativa, spam).
3. Redacte una política basada en sus conclusiones y consulte con los equipos jurídico y ejecutivo para garantizar la alineación y la precisión. Una vez completada, envíe la política a cada empleado y hágala accesible en una red central para facilitar su consulta.
4. Encuentre un proveedor de servicios ERP que se ajuste a su política y a su precio.
Ventajas de la gestión centralizada de la política de retención del correo electrónico de Mimecast
Con la solución de Mimecast para la política de retención del correo electrónico, podrá:
- Simplifique la gestión y la aplicación de la política de retención del correo electrónico.
- Respalde la seguridad y la gobernanza de los datos con copias cifradas de los correos electrónicos almacenados en ubicaciones separadas.
- Agilice el descubrimiento electrónico y la gestión de casos con herramientas para responder a consultas e impugnaciones de forma más rápida y eficaz.
- Automatice la gestión del tamaño de los buzones para reducir la sobrecarga de almacenamiento y minimizar el coste de gestión de la infraestructura.
- Proporcione a los administradores y usuarios un acceso rápido a los archivos de correo electrónico, mejorando la productividad y eliminando las llamadas al departamento de TI y al servicio de asistencia técnica.
- Proteja los datos del correo electrónico con las herramientas opcionales Sync & Recovered para realizar copias de seguridad y recuperaciones en la nube.
Obtenga más información sobre la retención del correo electrónico y la gestión de la política de retención del correo electrónico con Mimecast.
Preguntas frecuentes: Política de conservación del correo electrónico
¿Qué hay que saber sobre las leyes de conservación del correo electrónico?
Las leyes de conservación del correo electrónico varían según el sector, pero en general exigen que las organizaciones conserven la documentación durante un periodo específico en caso de litigio.
El incumplimiento de las políticas de retención puede dar lugar a auditorías, sanciones y una reputación dañada.
¿Cuál es la importancia de una política de conservación del correo electrónico?
En pocas palabras, una política de conservación del correo electrónico ofrece a una empresa protección jurídica en caso de que se requieran pruebas de documentación -ya sean correos electrónicos o informes internos- para satisfacer requisitos legales o reglamentarios.