Simplifique la búsqueda de correos electrónicos con el archivado Mimecast
La localización de correos electrónicos es una capacidad empresarial fundamental en la actualidad. Como repositorio central de comunicación de su organización, el correo electrónico desempeña un papel fundamental a la hora de demostrar el cumplimiento de la normativa, satisfacer los requisitos de divulgación y responder a los litigios. Su tecnología de detección de correo electrónico debe gestionar y aplicar fácilmente las políticas de retención de datos, proporcionar garantía de datos y producir contenido de correo electrónico específico cuando sea necesario.
Las soluciones tradicionales para la localización del correo electrónico implican herramientas que requieren mucho trabajo para establecer políticas, conservar el correo electrónico y buscar en los archivos. Con Mimecast Cloud Archive, reducirá significativamente elcoste1 y la complejidad de la gestión del descubrimiento de correo electrónico para los requisitos de cumplimiento, retención de litigios y gestión de casos, y evitará los riesgos de no presentar la información tal y como exige la ley.
Descubrimiento del correo electrónico con Mimecast Cloud Archive
Con Mimecast Cloud Archive, la información corporativa crítica se combina en un único almacén central de datos de correo electrónico basado en la nube en el que los administradores pueden realizar búsquedas fácilmente, lo que reduce los tiempos de búsqueda de días a segundos.
Para apoyar el descubrimiento de correo electrónico, Mimecast Cloud Archive proporciona:
- Administración central de los casos de descubrimiento de correo electrónico. Mimecast permite a los administradores agilizar el e-discovery mediante la creación de casos y el registro y guardado de búsquedas en archivos de correo electrónico contra ellos.
- Despliegue rápido de los procedimientos de retención de litigios. Mimecast garantiza que los mensajes relacionados con acciones legales en curso o previstas no puedan ser destruidos deliberada o involuntariamente.
- Solicitudes seguras de purga de correo electrónico. Una vez resuelto un caso de detección de correos electrónicos, éstos pueden eliminarse de forma permanente mediante salvaguardas que incluyen la autorización de varios administradores y la conservación perpetua de los registros de actividad para cumplir los requisitos de conformidad.
- Datos de archivo de correo electrónico de calidad probatoria. Los mensajes almacenados en las soluciones de archivo de correo electrónico de Mimecast son a prueba de manipulaciones, con fuertes cadenas de custodia mantenidas a lo largo de todo el ciclo de vida de un correo electrónico.
Las soluciones de archivado superiores apoyan la detección de correos electrónicos
Con Mimecast, la detección de correos electrónicos está respaldada por una solución líder en el sector para el archivo de correos electrónicos. Mimecast Cloud Archive proporciona una infraestructura de correo electrónico altamente escalable y resistente, que combina herramientas automatizadas para los administradores con un acceso rápido a los datos de correo electrónico para los empleados.
La solución de archivo de correo electrónico de Mimecast proporciona:
- Búsqueda y acceso rápidos para los empleados con un SLA de búsqueda de 7 segundos.
- Acceso a los archivos personales en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
- Control centralizado de las políticas de retención del correo electrónico.
- Retención flexible basada en políticas a nivel de organización, grupo, buzón o carpeta de retención publicada.
- Almacenamiento seguro con soluciones de cifrado de correo electrónico.
Obtenga más información sobre la detección de correo electrónico con Mimecast y sobre las soluciones de Mimecast para el archivado de correo electrónico para Office 365.
Preguntas más frecuentes: descubrimiento del correo electrónico
¿Qué es la detección de correos electrónicos?
El descubrimiento de correo electrónico es el proceso en el que el correo electrónico se localiza, recopila, revisa y presenta para su uso como prueba en procedimientos legales. El descubrimiento de correo electrónico como parte del proceso de eDiscovery, que también se refiere a la información almacenada electrónicamente (ESI) en muchas otras formas, incluyendo mensajes de texto y SMS, medios de comunicación social, documentos, hojas de cálculo, mensajes instantáneos y más.
¿Cómo funciona la detección de correos electrónicos?
Al comienzo de un pleito, los abogados que representan a los litigantes determinarán el alcance de la detección de correos electrónicos para identificar los mensajes relevantes y ponerlos en retención legal, durante la cual no pueden ser alterados, borrados o destruidos. Una vez que se ha emitido una solicitud de descubrimiento de correo electrónico, una empresa debe presentar al tribunal todo el correo electrónico relevante junto con otra ESI para su recopilación y análisis.
¿Cuáles son los retos de la localización de correos electrónicos?
Gestionar las exigencias de la búsqueda de correos electrónicos puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. Los retos incluyen:
- Tiempo necesario para encontrar y recuperar el correo electrónico para su descubrimiento. La búsqueda en almacenes de datos y archivos de cientos o miles de correos electrónicos individuales puede resultar abrumadora para los equipos jurídicos y de cumplimiento normativo.
- Garantizar la integridad del correo electrónico. Las empresas deben poder demostrar que los mensajes presentados para la detección de correos electrónicos no han sido manipulados ni alterados en modo alguno.
- Recopilación de correo electrónico de múltiples fuentes. Para las empresas que carecen de un repositorio centralizado de información sobre el correo electrónico, rastrear los mensajes de correo electrónico en sistemas dispares, dispositivos móviles y aplicaciones en la nube puede requerir importantes recursos añadidos.
- Cumplimiento de los plazos de presentación de pruebas por correo electrónico. Algunos procesos de eDiscovery implican plazos estrictos que pueden acarrear graves multas o consecuencias si se incumplen.
- Cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Los marcos normativos como Sarbanes-Oxley, PCI DSS, HIPAA y GDPR representan una amplia variedad de requisitos relativos a la retención del correo electrónico.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la detección de correos electrónicos?
Las mejores prácticas para la detección de correos electrónicos incluyen:
- Cree una estrategia proactiva para conservar y archivar el correo electrónico. Trabaje con las partes interesadas de las áreas jurídica, informática, de seguridad y de cumplimiento para unificar y alinear los requisitos legales con las estrategias de archivo y gestión de datos.
- Establezca procesos para documentar la cadena de custodia y demostrar el cumplimiento. Elija un sistema de archivo de datos que garantice automáticamente la integridad del correo electrónico conservado.
- Evite conservar información duplicada en los archivos de datos. Dado que el 70% de los costes totales de descubrimiento de correo electrónico implican la revisión de documentos por parte de los abogados, garantizar que el correo electrónico duplicado se elimina de los archivos puede ayudar a reducir significativamente los costes.
- Despliegue un archivo basado en la nube. La forma más sencilla de reducir el coste, la complejidad y el esfuerzo de la localización del correo electrónico es implementar un servicio de archivo de correo electrónico basado en la nube que simplifique y acelere la búsqueda y la recuperación, proporcione una selección automática y permita la retención de datos basada en políticas para apoyar la localización del correo electrónico.
¿Qué capacidades se requieren en las soluciones de localización de correo electrónico?
- Cuando elija un archivo de correo electrónico para apoyar la localización de correos electrónicos, elija soluciones que ofrezcan:
- Búsqueda y recuperación rápidas, que ayudan a los equipos jurídicos y de cumplimiento a agilizar la localización de correos electrónicos.
- Archivos a prueba de manipulaciones con sólidas cadenas de custodia para garantizar la integridad probatoria del correo electrónico.
- Herramientas de gestión de casos que agilizan las tareas de crear casos y registrar y guardar búsquedas de archivos de correo electrónico en ellos.
- Herramientas para construir mapas de datos de todos los lugares en los que se guarda información almacenada electrónicamente.
- Control de autoservicio que permite a los equipos jurídicos y de cumplimiento gestionar sus propias búsquedas y retenciones legales, aliviando la carga de los equipos informáticos.
- Herramientas de cumplimiento que ofrecen una supervisión eficaz y productiva para el cumplimiento de la SEC, la FINRA y otros marcos normativos.
- Herramientas para el despliegue rápido de procedimientos de retención de litigios.
- Capacidades de retención flexibles basadas en políticas que respaldan las estrategias de eDiscovery y cumplimiento normativo de toda la empresa.
- Herramientas de revisión de casos rápidas y eficaces con selección automatizada para reducir los costes de terceros.
