Gobernanza de datos

Comprender la gobernanza de datos

La gobernanza de datos se refiere al marco de gobernanza que define cómo las organizaciones gestionan los activos de datos a lo largo de su ciclo de vida. Abarca políticas de gobernanza, procesos, normas y funciones de gobernanza de datos para garantizar que los datos sean precisos, coherentes, seguros y fiables.

A diferencia de la gestión de datos, que se centra en la ejecución operativa del manejo de datos, la gobernanza de datos establece las normas y la supervisión. Por ejemplo, la política de gobernanza determina quién puede acceder a los registros sensibles, mientras que la gestión de datos aplica esos permisos en el almacén de datos o en las aplicaciones. Ambas funciones son necesarias, pero la gobernanza proporciona dirección, responsabilidad y coherencia.

El propósito de la gobernanza de datos es mejorar la integridad de los datos, garantizar el cumplimiento de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) y la HIPAA, y permitir que las organizaciones confíen en los datos utilizados para la inteligencia empresarial, la ciencia de datos y la toma de decisiones. Al establecer normas y responsabilidades claras, la gobernanza garantiza que cada administrador de datos, propietario de datos y director de datos pueda desempeñar su función dentro de un marco unificado.

Por qué es importante la gobernanza de datos

Datos fiables para la toma de decisiones

Todas las organizaciones dependen de los datos para impulsar la estrategia, las operaciones y el crecimiento. Pero sin un marco de gobernanza estructurado, esos datos pierden rápidamente su valor. La gobernanza de los datos garantiza que la información siga siendo precisa, coherente y accesible en toda la empresa. Cuando los activos de datos se estandarizan y gestionan adecuadamente, se convierten en un recurso de confianza para la elaboración de informes, análisis y planificación empresarial a largo plazo.

Para los ejecutivos, unos datos fiables contribuyen a mejorar las previsiones, la supervisión financiera y la medición del rendimiento. Para los equipos operativos, proporciona la confianza de que las decisiones cotidianas se basan en información completa y verificada. Sin embargo, en ausencia de gobernanza, el uso fragmentado de los datos y las definiciones contradictorias debilitan la toma de decisiones y socavan las iniciativas de inteligencia de datos. Una gobernanza eficaz de los datos elimina estas incoherencias, creando una base en la que las organizaciones pueden confiar para obtener resultados tanto tácticos como estratégicos.

Cumplimiento y reducción de riesgos

Requisitos normativos como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ), la HIPAA y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) imponen estrictas exigencias sobre la forma en que se manejan los datos personales y sensibles. Cumplir con estas obligaciones requiere algo más que fuertes medidas de seguridad: requiere políticas de gobernanza que hagan cumplir la integridad de los datos, la retención y los controles de acceso a escala. La gobernanza de los datos empresariales hace posible el cumplimiento de las normas al integrar la responsabilidad en los procesos diarios y producir pruebas listas para la auditoría sobre el cumplimiento de las políticas.

Las organizaciones que establecen un programa de gobernanza obtienen una mayor visibilidad sobre cómo se utilizan los datos sensibles, dónde residen y quién tiene acceso a ellos. Esto reduce la probabilidad de que se produzca un incidente de seguridad o una violación de la normativa. Al imponer una aplicación coherente de las políticas de gobernanza de datos, las empresas no sólo reducen el riesgo de sanciones económicas, sino que también minimizan el daño a su reputación. Los marcos de cumplimiento se convierten en algo más que casillas de verificación reglamentarias; sirven como parte de una estrategia integral de gobernanza de datos que salvaguarda a la organización frente a los riesgos cambiantes de los datos.

Apoyo a la transformación digital

Los esfuerzos de transformación digital dependen en gran medida de la calidad y la integridad de los datos subyacentes. Tanto si adoptan tecnologías de automatización como si modernizan un almacén de datos o se expanden a entornos en la nube, las organizaciones deben garantizar que los activos de datos sean seguros y utilizables. Un marco moderno de gobernanza de datos apoya esta transición mediante la creación de políticas claras de gobernanza para la gestión de datos en plataformas híbridas y en la nube, incluidas las soluciones inteligentes de gestión de datos en la nube.

Al integrar la gobernanza en las iniciativas digitales, las organizaciones pueden conseguir coherencia en las nuevas tecnologías sin comprometer la seguridad ni el cumplimiento de las normativas. Los marcos de gobernanza garantizan que las prácticas de gobernanza de los datos en la nube se ajustan a las normas empresariales, lo que favorece una integración fiable de los datos en herramientas avanzadas de análisis e inteligencia empresarial. En efecto, una buena gobernanza de los datos permite a las organizaciones ampliar sus estrategias digitales manteniendo el control, reduciendo la complejidad y preservando la confianza en la exactitud de su información.

Reforzar la confianza empresarial

La confianza en los datos se extiende más allá de las partes interesadas internas. Tanto los clientes como los organismos reguladores y los socios esperan que las organizaciones manejen los datos de forma responsable. Un programa estructurado de gobernanza de datos demuestra ese compromiso. Unas funciones de gobernanza claras -desde el director de datos que establece la estrategia hasta los administradores y propietarios de datos que supervisan la administración diaria- proporcionan responsabilidad y transparencia.

Cuando las prácticas de gobernanza se aplican de forma coherente, los empleados se sienten seguros al utilizar los datos en su trabajo, los ejecutivos pueden confiar en los marcos de gobernanza para respaldar la estrategia de gobernanza y las partes interesadas externas reconocen la adhesión de la organización a las normas de cumplimiento y gobernanza. Esta confianza genera resistencia a largo plazo, protegiendo la reputación de la empresa al tiempo que refuerza el valor de la gobernanza de los datos empresariales. Con el tiempo, las prácticas de gobernanza se convierten no sólo en una medida de cumplimiento, sino también en un elemento diferenciador, que demuestra que la organización trata los datos como un activo esencial que debe protegerse y gestionarse con integridad.

Componentes clave de un marco de gobernanza de datos

Establecer un marco eficaz de gobernanza de datos requiere algo más que políticas aisladas. Exige un enfoque estructurado que integre normas, responsabilidades, procesos y tecnología en un programa unificado. Los siguientes componentes constituyen la base de una buena gobernanza de datos y permiten a las organizaciones mantener prácticas de gobernanza a escala.

Políticas y normas de gobernanza

Las políticas de gobernanza son la base de cualquier marco de gobernanza de datos. Definen cómo se deben utilizar, conservar y acceder a los datos en toda la empresa. Una política de gobernanza de datos bien documentada crea coherencia, garantizando que los empleados y las unidades de negocio sigan las mismas reglas a la hora de gestionar los activos de datos.

Estas políticas establecen los requisitos para la conservación de datos, dictan cómo debe protegerse la información sensible y proporcionan los criterios para la preparación para la auditoría y el cumplimiento. Las normas también se extienden a las definiciones de los datos y a las convenciones de nomenclatura, lo que hace posible que los datos se interpreten de forma coherente en todos los departamentos y aplicaciones. Sin políticas claras de gobernanza, los programas de gobernanza de datos a menudo no logran una adopción uniforme, dejando a las organizaciones expuestas a lagunas en el uso y el cumplimiento de los datos.

Administración y propiedad de los datos

Asignar la responsabilidad de los datos es otro componente esencial de la gobernanza. Cada activo de datos debe tener tanto un propietario como un administrador de datos. Los propietarios de los datos son responsables del ciclo de vida global de un conjunto de datos, incluido el cumplimiento de las políticas de gobernanza, mientras que los administradores de datos gestionan la supervisión diaria del uso y la calidad de los datos.

Una administración eficaz de los datos garantiza que éstos sigan siendo precisos, coherentes y accesibles para los usuarios autorizados. Establecer roles claros también elimina la ambigüedad sobre la responsabilidad, garantizando que los marcos de gobernanza se cumplan en la práctica. Las organizaciones que formalizan las funciones de administración de datos están mejor equipadas para mantener la integridad de los datos y demostrar su cumplimiento durante las auditorías.

Calidad e integridad de los datos

Los datos de alta calidad son la piedra angular de un análisis, unos informes y una toma de decisiones fiables. Por lo tanto, un marco de gobernanza debe incluir mecanismos para mantener la calidad y la integridad de los datos. Esto implica el establecimiento de normas de precisión, exhaustividad y coherencia, así como la supervisión de duplicaciones y errores.

La gestión de datos maestros (MDM) desempeña un papel crucial al consolidar las entidades de datos básicos en una única fuente autorizada. Por ejemplo, el mantenimiento de registros de clientes coherentes en varias aplicaciones evita errores en la facturación, la elaboración de informes y el cumplimiento de la normativa. Las herramientas de gobernanza de datos pueden automatizar gran parte de esta supervisión, proporcionando alertas cuando la calidad de los datos cae por debajo de los umbrales definidos. Al institucionalizar los controles de calidad de los datos, las organizaciones se aseguran de que las iniciativas de inteligencia empresarial y ciencia de datos se basen en datos fiables.

Controles de seguridad y conformidad

Proteger la información sensible es fundamental tanto para el cumplimiento de la normativa como para la gobernanza. Un marco de gobernanza de datos debe definir cómo se concede el acceso, cuánto tiempo se conservan los registros y cómo se registra la actividad con fines de auditoría. Estos controles de seguridad y cumplimiento reducen el riesgo de accesos no autorizados, fugas de datos o infracciones de las políticas.

También garantizan que las organizaciones puedan demostrar su cumplimiento de las obligaciones reglamentarias, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la HIPAA. La aplicación de calendarios de retención evita el almacenamiento innecesario de información confidencial, mientras que los registros de auditoría proporcionan pruebas de que las políticas de gobernanza se aplican de forma coherente. La incorporación de estos controles al marco de gobernanza reduce el riesgo para la seguridad y refuerza la postura general de cumplimiento.

Arquitectura y tecnología de datos

La tecnología es esencial para ampliar la gobernanza en los entornos de datos modernos. Los marcos de gobernanza se basan en catálogos de datos, sistemas de gestión de metadatos y herramientas de gobernanza de datos listas para la auditoría, con el fin de proporcionar visibilidad sobre el uso de los datos y hacer cumplir las políticas de gobernanza. Estas herramientas permiten a las organizaciones clasificar, rastrear y supervisar los activos de datos en toda la empresa, incluidas las plataformas en la nube.

La arquitectura de datos también desempeña un papel, ya que define cómo se almacenan, integran y acceden a los datos los almacenes de datos, las aplicaciones y las soluciones en la nube de gestión inteligente de datos. Sin la tecnología adecuada, los programas de gobernanza siguen siendo manuales, ineficaces y difíciles de mantener. Con unas herramientas de gobernanza modernas, las organizaciones pueden extender las políticas de gobernanza de forma coherente a través de entornos híbridos y en la nube.

Comités de gobernanza y funciones

Mantener la gobernanza requiere un liderazgo y una supervisión dedicados. Un comité de gobernanza de datos proporciona dirección estratégica, garantizando que los marcos de gobernanza estén alineados con los objetivos empresariales. Este comité suele incluir ejecutivos, líderes empresariales y representantes de TI que toman decisiones colectivamente sobre la política de gobierno, las prioridades y la aplicación.

El director de datos suele actuar como patrocinador ejecutivo, coordinando los programas de gobernanza en todos los departamentos y garantizando la alineación con la estrategia de gobernanza de datos de la empresa. Al establecer estructuras y funciones formales de gobernanza, las organizaciones garantizan la rendición de cuentas, mantienen el impulso de las iniciativas de gobernanza e integran la gobernanza en la planificación empresarial a largo plazo.

Desafíos comunes en la gobernanza de datos

Falta de apoyo ejecutivo

Muchas iniciativas de gobernanza fracasan sin el patrocinio de la dirección. Sin un apoyo claro, los programas de gobernanza de datos tienen dificultades para conseguir recursos o hacer cumplir las políticas. El éxito requiere la alineación entre la estrategia de gobernanza y los objetivos de la empresa, demostrando cómo una buena gobernanza de los datos apoya el cumplimiento, la eficiencia y la reducción de riesgos.

Entornos de datos en silos

Las organizaciones luchan a menudo con sistemas fragmentados y almacenes de datos en silos. Esto da lugar a incoherencias, registros duplicados y prácticas de gobernanza deficientes. La gobernanza de los datos empresariales debe integrar marcos de gobernanza en todos los entornos, proporcionando una supervisión centralizada y políticas de gobernanza coherentes.

Resistencia cultural

Los empleados pueden resistirse a la gobernanza debido a la complejidad percibida o a la interrupción de los flujos de trabajo diarios. Un programa de gobernanza debe hacer hincapié en la facilidad de uso y demostrar cómo las políticas de gobernanza mejoran el uso de los datos en lugar de crear barreras. La formación y la comunicación son fundamentales para superar los retos culturales.

Dispersión de datos y TI en la sombra

La rápida adopción de plataformas SaaS, almacenamiento en la nube y TI en la sombra complica la gobernanza. Sin supervisión, los datos sensibles pueden almacenarse fuera de los sistemas oficiales, creando riesgos. La gobernanza de datos moderna debe incluir controles de gobernanza de datos en la nube y visibilidad en todos los entornos.

Demostrar la rentabilidad

Las iniciativas de gobernanza a menudo se enfrentan al escrutinio sobre el coste y el rendimiento de la inversión. A diferencia de otros proyectos, una gobernanza de datos eficaz suele evitar problemas en lugar de producir ingresos directos. Las organizaciones deben medir los resultados de la gobernanza, como la mejora de la integridad de los datos, la reducción de los costes de cumplimiento y el aumento de la eficacia, para demostrar su valor.

Mejores prácticas para implantar la gobernanza de datos

Establecer una Carta de Gobernanza

Una carta de gobernanza proporciona la base para las iniciativas de gobernanza. Define los objetivos, el alcance, las funciones de gobernanza y los requisitos de información. Este documento formal demuestra el compromiso con una gobernanza de datos eficaz.

Alinear la gobernanza con la estrategia empresarial

Una estrategia de gobernanza debe apoyar objetivos empresariales como la preparación para el cumplimiento, la toma de decisiones basada en datos y la mitigación de riesgos. Alinear las políticas de gobernanza con los objetivos empresariales garantiza su adopción a largo plazo.

Definir los KPI y las métricas

Medir el éxito de la gobernanza requiere indicadores de rendimiento claros. Las métricas pueden incluir puntuaciones de calidad de datos, tasas de adopción de políticas de gobernanza y resultados de auditorías de cumplimiento. Estas medidas proporcionan pruebas del progreso y del valor aportado por las iniciativas de gobernanza.

Practicar la gobernanza continua

La gobernanza de los datos no es estática. Las políticas de gobernanza deben revisarse periódicamente y actualizarse en respuesta a la evolución de las necesidades empresariales y a los cambios normativos. Las auditorías periódicas, las revisiones del comité de gobernanza y las actualizaciones garantizan que los marcos de gobernanza sigan siendo eficaces.

Formar a los empleados y aumentar la concienciación

La formación de los empleados es fundamental para mantener la adopción de la gobernanza. Las iniciativas de gobernanza deben incluir programas para concienciar sobre la seguridad, promover la administración de los datos e integrar las políticas de gobernanza en los flujos de trabajo diarios.

Cómo apoya Mimecast la gobernanza de datos

Mimecast proporciona soluciones de gobernanza de datos que integran el cumplimiento, la seguridad y la gestión del ciclo de vida en una plataforma unificada.

Archivo y gestión del ciclo de vida de los datos

Mimecast permite a las organizaciones gestionar la retención de datos con unarchivado seguro y conforme a las normas a través del correo electrónico y los canales de colaboración. Esto respalda el descubrimiento electrónico, garantiza la preparación para auditorías y proporciona políticas coherentes de uso de datos en todos los entornos.

Informes de cumplimiento y E-Discovery

Las herramientas de gobernanza de datos de Mimecast simplifican las auditorías de cumplimiento con informes detallados y políticas de gobernanza que imponen una gestión coherente de los datos. Las capacidades de e-discovery proporcionan un acceso rápido a los registros, reduciendo la carga de las revisiones reglamentarias.

Gestión de Human Risk y amenazas internas

La plataforma integrada de gestión de riesgos humanos de Mimecast identifica los comportamientos de riesgo de los usuarios y aplica controles de gobernanza para reducir la exposición. Esto complementa la gobernanza de los datos empresariales ampliando las políticas de gobernanza a las acciones de los usuarios y a las amenazas internas.

Visibilidad de la gobernanza y preparación para las auditorías

Mimecast proporciona visibilidad lista para auditoría de los activos de datos, las comunicaciones y las acciones de los usuarios. Esto garantiza que los programas de gobernanza puedan demostrar el cumplimiento y aplicar la política de gobernanza de forma coherente en todos los sistemas de la empresa.

Al respaldar la aplicación de políticas de gobernanza, la gestión del cumplimiento y la reducción de riesgos, Mimecast permite a las organizaciones implantar marcos eficaces de gobernanza de datos a escala.

Conclusión

La gobernanza de los datos es esencial para garantizar que los activos de datos sigan siendo fiables, conformes y seguros. Un marco de gobernanza define las políticas, asigna responsabilidades y proporciona las herramientas para gestionar los datos de forma coherente en toda la empresa.

Una gobernanza de datos eficaz respalda el cumplimiento de la normativa, reduce el riesgo y permite un uso fiable de los datos para el análisis, la elaboración de informes y la toma de decisiones. Aunque persisten retos como los datos aislados, la resistencia cultural y la medición de la rentabilidad de la inversión, las organizaciones que adoptan marcos modernos de gobernanza de datos están mejor posicionadas para mantener el crecimiento y la resistencia del negocio.

Mimecast refuerza las iniciativas de gobernanza de datos empresariales con soluciones de archivo, informes de cumplimiento, gestión de riesgos humanos y herramientas de gobernanza listas para la auditoría. Al integrar la práctica de la gobernanza en los flujos de trabajo de seguridad y cumplimiento, Mimecast permite a las organizaciones lograr una buena gobernanza de los datos y respaldar su estrategia de gobernanza a largo plazo.

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