ROI-Analyse: Rationalisierung der E-Discovery

Die Flut digitaler Daten, wachsende gesetzliche Anforderungen und zunehmende Rechtsstreitigkeiten am Arbeitsplatz haben E-Discovery zu einem der am schnellsten wachsenden Rechtskosten für viele Unternehmen gemacht. Das Analystenhaus stellt fest, dass Rechtsabteilungen von Unternehmen 87 % ihrer E-Discovery-Kosten durch den Einsatz von E-Discovery-Software einsparen können.

Dieser Artikel ist Teil einer mehrteiligen Blogserie über die Kosten und Vorteile von fünf strategischen Entscheidungen in den Bereichen Cybersicherheit und Datenarchivierung - von über das Blockieren und Überwachen bösartiger E-Mails bis hin zum Schutz vor Markenspoofing, der Überprüfung des Risikoverhaltens von Mitarbeitern, der Abschaffung von lokalen Archiven und der Rationalisierung von E-Discovery. Die Serie enthält Ergebnisse, die bei Forrester in Auftrag gegeben wurden; das Marktforschungsunternehmen hat die Antworten von Kundenbefragungen zusammengefasst, um den ROI eines zusammengesetzten Unternehmens in diesen kritischen Bereichen zu modellieren.

Kostenwachstum bei E-Discovery beschleunigt sich

Schon bevor die COVID-Pandemie begann, schwammen die Unternehmensjuristen gegen eine steigende Flut von rechtlichen und regulatorischen Maßnahmen. Dies wird in der Norton Rose Fulbright 2019 Litigation Trends Annual Survey, [1] dokumentiert, in der festgestellt wurde, dass:

• In jedem dritten Unternehmen nimmt das Volumen der Rechtsstreitigkeiten zu.
• Die Regulierungsbehörden mischen sich immer häufiger in Unternehmensangelegenheiten ein. Ihre Anfragen sind spezifischer und direkter geworden, und sie verlangen mehr Daten als früher.
• Die Vorschriften, mit denen die Unternehmen konfrontiert sind, werden von Land zu Land immer unterschiedlicher, was eine neue Ebene der Unsicherheit mit sich bringt.
• Strengere Gesetze, der größere Einfallsreichtum von Cyberkriminellen und die wachsende Menge an Daten, die geschützt werden müssen, haben die Gefährdung der meisten Unternehmen durch Risiken im Bereich der Cybersicherheit und des Datenschutzes deutlich erhöht.

Doch mit dem Aufkommen von COVID hat sich die Flut der E-Discovery-Anforderungen in eine regelrechte Flut verwandelt. Da die Pandemie viele Angestellte aus dem Büro und an entfernte Arbeitsorte getrieben hat, haben sich neue Datenquellen vermehrt. Zu den Quellen von potenziell relevantem Material für E-Discovery gehören nun E-Mails, Chats, Dateien, Videos, Telefonanrufe, Datenbanken, Websites und praktisch alle elektronischen Kommunikationsmittel.

Außerdem arbeiten Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, nicht mehr ausschließlich mit firmeneigenen Geräten, sondern auch mit ihren privaten Laptops und Smartphones. Im Hinblick auf E-Discovery macht dies das Sammeln, Bewahren und Überprüfen ihrer Daten zu einer noch größeren Herausforderung. Der Forrester-Bericht stellt fest, dass es Gigabytes von Daten und Hunderte von Arbeitsstunden erfordern kann, das relevante Material zu finden und zu erstellen.

Automatisierung & Umdenken beim Informationsmanagement senkt E-Discovery-Kosten

Aber Software, die E-Discovery automatisiert, kann in Verbindung mit Änderungen der Geschäftsprozesse, die die Art und Weise, wie ein Unternehmen Informationen verwaltet, neu überdenken, die Kosten für E-Discovery drastisch senken.

Das ist der Reiz der E-Discovery-Software von Mimecast, die den Prozess automatisiert und laut Forrester die Zeit, die für die Bearbeitung einer E-Discovery-Anfrage benötigt wird, von Wochen - oder sogar Monaten - auf wenige Tage reduziert. "Mimecast ermöglicht es Rechtsteams und ihren E-Mail- und Sicherheitsmitarbeitern, E-Discovery intern in einer rationalisierten und vollständigen Weise durchzuführen", heißt es in dem Bericht.

Um dies zu untermauern, wird in dem Bericht einer der von den Forrester-Analysten befragten Kunden zitiert: "[Die Lösung] hat mir viel Geld gespart. Vor ein paar Jahren habe ich Monate damit verbracht, Gigabytes von E-Mails auf eine Festplatte zu speichern und sie an externe Anwälte zu schicken. Mit den Mimecast-Tools brauchen wir jetzt nur noch Tage, um das Gleiche zu tun."

Kosteneinsparungen bei E-Discovery erklärt

Die Analysten von Forrester kommen zu dem Schluss, dass ein Unternehmen, das in etwa 65 Rechtsstreitigkeiten pro Jahr verwickelt ist, mit der Mimecast-Lösung über einen Zeitraum von drei Jahren mehr als 700.000 US-Dollar an E-Discovery-Kosten einsparen kann. Dies basiert auf einem Unternehmen mit 12.000 Mitarbeitern, das Forrester auf der Grundlage von Kundenbefragungen und den folgenden Annahmen modelliert hat:

1. Ohne die Mimecast-Lösung würden für jede E-Discovery-Maßnahme etwa 100 Stunden interner Sicherheitsanalysten benötigt.
2. Die Sicherheitsanalysten des Unternehmens erhalten eine jährliche Vergütung und Sozialleistungen in Höhe von insgesamt 104.000 Dollar.

Anhand der Rückmeldungen von Kunden stellten die Autoren des Berichts fest, dass bei Einsatz der E-Discovery-Lösung von Mimecast die für jede E-Discovery-Anfrage benötigte Analystenzeit auf durchschnittlich acht Stunden sinkt, was eine Einsparung von 92 Stunden Analystenzeit pro Anfrage bedeutet. Dies ergibt eine Gesamteinsparung von 852.150 US-Dollar über drei Jahre. Unter Berücksichtigung der Risiken, einschließlich der Anzahl und Komplexität der Rechtsstreitigkeiten und der Gehälter der Sicherheitsanalysten, kommt Forrester zu dem Schluss, dass das Unternehmen durch die Investition in die Software in den drei Jahren 706.390 US-Dollar einsparen würde.

Die Quintessenz

Die Kosten für E-Discovery steigen bei vielen Unternehmen angesichts der zunehmenden Zahl von Rechtsstreitigkeiten, der verstärkten Kontrolle durch die Behörden und der Unsicherheiten der COVID-Ära in die Höhe. Durch die Rationalisierung des E-Discovery-Prozesses kann die Automatisierung jedoch ein wirksames Mittel zur Senkung dieser Kosten sein. Bei der Untersuchung der finanziellen Auswirkungen der E-Discovery-Software von Mimecast kamen die Analysten von Forrester Research zu dem Schluss, dass ein typisches Unternehmen mit 12.000 Mitarbeitern 87 % der E-Discovery-Kosten einer Rechtsabteilung einsparen kann, indem es die Anzahl der für die Bearbeitung einer E-Discovery-Anfrage erforderlichen Recherchestunden drastisch reduziert.

[1] " 2019 Litigation Trends Annual Survey ," Norton Rose Fulbright