Archiv Datenschutz

    Verlagerung von E-Discovery in die Cloud

    Da der Umfang der digitalen Dokumentation weiter zunimmt, haben Anwaltskanzleien Schwierigkeiten, ihre Archive in die Cloud zu verlagern.

    by Mercedes Cardona
    gettyescalator.jpg

    Wichtige Punkte

    • Durch die Zunahme von E-Discovery haben Anwaltskanzleien Terabytes an digitalen Dokumenten, die aufbewahrt werden müssen.
    • Anwaltskanzleien verlassen sich zunehmend auf die Cloud, um diese Unterlagen zu speichern, aber Kosten und Sicherheit sind wichtige Faktoren.
    • Ein weiteres Problem sind die unterschiedlichen Altsysteme, Datenformate und Speicherlösungen, die berücksichtigt werden müssen.

    Die Anwaltschaft steht vor einer digitalen Dokumentenflut, da die Zunahme elektronischer Aufzeichnungen die e-Discovery zu einer alltäglichen Aufgabe macht . Man könnte meinen, dass die Verlagerung von Archiven in die Cloud dazu beitragen würde, die Speicherkosten zu senken und die Daten sicherer und zugänglicher zu machen, aber viele Anwaltskanzleien tun sich mit dieser Umstellung noch schwer.

    Die Ergebnisse der 2019 Legal Technology Survey der American Bar Association [1] "zeigen, dass Anwälte immer noch viel vorsichtiger auf die Cloud umsteigen als der Rest der Geschäftswelt." Die Umfrage ergab, dass die Cloud-Nutzung unter den Anwaltskanzleien leicht gestiegen ist, von 55 % der Kanzleien im Jahr 2018 auf 58 % im Jahr 2019, aber mehr als ein Drittel der Kanzleien hat die Migration zur Cloud noch nicht vollzogen. Auf die Frage nach den Gründen für die Nichtumstellung verwies die Hälfte auf Vertraulichkeits- und Sicherheitsbedenken, 36 % gaben dem Kontrollverlust die Schuld, 35 % nannten "Unkenntnis der Technologie" und 19 % die Kosten der Umstellung.

    Die ABA-Umfrage ergab jedoch auch, dass Anwaltskanzleien den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf E-Discovery, den die Cloud bietet, wünschen und weitere Vorteile sehen, wie z. B. vorhersehbare monatliche Ausgaben und geringere Anforderungen an ihre interne IT.

    Die Kosten sind ein Grund zur Sorge

    Die Migration in die Cloud kann kostspielig sein, und das ist für viele Kanzleien ein Grund zur Sorge. In einer Zeit, in der eine Festplatte mit mehr als 10 Terabyte Speicherplatz für weniger als 300 Dollar zu haben ist, haben einige Anwaltskanzleien Schwierigkeiten, die zusätzlichen Kosten für die Reinigung, Validierung und Formatierung ihrer Daten für die Speicherung in der Cloud zu rechtfertigen. Diejenigen Kanzleien, die den Wechsel vollziehen, werden von preisgünstigeren Verbraucherdiensten angezogen. Laut der ABA-Studie sind GoogleDocs (37 % der Befragten) und Apples iCloud (27 % der Befragten) die am häufigsten genutzten Dienste.

    "Obwohl Cloud-Speicher pro Einheit nominell günstig ist, können sich die Arbeit und die Kosten, die mit der Entscheidung zur Migration einhergehen, summieren", stimmt John Davis, Co-Vorsitzender der E-Discovery & Informationsmanagement-Praxis bei der Anwaltskanzlei Crowell & Moring in New York, zu. "Dies kann eine erneute Überprüfung der Grundlage für das Projekt erfordern."

    Wenn die Daten eines Unternehmens alle im gleichen Format vorliegen, kann die Cloud-Migration ein sehr einfacher Prozess sein. Das ist jedoch selten der Fall, und wenn man nur 10 Jahre zurückgeht, kann ein Flickenteppich von Dateiformaten und Betriebssystemen entstehen. Unternehmen, die noch maßgeschneiderte Altsysteme verwenden, müssen mit einem langwierigen Prozess rechnen. Wenn sie ihre Archive ersetzen, weil sie veraltet sind oder das Format nicht mehr unterstützt wird, müssen sie möglicherweise die ursprüngliche Umgebung rekonstruieren, um die Daten zu extrahieren.

    Auch Maßnahmen zur Wiederherstellung oder Übertragung der Daten können als "Verarbeitung" der Daten ausgelegt werden, was ein Rattennest von Datenschutzfragen aufwirft. Zum Beispiel, ob die Daten Lokalisierungsanforderungen unterliegen, die eine grenzüberschreitende Übermittlung verhindern würden, oder ob die Daten gelöscht werden sollten, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und das Recht auf Vergessen zu erfüllen.

    Muss ein Unternehmen alle seine Daten migrieren?

    Eine Möglichkeit, die Kosten zu senken, ist die Begrenzung der Datenmenge, die in der Cloud gespeichert wird. Anstatt einfach alle Daten zu speichern, empfiehlt Davis den Unternehmen, einen selektiveren Ansatz zu wählen. Um die Kosten niedrig zu halten, kann ein Unternehmen sich dafür entscheiden, nur einen Teil seiner Daten zu übertragen und den Rest auf einer sicheren Festplatte zu speichern. Wenn das Unternehmen nicht gesetzlich verpflichtet ist, die Daten aufzubewahren, und über einen längeren Zeitraum nicht auf sie zugegriffen hat, können sie sicher gelöscht werden.

    Auch die Datenhygiene ist mit Kosten verbunden, aber die Automatisierung ist hier zunehmend hilfreich. Anstatt einen Mitarbeiter zu bezahlen, können Datenerfassungs- und First-Pass-Tools die Dateien säubern und so die Anzahl der Dokumente reduzieren, die von Menschen überprüft werden müssen.

    Vor der Auswahl eines Dienstanbieters empfiehlt Davis außerdem, die Art des Cloud-Speichers zu prüfen, die den Bedürfnissen des Unternehmens am besten entspricht:

    • Öffentlicher Cloud-Speicher ist die kostengünstigste Option und ermöglicht es dem Unternehmen, die Verantwortung für Wartung und Upgrades abzugeben. Die Technologie ist immer auf dem neuesten Stand und die Speicherkapazität lässt sich problemlos an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Außerdem sind öffentliche Clouds dank eingebauter Redundanzen äußerst zuverlässig.
    • Private Clouds sind sicherer und flexibler. Ihre Einrichtungen werden nicht gemeinsam genutzt und können an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Sie sind aber auch teurer in Aufbau, Betrieb und Wartung.
    • Hybride Clouds kombinieren die Funktionen und bieten einige der Vorteile von beiden. Sie bieten eine Sicherheit und Flexibilität, die der einer privaten Cloud nahe kommt, sind aber weniger teuer in Aufbau und Wartung, da sie einige öffentliche Cloud-Einrichtungen nutzen. Letztere können erweitert werden, um einen Nachfrageschub zu bewältigen, aber das Unternehmen zahlt für die zusätzliche Kapazität nur, wenn sie benötigt wird.

    Davis weist auch darauf hin, dass einige Cloud-Anbieter verschiedene Preisstufen anbieten, die sich nach dem Grad des Zugriffs und der Art der erforderlichen Anwendungsunterstützung richten.

    Ein Mangel an Sorgfaltspflicht

    Ein weiterer Faktor, der bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters eine Rolle spielen kann, ist der Ruf des Unternehmens. Die ABA-Umfrage ergab, dass 94 % der Anwaltskanzleien der Meinung waren, dass dies bei der Auswahl eines Anbieters "sehr" oder "etwas" wichtig sei. Doch ironischerweise machten sich nur 23 % der befragten Kanzleien die Mühe, die Geschichte des gewählten Anbieters zu bewerten, und nur 17 % holten Empfehlungen von anderen Kanzleien oder Bewertungen des Anbieters ein. "Dies ist definitiv ein Bereich, in dem Anwälte ihre Sorgfaltspflicht verbessern können", so die Schlussfolgerung der Studie.

    Davis fügt hinzu: "Je nach Standort und anderen Anforderungen kann ein Unternehmen eine Vielzahl von Optionen haben. Um die Alternativen am besten beurteilen zu können, ist es oft hilfreich, Angebote von mehreren Anbietern einzuholen.

    Die Quintessenz

    Um mit dem Wachstum im Bereich E-Discovery Schritt halten zu können, benötigen Anwaltskanzleien die Flexibilität und Speicherkapazität, die Cloud-Dienste bieten. Um jedoch die Kosten zu begrenzen und eine gute Anpassung zu gewährleisten, sollte eine Kanzlei zunächst bestimmen, welche Daten sie speichern muss, wie sicher sie diese speichern muss und wie oft sie diese abrufen muss. Sobald das Unternehmen diese Anforderungen im Griff hat, sollte es sich nach dem Cloud-Service-Anbieter umsehen, der seinen Bedürfnissen am besten gerecht wird.

    [1] " ABA TECHREPORT ," American Bar Association

    Abonnieren Sie Cyber Resilience Insights für weitere Artikel wie diesen

    Erhalten Sie die neuesten Nachrichten und Analysen aus der Cybersicherheitsbranche direkt in Ihren Posteingang

    Anmeldung erfolgreich

    Vielen Dank, dass Sie sich für den Erhalt von Updates aus unserem Blog angemeldet haben

    Wir bleiben in Kontakt!

    Zurück zum Anfang